C'est dans le tableau Groupes, que vous définissez les groupes selon lesquels vous désirez sous-diviser les utilisateurs. Pour identifier un groupe, il vous suffit d'insérer le code Id (colonne Id). Dans la colonne Libellé vous pouvez insérez un texte pour décrire le groupe.

Pour les explications des colonnes présentes dans le tableau Groupes, veuillez consulter l'explication du Carnet d'adresses

Dans le tableau Contacts il faut insérer les données des utilisateurs. Les différentes colonnes peuvent être personnalisées (seuls les colonnes utilisées peuvent être affichées, ou on peut ajouter de nouvelles).

Pour les explications des colonnes présentes dans le tableau Contacts, veuillez consulter l'explication du Carnet d'adresses

Dans ce tableau, on peut insérer les articles: il peut s'agir d'objets de valeur, de livres ou autre.
Il y a plusieurs possibilités d'insertion, y compris avec le copier/coller d'un fichier Excel, ou le remplissage automatique des données récoltées de l'internet. Voyez plus bas pour de plus amples explications.

Colonnes

Il y a plusieurs colonnes. Il est possible d'en ajouter de nouvelles.

• Id: le numéro de l'objet qui doit être attribué.
  La touche F6 attribue le numéro de façon progressive.
  On peut également utiliser un préfixe. Par exemple: A-001,  ensuite le programme proposera A-002.
• ISBN 
  C'est le numéro international de catalogage des livres.
  En insérant le code ISBN dans la colonne Id et, ensuite, en pressant la touche F6, le programme complète automatiquement toutes les données du livre dans les autres colonnes, en les reprenant de la base de données de Google, à condition, bien sûr, d'être connecté à internet.
  Si il y avait déjà d'autres informations, celles-ci seront remplacées.
  Pour de plus d'information, voir la documentation de Google.
  • Les données de la base de données de Google ne sont pas toujours complètes. Il est possible qu'il y le titre soit présent, mais que l'éditeur ou d'autres informations soient manquants.
  • Pour vérifier quelles informations sont disponibles dans la base de données de Google, veuillez insérer dans votre navigateur la page: https://www.googleapis.com/books/v1/volumes?q=9781906042509
    en insérant après q= le numéro ISBN du livre.
    Une page en format ISBN avec toutes les données disponibles s'affichera.
    Si vous voyez une page avec "totalItems : 0", cela signifie que le livre n'est PAS dans la base de données de Google.
    Si vous voyez une page au format JSon (format programmeur) avec les données du livre, cela signifie que le livre se trouve dans la base de données de Google.
• Titre
  Le titre de l'oeuvre
• Auteur
  Il est possible d'insérer plusieurs auteurs, pour cela, il faut les séparer avec un point-virgule ";".
• Editeur
  Il est possible d'insérer plusieurs éditeurs, pour cela, il faut les séparer avec un point-virgule ";".
• Date de retour
  La date de restitution pour cet article. Elle est automatiquement complétée selon les prêts indiqués dans le tableau Prêts. Si cette case est vide, cela signifie que le livre est au domicile.

Insertion des livres

Les données des livres peuvent être insérées de trois façons différentes:

• Insertion manuelle - Dans le tableau Articles, insérez les données des livres. Veuillez consulter l'explication des colonnes (paragraphe précédent)
• Reprendre les données d'un fichier Excel - Si vous posséder déjà une liste de livres dans un autre programme ou sur Excel, il suffit d'effectuer un copier/coller des données.
  Pour copier et coller les données il faut, toutefois, s'assurer que les colonnes dans Excel, soient disposées de la même manière que dans Banana. Le copier/coller est possible d'un fichier Excel ou txt.
  Si la disposition des colonnes correspond, il est possible de copier les données en bloc, sinon il faut précéder colonne par colonne ou par zones sélectionnées.
• Reprendre les données des livres directement d'internet - la colonne ISBN est très utile lorsque l'on possède une connexion internet: chaque livre, en effet, possède son code ISBN (format reconnu internationalement se trouvant, en général, au dos de la couverture); ainsi, en insérant le code ISBN d'un livre et cliquant ensuite la touche F6 (o Cmd + 6 pour Mac), le programme récoltera automatiquement les données d'internet de ce livre, et insérera toutes les données à votre place (titres, auteur, éditeur, etc... y compris un petit résumé...)
• Si le livre comprend plusieurs auteurs ou éditeurs, il suffit de séparer les noms par un point virgule ";", et de cette manière, lors d'une recherche, ils pourront même être répertoriés séparément (par exemple si l'on recherche tous les livres d'un certain auteur).

 

Dans le tableau Prêts, on peut y gérer tous les articles donnés en prêt, la date d'échéance et la date de retour.

Colonnes

• Date
  La date du prêt
• Item Id
  Le numéro de l'article. La recherche peut aussi être faite selon le titre.
• ContactId
  Le numéro du contact. La recherche peut aussi être faite selon le prénom, le nom de famille et le lieu.
• Échéance
  La date de retour prévue.
  Si l'on insère "+30", le programme propose une date 30 jours après.
• Date de retour
  Insérer la date de retour.

Gérer les prêts

Encoder un prêt:

• Insérez la date. Si vous cliquer sur le point ".", la date du jour sera automatiquement insérée.
• Dans la colonne Item Id, dès que vous commencer à insérer le titre du livre et si vous sélectionner du smart fill le titre désiré, en cliquant sur F6, le programme insère automatiquement l'Id de l'article et la description correspondante.
• Dans la colonne Echéance (date de restitution du livre), le programme insère automatiquement une date correspondant à 30 jours suivant la date du prêt, mais vous pouvez aussi changer cette date manuellement (par ex. en écrivant +40, le programme proposera alors la date corrigée, à savoir 40 jours après la date du prêt).

 

Dans le tableau Journal, on peut insérer des notes journalières et les jumeler à un contact déterminé.
C'est très utile pour inscrire les jours de service des bibliothécaires, ainsi que des remarques, ou des faits pertinents, des listes de choses à faire, etc.
Pour chaque annotation vous pouvez insérer la date, la description, la date d'échéance et combiner un code d'utilisateur.

Insérer la restitution d'un livre:

Pour indiquer qu'un livre a été retourné, entrez simplement la date de retour du livre dans la colonne Retour du tableau Prêts.

Si vous avez beaucoup de livres en prêt, la boîte de dialogue Retourner articles liste les livres en prêt, vous permet de les rechercher et de les cocher s'ils ont été rendus.
Voici comment procéder:

• Du menu Divers1, choisissez la commande Retourner articles;
• Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous pouvez composer le nom de l'utilisateur pour vérifier la liste de livres qu'il a empruntés.
  • Cocher tous les livres restitués
  • Avec la touche Appliquer, le programme insère automatiquement la date du jour dans la colonne Date de Retour du tableau Prêts.
  • En cas d'erreurs, il suffit de retourner dans le tableau Prêts et utiliser la commande Annuler. 

 

La fonction Archiver permet d'éviter l'accumulation de trop d'écritures des livres sortis et puis restitués. Les données archivées ne sont pas effacées, mais elles sont sauvegardées dans un tableau "caché". Ces données pourront ainsi être récoltées pour vos besoins de statistiques ou autres.

Archiver les données des livres restitués

• Avec la commande Archiver Données (du menu Divers1), et ensuite Archiver données tableau -> Prêts, le programme élimine du tableau Prêts tous les prêts des livres restitués et les inscrit dans le tableau Archives.
• Dans le tableau Prêts, il ne restera que les livres empruntés qui ne sont pas encore restitués.

Archiver les données des contacts qui ne sont plus utilisés

En archivant les livres, on peut aussi archiver les vieux contacts.

• Indiquez la date d'archivage.
• Cliquez sur la commande Archiver données du menu Divers1, et choisissez Archivez données tableau et ensuite Contacts.

 

Il est possible d'imprimer deux types d'étiquettes:

• Petites Etiquettes - à coller au dos du livre (avec le code de livre) de manière à ce qu'il soit visible sur les étagères.
• Grandes Etiquettes - à coller sur la page interne du libre, dans laquelle on peut spécifier l'appartenance du livre à la bibliothèque, ainsi que la date d'échéance à laquelle le livre doit être restitué.

Les étiquettes peuvent être imprimées soit à partir du fichier Banana où se trouvent toutes les données des livres de la bibliothèque, soit à partir d'un fichier vide, au cas où vous désirez d'abord imprimer les codes et ensuite les attribuer aux livres.

Créer nouveau

Fichier -> Nouveau... dans le champ Filtrer par: insérer le terme "bibliothèque" et sélectionner le modèle Bibliothèques - impression d'étiquettes de codes de livres.
Vous pouvez également trouver le modèle directement sur le lien: https://www.banana.ch/apps/fr/node/9228.

Impression des étiquettes pour le dos des livres

Pour l'impression des étiquettes il faut ouvrir un nouveau fichier Banana pour bibliothèques, vide, sans aucune données (menu Fichier -> Nouveau), mais aussi à partir d'un de vos fichier comme expliqué précédemment.

Pour créer rapidement beaucoup de codes livres, au lieu de les inscrire à la main ou d'utiliser la touche F6 sur chaque ligne, vous pouvez utiliser la fonction d'Excel pour créer une séquence progressive de codes et ensuite les recopier dans Banana:

• Ouvrez un nouveau fichier dans Excel; dans la cellule A1, insérez le code de la bibliothèque que vous voulez (cela peut être n'importe quelle combinaison de lettres suivis par des chiffres - par exemple: B.ES-00001 pour Bibliothèque Exemple 00001)
• Pointez la souris sur l'angle droit en bas de la cellule (le curseur devient une croix) et, tout en pressant, faites glisser la souris vers le bas; Excel créera automatiquement les codes progressifs.

• Copier les codes créés (touches Ctrl + C) et les coller dans Banana (touches Ctrl + V), dans le tableau Articles, colonne Id..

• Créer l'étiquette - Du menu Apps choisir la commande Etiquettes -> Imprimer

• Comme source des Données il est important que vous sélectionnez le tableau Articles
• Cliquez sur la touche Changer... dans la section Format étiquettes pour définir l'étiquette.

• Insérez les marges et les caractéristiques du format des étiquettes choisi (dans notre exemple il s'agit d'Herma 10001)

• Dans la section Composition, donnez un nom aux configurations choisies; ceci permet de mémoriser toutes les configurations de sorte de pouvoir ensuite les utiliser dans l'avenir sans devoir répéter ces configurations (dans notre exemple nous avons choisis Codes Livres (dos)
• Cliquez sur la touche OK

• Dans la section Etiquettes, sélectionner IdLigne pour indiquer le contenu de l'étiquette (dans notre exemple, on indique le code du livre) et cliquez sur le bouton Ajouter champ.
  L'IdLigne figure dans Vue étiquette
• Cliquez la touche OK pour afficher le résultat

A ce point-ci, il suffit d'imprimer en utilisant le feuilles Herma.
 

Imprimer les étiquettes pour l'intérieur des livres

Dans ce cas aussi, la première étape est de choisir le format de l'étiquette. Dans notre exemple nous avons choisi un format assez commun, 70x36mm (Herma 4630 ou Avery 3490). Les étapes sont similaires aux étapes précédentes:

• Du menu Apps, choisissez la commande Etiquettes -> Imprimer
• Dans la section Formats des étiquettes, cliquez sur le bouton Changer
• Dans la fenêtre Formats des étiquettes insérez les marges de la nouvelle étiquette
• Rendez vous dans la section Composition et donnez un nom à cette nouvelle configuration (Par exemple Etiquette Intérieur Livre) et cliquez sur OK.
• Depuis la fenêtre Imprimer Etiquettes, allez à la section Etiquettes pour définir le contenu de l'étiquette.

Il est aussi possible d'insérer du texte en plus des champs

En cliquant sur OK vous pouvez voir s'afficher le résultat:

Remarque:

Dans le modèle à disposition il y a déjà deux formats d'étiquettes: celle pour le dos du livre, et celle pour l'intérieur du livre.

Fonctions liées:

Gestion des cotisations annuelles

Si vous devez gérer une bibliothèque avec une cotisation annuelle ou si les prêts sont payants, vous pouvez utiliser les fonctions comptables de Banana Comptabilité.
Veuillez s'il vous plait consulter la page Modèles de comptabilité.