Pour créer un fichier Stock, vous devez avoir installé Banana Comptabilité Plus et suivre les étapes décrites ci-dessous.

Créer un nouveau fichier

Pour un démarrage facile et rapide, nous vous recommandons de partir d'un de nos modèles prédéfinis et de le personnaliser, plutôt que de partir d'un fichier vide.

Procédez comme suit :

• Menu Fichier > Nouveau
• Sélectionnez une région et une langue
• Sélectionnez le type Stock

Définir les données de base

Dans le menu Fichier > Propriétés fichier (données de base) définissez les données de votre stock.

Configuration du tableau Articles

Dans le tableau Articles configurez la liste de tous les articles.

Pour chaque article que vous devez insérer :

• L'Id pour identifier l'article. Vous pouvez saisir des chiffres, des lettres ou les deux.
• La description.
• La quantité initiale.
• Prix initial.
• Prix à l'unité.

Lorsque vous saisissez les données, le programme met automatiquement à jour les valeurs de toutes les colonnes du tableau Articles.

Configurez le tableau Lieux

Si votre entreprise possède plusieurs stocks situés dans des endroits différents, en définissant les emplacements, vous pouvez gérer les entrées, les sorties et les transferts d'articles de tous les stocks. Vous pourrez savoir combien d'articles avec les valeurs correspondantes se trouvent dans chaque entrepôt et évaluer s'il est nécessaire de transférer les marchandises d'un entrepôt à l'autre en fonction du stock et des demandes de vente.

Dans le tableau Lieux, vous devez entrer :

• l'Id pour identifier le lieu
• La description

Saisissez les mouvements des articles

Dans le tableau Ecritures saisissez les achats, les ventes et les éventuels transferts d'un entrepôt à l'autre.

• Saisissez la date
• Saisissez l'identifiant de l'article
• La quantité entrante ou sortante

C'est tout ! Les colonnes des valeurs seront mises à jour automatiquement, simultanément également dans le tableau des articles.

Fiches Articles et Rapports

Dans le menu Rapports, commande Fiche de compte, vous pouvez obtenir les fiches pour chaque article individuellement, par sélection ou pour tous les articles.

Vous pouvez également obtenir des rapports par groupe d'articles et aussi par emplacement du stock. Les options se trouvent dans la boîte de dialogue des Fiches d'articles.

 

Dans le menu Fichier → Propriétés fichier (données de base) définissez les données de votre entrepôt.

Données de base des fichiers

Saisissez l'en-tête du fichier Stock.

Adresse

Saisissez l'adresse du Stock.

Divers

La section Divers contient les options suivantes :

Langue courante

Il s'agit de la langue actuelle du fichier Stock.

Langage de création

C'est la langue dans laquelle le fichier Stock a été créé.

Extensions

Lien vers toute extension pour des rapports personnalisés.

Mot de passe

Entrez un mot de passe, au cas où vous désirez sécuriser le fichier.

Textes

Pour apporter des modifications aux textes et aux clés de l'application Stock.

 

Dans le tableau Articles, tous les articles à gérer dans le stock sont insérés, avec leurs quantités et valeurs d'achat respectives.

Créer la liste des articles

Dans le tableau  Articles, tous les articles disponibles dans l'inventaire (stock) sont enregistrés. Chaque article est enregistré individuellement sur chaque ligne. Pour totaliser les montants d'un groupe d'articles, il faut insérer un groupe de totalisation.

Le groupe est défini dans la colonne Groupe, à la fin de la liste des articles de la même catégorie. Le numéro de groupe doit être inscrit dans la colonne Add. dans de chaque article.
Pour plus d'informations sur le système de regroupement, veuillez consulter la page Système de Regroupement.

Vous pouvez créer plusieurs groupes d'articles en fonction de vos besoins.

Pour compléter l 'écriture des articles il faut insérer :

• L'Id pour identifier l'article.
• La libellé.
• La quantité initiale.
• Le prix initial.
• Le prix à l'unité.

Les Colonnes Tableau Articles

La commande Données > Organiser colonnes vous permet d'ajouter d'autres colonnes en fonction de vos besoins (par exemple, une description supplémentaire ou la date d'expiration des produits).

Colonnes par défaut :

Les colonnes avec "*" sont protégées et calculées automatiquement par le programme.

• Lien
  Connexion à un document numérique.
• Groupe
  Colonne et ligne pour saisir le groupe de totalisation d'un ensemble d'articles donné.
• Id
  Saisissez une valeur (chiffre, lettres ou les deux) pour identifier l'article.
  Lorsqu'il est reporté dans le tableau Écritures, la description de l'article et le prix unitaire sont automatiquement insérés.
• Libellé
  Insérez un texte pour la description de l'article.
• Add. dans (dans "Organiser colonnes" le terme est: LigneDansGroup)
  Dans cette colonne, pour chaque article, entrez le groupe de totalisation.
• Notes
  Vous pouvez insérer des textes pour des annotations sur des articles ou pour d'autres besoins.
• Compte
  Saisissez le compte dans le fichier comptable qui se réfère à l'article.
• Unité
  Entrez une abréviation pour indiquer l'unité (par exemple "pcs" pour indiquer les pièces).
• Quant.Début
  Entrez les quantités initiales.
  Si vous souhaitez gérer des quantités distinctes pour les lieux, laissez cette colonne vide et saisissez les quantités initiales en écritures d'entrée, avec le lieu relative.
• Prix/Unité début
  Il s'agit de la valeur historique d'achat.
• *Valeur début
  Valeur initiale de l'article calculée en multipliant la quantité début et le prix début.
• *Quant. Plus
  Quantité totale d'articles résultant de la somme de la colonne Quant. Plus dans le tableau Ecritures. Les valeurs positives et négatives sont additionnées. Les mouvements entre deux lieux ne s'additionnent pas, lorsqu'il y a un transfer (TransferId).
• *Quant. Minus
  Quantité totale d'articles résultant de la somme de la colonne Quant. Minus dans le tableau Ecritures. Les valeurs positives et négatives sont additionnées. Les mouvements entre deux lieux ne s'additionnent pas, lorsqu'il y a un transfer (TransferId).
• *Quant. Changement
  Différence entre les quantités plus et les quantités minus de l'article.
• *Quant Solde
  Quantité d'articles actuellment en stock. Somme de la Quantité début et la Quantité Changement.
• Prix Unitaire
  Prix unitaire de l'article, à saisir manuellement :
  • Lorsque la valeur d'achat d'un article change par rapport au prix initial, il faut la mettre à jour dans cette colonne
  • Cette valeur est utilisée dans le tableau Ecritures pour calculer la valeur des marchandises entrantes ou sortantes.
  • Met à jour la valeur totale de l'article en fonction des quantités en solde.
• *MontantTotal
  Montant calculé par le programme sur la base des quantités et du prix unitaire (dérnier prix d'achat).
• ProduitQuantitéEffective
  Lors de l'inventaire, il faut saisir la quantité réelle.
• ProduitPrixEffectif
  Prix pour l'inventaire.
• *Valeur Effective
   La quantité réelle multipliée par le prix réel.

 

C'est le tableau où sont enregistrés les mouvements des articles :

• Achats
• Ventes
• Transferts d'un entrepôts à un autre, dans le cas où il y a plusieurs entrepôts.

En saisissant les mouvements, le tableau Articles est également automatiquement mis à jour avec les quantités et les valeurs correspondantes des articles.

S'il y a plusieurs entrepôts (siège et succursales), afin de suivre les mouvements internes des articles, vous pouvez enregistrer les codes d'identification, définis dans le tableau Lieux, qui se réfèrent aux endroits où se trouvent les entrepôts.

Les sigles ID doivent être saisis dans les colonnes Lieu et Transférer du tableau Écritures. Si elles ne sont pas visibles, elles peuvent être affichées via le menu Données → Organiser colonnes.

Colonnes du tableau Écritures

Les colonnes avec un astérisque '*' sont protégées, car elles sont calculées par le programme.

• Liens
  Connexion à un document numérique.
• Date
  La date de l'opération.
• Doc.
  Numéro du document (par exemple, numéro du bon de livraison).
• IdProduit
  Valeur numérique ou alphanumérique pour identifier l'article.
• Produit Descr.
  Texte pris automatiquement dans la colonne Id du tableau Articles pour la description.
• Libellé
  Texte à insérer pour la description des articles.
• Notes
  Dans cette colonne, vous pouvez insérer des notes sur les articles ou pour tout autre besoin.
• Quant Plus
  Valeur pour indiquer les quantités d'articles entrants achetés ou transférés d'autres lieux.
  Dans le cas d'une annulation, entrez une valeur négative.
• Quant Minus
  Valeur pour indiquer les quantités d'articles sortant, vendus ou transférés vers d'autres lieux.
  Dans le cas d'une annulation, entrez une valeur négative.
• Référence unité
  Code pour indiquer le type d'unité.
• Prix Unitaire
  Le prix de l'article est utilisé pour calculer la valeur totale des articles, sur la base des quantités.
• *Montant total
  Valeur totale des articles achetés, vendus ou transférés.
• *LieuxId
  Identification du lieu où se trouve le stock et de l'endroit d'où les articles entrent ou sortent.
• *Description LieuxId
  Nom du lieu où se trouve le Stock
• LieuxTransférerId
  Acronyme de l'emplacement du Stock auquel les articles sont destinés.
  Il se comporte de manière opposée à LieuxId.
  • S'il y a une entrée dans le LieuxId, il y aura une sortie dans le LieuxTransférerId.
  • S'il y a une sortie de LieuxTransférerId, il y aura une entrée.
  • Si le LieuxTransférerId est indiqué, mais que le LieuxId est laissé vide, le programme le considérera toujours comme un mouvement interne mais sans LieuxId spécifique.
• *LieuTransferDescription
  Nom du lieu où se trouve le stock, où les articles arrivent ou partent, en provenance ou à destination d'un autre lieu.

 

Le tableau Lieu est utilisé lorsque l'entreprise possède des marchandises à différents endroits ou pour suivre les marchandises entrantes, à expédier, etc. (voir ci-dessous les entrepôts virtuels). Vous pouvez également utiliser les lieux pour savoir si vous avez donné des marchandises en consignation, en prêt ou à d'autres fins.

Afin de prendre en compte le nombre total d'articles entrant et sortant de tous les entrepôts, en saisissant le sigle ID des lieux dans le tableau Écritures, dans les colonnes Lieu et Transférer toutes les valeurs des articles sont connues même pour chaque entrepôt et pour les transferts.

Pour plus de détails, voir la page web Tableau Écritures.

Colonne du Tableau Lieux

• IdLigne
  Identification de l'emplacement de l'entrepôt.
• Libellé
  Nom de l'endroit où se trouve l'entrepôt.
• Notes
  Vous pouvez écrire des textes pour les notes.

 

Lieux et Entrepôts virtuels

La table Lieux est utilisée pour indiquer les endroits où se trouvent les entrepôts, y compris les entrepôts virtuels.

Vous pouvez également créer des entrepôts virtuels pour suivre les commandes ou à d'autres fins. Par exemple :

• À expédier
  Pour les produits commandés en attente d’expédition.
• À retirer
  Produits que le client doit venir chercher.
• À réserver
  En attente que le client décide de passer commande.
• Arrivées
  Produits commandés auprès du fournisseur et en attente d’arrivée.
• Retours
  Produits que le client a indiqué vouloir retourner.
• Essai
  Produits fournis à des clients pour essai, qui n’ont pas encore été vendus.

En utilisant des lieux virtuels, vous pouvez également gérer des flux de travail plus complexes, par exemple simuler que les marchandises sont en cours de production, de contrôle qualité, etc. Voir Fonctions avancées.

Le contenu de touts les tableaux du Stock représente déjà des rapports, puisque toutes les colonnes contiennent les valeurs mises à jour après chaque mouvement.

Les données des tableaux peuvent être imprimées à partir du menu Fichier → Imprimer. Elles peuvent également être exportées aux formats PDF, Excel, XML, HTML, TXT et JsonCsv.

Les rapports sont exécutés à partir du menu Rapports → commande Fiches d'article et on peut obtenir :

• Journal d'un ou plusieurs articles sélectionnés.
• Journal complet de tous les articles.
• Journal des articles d'un entrepôt spécifique, au cas où il y aurait plusieurs entrepôts.

Remarques

Pour obtenir le total des articles pour chaque lieu et le solde final des articles, regroupez par article et par lieu.

Si vous souhaitez gérer des quantités séparées par lieu, insérez les quantités initiales avec des écritures et n'utilisez pas la colonne QuantitéDébut dans le tableau Articles.

L'application Stock peut également être utilisée à des fins très avancées.

Gestion des clients / projets

Pour savoir à quels clients un produit a été vendu ou donné, vous pouvez procéder comme suit :

• Ajoutez une colonne dans le tableau Écritures, dans laquelle vous saisissez le nom du client / projet.
• Ajouter un tableau dans lequel vous dressez la liste des clients et leur attribuez un code.
  • Ajoutez une colonne dans le tableau Écritures qui est liée au client.

Vous pouvez ajouter autant de colonnes / tableaux que vous le souhaitez pour suivre les projets, les fournisseurs ou autres.

Pour filtrer les opérations effectuées par un client, accédez au tableau Écritures et, dans la colonne Clients ou Projets, utilisez l'une des commandes suivantes : Extraire et trier lignes ; cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule du client et sélectionnez Extraire lignes ; utilisez la fonction de filtrage.

Boutique en ligne / Entrepôts virtuels

Si vous gérez une boutique en ligne, vous pouvez utiliser le Tableau Lieux pour définir des entrepôts virtuels, où vous pouvez indiquer les marchandises à expédier, à recevoir, à réserver, etc.

Voici quelques cas concrets :

•  Achat en ligne de marchandises par un client.
  • Dès que vous recevez la commande, vous enregistrez un mouvement entre l'entrepôt physique et l'entrepôt virtuel appelé "Expédier".
  • Lorsque les marchandises sont ensuite physiquement expédiées, enregistrez le mouvement de sortie de l'entrepôt "Expédier".
• Commande de marchandises auprès d'un fournisseur.
  • Lorsque vous commandez des marchandises, vous enregistrez un mouvement entrant vers l'entrepôt virtuel appelé "Arrivées".
  • Lorsque les marchandises arrivent, vous enregistrez le mouvement des arrivées vers l'entrepôt principal.

En créant d'autres emplacements virtuels, vous pouvez également gérer des flux de travail plus complexes.

Importer des données

La commande d'importation permet d'extraire des données d'autres programmes, de l'une des manières suivantes:

• Ouvrir le fichier dans Excel et arranger les colonnes comme dans Banana, puis utiliser le copier-coller pour reprendre et entrer les données dans le programme.
  Vous pouvez également créer une vue, en configurant les colonnes dans lesquelles les mouvements doivent être signalés.
• Préparer des extensions qui importent et convertissent les données des formats existants.