Save file
Banana Accounting files are not saved within the program itself, but on the drive selected by the user, just like any other file, such as Word or Excel. Banana accounting files have the extension ".ac2", while the program has the extension ".exe" (Windows), ".dmg" (Mac), or ".deb, .rpm, .run, .tgz" (Linux).
Where and how to save files
Banana Accounting files are saved on your computer or on an external drive, such as: external disk, USB stick, Google Drive, Dropbox, or other Cloud services.
To save the file, choose from the menu File > Save As:
- Open the destination folder
- Give your file a name.
By default, .ac2 files are saved in the Documents folder, but you can change the destination folder. Once you've saved the file with a name, use the Save command to save your changes. Each time you save, the previous file is overwritten.
Banana Accounting can save files to any drive that is recognized by the operating system, such as a rewritable disk. From non-rewritable media (CD or DVD), Banana Accounting can only read files.
Saving when closing the program
Every time the accounting data is updated and the work has not yet been saved, a warning message appears when closing the program:
- "The current document xxx.ac2 has been modified. Do you want to save it anyway?"
If you use the Do not Save button, all data will be lost. You must click the Save button to save your changes.
If you want automatic saving when closing files, you can activate the option from the menu:
Tools > Program Options > File Management and enable the Automatically save when you close the program option.
Make sure the data is correct, otherwise it will be saved as is.
Saving a shared file
When multiple users need to use the same file, they cannot use it at the same time. The first user to open the file can save it. The other users open the file in read-only mode.
- Only one user at a time can save the same file.
- Saving is only possible if the file is not in use by others.
Managing files for different accounting entities
To manage multiple accounting files, before saving, we recommend:
- Creating a folder for each company
- Creating a subfolder for each fiscal year.
See also: Organizing work.
Saving and recovering data in case of crash
Banana Accounting automatically saves your work in a temporary file at regular intervals. The time interval between one auto-save and the next can be customized via the menu:
This temporary file is deleted each time the file is saved normally by the user.
In the event of a computer crash or power failure, when restarting the program, if Banana detects an undeleted temporary save file, a window appears as explained on the page File Auto-Recovery.
In this window, the user has the option to confirm recovery. If accepted, the file will be opened and can then be saved manually.
Saving the file with a password
Each file saved on the device and in the selected folder can be protected by a password for added security.
Files are saved in the same way as those without a password.
File compatibility across different operating systems
Files created with Banana Accounting have the extension “*.ac2”, regardless of the operating system used. A file can be saved in Windows, opened and edited on Mac, and then reopened in Linux or Windows.
Therefore, .ac2 files are compatible with:
- Windows
- Mac
- Linux
.ac2 files can also be sent via email and opened with Banana Accounting regardless of the operating system used.
Copying or moving files
*.ac2 files can be copied or moved:
- From one folder to another
- Use Windows Explorer or Mac Finder to locate the folder where the files were saved.
- Copy and move them to the new destination folder (once pasted, if needed, they can be deleted from the previous folder).
- From one computer to another
- By sending an email (as attachments) and saving them on the new computer.
- Files can be saved on a USB stick or an external drive and then moved to the new computer:
- Open the file you want to save.
- From the File menu > Save As, select the desired destination drive.
- You can also copy by opening Explorer and dragging the file to the selected drive.
Saving to Cloud systems
Banana Accounting Plus does not have its own Cloud, but it allows you to work with your own. The program is installed on your computer and runs locally.
As for accounting files, they belong exclusively to you and you can save them wherever you want, including on services like Dropbox and Google Drive that keep files synchronized with cloud storage services.
In the cloud, Banana Accounting overwrites the *.ac2 files and deletes the *.ac2.bak file. The deleted files list in the cloud contains previous versions of the *.ac2.bak file.
Viewing changes
Banana Accounting, Android version, works directly with the Dropbox server. If you make changes on your PC, you usually need to wait a few seconds to see the updates on the server and thus in the Banana Accounting file.
To ensure that the file is properly synchronized with the server from your computer, the file should be marked with a green checkmark.
If you do not see the synchronization symbols (green, red, blue), you need to update the Dropbox application installed on your PC.
Another way to check the synchronization status from your PC is to click the Dropbox icon in the lower taskbar:
Additionally, on Android synchronization does not occur while working with the app. You need to close and reopen it.
Warning:
Banana Accounting cannot detect if files are opened and modified simultaneously on multiple computers. Therefore, it may happen that one person deletes some data while another adds new entries. Only the most recently saved copy of the file is retained. It is important to avoid working on the same file at the same time.
Deleting and renaming files
Banana Accounting does not have a delete or rename function for files; to do this, you must use the appropriate function of the operating system (Windows Explorer or Finder on Mac).
Related resources:
Gegevens backup
Veiligheidskopieën (backups)
Met Banana Accounting kunt u het medium en de map kiezen waar u uw boekhoudbestanden wilt opslaan. U kunt uw bestanden organiseren op uw lokale computer, de netwerkcomputer of de cloud. Het omvat geen back-upbeheersysteem.
We raden u aan om externe backup kopieën te maken om gegevensverlies te voorkomen door bijvoorbeeld een computerstoring, een kapotte harde schijf of andere oorzaken.
- Gebruik voor Mac de "Time machine" functie.
- Gebruikt voor Windows de "Bestandsgeschiedenis" functie.
- Dropbox, OneDrive, iCloud, Google Drive bieden de mogelijkheid om eerdere versies van je bestanden te bewaren.
Er zijn ook andere programma's op de markt waarmee u automatische backupkopieën van uw gegevens kunt maken.
.bak bestanden
Als het opslaan van de het bestand goed gegaan is vervangt Banana Boekhouding de inhoud van het huidige bestand door de meest recente boekhoudgegevens.
- De gegevens worden opgeslagen in een tijdelijk bestand.
De gegevens opgeslagen op de schijf worden vervangen door de eerder bestaande gegevens, alleen als de opslagbewerking correct is voltooid. - De Reservekopie aanmaken (.bak) optie van het menu Extra → Programma Opties → Bestandsbeheer tabblad, is standaard actief en zorgt ervoor dat het bestaande bestand wordt hernoemd naar een bestand met dezelfde naam met extensie ".bak".
Er wordt een nieuw bestand aangemaakt met de naam "file name.ac2.bak" dat de oude gegevens bevat van voordat het opgeslagen wordt.
Als een bestand beschadigd is kunt u de vorige versie herstellen door het .bak bestand te openen, door het te verslepen naar Banana Boekhouding of door het commando menu Bestand → Open te gebruiken.
Gegevens herstellen vanuit een *.bak bestand
Wanneer u om een of andere reden uw boekhoudbestand niet kunt vinden kunt u het herstellen van de backup kopie die het programma automatisch aanmaakt.
Ga als volgt te werk:
- Open de map waar het boekhoudbestand is opgeslagen.
- Open het bestand met de extensie .bak, als het niet zichtbaar is in de map kies dan voor "Bestandsnaam" Alle bestanden (*.*) in het uitklapmenu.
- Als het bestand is geopend sla het dan op als een .ac2 bestand. Meestal wordt dezelfde naam gegeven als die van het verloren bestand.
Automatisch opslaan
Banana Boekhouding maakt automatisch een tijdelijk bestand aan en slaat het werk daarin op. Wanneer u opslaat of het programma op een normale manier verlaat wordt dit tijdelijke bestand verwijderd. Als echter de computer plotseling dienst weigert kunnen de gegevens worden hersteld door dit bestand te gebruiken.
Beschadigde .ac2 bestanden
Computer hebben soms technische problemen of worden geïnfecteerd door visussen. Soms komen documenten die per e-mail verstuurd zijn beschadigd aan. Het is daarom altijd verstandig backup kopieën te hebben.
In het geval dat uw bestanden zijn beschadigd door technische problemen kan onze Support verifiëren, tegen een vergoeding (Engelstalig), of de gegevens kunnen worden hersteld.
Autosave file herstellen
Dit venster verschijnt als het programma onverwacht is afgesloten en het niet mogelijk was de veranderingen in het bestand op te slaan.
Wanneer het programma opnieuw geopend wordt ontdekt het dat het autosave bestand (tijdelijk bestand) niet verwijderd is en vraagt het of u het bestand wilt herstellen.
U kunt kiezen uit de volgende opties.
- Herstel
- Het autosave bestand wordt gekopieerd en vervangt het originele bestand
- Het originele bestand wordt hernoemd zoals wordt aangegeven in het dialoogvenster
- Niet herstellen
- Het programma verwijdert het autosave bestand.
- Het programma opent het originele bestand.
- Negeren
- Het programma behoudt het autosave bestand en opent geen enkel ander bestand.
- Als u de volgende keer dit bestand opent waarschuwt het programma dat een autosave bestand met niet opgeslagen veranderingen is gevonden.
Wanneer het programma stopt met werken
Als het programma normaal wordt afgesloten vraagt het om de veranderde gegevens op te slaan en wordt het autosave bestand verwijderd.
Echter, het programma kan onverwacht afgesloten worden om een aantal redenen:
- Een stroomuitval of een andere gebeurtenis veroorzaakte een vastloper van het besturingssysteem
- Een probleem dat leidde tot een crash van het programma
- Als gevolg van ander programma of een toestand van het operating systeem of stuurprogramma dat er voor zorgde dat het programma stopte.
Probeer uw computer te herstarten en gebruik het programma zonder andere programma's.- Een fout in het besturingssysteem of een foutief programma kan voor een onderbreking van Banana zorgen
- Een computer fout (geheugenfout)
- Een virus of een ander probleem
- Een probleem in de Banana Boekhouding software
Dit is het geval als herhaling van hetzelfde commando de crash veroorzaakt
Als het programma stopt in heel verschillende omstandigheden dan is het waarschijnlijk dat het probleem veroorzaakt wordt door computer of besturingssysteem problemen (zie hierboven)- U moet eerst ervoor zorgen dat u de laatste versie van het programma heeft
Installeer updates indien nodig. Het probleem zou intussen in updates opgelost kunnen zijn.
- U moet eerst ervoor zorgen dat u de laatste versie van het programma heeft
- Als gevolg van ander programma of een toestand van het operating systeem of stuurprogramma dat er voor zorgde dat het programma stopte.
Contact met technische ondersteuning
Bepaal in welke situatie het programma stopt.
- Het is belangrijk te begrijpen onder welke omstandigheden het programma stopt zodat technici het probleem kunnen reproduceren.
- Als u contact opneem met technische ondersteuning
- Beschrijf het probleem en hoe het gereproduceerd kan worden - beschrijf de fout.
- Voer uw systeem details in (u kunt deze kopiëren vanuit Extra > Programma Opties > Systeem informatie).
- Als het probleem iets te maken heeft met een bestand, stuur er dan een kopie van (na het verwijderen van vertrouwelijke informatie)
Lokale kopie van uw werk
Een van de hoofdzaken van elke desktop applicatie is het opslaan van bestanden. Het werk van de gebruiker en de ingevoerde gegevens mogen niet verloren gaan. Zelfs in het geval van een computerstoring moet zo weinig mogelijk werk verloren gaan.
In Banana Boekhouding Plus is een nieuwe strategie voor het opslaan van bestanden geïntroduceerd. Voor de gebruiker is er niets veranderd maar "onder de motorkap" zijn belangrijke verbeteringen gemaakt om het opslaan van gegevens veiliger en robuuster te maken en om het te optimaliseren voor het gebruik in cloudsystemen of mobiele schijven.
Hoe het werkt
Bij de nieuwe implementatie van het opslaan en herstellen van bestanden maakt Banana Accounting een lokale kopie van het open bestand en werkt dan met de lokale kopie die op het apparaat (pc, mobiel, tablet) aanwezig is totdat de gebruiker het document opslaat. Op dat moment slaat Banana Boekhouding de wijzigingen op in het bronbestand. Tussentijds slaat Banana Boekhouding de gemaakte wijzigingen op in de lokale kopie.
Banana Boekhouding gaat als volgt te werk:
- De gebruiker kiest het bestand dat geopend moet worden (bronbestand)
- Banana Boekhouding maakt een lokale kopie van het bronbestand
- Banana Boekhouding blokkeert het openen van het bronbestand om wijzigingen door meerdere gebruikers te voorkomen.
- Banana Boekhouding leest de lokale kopie
- Banana Boekhouding slaat regelmatig (standaard elke 2 minuten) de wijzigingen die aan het document gemaakt zijn op in de lokale kopie
- Zodra de gebruiker op de knop Opslaan klikt slaat Banana Boekhouding de wijzigingen op in het bronbestand
- Als het bestand gesloten wordt geeft Banana Boekhouding het bronbestand vrij en verwijdert de lokale kopie
- Als de applicatie niet afgesloten kan worden of de wijzigingen niet correct kan opslaan in het bronbestand (onderbreking van de elektriciteit of een andere oorzaak) blijft de lokale kopie op het apparaat staan en kan de inhoud hersteld worden als Banana Boekhouding een volgende keer wordt geopend
- Als het bestand tijdelijk niet bereikbaar is (het staat bijvoorbeeld op een ontkoppelde netwerkschijf of een USB stick), kan de gebruiker blijven werken en worden de documentwijzigingen opgeslagen in een lokale kopie totdat het bronbestand weer beschikbaar is.
Met andere woorden, de lokale kopie is zowel een werk- als een hersteldocument.
Voordelen
De autorecover functie is altijd actief zodat de hoeveelheid werk die verloren kan gaan overeenkomt met het werk van de laatste twee minuten (met de standaardinstellingen van autorecover).
U hoeft niet voortdurend toegang te hebben tot het bestand. Zelfs als het bestand tijdelijk niet bereikbaar is (het staat bijvoorbeeld op een netwerkschijf of een USB stick), kunt u blijven werken en worden de documentwijzigingen opgeslagen in een lokale kopie totdat het bronbestand weer beschikbaar is.
De lokale kopie wordt niet gesynchroniseerd met de cloud met als reden de prestaties van de applicatie te verbeteren en het dataverkeer met de cloud te minimaliseren.
Dit process is in alle besturingssystemen op dezelfde manier geïmplementeerd : Windows, MacOS, iOS, Linux, Android en WebAssembly, ongeacht waar het bestand wordt opgeslagen.
Gegevens herstel
In geval van een onderbreking van de applicatie blijft de lokale kopie achter op het apparaat van de gebruiker. De volgende keer dat Banana Boekhouding wordt gestart laat de applicatie de gebruiker weten dat er veranderingen gevonden zijn die niet in het bronbestand zijn opgeslagen.
Op dat moment heeft de gebruiker 3 mogelijkheden:
- Het herstelde bestand openen
De gebruiker kan besluiten het herstelde bestand op te slaan of de veranderingen te negeren. - De boodschap te negeren
De gebruiker kan later beslissen wat te doen - Het herstelde bestand te verwijderen
Het herstelde bestand wordt verwijderd
De lokale kopie blijft op het apparaat van de gebruiker staan zolang het document in gebruik is of de wijzigingen niet correct zijn opgeslagen in het bronbestand. De kopie wordt automatisch verwijderd zodra het bestand correct wordt afgesloten.
De lokale kopieën worden opgeslagen in een verborgen map binnen de gebruikersgegevens van het systeem. Toegang tot deze map is niet nodig en wordt afgeraden. Als onze supportafdeling u vraagt deze map te openen, kunt u dit doen via het menu: Extra > Programmaopties > Geavanceerd> Systeeminfo > Working copies path > Open path.
Denk eraan
Deze implementatie:
- Vervangt niet een goed backup beleid.
- Vervangt niet een versie beheersysteem.
Alhoewel deze implementatie heel veilig en robuust is kunnen we niet garanderen dat deze voor 100% soepel werkt in alle gevallen. Daarom moedigen we onze klanten aan over te gaan op een goed backup beleid en een goed versie beheersysteem te gebruiken.
Verschillende besturingssystemen leveren backup en versie controle functies. Zoek vooral eens in de documentatie van uw besturingssysteem.....