La commande Info fichier du menu Outils permet d'afficher le caractéristiques d'un fichier.

Columns

Activant la vue Complet, les colonnes Xml sont également affichées, grâce auxquelles les valeurs peuvent être automatiquement reprises en cas d'exportation du tableau. 

• Section: le nom du group de valeurs
• ID: L'Identification spécifique et univoque de la valeur
• Libellé: contient une explication de la valeur.
• Les lignes en gras sont des titres de la section qui regroupent les différents éléments
• Valeur: la valeur formatée
• Section XML: le nom de la section en anglais
• ID XML: L'Identification en anglais
• Valeur Xml: Le contenue du champ en format Xml.

La Section XML et l'Id Xml permettent d'identifier la valeur de façon univoque.

 

La commande Ajouter nouvelle fonction se trouve dans le menu Outils.

Les options disponibles dépendent du type du fichier.

Ajouter un nouveau tableau

Permet d'ajouter des tableaux gérés entièrement par l'utilisateur.
Une fois le tableau ajouté, il est impossible de le supprimer.

Il est nécessaire d’indiquer le nom du tableau.

Le tableau contient deux colonnes prédéfinies :

• Id – pour indiquer un groupe de sélection
• Libellé – pour insérer un texte

Dans le tableau, l’utilisateur peut ajouter de nouvelles colonnes avec la commande Organiser colonnes, du menu Données.

Nouveau tableau documents

Les informations sont disponibles sur la page Tableau documents

Ajouter des colonnes d'adresses dans le tableau comptes

Pour les fichiers de comptabilité.

Cette fonction permet d’ajouter, dans le tableau comptes, des colones qui servent à insérer les contacts des clients, des fournisseurs, des associés et autres.

Le programme peut ajouter dans le tableau comptes :

• une vue sur Adresse où sont visibles les colonnes ajoutées
• Les colonnes qui permettent d’insérer les détails de l’adresse ainsi que d’autres informations.
  • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes également dans d’autres vues, utiliser la commande Organiser colonnes dans le menu Données.
  • Pour créer d’autres vues avec des colonnes spécifiques, utiliser la commande Gérer les vues.

 

Ajouter le tableau budget

Pour les fichiers de comptabilité.

Cette fonction ajoute le tableau Budget où il est possible d’insérer les écritures qui concernent le budget.
Le programme ajoute :

• Le tableau budget, en reprenant les valeurs du budget indiquées dans le tableau comptes (si elles existent)
• Bloque la colonne budget dans le tableau comptes
  Les valeurs de cette colonne seront calculées sur la base des écritures du budget avec pour période celle définie dans les données de base de la comptabilité.

De plus amples informations sont disponibles sur la page Budget.

Modifier la colonne TVA Montant dans les Écritures

Pour les fichiers de comptabilité, avec TVA.

Cette fonction permet de rendre modifiable la colonne Type montant dans le tableau Écritures.

La colonne permet pour chaque écriture d'insérer un des types suivants de montant TVA :

0 (o cellule vide) : le montant inclut la TVA
1 = TVA exclue : le montant est net de TVA
2 = montant TVA : le montant de l'écriture est le montant de la TVA (TVA 100%)
Pour toute écriture, le programme insère automatiquement dans la colonne Type montant les données prédéfinies dans le tableau Codes TVA (pour chacun des codes). Toutefois, si le type de montant change pour l'un des codes TVA, il reste possible d'insérer manuellement 1 ou 2.

Dank Befehl Kopie Datei erstellen aus Menü Werkzeuge wird sofort eine Kopie der geöffneten Datei erstellt.
Die neue Datei ist unter neuem Namen (Menü Datei → Befehl Speichern unter...) zu speichern.

Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn man versuchen möchte, Änderungen an der aktuellen Datei vorzunehmen, jedoch jederzeit wieder auf die bestehende zurückkehren kann.

Kopieren oder verschieben von Buchhaltungsdateien

Banana Buchhaltung ist in der Lage, auf jedem beliebigen Laufwerk zu speichern, welches vom Betriebssystem als eine wiederbeschreibbare Disk anerkannt wird.
Von nicht beschreibbaren Datenträgern (CD oder DVD) kann Banana Buchhaltung Dateien ausschliesslich lesen.

*.ac2-Dateien können verschoben werden:

Von einem Verzeichnis (Ordner) in einen anderen:

• Mit Hilfe von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) das Verzeichnis (Ordner) suchen, in dem die Dateien gespeichert sind
• Datei/en in das neue Zielverzeichnis (Zielordner) kopieren oder verschieben. Nach dem Einfügen können allenfalls nicht mehr benötigte Datein aus dem Ursprungsverzeichnis (Ursprungsordner) gelöscht werden.

Von einem Computer auf einen anderen:

• Auf einem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk speichern und dann auf dem neuen Computer speichern:
  • zu speichernde Datei öffnen
  • aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter ausführen und die Einheit mit dem Memorystick (USB-Speicherstick) oder externen Laufwerk auswählen.
  • Die Kopie kann ebenfalls durch Starten von Windows-Explorer oder Finder (für Mac) und Ziehen der Datei mittels Maus in die Einheit des Memorysticks (USB-Speichersticks) oder externen Laufwerks erstellt werden.
• Durch Senden per Email (als Beilage/n) und Speichern auf dem neuen Computer.
   

Buchhaltungsdateien löschen oder umbenennen

Das Programm Banana Buchhaltung hat keine Funktion zum Löschen oder Umbenennen der Datei. Es ist die dafür entsprechende Funktion des Betriebssystems (Windows-Explorer oder Finder (für Mac) zu verwenden.

Dropbox, Google Drive und andere Synchronisierungssysteme

Banana Buchhaltung ist kompatibel mit Systemen zur Synchronisierung der Dateien mit Cloud-Speicher Diensten wie Dropbox und Google Drive.
Banana Buchhaltung überschreibt die *.ac2-Dateien und löscht die *.ac2.bak-Dateien. Im Verzeichnis der gelöschten Dateien können die vorhergehenden Versionen der *.ac2.bak-Dateien gefunden werden.

Die Änderungen anzeigen

Banana Android greift direkt auf dem Dropbox-Server zu. Werden Änderungen am eigenen PC angebracht, muss man in der Regel ein paar Sekunden warten, bis diese auf dem Server bzw. in Banana ersichtlich sind.

Um sicherzustellen, dass die Datei ordnungsgemäss mit dem Server synchronisiert ist, muss die Datei auf dem eigenen PC mit einem grünen Visum versehen sein.

Wenn keine (Sync) Synchronisierungs-Symbole (in grün, rot, blau) erscheinen, ist die auf dem PC installierte Dropbox-Anwendung zu aktualisieren.

Der Synchronisationsstatus auf dem eigenen PC kann auch überprüft werden, indem man unten in der Taskleiste das Dropbox-Symbol anklickt:

Ausserdem findet die Android-Synchronisation nicht statt, wenn die App geöffnet ist. In diesem Fall die Applikation schliessen und neu starten.

Achtung:

Banana Buchhaltung bemerkt nicht, wenn mit Synchronisierungssystemen verwaltete Dateien gleichzeitig auf mehreren Computern geöffnet und bearbeitet werden. So könnte zum Beispiel vorkommen, dass eine Person Daten löscht oder eine andere neue Daten hinzufügt und nur die zuletzt gespeicherte Version der Datei beibehalten wird bzw. die übrigen Änderungen verloren gehen.
Aus diesem Grunde ist höchste Aufmerksamkeit angebracht, um unbedingt zu vermeiden, dass dieselbe Datei gleichzeitig von mehreren Arbeitsplätzen aus bearbeitet wird.

Sicherheitskopie (Backup)

Wir raten unseren Benutzern, auf jeden Fall externe Sicherheitskopien (Backups) zu erstellen, um einen möglichen Datenverlust, infolge z.B. eines Computerabsturzes oder anderer Ursache, zu vermeiden.

• Auf Mac die Funktion "Time Machine" verwenden
• Auf Windows die Funktion "Datei-Chronik (History)" verwenden.

Im Handel sind auch andere Programme erhältlich, die erlauben, automatische Backups Ihrer Daten zu erstellen.

Speichern und *.bak-Datei

Wird gespeichert, so ersetzt Banana Buchhaltung den Inhalt der vorhandenen Datei mit den neuesten Buchhaltungsdaten; dies jedoch nur, wenn der Speichervorgang erfolgreich verläuft:

• Die Daten werden in einer temporären Datei gespeichert.
  Nur wenn der Speichervorgang korrekt abgeschlossen wird werden die gespeicherten Daten mit den zuvor vorhandenen ersetzt.   
• Wird die Option Backup Datei (*.bak) erstellen (Menü Werkzeuge -> Basiseinstellungen -> Erweitert) aktiviert, benennt das Programm die vorhandene Datei mit dem gleichen Namen und fügt die Erweiterung ".bak" hinzu.
  Dadurch wird eine neue Datei "Dateiname.ac2.bak" erstellt, die die Daten vor dem Speichern enthält.

Tritt während des Speichervorgangs ein Fehler auf, z.B. das Netzwerklaufwerk ist nicht mehr verfügbar, ist ein anderer Dateinamen anzugeben, unter welchem die Daten zu speichern sind.

Daten mittels *.bak-Datei wiederherstellen

Kann aus irgendwelchem Grund die Buchhaltungsdatei nicht mehr verwendet werden, so kann auf die Sicherheitskopie zurückgegriffen werden, welche das Programm automatisch erstellt.

So vorgehen:

• Verzeichnis (Ordner) auswählen, in welchem die Buchhaltungsdatei gespeichert worden ist.
• Datei mit der Ausdehnung .bak öffnen. Falls die Datei nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, ist unten im Fenster im Feld "Dateityp" Alle Dateien (*.*) auszuwählen.
• Die Datei nach dem Öffnen mit Namen speichern (Menü Datei, Befehl Speichern unter...), wobei die Ausdehnung .bak zu löschen ist.
• Normalerweise wird die Datei gleich wie die verlorene Datei genannt.

Beschädigte *.ac2-Dateien

Computer sind anfällig für Defekte aufgrund technischer Probleme oder Viren. Es kann ausserdem vorkommen, dass per E-Mail gesendete Dokumente beschädigt ankommen.
Deshalb ist es immer ratsam, Sicherheitskopien zu erstellen.
Wurden Ihre Dateien aufgrund eines technischen Fehlers beschädigt, kann unser technischer Support gegen Bezahlung  gerne versuchen, die Daten wiederherzustellen. Bitte stellen Sie uns hierzu Ihre Datei oder Dateien per E-Mail zu und bestätigen Sie uns, dass Sie bei erfolgreicher Wiederherstellung bereit sind, den Unkostenbeitrag gemäss Preisliste zu übernehmen. Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Adresse (für die Rechnung) zu vermerken.

Avec cette commande, il est possible de convertir un fichier existant (qui reste inchangé), en un autre avec des propriétés différentes.

• Changer la langue
• Changer l'arrondi
• Changer le type de fichier. Par exemple:
  • Passer d'une comptabilité sans TVA à une avec TVA
  • Passer d'une comptabilité en partie double à une multidevise.

C'est comme si on créait un nouveau fichier vide et ensuite on reporte les données manuellement.

Les caractéristiques du fichier existant peuvent être vues avec la commande: Outils -> Info Fichier

Création et transfert de données

La commande Outils->Convertir fichier :

1. Créer un nouveau fichier du type spécifié avec les configuartions prédéfinies des colonnes
2. Transférer les données dans le nouveau fichier, procédant au conversions nécessaires
3. Enregistrer et indiquer le nom du nouevau fichier

Quand un fichier, contenant plus d’éléments, est converti dans un fichier avec moins d'informations, une partie des données sera perdue pendant la conversion. Par exemple, si on veut convertir une comptabilité avec TVA dans une comptabilité sans TVA, les données relatives aux colonnes de la TVA seront perdues dans la conversion.

Passage de la comptabilité en partie double à une comptabilité multidevise

• Faire attention que dans les Propriétés fichier le sigle de la devise soit spécifié (qui devient la devise de base)
• Choisir comme destination la comptabilité multidevise
• Le programme crée une comptabilité multidevise en reprenant des données existantes:
  • Les écritures auront des colonnes pour gérer la multidevise, comme devise la devise de base et le change 1.0000
  • Les comptes existants dans le tableau Comptes sont complétés avec le sigle Devise de base
    • Il faut ajouter les comptes prédéfinis gain et perte de change.
    • Dans les Propriétés fichier, il fait indiquer les comptes prédéfinis gain et perte de change.
  • Le tableau Changes sera vide; il faut donc y ajouter les devises et les changes pour les utiliser dans les écritures
  • Dans le tableau Comptes, les comptes en devises étrangères doivent être ajoutés.

Pour changer la devise d'un comptabilité, voir la section Comptabilité des Propriétés fichier.

Passage de la comptabilité sans TVA à une avec TVA

• Choisir comme destination une comptabilité avec TVA selon son choix
• Le programme crée une comptabilité avec les colonnes TVA en reprenant des données existantes:
  • Ajouter les comptes TVA dans le plan comptable
  • Les Propriétés fichier concernant la TVA doivent être complétées, en particulier, il faut indiquer le compte prédéfini sur lequel la TVA doit être enregistrée
  • Le tableau Codes TVA doit être complété avec les codes TVA nécessaires.
    Avec la commande Importer en comptabilité->Codes TVA, le tableau TVA d'un modèle existant (par example, un modèle avec TVA prédéfini) peut être repris.

Dialogue

• Le type de fichier sur lequel on est en train de travailler apparaît
  Pour plus d'informations sur la langue, les décimales et l'arrondi, aller dans les Propriétés fichier (menu Fichier)
• Une liste de choix possibles est ensuite énumérée.

Paramètres pour création nouveau fichier

Voir cette page pour plus de détails.

 

 

Il est possible d’unir deux fichiers sous condition qu'ils appartiennent au même groupe d'application (par exemple, deux fichiers de comptabilité en partie double avec TVA). Il n'est pas possible d'unir des fichiers qui appartiennent à des groupes différentes (par exemple, un fichier de comptabilité en partie double et un fichier de comptabilité dépenses / recettes).

Pour que l'union des deux fichiers ait un résultat positif, il est fondamental que la numérotation des comptes soit égale pour les deux fichiers.

Pour unir deux fichiers, suivre la procédure ci-dessous:

• Ouvrir le fichier qui contiendra les données des deux fichiers
• Sélectionner la commande Unir fichier, menu Outils
• Sélectionner le parcours et le nom du second fichier
• Confirmer l’opération d’union
• Si les fichiers, appartenant à un même groupe, ne sont pas égaux (par exemple comptabilité en partie double avec TVA et comptabilité sans TVA), un message vous signale que certaines données peuvent être perdues.

 

La fenêtre Options programme contient des options de nature technique concernant le document comptable.

Dans les pages qui suivent, vous trouvez des informations plus détaillées.