Transacties vreemde valuta boekhouding

Uitleg van de kolommen

In vergelijking met de kolommen van het dubbel boekhouden zijn er de volgende extra kolommen in de transactietabel:

• Valuta bedrag
  Dit is het bedrag in de valuta die gespecificeerd staat in de kolom met het valutasymbool.
  Dit bedrag wordt door het programma gebruikt om het saldo in valuta van de bijbehorende rekening bij te werken.
• Valuta
  Dit is het valutasymbool van de valuta van het bedrag.
  Het valutasymbool moet de Basis valuta zijn, gespecificeerd in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen (in menu Bestand), of het valutasymbool van een bedrag aangegeven in de kolommen Debet.Rek. of Credit.Rek.
  U kunt ook een andere valuta gebruiken zolang de aangegeven Debet.Rek. en Credit.Rek. basisvaluta rekeningen zijn.
  In dit geval wordt het valuta bedrag gebruikt als een referentie maar niet voor boekhouddoeleinden.
• Wisselkoers
  Wordt gebruikt om het vreemde valuta bedrag om te rekenen naar zijn Basisvaluta equivalent.
• Bedrag in Basisvaluta
  Het transactie bedrag, uitgedrukt in Basisvaluta.
  Dit bedrag wordt door het programma gebruikt om het saldo van de bijbehorende rekening in Basisvaluta bij te werken.
• Vermenigv. (vermenigvuldigingsfactor)
  Doorgaans niet zichtbaar in deze weergave. Deze waarde wordt vermenigvuldigd met de wisselkoers.

Extra hulp vanuit het programma

• Het programma herschrijft alle waardes met de hierboven uitgelegde logica, alsof er geen waardes aanwezig waren, als u op de F6 toets drukt terwijl de u op de Valuta bedrag kolom staat. Deze functie is handig wanneer de Debet of de Credit rekening wordt veranderd.
• Als er een boeking is met een enkele rekening in basisvaluta (zie 'Samengestelde transacties' in Transactie-soorten) en zijn waarde in de kolom Valuta is handmatig veranderd in een valutasymbool van een vreemde munteenheid, dan is het nodig op een cel van de kolom Valuta te gaan staan en op de F6 toets te drukken om de Wisselkoers bij te werken en het bedrag in basisvaluta te berekenen.
• Smart fill voor de Wisselkoers kolom
  Het programma stelt diverse wisselkoersen voor die het uit de Wisselkoerstabel haalt of uit de wisselkoersen die eerder gebruikt zijn in transacties.

Soorten boekingen in de Vreemde Valuta boekhouding

Alle bedragen, zowel de bedragen in basisvaluta als die in vreemde valuta, moeten altijd worden ingevoerd in de Valuta Bedrag kolom.

Voor informatie over de wisselkoers, vermenigvuldiger en historische wisselkoers gaat u naar de pagina Wisselkoerstabel.

Opgelet: in de transactievoorbeelden is de basisvaluta de euro.

Voor iedere transactie zijn er twee rekeningen (debet rekening en credit rekening). In het programma kan één vreemde valuta per transactierij worden gebruikt. Dus de volgende directe combinaties bestaan:

• Boekingen tussen twee rekeningen in basisvaluta met het bedrag in basisvaluta. (In het plaatje, de transactie Nr. 1 in de Doc kolom)
  De rekeningvaluta is de basisvaluta.
• Boekingen tussen twee rekeningen in basisvaluta met het bedrag in vreemde valuta (Doc Nr. 2)
  De aangegeven rekeningen zijn in basisvaluta maar het valutasymbool en het valuta bedrag aangegeven in de transactierij zijn niet in basisvaluta maar in een vreemde valuta.
  Om de andere valuta in te voeren moet de gebruiker handmatig het valutasymbool veranderen.
  Dit wordt gebruikt als men naar het buitenland gaat en geld wordt gewisseld om in lokale valuta te betalen. In dit geval hebben we geen specifieke rekening.
  Voor de berekening van het saldo (beide rekeningen in basisvaluta) wordt alleen de kolom van de basisvaluta gebruikt.
• Boekingen tussen een rekening in vreemde valuta en een rekening in basisvaluta (Doc Nr. 3)
  De valuta moet die van de rekening in vreemde valuta zijn.
  Voor de berekening van het saldo van de rekening in vreemde valuta gebruikt het programma het bedrag in vreemde valuta en voor het saldo in basisvaluta gebruikt het programma het bedrag in basisvaluta.
• Boekingen tussen twee rekeningen met dezelfde vreemde valuta (Doc Nr. 4)
  De valuta moet hetzelfde zijn als de rekeningvaluta van beide rekeningen (USD1 en USD2). Om de wisselkoers bij te werken, gaat u naar de cel Valuta en drukt u op F6.
• Boekingen tussen twee rekeningen met verschillende vreemde valuta (Doc Nr. 5)
  Bijvoorbeeld, de bank wisselt geld tussen twee vreemde munteenheden:
  In dit geval moet de transactie geboekt worden in twee rijen.
  Het bedrag in basisvaluta moet in beide rijen hetzelfde zijn. Het is verstandig een bedrag te gebruiken dat dicht bij de huidige wisselkoers ligt om hoge wisselkoersverschillen te voorkomen.
  Om de bedragen in basisvaluta hetzelfde te laten zijn moet het bedrag in basisvaluta handmatig ingevoerd worden, dan berekent het programma de wisselkoers.
• Wisselkoersverschillen (Doc. Nr. 6)
  Het doel van deze transactie is om het saldo van de Basisvaluta in lijn te brengen met de tegenwaarde van de Vreemde valuta rekening met de wisselkoers van vandaag.
  Op de Vreemde valuta rekening wordt alleen het bedrag in Basisvaluta voor de wisselkoersverschillen geboekt.
  Deze worden automatisch aangemaakt met het commando Transactie aanmaken voor wisselkoersafwijking... .
  • Voor de wisselkoerswinsten bepaalt het programma automatisch de rekening die geherwaardeerd moet worden in debet en de wisselkoerswinst rekening in credit. De wisselkoerswinst rekening wordt aangegeven in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen (Basis Data) of in de gespecificeerde rekening in de kolom wisselkoersverschillen rekening van de weergave "Andere" (bedoeld voor een of meerdere specifieke rekeningen).
  • Voor de wisselkoersverliezen bepaalt het programma automatisch de rekening die geherwaardeerd moet worden in credit en de wisselkoersverlies rekening in debet. De wisselkoersverlies rekening wordt aangegeven in de Bestands- en boekhoudingseigenschappen (Basis Data) of in de gespecificeerde rekening in de kolom wisselkoersverschillen rekening van de weergave "Andere" (bedoeld voor een of meerdere specifieke rekeningen).
  • Het Valutabedrag wordt leeg gelaten
  • Het Valutasymbool is de basisvaluta
  • In de Basisvalutabedrag kolom wordt het bedrag van de herwaardering van de rekening (winst of verlies) aangegeven.

De wisselkoers bepalen

De boekhouder is degene die bepaalt welke wisselkoers gebruikt moet worden voor iedere boeking. In het algemeen worden de volgende regels gebruikt:

• Voor normale boekingen wordt de wisselkoers van de dag gebruikt.
• Voor aan- of verkopen van valuta worden de koersen gebruikt die aangegeven worden door een wisselkantoor of een bank.
  Eerst wordt het bedrag in vreemde valuta ingevoerd in het programma en daarna het bedrag in basisvaluta. Het programma berekent de wisselkoers. De wisselkoers aangegeven door de bank kan iets afwijken omdat banken wisselkoersen specificeren met minder cijfers achter de komma en de bedragen vaak afronden.
• Wanneer meerdere boekingen met dezelfde wisselkoers worden gedaan is het handig de wisselkoers in de Wisselkoerstabel bij te werken zodat het programma deze automatisch kan gebruiken.
• Voor boekingen vanuit het buitenland die BTW plichtig zijn kan het zijn dat de autoriteiten een standaard wisselkoers opleggen. In dit geval moet deze wisselkoers ingevoerd worden in de Wisselkoers kolom van de transactie.
• Voor de aankoop van vastgoed of investeringen in aandelen wordt een historische wisselkoers gebruikt. In dit geval moet een valutasymbool worden aangemaakt in de Wisselkoerstabel (bijvoorbeeld USD1) met een historische wisselkoers die niet onderhevig is aan wisselkoersveranderingen.
  Men kan zoveel wisselkoerssymbolen aanmaken als nodig is voor alle historische wisselkoersen.

Transacties met BTW

De BTW rekening en de rekening waarvan de BTW wordt afgetrokken moeten in basisvaluta zijn. Het is onmogelijk de BTWcode te gebruiken om de BTW van een vreemde valuta rekening af te trekken. Om boekingen te doen met BTW met tegenrekeningen in vreemde valuta moeten twee transactierijen worden gebruikt:

• Eerst moet het bedrag van de aankoop worden geboekt op een interne overboekingsrekening in basisvaluta en de bijbehorende BTW code moet worden toegepast. Het bedrag in basisvaluta moet worden berekend door een wisselkoers te gebruiken die in overeenstemming is met de eisen van de Belastingdienst.
• In een tweede rij moet het saldo van de interne overboekingsrekening op nul gezet worden; als tegenboeking moet de rekening in vreemde valuta worden ingevoerd.
  Het bedrag van deze transactie moet exclusief BTW zijn, zowel in basis als in vreemde valuta. Uiteraard moet de wisselkoers die gebruikt moet worden dezelfde zijn als die gebruikt is in de voorafgaande transactie.

In het voorbeeld is de basisvaluta de EUR. De aankoop is nationaal maar betaald van een vreemde valuta rekening (USD).

BTW en vreemde valuta transacties

Bij transacties met rekeningen in vreemde valuta is het mogelijk om de BTW te registreren met een bruto bedrag (Bedragtype 0, inclusief BTW).
Als u netto waarden invoert (Bedragtype 1, exclusief BTW), geeft het programma een fout aan; de berekening van de brutowaarde zou hier in veel gevallen onjuist zijn vanwege de afronding van de BTW en de wisselkoers.
In deze gevallen is het aan te raden om de brutowaarde in te voeren. Zie ook de Uitleg van de fout.

Automatismen bij het invoeren van vreemde valuta transacties

Wanneer een nieuwe transactie wordt ingevoerd moeten de gegevens in de bovengenoemde kolommen compleet gemaakt worden.

Wanneer enkele bedragen van de transactie worden veranderd vult het programma de transactie aan met de voorgedefinieerde waardes. Als deze bedragen niet voldoen aan de gebruikerseisen moeten deze worden aangepast in de transactie.

Aanpassingen van de waardes in de Wisselkoerstabel hebben geen effect op reeds ingevoerde transacties. Dus, als de wisselkoers in de Wisselkoerstabel wordt veranderd heeft dit geen effect op eerder ingevoerde transacties.

• Wanneer het bedrag in valuta wordt ingevoerd en er is of een Debet of een Credit rekening, en er zijn geen andere waardes ingevoerd, dan werkt het programma als volgt:
  • het valutasymbool wordt opgehaald van de rekening die in gebruik is waarbij voorrang wordt gegeven aan de rekening die niet in basisvaluta is;
  • de wisselkoers, gedefinieerd in de Wisselkoerstabel, wordt toegepast met de volgende logica:
    • de historische wisselkoers met een datum eerder of gelijk aan de transactiedatum wordt gebruikt
    • Als er geen historische wisselkoers gevonden wordt dan wordt de wisselkoers van de rij zonder datum gebruikt.
  • de vermenigvuldigingsfactor gedefinieerd in de Wisselkoerstabel wordt gebruikt of het getal 1 als dit de basisvaluta is;
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend.
• Wanneer het bedrag in valuta wordt veranderd (en er zijn al andere waardes aanwezig) dan werkt het programma als volgt:
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend met de bestaande wisselkoers.
• Wanneer het valutasymbool wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • de wisselkoers wordt met de vermenigvuldigingsfactor toegepast en het bedrag in basisvaluta wordt berekend (zoals hierboven).
• Wanneer de wisselkoers wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • het bedrag in basisvaluta wordt berekend met gebruikmaking van de ingevoerde wisselkoers.
• Wanneer het bedrag in basisvaluta wordt veranderd werkt het programma als volgt:
  • de wisselkoers wordt herberekend.

Informatie venster

In het informatie venster geeft het programma aan:

• Verschillen, als die er zijn, tussen totalen van de boekingen in Debet en Credit
• Uitleg over het gebruik van de F6 toets

Voor de rekeningen die bij de transactierij horen waar men op staat geeft het programma altijd in het informatievenster aan:

• het rekeningnummer
• de beschrijving van de rekening
• het bedrag van de rekening in basisvaluta
• het huidige rekeningsaldo in basisvaluta
• het valutasymbool van de rekening
• het bedrag van de transactie in de rekeningvaluta (als dit verschilt van de basisvaluta)
• het huidige rekeningsaldo in valuta (als dit verschilt van de basisvaluta)

Beginsaldi

Voor de boekhouding met vreemde valuta rekent het programma bij het invoeren van de openingssaldi in de Rekeningentabel de bedragen om in de basisvaluta aan de hand van de openingskoers zoals gedefinieerd in de Wisselkoerstabel, kolom K.Opening.
Om historische wisselkoersen als openingsbalans te gebruiken, kunt u een ander valutasymbool aanmaken of transacties aanmaken in de Transactietabel met de openingssaldi. Op deze manier kunt u verschillende wisselkoersen gebruiken voor verschillende rekeningen.

• Voer één enkele transactie in voor elke rekening met een openingssaldo (activa en passiva), met vermelding van de aanvangsdatum van de boekhouding en de debet- of creditrekening.
• Voer in de kolom DocType de waarde "01" in om aan te geven dat het een openingswaarde is.
  • In de Banana rapporten of afdrukken wordt dit bedrag als openingsbalans weergegeven.
  • De transactie actualiseert echter niet de kolom Openingsaldo in de Rekeningentabel.

Bij het gebruik van openingstransacties, houd er rekening mee dat:

• Om herwaardering van de rekeningen met de lopende wisselkoers te vermijden, dient in de rekeningentabel "0,0" in de kolom "Rekening Wisselkoersafwijking" te worden vermeld.
• Met de software kunt u zowel enige openingssaldi in de rekeningentabel als enige openingstransacties in de transactietabel (activa en passiva) toevoegen.
  Beide bedragen worden in de berekeningen meegenomen en als het dezelfde rekening is, worden ze bij elkaar opgeteld.
  We raden niet aan om de twee methodes tegelijkertijd te gebruiken om moeilijk te vinden fouten en verschillen te vermijden.
• Openingstransacties moeten handmatig worden ingevoerd.
  Eventuele debet- en creditverschillen worden weergegeven als een transactieverschil.

Gegevensoverdracht van eerdere versies

In versie 4 of eerder werd de afwezigheid van een valutasymbool in de Transactietabel geïnterpreteerd als een transactie in basisvaluta.
In versie 7 of 8 moet iedere transactie zijn eigen valutasymbool hebben. Daarom moeten de transacties zonder valutasymbool in het boekhoudbestand worden gecompleteerd wanneer u overgaat van versie 4 naar versie 7 of 8. Om dit te doen, moet een nieuwe kolom Valuta worden toegevoegd aan de Transactietabel door het commando Kolommen instellen uit te voeren vanuit het menu Gegevens.