Het dialoogvenster Regels toepassen geeft een uitstekende controle over de veranderingen aan boekhoudtransacties omdat het een voorbeeld van bestaande regels laat zien met een indicatie welke transacties overeenkomen met iedere regel en welke niet. U heeft hier de optie om nieuwe regels te creëren of bestaande regels te veranderen of te verwijderen.

De dialoog kan weergegeven worden vanuit:

• De Import Transacties dialoog, als de Regels toepassen optie is aangevinkt.
  Regel worden alleen toegepast op geïmporteerde rijen.
   
• Het menu Acties → Terugkerende transacties → Regels toepassen...
  Regels worden dan toegepast op de hele inhoud van de transactietabel.

Dit dialoogvenster is verdeeld in drie secties:

Pas regels toe op transacties met...

• Tijdelijke tegenrekening:
  Dit veld is verplicht.
  Hiermee worden alle geïmporteerde transacties gefilterd die deze specifieke tegenrekening bevatten, bijvoorbeeld [CA], die werd aangegeven in de Import transacties dialoog.
• Rekening:
  Hiermee worden alle geïmporteerde transacties gefilterd die een specifieke rekening bevatten, in het algemeen een bankrekening of [A], die werd aangegeven in de Import transacties dialoog.

Het regel gebaseerde automatisch aanvullen systeem gaat er van uit dat er geen transactie meer is met de tijdelijke tegenrekening wanneer de transacties eenmaal zijn aangevuld.

Geïmporteerde gegevens al of niet overeenkomend met regels

Deze sectie laat alle transacties zien die tijdelijke tegenrekeningen hebben zoals eerder aangegeven bijvoorbeeld [CA]). Deze zijn gegroepeerd in vier hoofd secties:

• Inkomstentransacties met regels
  Transacties met een positieve verandering van de rekening (credit) met de aanduiding van de regel waarmee deze overeenkomen.
• Uitgaventransacties met regels
  Transacties met een negatieve verandering van de rekening (debet) met de aanduiding van de regel waarmee deze overeenkomen.
• Inkomstentransacties zonder regels
  Transacties met een positieve verandering van de rekening (credit) waar geen regel voor is.
• Uitgaventransacties met regels
  Transacties met een positieve verandering van de rekening (credit) waar geen regel voor is.

Contextuele commando's

Door met de rechtermuisknop te klikken op een transactie met of zonder regel wordt er een menu geopend waarmee u de volgende actie kunt doen (afhankelijk van de af/aanwezigheid van een regel):

• Regel toevoegen/aanpassen
• Regel verwijderen
• Overlappende regel aanpassen.

De commando's onderaan het dialoogvenster

• Alles uitvouwen/Alles inklappen: laat transacties en regels zien of verbergt ze.
• Geef ongebruikte regels weer: door deze optie aan te vinken worden alle regels van de terugkerende transacties tabel getoond; als de optie niet actief is laat het programma alleen de regels zien die met transacties overeenkomen.
• Toon rijen zonder regels: met deze optie actief worden alle geïmporteerde transacties getoond; als de optie niet actief is laat het programma alleen transacties zien die bij een regel horen.
• Verwijder accounts tussen [ ]: in transacties over meerdere rijen wordt de geïmporteerde rekening tussen vierkante haken geplaatst [ ] in de detail rijen. Als deze optie actief is verwijdert het programma de geïmporteerde rekening van de detail rijen.
  Regels met transacties over meerdere rijen kunnen alleen in de Terugkerende transacties tabel gemaakt worden.
• OK: deze knop past de actieve regels toe en sluit het venster.
  • De tijdelijke tegenrekening wordt vervangen in alle transacties die een overeenkomst met een regel hebben.
  • Nieuwe of veranderde regels worden ook opgeslagen in de terugkerende transacties tabel.
• Annuleren: deze knop sluit het venster zonder de regels toe te passen.
  • Wanneer er veranderingen zijn in regels wordt u gevraagd het sluiten van het venster te bevestigen.
  • U kunt met deze knop het Regels toepassen commando niet ongedaan maken; om dit te doen moet u het venster sluiten en het commando Ongedaan maken van het menu Bewerken gebruiken.
• Regels toepassen: deze knop past de regels toe zonder het venster te sluiten.
  • De tijdelijke tegenrekening wordt vervangen in alle transacties die een overeenkomst met een regel hebben.
  • Nieuwe of veranderde regels worden opgeslagen in de terugkerende transacties tabel.
  • Als u de veranderingen ongedaan wilt maken moet u het venster sluiten en het commando Ongedaan maken van het menu Bewerken gebruiken.

Tips voor het gebruik van het Regels toepassen venster

De beste manier om met het Regels toepassen venster te werken is als volgt:

1. Controleer dat de regels die met transacties overeenkomen correct zijn.
2. Gebruik de knop Regels toepassen om de transactietabel bij te werken met de geselecteerde regels.
3. Voeg nieuwe regels toe voor de overgebleven transacties en controleer of deze correct toegepast worden.
4. Gebruik de knop Regels toepassen opnieuw.
5. Herhaal stap 3 en 4 totdat alle terugkerende transacties zijn zijn gekoppeld aan regels.

Terugkerende transacties tabel

Regels worden opgeslagen en kunnen aangepast worden in de terugkerende transacties tabel.

U kunt regels ook aanvullen of toevoegen met transacties over meerdere rijen in de terugkerende transacties tabel.
In de loop van de tijd zult u zien dat meer en meer geïmporteerde transacties overeenkomsten hebben met regels; hoe meer regels u toevoegt hoe meer uw boekhoudwerk wordt verminderd.

In de Regels toepassen dialoog kunt u de Regels toevoegen/aanpassen sectie als volgt open: 

• Door met de rechtermuisknop te klikken op een van de transacties or regels:
  • Voor transacties die al een regel hebben kunt u kiezen uit Regel bewerken of Regel verwijderen.
  • Voor transacties die geen regel hebben kunt u kiezen uit Nieuwe regel toevoegen.

Voorbeeld nieuwe regel toevoegen

Het volgende voorbeeld in de dialoog hierna is van een uitgaventransactie voor de betaling van een zorgverzekering.

Om een nieuwe regel toe te voegen:

• Klik met rechts op de transactie en kies Nieuwe regel toevoegen.
• Het dialoogvenster Voeg nieuwe regel toe verschijnt.
• Vul de benodigde velden in.
• Bevestig met OK.

Nieuwe regel toevoegen dialoog

Het Nieuwe Regel dialoogvenster laat de gegevens zien van de transactie waarvoor u een regel aan het maken bent.

• Maak de regel compleet met de parameters voor de overeenkomsten (condities) en de parameters voor de uitvoering van de regel.
• Alle regels worden opgeslagen in de Terugkerende Transacties tabel (regels voor het aanvullen), waar u ook kunt:
  • Regels aanpassen, toevoegen en verwijderen.
  • Andere kolommen toevoegen voor het aanvullen, die niet beschikbaar zijn in dit dialoogvenster (bijvoorbeeld kolommen voor notities of voor koppelingen naar documenten).
  • De rij een kleur geven wanneer u de geïmporteerde transactie op wilt laten vallen.
  • Transacties over meerdere rijen toevoegen (!SplitRule in de kolom Doc).

De Regel

• Regel type.
  Afhankelijk van het soort transactie, credit of debet, geeft het programma het type Geld in of Geld uit aan de regel.
• Regel titel.
  Deze is optioneel en wordt weergegeven in de dialoog Regel toepassen.

Condities

Dit zijn de elementen die worden gebruikt om te controleren of er een overeenkomst is voor elke transactie.

• Er is een overeenkomst als aan alle condities wordt voldaan.
• Als er een overeenkomst wordt gevonden wordt de transactie weergegeven bij de andere transacties met overeenkomsten met deze regel.

De beschrijving

Voer in de beschrijving de tekst in waarnaar gezocht moet worden in de geïmporteerde transactie. Als de tekst wordt gevonden wordt de transactie verder gecontroleerd om te zien of aan alle condities wordt voldaan.

• Exact woord of zin
  • Als u alleen Best Insurance 982-948 gebruikt als een conditie van de regel worden alleen transacties die al deze woorden in die exacte volgorde bevatten beschouwd al overeenkomend.
  • Als u alleen Insurance gebruikt als een conditie van de regel worden alle transacties die precies dit woord bevatten beschouwd al overeenkomend.
• Alle woorden (beginnend met het "+" teken)
  • Als u +Best Insurance 982-948 gebruikt als een conditie van de regel worden alle transacties die exact al deze woorden op elke positie beschouwd al overeenkomend.
    Alle woorden moeten aanwezig zijn in de beschrijving van de transactie.
    De plaats van de woorden in de zin is niet belangrijk.
    Het "+" teken wordt niet meegenomen in het zoeken.
• Hoofd en kleine letters
  Bij het zoeken in de tekst wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd en kleine letters.
  De tekst die u invoert wordt toegepast op tekst met zowel hoofd als kleine letters.

Bedrag

Wanneer u een bedrag aangeeft in de regel worden alleen transacties met hetzelfde bedrag, en een overeenkomst in de beschrijving beschouwd als overeenkomend.
Wanneer u geen bedrag aangeeft wordt elke transactie met elk bedrag die overeenkomt met de andere condities beschouwd als overeenkomend.

Rekening

In dit veld vind u standaard de rekening waarvoor u de transacties heeft geïmporteerd. Wanneer u het rekeningveld leeg laat worden alle transacties, geïmporteerd van elke rekening, die aan alle andere voorwaarden voldoen, beschouwd als overeenkomsten.

Acties

Dit zijn de elementen die worden gebruikt om de transactierij aan te vullen als een overeenkomst is gevonden.

Wanneer de tegenrekening of andere items die aangevuld moeten worden niet aanwezig zijn kunt u het commando Regels toepassen annuleren, de ontbrekende rekening toevoegen en het commando Acties > Terugkerende transacties > Regels toepassen... uitvoeren.

Tegenrekening

Voer de rekening in uw rekeningschema in die in uw regel gebruikt moet worden. In dit voorbeeld is de correcte tegenrekening de rekening Health Insurance.

BTW

Hier kunt u de BTW code invoeren die het programma moet aanvullen in mutaties die een overeenkomt hebben.

KP1, KP2, Kp3

Hier kunt u de kostenplaatsen invoeren die het programma moet aanvullen in mutaties die een overeenkomt hebben.

Door met de knop OK te bevestigen wordt de nieuwe regel opgeslagen. U keert terug naar het vorige venster waarin de geïmporteerde transacties met en zonder toegepaste regels opnieuw worden weergegeven.

Overeenkomende transacties

Deze tabel laat alle geïmporteerde transacties zien die geselecteerd zijn in de Regels toepassen dialoog, die horen bij deze regel.

Knoppen

• Met de knop Annuleren breekt u het toevoegen van de regel af.
• Met de knop OK worden de gegevens van de regel opgeslagen.
  Let erop dat 
  Houd er wel rekening mee dat, zolang u de opdracht Pas regels toe niet geeft, de nieuwe regels niet worden opgeslagen in de tabel terugkerende transacties.