Certification digitale

Banana utilise un système de certification digitale des données comptables basé sur une technique que l'on appelle aujourd'hui blockchain (chaines de blocs). Les écritures peuvent être bloquées et munies d'un système de marquage digital qui garantit l'authenticité des données comptables.  

Banana.ch a été la première compagnie au monde à utiliser la technologie blockchain en comptabilité. La méthode a été brevetée en 2002 (US Patent No. 7,020,640).

Cette méthode garantit de hauts niveaux d'intégrité des données et de conformité aux normes de la loi. Consultez à ce sujet l'évaluation de la société de révision Ernst&Young qui a vérifié en 2002 la compatibilité du système par rapport aux normes en vigueur. Les nouvelles versions du logiciel utilisent la méthode de Hash SH256 e plus le MD5 cité dans les documents.

• Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes suisses (pdf en Allemand)
  Consultez: Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes du 24 avril 2002.
• Ernst&Young vérifie la compatilibité avec les normes allemandes (pdf en Allemand)

La méthode de certification basée sur l'enchaînement des blocs de données "blockchain", est considéré tellement fiable qu'elle est utilisée pour assurer la validité des bitcoins et de toutes les crypto-monnaies modernes.

Commande Bloquer écritures

Avec la commande Bloquer écritures les mouvements de la comptabilité sont bloqués et marqués par des chiffres de contrôle qui servent à vérifier dans le temps si les écritures n’ont pas été modifiées.

• La validité d'un éventuel bloc déjà existant est verifiée
• Les écritures, jusqu'au date du bloc, sont progressivement numérotées et bloquées. Pour chaque écriture, la marque digital de la ligne et celle progressive est calculée. Le calcul des marquages digitaux est effectué selon la séquence des colonnes.
• Dans la comptabilité, il sera indiqué que les écritures, avec une date égale ou inférieure à celle du bloc, ne seront plus acceptées.
   

Date nouveau bloc (inclus)

Spécifiez jusqu'à quelle date les mouvements doivent être bloqués.

Mot de passe (facultatif)

Il est possible d'insérer un mot de passe pour permettre l'éventuel déblocage des écritures ou pour faire par la suite un nouveau bloc. Si le programme ne trouve pas d'erreurs dans les écritures comprises dans la date du bloc, il bloque les écritures, calcule et attribue à chaque ligne d'écritures différents chiffres et codes pour chaque ligne, affichés dans la vue Bloquer.

Dernier bloc

Les valeurs de cette section sont automatiquement insérées par le programme, selon le dernier bloc effectué.

Bloc valable

Le mot “Oui” est affiché si le bloc est valable.

Date du bloc

La date du dernier bloc effectué.

Numéro du bloc

La valeur insérée automatiquement par le programme, dans la dernière ligne de la colonne “BlocNum”.  Quand le bloc est répété, si la valeur de la ligne du dernier bloc reste inchangée, cela veut dire que le bloc est valable et par conséquent, les données n'ont pas été modifiées. Si, au contraire, la valeur est différente de la première, le programme indique:

• (-1) si déjà à partir de la première ligne le bloc n’est pas valide
• (-2) s’il y a des lignes qui ont le même “BlocNum”

Hash progressif

Le chiffre de contrôle qui se trouve sur la dernière écriture.

Écritures: vue Bloquer

Les marques digitales sont affichées ainsi que les informations qui ont servi pour attribuer la signature digitale.

• BlocNum: le numéro progressif qui indique la ligne.
• BlocMon: le montant cumulatif des mouvements, semblable au total de fin de page, demandé par certains législations.
• BlocLigne: (colonne masquée) la marque digitale calculée selon les valeurs de la ligne.
• BlocProgr: la marque digitale globale.

La marque digital BlocProgr

Élément central de la certification qui utilise la méthodologie du blockchain.
La marque digitale est calculée selon les valeurs suivantes:

• Du contenu de l'écriture actuelle, y compris les montants, les libellés et la description du compte au moment du bloc.
• Du numéro progressif (BlocNum)
• Du solde cumulé (BlocImp)
• De la marque progressive de l'écriture précédente (Bloc Progr).

Si les données de la comptabilité devraient subir une modification minimale (une date a été changée, un montant) le chiffre de contrôle aura un résultat différent.
Si le chiffre de contrôle reste inchangé, cela veut dire que les données sont originales et n'ont donc pas été changées.

Contrôler bloc

Avec la commande Contrôler bloc, le programme contrôle si le bloc est valide et affiche les données du bloc.

• Le programme recalcule les marques digitales et vérifie si ceux qui sont recalculés sont égaux à ceux associés aux écritures.
  • Si les valeurs correspondent, le bloc est considéré valable et les données sont donc les originales;
  • Si les marques ne sont pas égales, cela veut dire que les données ont été modifiées et que celles-ci ne sont pas les données originales calculées au moment du bloc.
     

Débloquer écritures

La commande Débloquer écritures enlève le bloc et les chiffres de contrôle. Si le bloc a été doté d'un mot de passe, il faut le réinsérer pour procéder au déblocage.
Si l'on souhaite ensuite procéder à un nouveau bloc, les chiffres de contrôle seront les mêmes que le blocage précédent si les données et l'ordre des écritures n'ont pas été changées. Si, au contraire, elles ont été changées, les chiffres de contrôle changent.

Déblocage partiel

Quand les écritures ont été bloquées, on peut également les débloquer, même partiellement, à partir d'une certaine date. Si dans le bloc un mot de passe a été inséré, il faut insérer le mot de passe dans la case appropriée pour confirmer le déblocage.

Pourquoi débloquer la comptabilité?

En principe une comptabilité bloquée ne devrait pas être débloquée. Cela arrive quand après le bloc on se rend compte qu'il y a des erreurs dans la comptabilité et qu'il est nécessaire de faire des corrections.
Auparavant, afin de pouvoir effectuer des corrections ultérieures, les utilisateurs devaient tenir une copie du fichier faite avant le bloc. Si des erreurs étaient trouvés, la situation précédente était reprise. Souvent, entretemps, d'autres écritures étaitent ajoutées et donc, très souvent, en reprenant les versions précédentes, le résultat de la comptabilité était erronée. Pour éviter ce genre de temps perdu, nous avons décidé de mettre à disposition la commande Débloquer écritures.

La certification des données ne doit pas être confondue avec la sécurité des données. La certification des données est une méthode qui garantit que les données de la comptabilité sont celles originales. Pour empêcher que celles-ci soient modifiées, la méthodologie est celle relative à la sécurité des données. Des procédures pour la sécurité des données peuvent, toutefois, être mises en oeuvre seulement dans un contexte qui limite l'accès aux données.

Si le fichier est complètement à disposition de l'utilisateur, comme, par exemple, quand il se trouve sur un PC, les personnes ont le contrôle complet des données. Ils peuvent donc facilement remplacer le fichier. Avec la certification, on n'empêche pas que les données soient altérées, mais cela nous permet, au moins, de savoir si ce sont les données originales.

La personne qui tient la comptabilité est responsable de la comptabilité et doit décider si une modification est légitime ou non.

Organiser la certification et la vérification

Une fois que les mouvements de la période ont été bloqués, il faut:

1. Imprimer les informations du bloc ou la dernière ligne certifiée avec le numéro relatif de certification (BlocProgr).
2. Signer et conserver cette information avec les documents de la comptabilité ou dans un autre lieu sûr.
    

Afin de vérifier que les données comptables sont celles originales:

1. Exécutez la commande Afficher informations bloc.
2. Reprenez le document où se trouve la marque digitale de vérification.
3. Contrôlez si la ligne identifiée avec le BlocNum a toujours la même marque digitale:

• Si le numéro correspond, les données de la comptabilité sont les mêmes que celles certifiées,
• Si le numéro ne correspond pas, cela implique que les données de la comptabilité ont été modifiées.

Banana est en train de développer des applications qui permettent de comparer deux fichiers et d'avoir des indications à propos des données qui ont été modifiées.

Sécurité des données

La certification digitale garantit que les données sont encore toujours les originales. Mais elle n'empêche pas la modification des données. C'est la responsabilité du comptable de garantir que les données ne sont pas altérées. Chaque administration doit avoir une organisation adéquate à sa dimension et à ses nécessités. 
Pour ceux qui désirent s'assurer que les données ne soient pas altérées par des personnes non autorisées, il faut utiliser d'autres méthodes et outils, comme, par exemple:

• Enregistrer les données sur un système sûr (disque de réseau protégé), protégé d'un mot de passe
• Conserver des copies des données.
• Cryptage des archives.
   

Archivage à long terme

Les fichiers de la comptabilité contiennent les données qui ont été insérées. Pour ouvrir le fichier et obtenir un rapport ou une fiche de compte, il faut donc toujours avoir le programme à votre disposition.

Banana Comptabilité permet d'exporter toutes les données de la comptabilité en format Pdf, Html et Xml. L'archive générée peut être sauvegardée sur un CD et consultée sur chaque ordinateur à distance des années, aussi par des personnes qui n'ont pas Banana Comptabilité.

 

Avec Banana Comptabilité Plus, vous évitez les erreurs

Afin de faciliter les contrôles et de trouver immédiatement les différences, dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Écritures, une colonne Solde a été ajoutée, où vous pouvez voir les différences éventuelles sur chaque ligne et les corriger immédiatement. Il s'agit d'une fonction très utile pour la clôture de l'exercice financier.
Beaucoup de nos clients l'ont déjà essayé et sont enthousiastes à son sujet. Nous vous conseillons de passer immédiatement à Banana Comptabilité Plus et de profiter des nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Le contrôle et le récalcul de la comptabilité peuvent être lancés avec :

• Les touches Shift + F9 (pour Windows et Mac) ou Cmd + 9 (pour Mac)
  Recalcul et contrôle de la comptabilité (de base)
• Avec la commande Contrôler comptabilité du menu Conta1
  Avec la possibilité d'effectuer des contrôles étendus.

Si le logiciel signale des erreurs ou des différences, il est souhaitable de les corriger.

Récalcul et contrôle de comptabilité (de base)

Le récalcul et le contrôle de la comptabilité suivent les opérations suivantes :

• Réinitialisation des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
• Vérification et signalisation d'éventuelles erreurs dans les lignes des différents tableaux (comptes, écritures, Codes TVA, changes)
• Sauvegarde de toutes les opérations comme nouvelles, comme si elles avaient été insérées à nouveau.
  • Calcul, à nouveau, pour la comptabilité multidevise, des soldes d'ouverture en devise de base sur la base des derniers changements.
  • Si la ligne des écritures n'est pas bloquée, recalcul des lignes d'écritures :
    • Les valeurs de la TVA sont reprises du tableau des codes TVA et les montants TVA sont recalculés.
  • Mise à jour des soldes de comptes, centres de coûts et segments.
  • Dans le livre de caisse est calculé le solde progressif du compte dans le tableau écritures.
• Récalcul des totaux dans les tableaux Comptes et Catégories (entrées et sorties).
  • Mise à jour des colonnes Différence de budget et Année précédente.
  • Dans la comptabilité multidevise, mise à jour de la colonne Solde, calculée selon les derniers changes et la relative différence de change.

Fenêtre Contrôle comptabilité (contrôle étendu)

Outre le récalcul et le contrôle de base de la comptabilité, des contrôles supplémentaires sont aussi effectués.

Recalculer comptabilité avec contrôles supplémentaires
C'est une des commandes les plus utiles: toute la comptabilité est recontrôlée, les soldes sont recalculés et l'utilisateur est averti d'éventuelles erreurs.

Propriétés fichier (données de base)
L'option est active par défaut. Le programme contrôle que les données configurées dans les propriétés fichier correspondent à la comptabilité (par exemple: date d'ouverture et de clôture, compte TVA, comptes différences de change, etc.)

Écritures

Différences dans les écritures

Si l'option est activée, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit ou entre Comptes et Catégories dans la Comptabilité Dépenses / Recettes.

Dans la fenêtre Messages, les lignes où les différences se présentent sont indiquées. En outre, le programme indique, dans la fenêtre d'information en bas, le montant des différences global (uniquement quand on se trouve dabs le tableau Écritures).

Inclure différences intermédiaires
Si l'option est activée, le programme vérifie s'il y a des différences entre Débit et Crédit
Très souvent les différences sont dues à des écritures incomplètes ou des montants erronés (comme dans l'exemple suivant, l'écriture nr. 8).

Contrôles de soldes (#CheckBalance)

En activant ce contrôle, le programme avertit si le solde indiqué dans la description est différent du solde comptable à la date indiquée.
Les écritures #CheckBalance servent à indiquer le solde du compte à une certaine date.
A la fin du mois, du trimestre ou de l'année, il est toujours utile de créer des écritures #CheckBalance pour les comptes de caisse. Les écritures #CheckBalance sont aussi utiles en complément à la commande bloquer écritures et certifications.
En utilisant les écritures #CheckBalance vous vous rendrez compte si, après avoir clos la période, des écritures non correctes se sont effectuées.

Caractéristiques des écritures #CheckBalance

• Date. Doit être la date à laquelle se réfère le solde.
• Le libellé doit contenir
  • #CheckBalance suivi du solde du compte, y compris les décimales.
    #CheckBalance  -1200.00
    #CheckBalance  0.00
  • Pour la comptabilité multidevise, la formule #CheckBalance suivie du symbole division et du solde du compte, comprenant les décimales.
    #CheckBalance  CHF -1200.00
    #CheckBalance  EUR 0.00
    #CheckBalance  -1200.00  sans symbole monétaire, le contrôle est fait sur la base du solde en monnaie de base.
• Compte : indiquer le compte sur lequel s'effectue la vérification.
• Le montant doit rester vide.

Le programme a trouvé une différence entre le solde de contrôle et celui du compte du fichier.

Même document mais avec dates différentes
Si l'option est activée, le programme donne un message si les écritures, avec un même numéro de document, ont des dates différentes. Dans les écritures sur plusieurs lignes, où il n'y a pas une cohérence entre le Doc. et la Date, le programme ne peut pas correctement déterminer la contrepartie.

Comptes

Structure du plan comptable
Si on active cette option, le programme contrôle que la structure des groupes soit correcte.

Présence de différences de change
Si l'option est activée, le programme contrôle s'il y a des différences de change non enregistrées.

Soldes d'ouverture différents des soldes finals de l'année précédente
Si l'option est activée, le programme vérifie que les soldes d'ouverture de la nouvelle année sont en cohérence avec ceux de clôture de l'année précédente.

Contrôles personnalisés (Add On)
Si on active cette option, le programme exécute des vérifications sur des fonctionnalités ajoutées par l'utilisateur (Add On), pour les vérifications personnalisées.

Inclure contrôles supplémentaires avec le raccourci Maj+F9
Quand on active cette option, le programme exécute toutes les vérifications activées dans la fenêtre de dialogue, en pressant la touche Maj. + F9. Autrement, le programme recalcule uniquement la comptabilité (dans la version Mac: Maj. + Cmd + 9).

Connecter des documents numériques aux écritures

Avec Banana, on peut insérer, pour chaque écriture, des liens à des documents digitaux, enregistrés sur son propre ordinateur. 

• Créez un dossier pour enregistrer tous les documents numériques. Ceci peut être le dossier où vous conservez le fichier comptable ou un sous-dossier.
• Enregistrez les fichiers contenants des documents, factures, reçus et d'autres choses dans ce dossier.
• Connectez l’écriture avec le document numérique.
• Avec la commande Liens -> Ouvrir liens (menu Compta2), vous pouvez afficher le contenu du document numériques

Colonne PièceLien

La colonne PièceLien du tableau Écritures permet d'insérer un lien à un fichier externe (habituellement une numérisation d'un reçu ou d'une facture).

• La colonne PièceLien n'est normalement pas visible.
  Pour l'afficher, utiliser la fonction Organiser colonnes.
• Une fois affichée la colonne Lien, vous pouvez modifier le nom du fichier.
• Le nom du fichier est relatif au fichier de la comptabilité; si les documents sont dans un sous-dossier, le nom du fichier est précédé du nom du répertoire, dans la colonne PièceLien. 
• On peut aussi manuellement insérer une adresse internet dans la case Lien.
  Pour ouvrir le document lié, cliquer sur Ouvrir lien du menu Compta2, ou cliquer sur le petit carrée qui apparaît en haut à droite de la cellule qui contient le lien.

Insérer un lien à un fichier

Le lien peut être inséré de deux façons:

• Aller sur la ligne du tableau Écritures et, à partir du menu Compta2, activer la commande Liens-> Ajouter lien
• Sélectionner le fichier qui correspond au document à joindre et cliquer sur le bouton Ouvrir; le programme insère automatiquement le lien.
  Le programme insère le nom du fichier dans la colonne PièceLien, même quand celle-ci est invisible.

OU:

• Dans le tableau Écritures, afficher la colonne PièceLien. Voir: Organiser colonnes.
• Cliquer sur le petit carrée en haut à droite de la cellule
• Indiquer le répertoire où le fichier se trouve et le sélectionner
   

Modifier le lien

Procéder comme pour l'insertion d'un nouveau lien

Ouvrir lien

Il y a deux façons pour ouvrir un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Liens -> Ouvrir lien du menu Compta2;
• Se positionner sur la cellule PièceLien et cliquer sur l'icône pour l'ouverture.
   

Pour des raisons de sécurité, le programme ouvre seulement des fichiers avec une extension considérée sécurisée; voir Options programme -> section Avancé, du menu Outils.

Supprimer lien

Il y a deux façons pour supprimer un lien:

• Se positionner sur la ligne et cliquer sur Liens -> Supprimer lien du menu Compta2;
• Supprimer le contenu de la cellule PièceLien.

 

 

La commande Trier écritures par date du menu Compta2 :

• Permet de trier toutes les lignes du tableau Écritures par ordre croissant de date.
  Pour les écritures ayant la même date, elle maintient la séquence existante.

• Supprime les lignes vides qui sont insérées au début.

Il n'y a pas de fonction automatique pour le triage, car les utilisateurs choisissent parfois de garder les écritures dans un ordre différent.

 

 

Gestion clients et fournisseurs

Il est préférable d'effectuer le contrôle des factures émises ou reçues au moyen de la fonction du Menu clients, Menu fournisseurs.

Associer une échéance à une ligne d'écriture

Comme alternative du système de gestion des clients et fournisseurs, ou pour d'autres raisons de contrôle (beaucoup plus simples), on peut aussi insérer dans la ligne d'écriture la date de paiement.

C'est une modalité opérationnelle de contrôle simplifiée. 

Avec la commande Organiser colonnes (du menu Données), rendre visible les colonnes DateEchéance et DatePaiement

Insérer donc dans la colonne échéance, la date d'échéance de la facture, et dans la colonne paiement la date du paiement.

Commande Afficher échéances

Avec la commande Afficher échéances du menu Compta2, le programme affiche dans le tableau Echéances les lignes des écritures qui ont une date d'échéance, mais pas de date de paiement.