Plan comptable

Situation financière sous contrôle

C'est dans le tableau Comptes qu'il faut insérer le plan comptable: on y définit les comptes et les groupes dans lesquels les comptes devront être totalisés. Par cette opération, on crèe des comptes qui seront ensuite utilisés pour les écritures. La structure du plan comptable sera aussi celle qui figurera dans la présentation du Bilan et du compte de résultat.

On trouve aussi dans le tableau Comptes les colonne du solde d'ouverture, du mouvement et du solde actuel, qui sont ajournés automatiquement par le programme. Le plan comptable offre ainsi une vision immédiate et complète de votre situation financière.

  • Comptes de liquidité
  • Bilan
  • Compte de Résultat
  • Registre clients et fournisseurs
  • Centres de Coûts et Profits

Les différents types de lignes et de sections

Le tableau Comptes (Plan comptable) est à la fois l'outil de configuration que l'outil pour l'affichage immédiat de la situation économique et finanière.

Dans le plan comptable, on indique les différents éléments nécessaires pour regrouper les mouvements:

  • Les Comptes de la comptabilité
    Servent pour indiquer sur quel compte débit et crédit les opérations doivent être enregistrées.
    Chaque compte a un numéro ou une abréviation (numéro de compte), un libellé, la classe et le groupe d'appartenance, et le solde d'ouverture, le solde actuel, budget, etc.
  • Centres de coût et de profit
    Des comptes qui ont le numéro précédé d'un point ".", d'une virgule "," ou d'un point-virgule ";" et servent pour attribuer les montants des écritures également à des comptes supplémentaires, au lieu d'uniquement aux comptes comptables de base. 
  • Segments
    Sont comme des sous-comptes qui ont le numéro précédé d'un double-point ":"; ils servent à attribuer certaines opérations comptables à des sous-catégories du plan comptable.
  • Groupes
    Servent à créer des lignes de totaux. 
  • Sections
    Servent à indiquer les subdivisions du plan de comptes , pour l'impression du Bilan, Compte de Résultat, etc.

Explication des colonnes de la comptabilité en partie double 

  • Sections
    Ici on insère des codes qui, dans le Bilan formaté par groupes, permettent d'imprimer seulement des parties détéreminées du plan de comptes.
  • Groupes
    Le code qui définit que la ligne est une ligne de groupe est indiqué ici. Le code du groupe est ensuite inséré dans la colonne GR pour indiquer la totalisation d'un compte ou d'un groupe.
  • Compte
    On y insère le numéro de compte, le centre de coût ou le segment.
  • Libellé
    Un texte pour indiquer le nom du compte, du groupe ou de la section.
  • BClasse
    On y indique si le compte est: 1=Actifs, 2=Passifs, 3=Charges, 4=Produits; voir les Comptes.
  • Gr (Totaliser dans...)
    On y indique le code d'un groupe de façon que le programme puisse totaliser cette ligne dans le groupe.
  • Gr1 e Gr2
    Des codes de regroupement supplémentaires, à utiliser avec les fichiers de rapports externes.
  • Solde d'ouverture
    Le solde du compte au début de l'année est inséré.
    Les montant en crédit doivent être insérés précédés par le signe moins (-). Les totaux des montants en débit (en positif) et ceux en crédit (en négatif) doivent résulter en zéro. Une différence est indiquée dans la fenêtre d'information si les soldes d'ouverture ne sont pas en équilibre.
    Si il y a des comptes ajoutés ou collés et la différence n'est pas exacte, il faut Recontrôler la comptabilité (Maj. + F9).
  • Mouvement Débit et mouvement Crédit (Colonne protégée)
    Le total des mouvements Débit et Crédit des mouvements insérés dans le tableau Écritures.
  • Solde  (Colonne protégée)
    Le solde du compte inclut le solde d'ouverture et les mouvements en Débit et en Crédit.
    Le solde Débit est indiqué en positif; le solde Crédit est indiqué en négatif (précédé par le signe moins [-] ).
  • Budget
    On y insère le montant du budget de l'année courante.
    Le montant du budget des charges (débit) doit être inséré en positif; celui des produits en négatif (crédit).
  • Différence Budget (Colonne protégée)
    La différence entre le Solde et le montant Budget.
  • Année précédente
    Le solde du compte à la fin de l'année précédente.
    Avec les commandes "Créer Nouvelle année" ou "Mettre à jour soldes d'ouverture", les valeurs présentes dans la colonne Solde du fichier de l'année précédente sont reprises
    Si une nouvelle comptabilité a été créée et on desire avoir des impressions avec les montants de l'année précédénte, les valeurs de l'année précédente doivent être insérées manuellement.
  • Différence Année précédente (Colonne protégée)
    La différence entre le solde et le montant de l'année précédente.
  • Désactiver
    Si cette colonne contient la valeur "1", le compte n'est pas proposé dans la liste des comptes disponibles.
  • Numéro de TVA
    Numéro de TVA si ce compte est associé à un client ou à un fournisseur.
  • Code TVA
    Le code TVA qui doit être repris automatiquement quand, dans la colonne CtDébit ou CtCrédit des Écritures ce compte a été inséré.
  • Colonnes adresses
    Le programme peut ajouter des colonnes pour les adresses pour la gestion des données des clients ou des fournisseurs.  

Liste des comptes triée par libellé ou autre

Pour obtenir des listes des comptes triés différemment il faut utiliser la commande Extraction et trier lignes du menu Données.

Ajouter ou déplacer des colonnes

  • Si l'on ajoute une colonne du type Montant dans le plan comptable, le programme totalise les montants selon les regroupements choisis.
  • Les colonnes ajoutées du type Numéro ne sont, au contraire, pas totalisées.
  • Avec la commande Organiser colonnes, des colonnes peuvent être affichées, la séquence peut être changée et d'autres colonnes peuvent être ajoutées. 
  • Avec la commande Mise en page, la disposition d'impression (horizontale ou verticale) et le zoom peuvent être définis.

Vues

Le plan des comptes est créé avec des vues préconfigurées.

  • Base: les colonnes principales sont affichées, les colonnes de regroupement, et les soldes.
  • Mouvement: les colonnes avec le Mouvement Débit et le Mouvement Crédit sont affichées.
  • Précédent: les colonnes Année précédente et Différence Année précédente sont affichées
  • Divers: les colonnes Désactiver, Numéro TVA et Numéro fiscal sont affichées.
  • Imprimer: les colonnes Compte, Libellé et Solde sont affichées.
     

Les vues peuvent être personnalisées et il est également possible d'en ajouter des autres avec la commande Organiser vues.

Bilan de vérification

A pratiquement tout moment, avec la commande Imprimer ou Aperçu d'impression (menu Fichier), à partir du tableau Comptes, vous pouvez imprimer le plan comptable ou en partie. 
Toujours à partir du tableau Comptes, en sélectionnant la vue Mouvement vous aurez l'inpression du bilan de vérification.

Impressions avancées

Les commandes suivantes permettent d'afficher et d'imprimer les comptes d'autres façons:

  • Rapport comptable
    Pour imprimer seulement les comptes qui ont des mouvements, avoir des séries temporaires, ou des comptes regroupés selon le n° BClasse ou selon un système de regroupement externe.
  • Bilan formaté
    Imprime tous les comptes de la comptabilité divisés par Classe: Actifs, Passifs, Charges et Produits.
  • Bilan Formaté par groupes
    Permet de faire des impressions personnalisées et avec des groupes.
  • Impressions spécifiques avancées avec les BananaApps

Comptes

Les comptes de la comptabilité

Pour créer un compte, il faut insérer un ligne dans le tableau Comptes qui possède un numéro ou un code dans la colonne Compte.
Ce numéro est ensuite utilisé comme compte débit ou crédit dans le tableau Écritures.  

  • Le numéro de compte peut être composé de chiffres, lettres et de caractères de séparation
  • Il n'est pas possible que plusieurs comptes portent le même numéro
  • Chaque compte doit avoir un regroupement (Gr) et une classe (BClasse).

 

Les classes

Chaque compte doit obligatoirement avoir une des BClasses suivantes:

  • 1  pour les Actifs
  • 2  pour les Passifs
  • 3  pour les Charges
  • 4  pour les Produits

Le code de la BClasse doit obligatoirement être celui indiqué, indépendamment du numéro de compte ou du groupe d'appartenance.
En outre, il y a la possibilité de créer des comptes hors bilan (par exemple, pour des garanties et des obligations conditionnelles): ceux-ci doivent avoir la BClasse suivante: 

  • 5 pour Hors Bilan: Actifs
  • 6 pour Hors Bilan: Passifs

 

Le soldes d'ouverture
Le solde d'ouverture d'un compte est indiqué dans la colonne Ouverture.

  • Les soldes en débit (Actifs) sont indiqués normalement.
  • Les soldes en crédit (Passifs) sont indiqués avec le signe moins (en négatif)
  • Normalement, seulement les soldes d'ouverture des Actifs et des Passifs

Pour automatiquement reporter les soldes d'ouverture pour l'année suivante, consulter la leçon: Créer nouvelle année.

Différences dans les soldes d'ouverture
Pour avoir une comptabilité correcte, le total des soldes d'ouverture en débit doit correspondre au total des soldes d'ouverture en crédit, de façon qu'il n'y a pas de différence. 
Si les totaux ne correspondent pas, un message d'erreur apparaît dans la fenêtre d'information, indiquant qu'il y a une différence dans les soldes d'ouverture.
Si des numéros de compte ont été changés et s'il y a des différences, il faut effectuer un Recalcule complet de la comptabilité.  Quand on utilise Banana Comptabilité pour la première fois, il est nécessaire d'insérer les soldes d'ouverture manuellement pour créer le bilan d'ouverture.

 

Dans le plan comptable, on peut ajouter des colonnes pour la gestion d'adresses:
Menu Outils -> Ajouter de nouvelles fonctions.

La commande ajoute dans le tableau Comptes:

  • plusieurs colonnes (prénom, nom, société, ville, etc.) qui servent à insérer l'adresse d'un client, d'un fournisseur ou d'un membre de l'association
  • la vue Adresses dans laquelle les colonnes insérées sont affichées (pour modifier la vue ou la disposition des colonnes, consulter Organiser tableaux).

 

Registre des clients/fournisseurs
Quand on a un registre des clients/fournisseurs dans le plan comptable (c.à.d. des comptes spécifiques pour les clients/fournisseurs) et quand on a besoin d'avoir des données complètes avec adresse, numéro de téléphone, email, numéro de TVA et autre, ces données peuvent être définies et affichées dans les colonnes de la vue Adresses.

 

Groupes

Le système de regroupement et de totalisation

Le système de regroupement et de totalisation de Banana se base sur les colonnes suivantes:

  • Groupe (Ligne de Total)
    Quand, dans une ligne, l'on insère un indicatif de groupe, la ligne devient une ligne de total)
  • Dans cette ligne, on y trouve le total des montants des lignes, qui dans la colonne Gr, contiennent l'indicatif du groupe.
    Si il y a un groupe, il ne doit pas y avoir de compte.
  • Gr (Additionne cette ligne dans la ligne de total)
    Doit être un des chiffres définis dans la colonne Groupe.

Avec ce système, un compte peut être totalisé dans une ligne de groupe, le groupe dans une autre groupe, et ainsi de suite pour créer différents niveaux de totalisation.
Ce système de totalisation est très puissant et flexible, mais il n'est pas intuitif. Il faut un peu de pratique pour l'utiliser.

Exemple des principaux groupes dans la comptabilité double

Chaque modèle de plan des comptes utilise son propre système de totalisation. On peut trouver dans ce qui suit les explications des principaux groupes dans la comptabilité en partie double. 

Dans la comptabilité en partie double, la somme des soles Débits (en positif) et Crédits (en négatif) doit toujours être égale à 0.

  • Le groupe 00 è la ligne où sont additionnés tous les montants.
    C'est la "Summa summarum" de tous les soldes Débits et Crédits.
    Si les colonnes des soldes ne sont pas à zéro, c'est parce qu'il y a une différence Débits et Crédits et donc probablement une erreur. Dans ces cas, il est utile de faire un contrôle de la comptabilité (voir point suivant).
  • Dans les colonnes Débits et Crédits de la vue Mouvement (tableau Comptes), ne se trouvent que des montants positifs, ainsi, dans la ligne de groupe 00, la somme des mouvements ne pourra pas être 0.

La séquence de calcul pour arriver à 00 est donc la suivante:

  • Le compte 1000 -> groupe 1 (Total Actifs) -> Groupe 00
  • Le compte 2000 -> groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00
  • Le compte 3000 -> groupe 3 (Total Produits) -> Groupe 02 (résultat du Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passif) -> Groupe 00.
  • La compte 4000 -> Groupe 4 (Total Charges) -> Groupe 02 (Résultat Compte de Résultat) -> Groupe 297 (Bénéfice année courante dans le bilan) -> Groupe 2 (Total Passifs) -> Groupe 00.

Le résultat di Compte de Résultat est totalisé dans le Capital Propre

Comme on peut le voir dans l'exemple, le Groupe 02 (Bénéfice/Perte du Compte de Résultat), est regroupé dans le groupe 297 (Résultat Année Courante). 
Avec ce regroupement nous avons l'avantage que:

  • Dans le Bilana, le résultat de l'exercice de l'année courante est affiché
  • Le total des Passifs respecte le total des Actifs (en présupposant qu'il n'y aucune erreur comptable)

Ajouter ou éliminer des sous-groupes 

Ajouter un niveau de totalisation

Avec ce système on peut facilement ajouter des niveaux de totalisation.
Si nous désirons obtenir le sous-groupe des comptes des liquidités:

  • Insérer une ligne vide juste après le compte bancaire
    • Insérer dans la colonne Groupe la valeur 10
    • Insérer dans la colonne Gr la valeur 1
  • Dans les comptes 1000 et 1001 indiquer le Gr=10
  • La séquence de calcul deviendra:
    Le comptes 1000  -> Groupe 10 (Liquidités)  -> Groupe 1 (Total Actifs)  -> Groupe 00

Si l'on désire insérer un autre sous-groupe "Substance Circulante" il faudra procéder de la même façon.

  • Ajouter une ligne vide avant les Actifs
  • Dans la nouvelle ligne:
    • Indiquer dans la colonne Groupe le chiffre 11
    • Indiquer dans la colonne Gr le chiffre 1
  • Dans les lignes Liquidités, Clients et Inventaire marchandises indiquer le Gr 11

Eliminer des sous-groupes

Si le plan Comptable présentes des sous-groupes non désirés, il est possible de les éliminer; pour ce, il suffit d'éliminer la ligne du sous-groupe et de changer le Gr de chaque compte qui en faisait partie.

Contrôle de la structure

Une fois que le plan comptable est bien défini, il faut exécuter la commande Contrôler Comptabilité  du menu Compta1. Si il s'y trouve des erreurs, le programme le signalera.

Erreur Récurrence Infinie

Cette erreur apparaît lorsqu'un groupe est totalisé dans un Groupe de niveau inférieur, raison pour laquelle une erreur de récurrence se crée. 
Par exemple, il y aurait eu une erreur de récurrence si dans l'exemple précédent le Groupe actif (1) était additionné dans le Groupe 10.
Le programme, après avec calculé le Groupe 1 aurait additionné le montant dans le groupe 10 qui, à son tour, s'additionnerait dans le Groupe 1 et ensuite dans le 10 et cela à l'infini.

Compte de Résultat avec bénéfice brut

On peut aussi réaliser un Compte de Résultat à différents niveaux qui commence avec le Total Chiffres d'affaires et qui ensuite déduit les charges.
L'exemple qui suit, est issu du Plan Comptable PMI suisse.

Vaste usage du système de totalisation

Le système de totalisation est très flexible:

  • Dans un groupe, il est possible d'additionner autant des comptes que des groupes
    Voir l'exemple plus haut où le Groupe Liquidités (10) et les comptes (1100 et 1300) sont additionnés dans les Actifs
  • On peut utiliser n'importe quel genre de numérotation
  • On peut créer jusqu'à 100 niveaux de totalisation
  • La totalisation est indépendante de la séquence: 
    • La ligne de total peut être positionnée après la ligne
    • La ligne de total peut être positionnée avant la ligne
    • La ligne de total peut être positionnée dans une position complètement détachée
      Ceci sert à créer des registres.
  • Le compte et les Groupes peuvent être totalisés dans un seul autre Groupe
    Le même compte ne peut être totalisé simultanément dans deux Groupes.
  • Le système est aussi utilisé pour totaliser les Centre de Coûts et les Segments.
    Faire, toutefois attention à ne pas utiliser des Groupes différents pour les comptes normaux et pour les centres de coûts, parce que les montants ne seront pas exacts. 

Totalisation des colonnes Montant

La procédure de calcul additionne les colonnes Type Montant. 

  • Sont totalisées les colonnes Montant définies par le système
  • Sont totalisées les colonnes Montant ajoutées par l'utilisateur

La séquence de Calcul

Le programme calcule les totaux comme suit:

  • Remet à zéro les valeurs des colonnes Montant des lignes de Groupe
  • Additionne les montant des lignes des Comptes dans les lignes de Groupe (premier niveau de calcul)
  • Additionne le solde des lignes des Groupes dans les Groupes de niveau supérieur
    Répète l'opération jusqu'à ce que tous les niveaux soient calculés
Documents corrélés

 

Sections

Afin de pouvoir créer automatiquement un Bilan formaté par groupes, il faut configurer le plan comptable avec les codes affichés ci-dessous, à insérer dans la colonne Section:

* Titre 1 l'astérisque sert à séparer les sections et est inséré pour les titres principaux
** Titre 2 à insérer pour les titres secondaires
1 Actifs à insérer dans la ligne du titre Actifs
2 Passifs à insérer dans la ligne du titre Passifs
3 Charges à insérer dans la ligne du titre Charges
4 Produits à insérer dans la ligne du titre Produits
01 Registre clients à insérer dans la ligne du titre Registre clients
02 Registre fournisseurs à insérer dans la ligne du titre Registre fournisseurs
03 Centres de coût à insérer dans la ligne du titre Centres de coût
04 Centres de profit à insérer dans la ligne du titre Centre de profit
# Notes à insérer dans la ligne du titre Notes
#X Données cachée

à insérer dans la ligne à partir de laquelle les données doivent être cachées.


Les sections dans les Actifs:

  • Insérer un * dans la même ligne du titre Bilan
  • Insérer 1 dans la même ligne du titre Actifs


Les sections des Passifs

  • Insérer 2 sur la même ligne du titre Passifs


Les sections dans le Compte de résultat sous forme scalaire

  • Insérer un * dans la même ligne du titre Compte de Résultat
  • Insérer 4 dans la même ligne du titre Produits
    Dans le cas d'un Compte de résultat sous forme scalaire, les groupes de charges et de produits alternent et il n'est donc pas nécessaire de saisir 3 pour les charges.

Note: dans le cas où le plan comptable n'est pas sous forme scalaire et il y a une distinction claire entre le total Charges et le total Produits, il faut:

  • Insérer 4 dans la même ligne où on indique le titre Produits
  • Insérer 3 dans la même ligne où on indique le titra Charges


Les sections dans le Registre Clients/Fournisseurs

  • Insérer un * dans la même ligne du titre Registre clients/fournisseurs ou dans une ligne vide (comme dans l'exemple)
  • Insérer 01 dans la même ligne du titre Registre clients
  • Insérer 02 dans la même ligne du titre Registre fournisseurs

L'affichage des montants se passe comme pour les Actifs et les Passifs.
Cette codification est aussi valable si les clients et fournisseurs sont configurés comme centre de coût.

Dans le cas où il y a des centres de coût et de profit, il faut insérer:

  • un * dans la même ligne du titre Centre de coût et de profit ou dans une ligne vide
  • 03 dans la même ligne du titre Centre de coût ou dans une ligne vide (qui précède les centres de coût)
  • 04 dans la même ligne du titre Centre de profit ou dans une ligne vide (qui précède les centres de profit).

Les montants des centres de coût sont affichés en positif comme les charges; les centres de profit sont comme les produits.

Pour plus d'informations, consulter la page Logique des sections.

Document corrélé: Bilan formaté par groupes

 

Logique des sections

Le type de codification des sections sert à déterminer comment l'impression sera effectuée.

Chaque section est imprimée comme un tableau à part.

Les dossiers

  • * Titre 1 crée un dossier de niveau 1.
    Il peut contenir des sections ou des dossiers du niveau 2.
    Ceci est utile pour regrouper des sections qui doivent être imprimées ensemble comme le Bilan, qui contient les Actifs et aussi les Passifs.
  • ** Titre 2 crée un dossier de niveau 2

Les sections de base

Le numéro de section détermine

  • Comment le montant sont imprimés.
    Les montants peuvent être affichés comme dans le plan des comptes ou invertis. 
    Si les montants en crédit (en négatif) sont invertis, ils sont affichés en positif; de la même façon, ceux en positif sont affichés en négatif.
  • Quelles sont les colonnes des montants qui sont utilisées dans l'affichage.
    La colonne Solde ou la colonne mouvement de la période est utilisée.
    La colonne Solde indique le solde du compte à un moment déterminé (par ex, solde au 30 juin).
    La colonne total mouvement période indique le montant des mouvements dans la période indiquée. Elle est utilisée pour le compte de résultat et indique les dépenses ou les recettes pour une période déterminée.

Explications sur les sections différentes

  • 1 Actifs (montants comme dans le plan comptable, colonne solde)
  • 2 Passifs (montants invertis , colonne Solde)
  • 3 Charges (montants comme dans le plan comptable, colonne total mouvement)
  • 4 Produits (montants invertis, colonne total mouvement)
    Cette section peut aussi être utilisée de façon seule et contenir les charges et les produits ensemble (compte de résultat avec charges et produits mélangés). Dans ce cas, les produits sont affichés en positif et les charges en négatif.

Ces sections doivent être uniques. Il peut y avoir donc seulement une section 1 Actifs ou 2 Passifs. Pour d'autres sections,  comme des registres ou des centres de coût, des sections similaires peuvent être utilisées.

Sections dérivées

Sections qui sont similaires aux sections principaux

  • 01 Comme les Actifs (montants comme dans le plan comptable, colonne solde)
    Utilisée pour le registre clients.
  • 02 Comme les Passifs (montants invertis, colonne Solde)
    Utilisée pour le registre fournisseurs.
  • 03 Comme les Charges (montants comme dans le plan comptable, colonne total mouvement)
    Utilisée pour les centres de coût.
  • 04 Comme les Produits (montants invertis, colonne total mouvement)
    Utilisée pour les centres de profit.

Autres Sections

Il y a d'autres types de sections

  • # Sert à indiquer une section "Notes" (uniquement la description est indiquée)
    Utilisée pour les annexes au bilan
  • #X Section cachée. Cette section n'est pas reprise dans la sélection des sections, ni dans l'impression. Elle sert à indiquer une partie qui ne doit pas être imprimée.

Largeur des colonnes en impression.

La largeur des colonnes est déterminée automatiquement par le programme.

Les sections 1, 2, 01, 02 ont la même largeur des colonnes.

Les sections 3, 4, 03, 04 ont la même largeur des colonnes.

 

Segments

Introduction

Les segments sont utilisés pour avoir une séparation systématique des charges et des produits par unité, département ou succursale. En utilisant les segments on peut donc obtenir le Compte de Résultat par unité, département ou succursale, sans créer des comptes spécifiques pour chaque unité.
Un musée, par exemple, peut utiliser les segments pour connaître le montant des recettes, les charges du personnel, et l'organisation de chaque exposition individuelle.

Les segments suivent le compte. Les Centres de coût, au contraire, sont spécifiés par écriture et utilisés pour cataloguer de façon moins structurée (par exemple, toutes les dépenses d'une manifestation ou les achats pour un usage particulier).

On peut utiliser les centres de cout et les segments en même temps.

Caractéristiques des segments

  • Les segments sont des comptes précédés d'un double-point ":".
  • On peut utiliser des chiffres ou des lettres
  • Il peuvent y avoir jusqu'à 10 niveaux de segments
  • Le nombre de double-points qui précèdent le sigle pour le segment indique le niveau
    • :LU segment du niveau 1
    • ::P1 segment du niveau 2
    • :::10 segment du niveau 3
  • Pour chaque niveau, il peut y avoir un nombre illimité de segments
  • Les différents niveaux sont indépendants les uns des autres
  • Les segments n'ont pas de Bclasse et n'ont pas de sigle de devise
  • Les calculs des segments se font dans la devise de base.
  • Dans les écritures, les segments suivent le compte débit et crédit.
    Il n'est pas possible d'enregistrer sur des segments sans avoir un compte.
  • Dans les écritures, on peut utiliser le signe (-) comme séparateur, en lieu du ":", si dans les Propriétés Fichier (données de base) du menu Fichier l'option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments est activée.
  • On peut obtenir des fiches de comptes des écritures sur les segments individuels.

Configurer les segments

Les segments doivent être configurés dans le tableau Comptes, colonne compte, à la fin du plan comptable.

  • Insérer un astérisque dans la colonne Section, pour définir la section pour les segments
  • Dans la colonne Libellé, insérer le titre "Segments"
  • Insérer la description des segments du premier niveau et dans la colonne Compte insérer:
    • Enumérer les segments du premier niveau, en insérant pour chacun, dans la colonne Compte, un code pour l'identification, précédé par :
    • Continuer en insérant les segments du deuxième niveau (et éventuellement du troisième niveau), de la même façon comme ceux du premier niveau, avec la différence que dans la colonne Compte, les codes des segments doivent être précédés de :: ou de :::, selon le niveau.
       

Solde segment

Le segment est une subdivision de ce qui est enregistré sur un compte. La valeur d'un segment est donc toujours relative à un compte, et pour avoir le solde d'un segment il faut donc utiliser un Rapport Comptable du menu Compta1, avec subdivision par segment (section Subdivision). 

Dans le plan des comptes, le solde du segment est indiqué. Ceci résulte toutefois avec "zéro" quand le segment est utilisé en même temps avec le Compte Débit ainsi qu'avec le Compte Crédit, car les montants Débit et Crédit se compensent. Le solde est seulement affiché si l'on utilise le segment seulement pour le Débit ou le Crédit, en combinaison avec le compte du Compte de résultat.

Ecritures

Les segments s’enregistrent dans le Tableau Ecritures, en faisant suivre le compte principal par celui du segment.

Dans les Propriétés Fichier (données de base), si l'option Utilise le signe moins (-) comme séparateur des segments est activée, il faut utiliser le signe (-) pour enregistrer les segments.

Si, dans le plan comptable, il y a des comptes qui ont un trait d'union (exemple: comptes du registre clients/fournisseurs), on ne peut pas utiliser le trait d'union comme séparateur des segments; dans ce cas, il faut désactiver l'option et utiliser le double-point. 

Quand on doit enregistrer un segment qui appartient à plusieurs niveaux, il faut d’abord insérer le compte principal, puis le segment du premier niveau et ensuite celui du deuxième niveau.

Rapport

Les rapports des segments peuvent être obtenus automatiquement avec:


Rapport subdivision par niveau

Dans le Bilan formaté par groupes, dans la section Subdivision, indiquer le niveau de segment que l'on veut utiliser. Le segment "vide" regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment.

Rapport en Résumé

Ceci est un résumé de tous les segments, configurés dans la section Plan comptable, avec une éventuelle subdivision par période ou par segment.

Segment non affecté

Le segment « vide » regroupe tous les montants enregistrés sans spécifier un segment. Vous pouvez définir le titre de ce segment l'indiquant dans le tableau Comptes. En outre, sélectionnez l’option En-tête segment: Libellé dans la section Subdivision.
 
 


D'autres ressources à propos des segments: Gérer des projets

 

Gérer différents projets

Avec la fonction des Segments, on peut gérer différents projets, en obtenant des bilans qui déterminent le bénéfice ou la perte de chaque projet.  

 

Exemple

Dans une association, il y a deux projets à gérer:

  1. Cours
  2. Manifestations

En outre, il y a plusieurs succursales qui doivent gérer les mêmes projets:

  • Turin
  • Gênes
  • Florence

On voudrait obtenir un seul bilan qui indique le bénéfice ou la perte de chaque projet ou succursale. 

 

Comment procéder

  • Insérer les écritures, en complétant le compte débit ou le compte crédit avec les segments

  • Du menu Compta1, activer la commande Bilan formaté par groupes
  • Sélectionner les configurations disponibles dans les différents sections, et en particulier dans la section Sections, désactiver l'affichage des comptes du bilan, des registres clients/fournisseurs et des centres de coût. En général, les segments se réfèrent aux comptes du Compte de Résultat.

  • Activer Subdivision par segment et sélectionner le segment dont on veut obtenir le bilan (par projet ou par succursale)

  • Cliquer sur OK pour afficher le bilan

Rapport par projet

Rapport par succursale

 

Centres de coût et de profit

Les centres de coût et de profit (ensuite appelés "Centres de coût") permettent de cataloguer les écritures selon des critères différents par rapport aux comptes habituels.

Caractéristiques des Centres de coût

  • Les centres de coût ou de profit (CC) sont des comptes précédes du caractères "." ou "," ou ";"
  • Il y a trois niveaux de centres de coût:
    • CC1, précédé du point "."
    • CC2, précédé de la virgule ","
    • CC3, précédé du point-virgule ";"
  • Chaque niveau est indépendant de l'autre.
  • Pour chaque niveau, on peut avoir un nombre illimité des centres de coût.
  • On peut utiliser un niveau supérieur sans utiliser celui inférieur
  • Ils peuvent être d'ordre numérique ou alphabétique
  • Les centres de coût peuvent avoir un regroupement spécifique, différent de celui des comptes habituels.
    Pour le même niveau de centre de coût, on peut créer des sous-groupes
    Attention à ne pas mélanger des groupes de centres de côut avec d'autres groupes de niveau différent, ou de comptes normaux ou de segments.
  • Chaque centre de coût possède sa propre fiche de compte, avec les mouvements et le solde.
  • L'enregistrement sur le centre de coût est indépendant du compte enregistré en débit ou crédit.
    On peut enregistrer sur des centres de coût même quand il n'y a aucun compte dans la colonne Débit ou Crédit.

 

Quand utiliser les centres de coût

Les centres de coût sont habituellement utilisés pour cataloguer des frais liés à des actvités spécifiques, qui n'ont pas nécessairement de corrélation entre eux.

  • Projets, Manifestations, Chantiers
  • Clients et fournisseurs, Membres, Vendeurs
  • Détails supplémentaires pour certaines dépenses (p. ex des frais accesoires.

Les segments suivent, au contraire, le compte Débit et le compte Crédit, et s'utilisent comme une subdivision ultérieure de tous les dépenses et recettes.

Il est possible d'utiliser les centres de coût et les segements en même temps.

Configurer les Centres de coût dans le tableau Comptes

  • Créer unbe section destinée aux centres de coût
    Ces configurations sont nécessaires pour la présentation des centres de coût dans le Bilan formaté par groupes
    • insérer une section avec un astérique * pour le changement de section
    • dans la ligne suivante, insérer 03 (ou 04 pour un centre de profit)
  • Insérer des lignes vides pour le nombre des centres de coût à insérer
    • Dans la colonne Groupe, insérer le groupe d'appartenance.
    • Dans la colonne Compte, insérer les comptes pour les centres de coût, précédés par un point pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC1 (dans le tableau écritures), d'un virgule pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC2 et d'un point-virgule pour ceux qui doivent être enregistrés dans la colonne CC3.
    • Dans la colonne Gr, indiquer le groupe dans lequel il faut totaliser les montants.
    • Dans la Comptabilité multidevise, il faut aussi indiquer le devise du compte
  • Ajouter les groupes des centres de coût
    • Dans un group, seulement totaliser un niveau spécifique.
    • Come pour les comptes normaux, on peut créer plusieurs niveaux.

 

Les Données de base (section TVA)

Dans les Propriétés fichier (données de base), section TVA, les montants des centres de coût peuvent être configurés avec les options suivantes:

  • Utilise le montant de l'écriture - Le montant du centre de coût est enregistré comme le montant enregistré
  • Utilise le montant sans TVA - Le montant du centre de coût est enregistré au net de la TVA
  • Utliise le montant TVA incluse - Le montant du centre de coût est enregistré au brut, TVA incluse.

 

Écritures

Pour pouvoir enregistrer sur les centres de coût, on présuppose que les comptes pour les centres de coût soient déjà insérés dans le plan comptable.  

Afin de procéder avec les écritures, il faut enregistrer dans le tableau Ecritures, vue Centres de coût, colonnes CC1, CC2, CC3, le compte du centre de coût sans la ponctuation qui le précède.

  • Pour enregistrer sur le centre de coût en crédit, on doit écrire le compte du centre de coût précédé du signe moins (-CC1, -CC2, -CC3).
  • Pour la comptabilité simple et le livre de caisse, dans les Propriétés fichier, on peut indiquer que les centres de coût suivent le signe de la catégorie.
  • Pour enregistrer un montant global sur plusieurs centres de coût du même niveau, il faut créer des lignes pour chaque centre de coût.

 

Fiche de compte du Centre de coût

Le centre de coût est traité comme n'importe quel autre compte, par conséquence chaque centre de coût a sa propre fiche de compte avec les mouvements comptables et le solde.

Afin de pouvoir afficher toutes les fiches de compte des centres de coût, cliquer sur la commande Fiche de compte du menu Compta1 et ensuite sur le bouton Centres de coût (option Filtre).
 

Documents corrélés:

 

Liste des membres

Afin d'obtenir la liste des membres avec toutes les données qui sont utiles dans le cadre d'une association, il faut procéder comme suit:

  • Dans le tableau Comptes, à la fin du plan comptable, créer la liste des membres en utilisant la colonne du centre de coût CC3

  • Activer la vue Adresses en sélectionnant du menu Outils, la commande Ajouter de nouvelles fonctions
  • Dans la fenêtre qui apparaît, confirmer avec OK l'option Ajouter champs d'adresses dans le tableau Comptes
  • Insérer manuellement les données des membres
  • Pour l'impression, sélectionner les lignes à imprimer et activer l'option d'impression Sélection.

 

Pour enregistrer les versements de chaque membre dans le tableau Ecritures, insérer le compte CC3 relatif au membre, en utilisant la colonne CC3.

Pour afficher la colonne CC3, cliquer sur la commande Organiser colonnes du menu Données; effectuer un double clique sur CC3 et activer visible dans la petite case en bas de la fenêtre de dialogue.

Dans le tableau Comptes, il y a le solde du compte pour chaque membre et le total pour tous les membres ensemble.

Afin d'avoir tous les mouvements d'un membre, faire un double-clique sur le numéro de compte CC3.

Document corrélé: Les centres de coût

 

Ajouter / Renommer

Ajouter un nouveau compte ou catégorie

  • Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau compte ou catégorie sera inséré
  • Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
  • Dans les colonnes respectives, insérer le numéro de compte, le libellé, la Bclasse (1 pour les Actifs, 2 pour les Passifs, 3 pour les charges, et 4 pour les Produits), le numéro de Gr qui doit être égal à celui qui a été inséré pour les comptes qui appartiennent au même Groupe.

Attention: si on insère une écriture avec un compte inexistant, qui seulement par après sera crée dans le plan comptable, on reçoit d'abord un message d'erreur; pour l'éliminer, il est nécessaire de recontrôler la comptabilité avec la touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité.

 

Ajouter un nouveau groupe

  • Se positionner dans la ligne précédente à celle où le nouveau groupe sera inséré
  • Ajouter une ligne avec la commande Édition -> Ajouter lignes
  • Dans la colonne Groupe, insérer le numéro de groupe, le libellé et le numéro de Gr où l'on désire que ce groupe soit totalisé.

 

Renommer un compte ou un groupe

  • Se positionner sur la colonne Compte ou Groupe du tableau Comptes, ou sur la colonne Catégories du tableau Catégories (ou sur la colonne Code TVA du tableau Codes TVA
  • Cliquer sur la commande Données -> Renommer
  • Indiquer le nouveau numéro de compte ou de groupe, de catégorie ou le nouveau Code TVA.

Le programme met automatiquement le tableau Écritures à jour avec le nouveau numéro ou code.

 

Supprimer un compte, un group ou une catégorie.

  • Se positionner sur la ligne que l'on veut éliminer
  • Donner la commande Édition ->Supprimer lignes
  • Confirmer le nombre de lignes que l'on veut éliminer

Après avoir éliminé un compte, un groupe, ou une catégorie,  il est nécessaire de recontrôler la comptabilité (touche Maj. + F9, ou à partir du menu Compta1, commande Recontrôler comptabilité). Le programme signale si le compte, le groupe ou la catégorie qui a été éliminé était utilisé dans les écritures.