The File info command, from the Tools menu, displays the characteristics of a file.

Columns

By activating the Complete view also the Xml columns are displayed, through which it is possible to transfer the values automatically when exporting the table.

• Section: the Group name of the values
• ID: the specific and explicit identification of the value
• Description: contains an explanation of the value
• The rows in bold print are the section titles that group the different elements together
• Value: the formatted value
• Section XML: The name of the section in English
• ID XML: the identification in English
• Value Xml: the field contents in Xml format.

The Section XML and the ID Xml identify the value unambiguously.

The Add new functionalities command is in the Tools menu. ff

The available option may differ according to the file type.

Add a new simple table

It allows you to add tables completely manage by the user.
Once is added, the table cannot be removed anymore.

You need to indicate the table's name.

The table will have two predefined columns:

• Id column - to indicate a selection group
• Description column - to enter a text

Inside the table you can add new columns with the Columns setup command from the Data menu.

New Documents table

Information are available at the Documents Table page.

Add addresses columns in the Accounts table

For accounting files.

This functions allows you to add, in the Accounts table, specific columns to enter clients, suppliers, or members addresses.

The program will add in the Accounts table the following items:

• the Addresses view, where the addes columns are visible
• the columns that allow you to enter addresses data and other information
  • In order to make one or more of these columns visible also in other views, you need to use the Columns setup command from the Data menu.
  • In order to create views with specific columns, you need to use the Tables setup command from the Data menu.

 

Add Budget table

For accounting files.

This function adds a Budget table, where you can enter budget transactions.
The program will do the following operations:

• Add the budget table, that will show the budget data indicated in the Accounts table (if present)
• Lock the budget column in the Accounts table
  From now on, the amounts contained in this column, will be calculated based on the budget transactions and on the period defined in the File and accounting properties.

More information are available at the Budget page.

 

Edit the VAT Amount type column in the transactions

For accounting files with VAT management.

This function allows you to edit the Amount type (VAT amount type) in the Transactions table.

This column allows you to enter, for each transactions, when it is necessary, one of the following VAT amount types:

0 (or empty cell) -  it means VAT included (with VAT/taxes)
1 = VAT excluded - it means VAT excluded (without VAT/taxes)
2 = Tax amount - the transaction amount is considered 100% VAT/taxes amount
For each transaction, the programs automatically fills in the data as setup in the VAT Codes table (for each code). If however, exceptionally, this needs to be changed, you can manually enter 1 or 2 in the Amount type column.

 

Dank Befehl Kopie Datei erstellen aus Menü Werkzeuge wird sofort eine Kopie der geöffneten Datei erstellt.
Die neue Datei ist unter neuem Namen (Menü Datei → Befehl Speichern unter...) zu speichern.

Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn man versuchen möchte, Änderungen an der aktuellen Datei vorzunehmen, jedoch jederzeit wieder auf die bestehende zurückkehren kann.

Kopieren oder verschieben von Buchhaltungsdateien

Banana Buchhaltung ist in der Lage, auf jedem beliebigen Laufwerk zu speichern, welches vom Betriebssystem als eine wiederbeschreibbare Disk anerkannt wird.
Von nicht beschreibbaren Datenträgern (CD oder DVD) kann Banana Buchhaltung Dateien ausschliesslich lesen.

*.ac2-Dateien können verschoben werden:

Von einem Verzeichnis (Ordner) in einen anderen:

• Mit Hilfe von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) das Verzeichnis (Ordner) suchen, in dem die Dateien gespeichert sind
• Datei/en in das neue Zielverzeichnis (Zielordner) kopieren oder verschieben. Nach dem Einfügen können allenfalls nicht mehr benötigte Datein aus dem Ursprungsverzeichnis (Ursprungsordner) gelöscht werden.

Von einem Computer auf einen anderen:

• Auf einem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk speichern und dann auf dem neuen Computer speichern:
  • zu speichernde Datei öffnen
  • aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter ausführen und die Einheit mit dem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk auswählen.
  • Die Kopie kann ebenfalls durch Starten von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) und Ziehen der Datei mittels Maus in die Einheit des Memorysticks (USB-Speichersticks) oder externen Laufwerks erstellt werden.
• Durch Senden per Email (als Beilage/n) und Speichern auf dem neuen Computer.
   

Buchhaltungsdateien löschen oder umbenennen

Das Programm Banana Buchhaltung hat keine Funktion zum Löschen oder Umbenennen der Datei. Es ist die dafür entsprechende Funktion des Betriebssystems (Windows-Explorer oder Finder (für Mac) zu verwenden.

Dropbox, Google Drive und andere Synchronisierungssysteme

Banana Buchhaltung ist kompatibel mit Systemen zur Synchronisierung der Dateien mit Cloud-Speicher Diensten wie Dropbox und Google Drive.
Banana Buchhaltung überschreibt die *.ac2-Dateien und löscht die *.ac2.bak-Dateien. Im Verzeichnis der gelöschten Dateien können die vorhergehenden Versionen der *.ac2.bak-Dateien gefunden werden.

Die Änderungen anzeigen

Banana Android greift direkt auf dem Dropbox-Server zu. Werden Änderungen am eigenen PC angebracht, muss man in der Regel ein paar Sekunden warten, bis diese auf dem Server bzw. in Banana ersichtlich sind.

Um sicherzustellen, dass die Datei ordnungsgemäss mit dem Server synchronisiert ist, muss die Datei auf dem eigenen PC mit einem grünen Visum versehen sein.

Wenn keine (Sync) Synchronisierungs-Symbole (in grün, rot, blau) erscheinen, ist die auf dem PC installierte Dropbox-Anwendung zu aktualisieren.

Der Synchronisationsstatus auf dem eigenen PC kann auch überprüft werden, indem man unten in der Taskleiste das Dropbox-Symbol anklickt:

Ausserdem findet die Android-Synchronisation nicht statt, wenn die App geöffnet ist. In diesem Fall die Applikation schliessen und neu starten.

Achtung:

Banana Buchhaltung bemerkt nicht, wenn mit Synchronisierungssystemen verwaltete Dateien gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet werden. So könnte zum Beispiel vorkommen, dass eine Person Daten löscht oder eine andere neue Daten hinzufügt und nur die zuletzt gespeicherte Version der Datei beibehalten wird bzw. die übrigen Änderungen verloren gehen.
Aus diesem Grunde ist höchste Aufmerksamkeit angebracht, um unbedingt zu vermeiden, dass dieselbe Datei gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen aus bearbeitet wird.

Sicherheitskopie (Backup)

Wir raten unseren Benutzern, auf jeden Fall externe Sicherheitskopien (Backups) zu erstellen, um einen möglichen Datenverlust, infolge z.B. eines Computerabsturzes oder anderer Ursache, zu vermeiden.

• Auf Mac die Funktion "Time Machine" verwenden
• Auf Windows die Funktion "Datei-Chronik (History)" verwenden.

Im Handel sind auch andere Programme erhältlich, die erlauben, automatische Backups Ihrer Daten zu erstellen.

Speichern und *.bak-Datei

Wird gespeichert, so ersetzt Banana Buchhaltung den Inhalt der vorhandenen Datei mit den neuesten Buchhaltungsdaten; dies jedoch nur, wenn der Speichervorgang erfolgreich verläuft:

• Die Daten werden in einer temporären Datei gespeichert.
  Nur wenn der Speichervorgang korrekt abgeschlossen wird werden die gespeicherten Daten mit den zuvor vorhandenen ersetzt.   
• Wird die Option Backup Datei (*.bak) erstellen (Menü Werkzeuge -> Basiseinstellungen -> Erweitert) aktiviert, benennt das Programm die vorhandene Datei mit dem gleichen Namen und fügt die Erweiterung ".bak" hinzu.
  Dadurch wird eine neue Datei "Dateiname.ac2.bak" erstellt, die die Daten vor dem Speichern enthält.

Tritt während des Speichervorgangs ein Fehler auf, z.B. das Netzwerklaufwerk ist nicht mehr verfügbar, ist ein anderer Dateinamen anzugeben, unter welchem die Daten zu speichern sind.

Daten mittels *.bak-Datei wiederherstellen

Kann aus irgendwelchem Grund die Buchhaltungsdatei nicht mehr verwendet werden, so kann auf die Sicherheitskopie zurückgegriffen werden, welche das Programm automatisch erstellt.

So vorgehen:

• Verzeichnis (Ordner) auswählen, in welchem die Buchhaltungsdatei gespeichert worden ist.
• Datei mit der Ausdehnung .bak öffnen. Falls die Datei nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, ist unten im Fenster im Feld "Dateityp" Alle Dateien (*.*) auszuwählen.
• Die Datei nach dem Öffnen mit Namen speichern (Menü Datei, Befehl Speichern unter...), wobei die Ausdehnung .bak zu löschen ist.
• Normalerweise wird die Datei gleich wie die verlorene Datei genannt.

Beschädigte *.ac2-Dateien

Computer sind anfällig für Defekte aufgrund technischer Probleme oder Viren. Es kann ausserdem vorkommen, dass per E-Mail gesendete Dokumente beschädigt ankommen.
Deshalb ist es immer ratsam, Sicherheitskopien zu erstellen.
Wurden Ihre Dateien aufgrund eines technischen Fehlers beschädigt, kann unser technischer Support gegen Bezahlung  gerne versuchen, die Daten wiederherzustellen. Bitte stellen Sie uns hierzu Ihre Datei oder Dateien per E-Mail zu und bestätigen Sie uns, dass Sie bei erfolgreicher Wiederherstellung bereit sind, den Unkostenbeitrag gemäss Preisliste zu übernehmen. Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Adresse (für die Rechnung) zu vermerken.

This command converts an existing file (which will not be modified) into another one with different characteristics:

• Change language
• Change the roundings
• Change the file type. For example:
  • Pass from an accounting without VAT to one with VAT
  • Pass from a Double-entry accounting to a Multi-currency accounting

It is as if you have created a new blank file and then have manually transferred the data.

The existing file characteristics can be consulted by executing the command Tools -> File Info
 

Creation and data transfer

The Convert to new file command, from the Tools menu:

1. Creates a new file of the specified type with the predefined columns setup
2. Transfers the data into the new file, proceding with the necessary conversions
3. Saves and indicates the name of the new file.

When converting a file with more options into one with fewer options, part of the data will be lost during conversion. If, for example, an accounting file with VAT/Sales tax is converted into an accounting file without VAT/Sales tax, all data in the VAT columns will be lost during conversion.
 

Passing from a Double-entry accounting to a Multi-currency accounting file

• Make sure that in the File and accounting properties the currency symbol is being specified (which will become the basic currency)
• Choose the Multi-currency accounting as destination
• The program creates a Multi-currency accounting, recovering the existing data:
  • The Transactions table includes the columns for managing the Multi-currency accounting, as a currency the basic currency and the exchange rate 1.000
  • The existing accounts in the Accounts table are being completed with the basic currency symbol
    • You have to add the predefined accounts for exchange rate profit & loss.
    • In the File and accounting properties, you have to indicate the predefined accounts for exchange rate profit & loss.
  • The Exchange rate table will be empty; it is therefore necessary to add the currencies and exchange rates used in the transactions
  • In the Accounts table, the accounts in foreign currency have to be added.

In order to change the currency of an accounting file, see the Accounting tab of the File and accounting properties.

Passing from an accounting without VAT to one with VAT

• Choose the desired type of accounting with VAT as the destination 
• The program creates an accounting with the VAT columns, recovering the existing data:
  • Add the VAT accounts into the Chart of accounts
  • The File properties regarding the VAT need to be completed, and the default acccount on which the VAT must be recorded needs to be indicated
  • The VAT Codes table has to be completed with the necessary VAT Codes
    With the Import to accounting command -> VAT codes, the VAT codes table of an existing accounting can be imported (for example it can be imported from a default VAT acccounting template).

Dialog

• The file type, in which the user is working, is being indicated
• For more information on the language, roundings and decimals, go to the File and accounting properties (from the File menu)
• A list with different options appears

 

Outline to create new file

For more information, please consult the specific page.

Il is possible to merge two files, but they have to belong to the same group (for example two double-entry accounting files). It is not possible to merge files belonging to different groups (for example one double-entry accounting file and one simple accounting file).

In order to successfully merge two files, it is crucial that they have the same accounts numbering. Proceed as follows:

• Open the file which will contain the data of both files
• Select the Merge File command from the Tools menu
• Select the path and the name of the file to be merged
• Confirm the merge operation
• If the files are not the same, even though they belong to the same group, (for example, accounting with VAT/Sales tax and accounting without VAT/Sales tax), a message will appear advising the probable loss of data.

 

In the Program options window, several technical options are possible for the accounting file.

In the following pages you will find more detailed information.