Regels aanmaken via het dialoogvenster Regels toepassen

Een van de manieren om regels aan te maken is via het dialoogvenster Regels toepassen. De belangrijkste voordelen zijn:

  • U ziet alle geïmporteerde transacties.
  • De geïmporteerde transacties zijn onderverdeeld in ontvangsten en uitgaven, met en zonder regels.
  • Voor elke groep gelijkaardige transacties ziet u in vetgedrukte tekst welke regel wordt toegepast.
  • Dubbele of conflicterende regels worden aangegeven.
  • U kunt nieuwe regels toevoegen en bestaande regels wijzigen of verwijderen.
  • Wanneer u de voorwaarden van een regel wijzigt (beschrijving, bedrag, rekening), ziet u onmiddellijk de lijst met transacties die aan deze voorwaarden voldoen.
  • U bepaalt welke regels u wilt activeren en welke u wilt deactiveren.

Hieronder wordt de volledige procedure beschreven om regels aan te maken vanuit het dialoogvenster Regels toepassen.

1. Voer de opdracht Importeren in boekhouding uit

Voordat u het dialoogvenster Regels toepassen opent, moet u eerst de banktransacties, postrekeningtransacties of andere transacties importeren:

  • Gebruik de opdracht in het menu Acties > Importeren in boekhouding > Boekingen.
  • Selecteer het juiste formaat en geef het pad op naar het bestand met de gegevens van uw bankafschrift.
  • In het dialoogvenster dat wordt geopend:
    • Voer de rekening in die hoort bij het afschrift waarvan u de transacties importeert (bank, postrekening enz.).
    • Geef de begindatum en einddatum van de periode op voor de transacties die u wilt importeren.
    • Geef de Tijdelijke tegenrekening op als u een andere wilt gebruiken dan de standaardwaarde "[CA]". U kunt elke rekening gebruiken. Als u deze tussen vierkante haken plaatst, wordt ze niet geboekt.
    • Activeer de optie Regels toepassen (alleen beschikbaar met het Advanced-abonnement van Banana Boekhouding Plus).
    • Bevestig met OK.

contropartita automatizzata

 2. Dialoogvenster Regels toepassen

Het programma opent het dialoogvenster Regels toepassen.

In dit dialoogvenster ziet u:

  • De tijdelijke tegenrekening die u eerder hebt ingevoerd of de standaardwaarde "[CA]".
  • De ingevoerde bankrekening waarop alle geïmporteerde transacties van uw bank- of postrekening worden geboekt.
  • De transacties die van de bankrekening zijn geïmporteerd, onderverdeeld in:
    • Ontvangsten zonder regels (Money In without rules).
    • Uitgaven zonder regels (Money out without rules).
    • Ontvangsten met regels (Money In with rules).
    • Uitgaven met regels (Money out with rules).

Rules automation

3. Nieuwe regels aanmaken

Om regels aan te maken:

  • Selecteer een van de geïmporteerde transacties waarvoor u een regel wilt aanmaken.
  • Ga naar de rechterkant, waar de drie puntjes (...) staan.
  • Klik op Nieuwe regel toevoegen.

Rules automation

Het dialoogvenster Regels toepassen - Regel toevoegen wordt geopend.

In dit dialoogvenster moet u het volgende invoeren:

  • Bij Beschrijving stelt het programma automatisch een tekst voor die afkomstig is van de geïmporteerde transactie. Deze tekst is vaak zeer gedetailleerd (bijvoorbeeld met factuurnummers, referenties enz.).

    ⚠️ Let op: als u de tekst ongewijzigd laat, wordt de regel te specifiek (alleen geldig voor die ene transactie) en verliest deze zijn nut.

    Om een doeltreffende regel aan te maken, raden wij het volgende aan:

    1. Verwijder te specifieke onderdelen (bijvoorbeeld factuurnummers en unieke referenties) en behoud alleen de belangrijkste elementen (terugkerende trefwoorden), zoals:
         - bedrijfsnaam
         - officiële bedrijfsnaam / rechtsvorm
         - plaats
         - eventueel klantnummer, polisnummer of ID 

    2. Gebruik indien nodig het teken "+" vóór het eerste woord van de beschrijving.

    Voorbeeld:

  • Best Insurance Contract 892-948
    wordt alleen toegepast op regels die precies deze tekst in dezelfde volgorde bevatten als opgegeven (1e positie = Best; 2e positie = Insurance, 3e positie = Contract, 4e positie = 892-948).
  • +Best Insurance Contract 892-948
    Door het teken "+" toe te voegen, wordt de regel toegepast op regels die deze woorden bevatten: "Best", "Insurance", "Contract" en "892-948":
    - ook in een andere volgorde (bijvoorbeeld Insurance Best Contract 892-948 enz.)
    - ook als ze door andere woorden gescheiden zijn (bijvoorbeeld Best ... 892-948 .... Insurance). 
     
  • De tegenrekening die wordt gebruikt om de tijdelijke tegenrekening te vervangen.
  • Eventuele andere informatie (kostenplaatsen, btw-code enz.).

Belangrijk: wanneer een contractnummer, polisnummer, klantnummer enzovoort voorkomt, raden wij aan een "+" vóór de regel te plaatsen. Dankzij het plusteken kan de regel afzonderlijke woorden (of cijferreeksen) zoeken, ongeacht hun positie in de beschrijving van de geïmporteerde transactie.

Het programma toont de boekingen die voldoen aan de ingevoerde voorwaarden en waarop de nieuwe regel zal worden toegepast. In dit voorbeeld is er slechts één transactie.

  • Bevestig met OK.

Rules automation

4. Regels toepassen bevestigen

In het dialoogvenster Regels toepassen worden de volgende gegevens weergegeven:

  • De regel met de aangemaakte regel ("NIEUW"), waarin de gegevens van de tijdelijke tegenrekening [CA] en de andere gegevens van de regel worden weergegeven.
  • Direct daaronder de transacties waarop de regel is toegepast.

U bepaalt zelf wanneer u de opdracht Regels toepassen uitvoert:

  • U kunt de regels selectief toepassen en verder werken aan de andere regels.
  • U kunt het dialoogvenster sluiten en later verdergaan.
  • U kunt het toepassen van de regels annuleren en de bewerking later herhalen.
  • De opdracht Regels toepassen slaat ook de wijzigingen op die u aan de regels hebt aangebracht. 

Wanneer u op de knoppen klikt:

  • Regels toepassen
    • Het programma slaat de nieuwe regels op in de tabel Terugkerende boekingen.
    • Het programma vult de boekingen in de tabel Boekingen aan.
    • Het dialoogvenster blijft geopend, zodat u regels aan andere transacties kunt toevoegen.
  • OK
    • Bevestigt de toegepaste regels en sluit het dialoogvenster.

Rules automation

Aangebrachte wijzigingen ongedaan maken

Wanneer het dialoogvenster wordt gesloten, staan de volledig aangevulde transacties in de tabel Boekingen .
Als u wilt, kunt u de aangebrachte wijzigingen ongedaan maken:

  • Via het menu Bewerken > Ongedaan maken.
  • Met de knop Ongedaan maken (groene pijl).

Om ook het importeren van de gegevens ongedaan te maken, moet u de opdracht Ongedaan maken een tweede keer uitvoeren.

Boekingen met een tijdelijke tegenrekening aanvullen

Na het importeren van de banktransacties is het de bedoeling dat alle boekingen volledig zijn aangevuld, zodat de tijdelijke tegenrekening [CA] nergens meer voorkomt.

U kunt de resterende boekingen handmatig aanvullen. Dit is handig voor transacties die niet regelmatig terugkeren.

U kunt nieuwe regels aanmaken door een van de volgende methoden te kiezen:

Informatie toevoegen aan boekingen die met regels zijn aangevuld

U kunt aanvullende informatie aan de regels toevoegen via de tabel Terugkerende boekingen.

 

Aanvulregels in het dialoogvenster Regels toepassen

Het dialoogvenster Regels toepassen biedt uitgebreide controle over de geïmporteerde boekingen. U krijgt een voorbeeld te zien van:

  • De bestaande regels 
  • De boekingen waarvoor regels bestaan
  • De boekingen waarvoor nog geen regels bestaan

Vanuit dit dialoogvenster kunt u nieuwe regels aanmaken en bestaande regels wijzigen of verwijderen.

▶ Video: Regels om geïmporteerde boekingen aan te vullen (dialoogvenster Regels toepassen). In het Engels

 U kunt het dialoogvenster openen:

  • Vanuit het dialoogvenster Transacties importeren, wanneer de optie Regels toepassen is aangevinkt.
  • Via het menu Acties > Terugkerende boekingen > Regels toepassen.

Onderdelen van het dialoogvenster

Het dialoogvenster bestaat uit vier onderdelen:

  • Regels toepassen op boekingen met...
  • Tabel met geïmporteerde boekingen.
  • Contextuele opdrachten.
  • Weergaveopties.
  • Bevestigingsknoppen.

Rules automation

Regels toepassen op boekingen met...

  • Tijdelijke tegenrekening (Temporary contra account)
    Dit veld is verplicht. Het filtert alle geïmporteerde boekingen die een bepaalde tegenrekening bevatten, bijvoorbeeld [CA], die is opgegeven in het dialoogvenster Transacties importeren.
  • Rekening
    Filtert alle geïmporteerde boekingen die een bepaalde rekening bevatten, meestal een bankrekening of [A], die is opgegeven in het dialoogvenster Transacties importeren.

Tabel met geïmporteerde boekingen 

Het venster toont alle boekingen met de hierboven opgegeven tijdelijke tegenrekening (bijvoorbeeld [CA]). Deze zijn onderverdeeld in vier hoofdgroepen:

  • Ontvangsten met regels  
    Boekingen met een positieve wijziging van het rekeningsaldo (bijschrijving), waarbij wordt aangegeven met welke regel ze overeenkomen.
  • Uitgaven met regels
    Boekingen met een negatieve wijziging van het rekeningsaldo (afschrijving), waarbij wordt aangegeven met welke regel ze overeenkomen.
  • Ontvangsten zonder regels
    Boekingen met een positieve wijziging van het rekeningsaldo (bijschrijving) die met geen enkele regel overeenkomen.
  • Uitgaven zonder regels
    Boekingen met een negatieve wijziging van het rekeningsaldo (afschrijving) die met geen enkele regel overeenkomen.

Contextuele opdrachten

Selecteer een transactie en klik met de rechtermuisknop of klik op de drie puntjes (...) aan de rechterkant. Er wordt een menu geopend waarmee u:

  • Voor transacties zonder regel de optie Nieuwe regel toevoegen kunt kiezen.
  • Voor transacties waarvoor al een regel bestaat, Regel wijzigen of Regel verwijderen kunt kiezen.

aggiungi nuova regola

Met de opdrachten Nieuwe regel toevoegen en Regel wijzigen opent u het dialoogvenster Regel toevoegen.

Weergaveopties

Met deze opties kunt u de weergave van de geïmporteerde regels in de tabel aanpassen.

  • Uitvouwen / Samenvouwen: toont of verbergt de onderdelen van de boekingen.
  • Ongebruikte regels tonen (Display unused rules): als u deze optie aanvinkt, worden alle regels weergegeven die in de tabel Terugkerende boekingen zijn gedefinieerd. Als de optie niet is aangevinkt, toont het programma alleen de regels waarvoor overeenkomende boekingen zijn gevonden.
  • Rijen zonder regels tonen (Display rows without rules): als u deze optie aanvinkt, worden alle geïmporteerde boekingen weergegeven. Als de optie niet is aangevinkt, toont het programma alleen de boekingen die met een regel overeenkomen.
  • Rekeningen tussen [ ] verwijderen (Remove accounts between [ ]): bij boekingen op meerdere regels waarbij het programma de bankrekening tussen vierkante haken heeft geplaatst (rekening als commentaar), wordt deze rekening verwijderd als de optie is ingeschakeld.
    Regels voor boekingen op meerdere regels kunnen uitsluitend worden gedefinieerd in de tabel Terugkerende boekingen.

Bevestigingsknoppen

  • OK: deze knop past de actieve regels toe en sluit het venster.
    • De tijdelijke tegenrekening wordt vervangen in alle boekingen die met een regel overeenkomen.
    • Nieuwe of gewijzigde regels worden ook opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
  • Annuleren (Cancel): deze knop sluit het venster zonder de regels toe te passen.
    • Als een of meer regels zijn gewijzigd, wordt om bevestiging gevraagd voordat het venster wordt gesloten.
    • De knop Annuleren maakt het volgende NIET ongedaan (zie hieronder):
      • Het importeren van boekingen.
      • Wijzigingen aan boekingen en opgeslagen regels die met de knop Toepassen zijn uitgevoerd.
  • Regels toepassen: deze knop past de regels toe zonder het venster te sluiten.
    • De geïmporteerde boekingen worden aangevuld met de tegenrekening en de andere kolommen die in de regels zijn opgegeven. 
      • De wijzigingen aan de boekingen worden opgeslagen in de tabel Boekingen. 
    • Toegevoegde of gewijzigde regels worden opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
    • In de tabel ziet u de boekingen waarvoor geen regels bestaan. 

Als u het importeren of de wijzigingen ongedaan wilt maken nadat u de opdracht Regels toepassen hebt uitgevoerd:

  • Sluit het venster. 
  • Gebruik de opdracht Ongedaan maken in het menu Bewerken, een of meerdere keren. 

Tips voor het gebruik van het venster Regels toepassen

De meest efficiënte manier om met het venster Regels toepassen te werken, is als volgt:

  1. Controleer of de boekingen waarvoor regels bestaan correct zijn.
  2. Gebruik de knop Regels toepassen om de tabel Boekingen bij te werken met de geselecteerde regels.
  3. Voeg nieuwe regels toe voor boekingen waarvoor nog geen regels bestaan en controleer of ze correct worden toegepast.
  4. Gebruik opnieuw de knop Regels toepassen.
  5. Herhaal stap 3 en 4 totdat alle boekingen een regel hebben, of sluit het dialoogvenster en vul de boekingen handmatig aan.

 

Dialoogvenster Regel toevoegen / wijzigen

Dit dialoogvenster is toegankelijk vanuit het dialoogvenster Regels toepassen:

  • Klik met de rechtermuisknop op een van de transacties:
    • Voor transacties waarvoor nog geen regel bestaat, kunt u Nieuwe regel toevoegen kiezen.
    • Voor transacties waarvoor al een regel bestaat, kunt u Regel wijzigen kiezen.

De regels worden vervolgens opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen, waar voor elke nieuwe regel een aparte rij wordt aangemaakt.

replace contra-account
In het voorbeeld wordt een nieuwe regel toegevoegd voor de transactie "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Dialoogvenster Regel toevoegen / wijzigen

In dit dialoogvenster voert u het volgende in:

  • De zoektermen (voorwaarden) om overeenkomende geïmporteerde transacties te vinden.
  • De gegevens om de regel aan te maken (acties).

Inserisci la Condizione più efficace
In het voorbeeld is de regel toegevoegd voor de transactie "Best Insurance 2021 Contract 892-948".

Het dialoogvenster bestaat uit vier onderdelen:

  • Regel voor uitgaven/ontvangsten
    Dit is optioneel. U kunt een titel invoeren om de regel te omschrijven.
  • Voorwaarden
    De voorwaarden zijn de criteria die het programma gebruikt om overeenkomende geïmporteerde transacties te vinden, zodat de regels kunnen worden toegepast en de geïmporteerde transacties automatisch kunnen worden aangevuld.
    Er is een overeenkomst wanneer aan alle onderstaande voorwaarden (beschrijving, bedrag, rekening) is voldaan.
  • Acties / Vervanging
    Dit zijn de gegevens die het programma gebruikt om de regel aan te maken en de geïmporteerde transacties aan te vullen. De waarden van de geïmporteerde rijen worden vervangen door de waarden die in de regels zijn opgegeven.
    • Tegenrekening
      Voer de tegenrekening in die in uw rekeningschema voorkomt. Het programma boekt de tegenrekening aan de debet- of creditzijde, afhankelijk van de geïmporteerde transactie.
    • Btw-code
      Voer de btw-code uit de tabel Btw-codes in die op de overeenkomende transactie moet worden toegepast.
      Als u een btw-code invoert, vult het programma de btw-kolommen van de geïmporteerde boekingen aan. Als u geen btw-code invoert, laat het programma de btw-kolommen ongewijzigd.
    • Kostenplaatsen
      Voer de kostenplaatsen (CC1, CC2, CC3) in die in uw rekeningschema voorkomen.
      Als u een of meer kostenplaatsen invoert, vult het programma de betreffende kolommen in de geïmporteerde boekingen aan.
  • Overeenkomende boekingen
    In deze tabel toont het programma alle geïmporteerde transacties die voldoen aan de voorwaarden die in de regel zijn vastgelegd.
    • Dit zijn de boekingen die automatisch worden aangevuld.

Knoppen van het dialoogvenster

  • De knop Verwijderen verwijdert de regel.
  • De knop OK slaat de gegevens van de regel op.
    • Let op: zolang u de opdracht Regels toepassen niet uitvoert, worden de nieuwe regels niet opgeslagen in de tabel Terugkerende boekingen.
    • Als u het importeren annuleert, worden ook de regels die u hebt toegevoegd niet opgeslagen.
      U keert terug naar het vorige venster, waarin de geïmporteerde transacties met en zonder regels opnieuw worden weergegeven. 

 

Andere gegevens aan de regel toevoegen

U kunt via de tabel Terugkerende boekingen aanvullende gegevens aan de regel toevoegen die niet in dit dialoogvenster beschikbaar zijn.

Bewerkingen die alleen beschikbaar zijn in de tabel Terugkerende boekingen: