Créer les Règles depuis le dialogue Appliquer Règles
Un des méthodes prévues pour créer les Règles est depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles. Les principaux avantages sont les suivants :
- Vous voyez tous les mouvements importés.
- Les mouvements importés sont divisés en mouvements entrants et mouvements sortants, avec Règles et sans Règles.
- Pour chaque groupe de mouvements similaires, la Règle appliquée est affichée en gras.
- Les règles en doublon ou en conflit sont signalées.
- Vous pouvez ajouter de nouvelles règles et modifier ou supprimer celles existantes.
- En modifiant les conditions d'une règle (description, montant, compte), vous voyez immédiatement la liste des mouvements qui y correspondent.
- Vous décidez quelles règles activer et quelles règles désactiver.
Voici la procédure complète pour créer des Règles depuis la boîte de dialogue Appliquer Règles.
1. Exécutez la commande Importer en comptabilité
- Utilisez la commande du menu Actions > Importer en comptabilité > Écritures.
- Sélectionnez le format approprié et indiquez le chemin où se trouve le fichier contenant vos données d'extraits de compte.
- Dans le dialogue qui s'ouvre :
- Entrez le compte relatif au relevé bancaire à partir duquel vous importez les mouvements (banque, poste, etc.).
- Indiquez la date de début et de fin de la période des mouvements à importer.
- Indiquez la Contrepartie temporaire si vous souhaitez qu'elle soit différente de celle par défaut "[CA]". Vous pouvez utiliser n'importe quel compte et, si vous le mettez entre crochets, il ne sera pas comptabilisé.
- Activez l'option Appliquer les règles (disponible uniquement avec le plan Advanced de Banana Comptabilité Plus).
- Confirmez avec OK.
2. Dialogue Appliquer les règles
Le programme ouvre la boîte de dialogue Appliquer règles
Dans ce dialogue figurent :
- La contrepartie temporaire que vous avez entrée précédemment ou laissée par défaut "[CA]".
- Le compte bancaire saisi, où tous les mouvements importés de votre compte bancaire ou postal sont comptabilisés.
- Les mouvements importés du compte bancaire, divisés en :
- Mouvements entrants sans règles (Money In without rules).
- Mouvements sortants sans règles (Money out without rules).
- Mouvements entrants avec règles (Money In with rules).
- Mouvements sortants avec règles (Money out with rules).
3. Créer de nouvelles règles
Pour créer les règles :
- Positionnez-vous sur l'une des écritures pour lesquelles vous souhaitez créer une règle.
- Allez sur le côté droit jusqu'à ce que vous voyiez le "...".
- Cliquez sur Ajouter nouvelle règle.
Le dialogue Appliquer règles - Ajouter règle.
Dans ce dialogue, vous devez entrer :
- Dans le libellé, le texte (mot-clé) que le programme utilise pour trouver la correspondance de la règle dans les mouvements importés.
Exemple :- Best Insurance Contract 892-948
S'applique aux lignes contenant exactement le texte indiqué. - +Best Insurance Contract 892-948
S'applique aux lignes contenant les mots "Best Insurance" et "892-948", peu importe leur position.
- Best Insurance Contract 892-948
- Le compte de contrepartie, utilisé pour remplacer le compte de contrepartie temporaire.
- Éventuelles autres informations (centres de coûts, code TVA, etc.).
Le programme affiche les enregistrements trouvés en fonction des critères que vous avez définis et auxquels la nouvelle règle sera appliquée. Dans l'exemple, un seul mouvement est trouvé.
- Confirmez en cliquant sur OK.
4. Confirmer Appliquer règles
Dans le dialogue Appliquer les règles, vous verrez :
- La ligne de la règle créée ("NOUVEAU"), où les informations de la contrepartie temporaire [CA] et les autres données insérées dans la règle sont indiquées.
- Juste en dessous, les lignes des mouvements auxquels la règle a été appliquée.
Choisissez quand exécuter la commande Appliquer règles :
- Vous pouvez appliquer les règles de manière sélective et continuer à travailler sur les autres.
- Vous pouvez quitter le dialogue et y revenir plus tard.
- Vous pouvez annuler l'application des règles et la répéter plus tard.
- La commande Appliquer règles enregistre également les modifications que vous avez apportées aux règles.
En cliquant sur les boutons :
- Appliquer règles
- Le programme enregistre les nouvelles règles dans le tableau Écritures Répétées.
- Le programme complète les enregistrements dans le tableau Écritures.
- Le dialogue reste ouvert afin de pouvoir ajouter des règles aux autres mouvements.
- OK
- Confirme les règles appliquées et ferme le dialogue.
Annulation des modifications apportées
Une fois le dialogue fermé, vous verrez les écritures terminées dans le tableau Écritures.
Si vous le souhaitez, vous pouvez annuler les modifications que vous avez apportées :
- A' partir du menu Édition > Annuler opération
Avec le bouton Annuler (flèche verte)
Pour annuler également l'importation des données, il faut répéter la commande Annuler une deuxième fois.
Compléter les autres écritures avec la contrepartie temporaire
Après l'importation des mouvements bancaires, l'objectif est de compléter toutes les écritures afin qu'il n'y ait plus d'écritures où il y a une contrepartie temporaire [CA].
Vous pouvez compléter manuellement les écritures restantes. Ceci est utile pour les cas particuliers qui n'ont pas tendance à se répéter.
Vous pouvez créer de nouvelles règles en choisissant l'une des méthodes proposées :
Ajouter informations aux écritures complétées avec des règles
Il est possible d'ajouter des informations supplémentaires aux règles via le tableau des Écritures Répétées.
Règles de complétion dialogue Appliquer les règles
La fenêtre Appliquer les règles offre un excellent niveau de contrôle sur les modifications apportées aux mouvements comptables, car elle affiche un aperçu des règles existantes, avec une indication des écritures qui correspondent à chacune d'entre elles et des écritures qui ne correspondent encore à aucune règle. Il est alors possible de créer de nouvelles règles, de modifier ou de supprimer des règles existantes.
▶ Vidéo: Règles pour compléter les écritures importées (dialogue Appliquer les règles).
La boîte de dialogue peut être affichée à partir de :
- À partir de la boîte de dialogue Importer mouvements, lorsque l'option Appliquer les règles est cochée.
Les règles ne sont appliquées qu'aux lignes importées
- A' partir du menu Actions → Écritures répétées → Appliquer les règles...
Les règles sont appliquées à l'ensemble du contenu du tableau Écritures
Le dialogue Appliquer les règles, associé à l'importation des données bancaires, devient un outil crucial pour configurer toutes les opérations répétitives. Dans cette fenêtre de dialogue, en présence de plusieurs mouvements répétitifs du même type, il suffit de définir la règle pour un seul des mouvements, et les règles sont automatiquement appliquées à tous les autres mouvements dans le dialogue, sans avoir à définir à nouveau la règle.
Une fois les règles confirmées, tous les mouvements sont reportés dans le tableau des écritures, garantissant ainsi une uniformité et une exactitude dans les enregistrements du même type, et une rapidité dans la comptabilisation de tous les mouvements.
Cette boîte de dialogue est divisée en trois sections :
Appliquer des filtres aux écritures avec...
- Contrepartie temporaire (Temporary contra account).
Ce champ est obligatoire.
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent cette contrepartie spécifique, par exemple [CA], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements. - Compte:
Il filtre tous les écritures importées qui contiennent un compte spécifique, généralement un compte bancaire ou [A], qui a été indiqué dans le Boîte de Dialogue importer mouvements.
Le système de complétion basé sur des règles suppose qu'une fois les écritures complétées, il n'y a plus d'écritures contenant la contrepartie temporaire.
Données importées correspondant aux règles ou non
La fenêtre montre toutes les écritures qui ont la contrepartie temporaire indiquée ci-dessus (par exemple [CA]). Elles sont regroupées en quatre sections principales :
- Mouvements entrantes avec règles
Écritures avec changement de compte positif (crédit) et avec indication de la règle à laquelle elles correspondent. - Mouvements sortantes avec règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et indication de la règle à laquelle elles correspondent - Mouvements entrantes sans règles
Écritures avec variation positive du compte (crédit) et n'appartenant à aucune règle - Mouvements sortantes sans règles
Écritures avec variation négative du compte (débit) et n'appartenant à aucune règle
Commandes contextuelles
A partir de la ligne d'une écriture sans règle, un clic droit ou le "..." à droite ouvre un menu permettant de
- Ajouter/Modifier une règle.
- Supprimer une règle.
- Modifier une règle qui se chevauche.
Les commandes au bas de la boîte de dialogue
- Afficher tout/Reduire tout: affiche ou masque les éléments des Ecritures.
- Afficher les règles inutilisées: Si cette option est cochée, toutes les règles définies dans le tableau des écritures répétées sont affichées ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les règles qui ont des correspondances.
- Afficher les lignes sans règles: Si cette option est cochée, tous les écritures importées sont affichés ; si l'option n'est pas cochée, le programme ne montre que les écritures qui correspondent à une règle.
- Supprimer les comptes entre [ ] : dans les enregistrements à plusieurs lignes, le compte d'importation est placé entre crochets [ ] dans les lignes de détail. Si cette option est activée, le programme supprime le compte d'importation des lignes de détail.
Les règles avec des écritures multi-lignes ne peuvent être définies que dans le tableau Écritures répétées. - OK: ce bouton applique les règles actives et ferme la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles nouvelles ou modifiées sont également enregistrées dans le tableau des Ecritures répétées.
- Annuler: ce bouton permet de fermer la fenêtre sans appliquer les règles.
- Si des modifications ont été apportées à une ou plusieurs règles, une confirmation vous sera demandée avant de fermer la fenêtre.
- Avec ce bouton, vous ne pouvez pas annuler la commande Appliquer les règles ; pour ce faire, vous devez fermer cette fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Édition.
- Appliquer règles: ce bouton applique les règles sans fermer la fenêtre.
- La contrepartie temporaire est remplacée dans toutes les écritures qui ont une correspondance avec une règle.
- Les règles qui sont ajoutées ou modifiées sont enregistrées dans le tableau Ecritures répétées.
- Si vous souhaitez annuler les modifications, vous devez fermer la fenêtre et utiliser la commande Annuler du menu Edition.
Conseils sur l'utilisation de la fenêtre Appliquer les règles
La manière la plus efficace de travailler avec la fenêtre Appliquer les règles est la suivante :
- Vérifiez que les règles de correspondance des écritures sont correctes.
- Utilisez le bouton Appliquer les règles pour mettre à jour le tableau des Écritures avec les règles sélectionnées.
- Ajoutez de nouvelles règles pour les écritures restantes et vérifiez qu'elles sont appliquées correctement.
- Utilisez à nouveau le bouton Appliquer les règles.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que toutes les écritures répétées soient associées à des règles.
Tableau des écritures répétées
Les règles sont enregistrées et peuvent être modifiées dans le tableau des écritures répétées.
Vous pouvez également compléter ou ajouter des règles avec des écritures sur plusieurs lignes dans le tableau des écritures répétées.
Au fil du temps, vous verrez que de plus en plus d'écritures importés auront des correspondances avec des règles ; plus vous ajouterez de règles, plus votre travail de comptabilité sera réduit.
Ajouter/Modifier des règles
À partir de la boîte de dialogue Appliquer règles, vous pouvez accéder à la section Ajouter/Modifier une règle, comme suit
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des écritures:
- Pour les écritures qui ont déjà une règle, vous pouvez choisir Modifier règle ou Supprimer règle.
- Pour les écritures qui n'ont pas de règle, vous pouvez choisir Ajouter une nouvelle règle.
Exemple Ajouter nouvelle règle
L'exemple dans le dialogue suivant est un mouvement sortant pour le paiement de l'assurance maladie.
Pour ajouter une nouvelle règle:
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne du mouvement et choisissez Ajouter nouvelle règle.
- La boîte de dialogue Ajouter une règle apparaît.
- Remplissez les champs disponibles.
- Confirmez avec OK.
Dialogue Ajouter une nouvelle règle
La fenêtre Ajouter nouvelle règle affiche les données du mouvement sélectionné à partir duquel vous créez la règle.
- Complétez la règle avec les paramètres de correspondance (conditions) et les paramètres d'auto-complétion de la règle.
- Toutes les règles sont enregistrées dans le tableau Écritures répétées, où vous pouvez également :
- Modifier, ajouter et supprimer des règles.
- Ajoutez d'autres colonnes à compléter, qui ne sont pas disponibles dans ce dialogue (par exemple, la colonne Notes, ou DocLink).
- Colorez la ligne, si vous souhaitez mettre en évidence l'enregistrement importé.
- Ajouter des enregistrements sur plusieurs lignes (SplitRule).
Règle
- Type de règle.
Le programme, en fonction du type de mouvement, entrant ou sortant sur le compte bancaire, définit la règle dans Mouvements entrants ou Mouvements sortants. - Titre de la règle.
Facultatif, s'affiche dans la boîte de dialogue Appliquer règles.
Conditions
Ce sont les éléments qui sont utilisés pour vérifier s'il existe une correspondance pour chaque écriture individuel.
- La correspondance est donnée si toutes les conditions sont présentes.
- Si la correspondance est donnée, l'écriture est listé parmi ceux qui ont une règle d'auto-complétion.
Description
Dans la description, saisissez le texte à rechercher dans l'écriture importé. Si le texte est trouvé, l'écriture sera considéré comme appropriée pour l'application de la règle, si les autres conditions sont ensuite remplies.
- Mot ou expression exacts
- Si vous écrivez Best Insurance 982-948, comme condition de la règle, tous les écritures contenant cette phrase exacte seront considérés comme des correspondances.
- Si vous écrivez seulement Insurance, comme condition de la règle, tous les écritures contenant ce mot exact seront considérés comme des correspondances.
- Tous les mots (avec + au début)
Si vous écrivez +Best insurance 982-948, comme condition de la règle, toutes les écritures contenant ces mots exacts, dans n'importe quelle position, seront considérées comme des correspondances.
Tous les mots doivent être présents dans la description de l'écriture.
La position des mots dans la phrase n'est pas pertinente.
Le signe "+" n'est pas pris en compte dans la recherche. - Liste de mots (en utilisant |)
- Si vous saisissez "café|restaurant", le programme recherche les transactions importées contenant le mot "café" ou "restaurant".
- Ce mode est utile pour identifier plusieurs catégories sans avoir à créer des recherches distinctes.
- Majuscules et minuscules
Aucune différence n'est faite entre les majuscules et les minuscules lors de la recherche du texte d'écriture.
Le texte que vous saisissez s'applique aussi bien aux majuscules qu'aux minuscules.
Montant
Si vous indiquez un montant dans la règle, seuls les mouvements ayant le même montant, ainsi qu'une correspondance dans la description, seront considérés comme des correspondances.
Si vous n'indiquez aucun montant, tout mouvement d'un montant quelconque répondant à tous les autres critères sera traité comme une correspondance.
Compte
Dans ce champ, vous trouverez déjà par défaut le compte à partir duquel vous avez importé les écritures. Si vous laissez le champ du compte vide, toutes les écritures, importées de n'importe quel compte, qui répondent à tous les autres critères seront considérées comme des correspondances.
Actions
Ce sont les éléments nécessaires pour compléter la ligne d'écriture si une correspondance est donnée.
Si le compte de contrepartie ou d'autres éléments à compléter ne sont pas présents, vous pouvez interrompre la commande Appliquer les règles, ajouter le compte manquant et appeler la commande Actions > Ecritures répétées > Appliquer les règles....
Compte de contrepartie
Saisissez le compte de votre plan comptable qui doit être mis en correspondance dans la règle. Dans cet exemple, le compte de contrepartie correct est le compte Assurance maladie.
TVA
Vous pouvez déjà introduire dans la règle le compte TVA que le programme doit ajouter à chaque mouvement considéré comme concordant.
CC1, CC2, CC3
Vous pouvez déjà entrer dans la règle les centres de coûts que le programme doit ajouter à chaque mouvement considéré comme une correspondance.
En confirmant avec le bouton OK, la nouvelle règle est enregistrée. Vous êtes ramené à la fenêtre précédente où les écritures importés avec et sans règles sont à nouveau affichés.
Écritures correspondantes
Ce tableau montre tous les écritures d'importation sélectionnés dans la boîte de dialogue Appliquer les règles, qui relèvent de cette règle.
Boutons
- Le bouton Supprimer supprime la règle
- Le bouton OK permet d'enregistrer les données de la règle.
Veuillez noter que, tant que vous ne lancez pas la commande Appliquer règles, les nouvelles règles ne seront pas enregistrées dans le tableau des Ècritures répétées.