Introductie

Met Banana boekhouding kunt u de boekhouding beheren, maar ook de facturen van klanten en leveranciers, zowel via het factuurstelsel als via het kasstelsel.

Hieronder wordt uitgelegd hoe u voor elke klant een aparte rekening kunt opzetten en een groep voor klanten, zodat u een lijst met afzonderlijke facturen per klant beschikbaar hebt.

Indien u slechts enkele facturen heeft en geen detail per klant wilt bijhouden, kunt u ook één rekening aanhouden om alle klantenfacturen te registreren. De lijst met facturen geldt dan voor alle klanten en niet voor één enkele klant.

Instellen van de groep en de rekeningen van de klanten

De rekeningen en/of groepen van cliënten kunnen als gewone rekeningen rechtstreeks in het rekeningsschema worden ingesteld, in de sectie Activa.
 
Het is ook mogelijk om een aparte sectie aan te maken voor het klantenregister. Op deze manier wordt alleen het totaal van de klantengroep weergegeven in de Activa en zijn alle klantenrekeningen aanwezig in het klantenregister.
 
Om het klantenregister in een aparte sectie aan te maken, moet aan het einde van het rekeningsschema het volgende worden toegevoegd:

• Een * sectie (kop) (zie Secties)
• Een 01 sectie voor de Klanten (zie Secties)
• De Klantenrekeningen die nodig zijn (zie Een nieuwe rekeningn toevoegen). Iedere klant is een aparte rij in het rekeningschema met zijn eigen rekeningnummer. Het rekeningnummer kan vrij worden gekozen (zie Rekeningen), aanbevolen wordt echter alleen cijfers te gebruiken, met name voor het betalingsbeheer.
• Er is een groep die alle klantenrekeningen groepeert
• Deze groep wordt op zijn beurt gegroepeerd in een groep die aanwezig is in de Activa.

• Het Totaal Klanten wordt opgeteld in de groep 110 van de Gr kolom.
• Dezelfde code of getal dat gebruikt wordt voor de Gr (110) moet gebruikt worden in de Activa Groep kolom in de rij die overeenkomt met Totaal Klanten.
• Het groepsnummer kan vrij worden gekozen (zie Groepen).

Een uitgereikte factuur boeken

Een betaling boeken

• Voer de transactiedatum in
• Ga op de Factuurkolom cell staan en druk op F2. Als F2 niet werkt moet u uw klanten/leveranciers instellingen activeren door de groep van uw klantenregister in te voeren. (bijvoorbeeld: menu Taken, Klanten, Instellingen). Een lijst van openstaande facturen verschijnt.
• Als een alternatief kunt u ook beginnen met het invoeren van het factuurnummer, het klant/leverancier register of een bedrag, en het programma laat u een lijst van openstaande facturen zien, gebaseerd op uw zoekterm.
• Kies de gewenste factuur en druk op Enter.
• Het programma maakt de transactie compleet met de kolom Beschrijving, de Creditrekening en het Bedrag.

Voer de rekening in waarheen het factuurbedrag geboekt is. Zodra de tegenrekening geregistreerd is, wordt het verschil in de transacties (debet-credit verschil) niet meer getoond.

Een creditnota boeken

Om een bedrag in mindering te krijgen op de originele factuur moet hetzelfde factuurnummer gebruikt worden. Wanneer het correctiedocument (bijvoorbeeld een creditnota) een ander nummer heeft dat bewaart moet blijven, kan dit nummer ingevoerd worden in een andere kolom zoals Doc.Origineel (Origineel Documentnummer).

Instellen van het klanten/leveranciersregister met kostenplaatsen

Het is mogelijk het klanten/leveranciers register te beheren als kostenplaatsen (zie ook de pagina Kostenplaatsen en Winstcentra). Een gedetailleerde toelichting is beschikbaar in de Engelstalige pagina Accounting on turnover or collected page .

• we raden u aan de KP3 kostenplaatsen te gebruiken (degene waar de rekeningen worden voorafgegaan door een puntkomma ";")
• De kostenplaatsen saldi voor klanten en leveranciers verschijnen niet in de Balans.

Transacties
 

• De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel
• Automatisch aanvullen van factuurgegevens
• Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's
• Activeren van de Addreskolommen (optioneel)
• Instellen van de vervaldatum voor de facturen
• Instellen van de klanteninstellingen

De factuurkolom weergeven in de Transactiestabel

Het factuurnummer moet ingevoerd worden in de Factuurkolom (Factuurnummer) die niet zichtbaar is in de Transactiestabel in de standaard instellingen.

Om de kolom weer te geven:

• Selecteer de Transactiestabel
• Menu gegevens
• Commando Kolommen instellen
• Activeer de optie Zichtbaar voor de Docfactuur kolom

De factuurkolom wordt zichtbaar.

De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom).

Automatisch aanvullen van factuurgegevens

Wanneer een betaling wordt geboekt of een uitgereikte factuur wordt gecorrigeerd doet het programma suggesties om de transactie automatisch aan te vullen. Ga als volgt te werk:

• Maak een nieuwe transactie rij aan en voer de datum in
• In de facturen kolom druk op F2; de lijst met openstaande facturen verschijnt. Wanneer u een factuurnummer of rekeningnummer intikt wordt de lijst gefilterd op de ingevoerde tekst.
• Kies de gewenste factuur en druk op Enter. Het programma vult de transactie automatisch aan met de beschrijving, debet of credit rekening en het bedrag. Uiteraard kunnen deze gegevens handmatig veranderd worden.
• Los van de datum is het mogelijk om de Klantrekening aan te geven voordat u op F2 drukt om de lijst van uitstaande facturen te laten zien; in dit geval wordt de lijst gefilterd op de Klantrekening in de transactierij.

Let op

De lijst die wordt getoond in de factuur kolom bevat zowel de Klant als de Leveranciers facturen.
Een leveranciersfactuur kan hetzelfde nummer hebben als de factuur van een andere leverancier omdat het weergavecriterium, naast het factuurnummer, ook rekening houdt met de Leveranciersrekening.
De commando's Koppeling naar factuur openen en Factuur-rijen ophalen, die hierna beschreven worden, zijn gerelateerd aan de factuurkolom (klk met rechts op de cel in de factuurkolom).

Factuur-rijen ophalen en Koppeling naar factuur openen commando's

Het Factuur-rijen ophalen commando toont de transacties van de geselecteerde factuur.
Het commando wordt uitgevoerd door op het blauwe pijltje in de rechterbovenhoek van de cel te klikken of door met de rechtermuisknop op de cel te klikken.

Het Koppeling naar factuur openen commando opent het document volgens het voorschrift dat is gedefinieerd in Klanten instellingen (Taken - Klanten - Instellingen - Koppeling naar het factuur document).

Bijvoorbeeld, als de facturen zijn aangemaakt met Word en opgeslagen in de Documentenmap kunnen deze bestanden direct worden geopend door in dit veld bij Klant instellingen de tekst "C:\Gebruikers\mijnnaam\Documents\<DocInvoice>.doc" in te voeren. Het programma vult dan voor <DocInvoice> de tekst uit de cel in en opent het document.

In dit veld kunnen ook andere kolommen aangegeven worden door hun XML namen te gebruiken.

Wanneer het bericht "Bestandsextensie wordt als onveilig beschouwd" verschijnt, voeg dan de extensie (bijvoorbeeld .doc) toe met het commando Extra - Programma opties, Geavanceerd, Bestandsextensie.

Activeren van de Addreskolommen (optioneel)

Het is mogelijk enkele specifieke kolommen toe te voegen aan de Rekeningentabel om het adres en ander Klantgegevens in te voeren:

• Kies het commando Nieuwe functies toevoegen... van het menu Extra
• Kies het commando Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel
  (Als u deze optie niet ziet in de lijst betekent dit dat deze functie al is geactiveerd).

Het programma voegt in de Rekeningentabel toe:

• Een Adres weergave waarin de toegevoegde kolommen zichtbaar zijn.
• De kolommen waarmee adresgegevens en andere informatie ingevoerd kan worden.
  • Gebruik het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens om een of meer van deze kolommen weer te geven, ook in de andere weergaven.
  • Om andere weergaven aan te maken met alleen bepaalde kolommen gebruikt u het Weergaven instellen commando via het commando Tabellen instellen van het menu Gegevens.

Kies de Rekeningen tabel, Adres weergave en voeg de gewenste informatie to Klantenrekeningen.

Instellen van de vervaldatum voor de facturen

Om de vervaldata van facturen in te stellen / te wijzigen, kunt u op drie niveaus ingrijpen, waarbij het eerste niveau een hogere prioriteit heeft. Vervaldatumgegevens worden weergegeven in het betalingsschema en afgedrukt op het factuurdocument.

Niveau 1 - de vervaldatum op een individuele factuur instellen

In de rij van de Transacties tabel, waar uw factuur is ingevoerd, vindt u een kolom Verv. Datum wanneer u de weergave Vervaldatum gebruikt. Als hier een datum is ingesteld, heeft deze voorrang boven data die op het 2e of 3e niveau zijn ingesteld.

Niveau 2 - het instellen van de vervaldatum op een individuele klant/leverancierrekening

Om een vervaldatum op klantniveau in te stellen, bijvoorbeeld +20 dagen na het uitreiken van de factuur, selecteert u de klantrekening in de Rekeningen-tabel, gebruikmakend van de Adresweergave, ga naar de Dagen kolom (BetalingstermijnInDagen) om het aantal gewenste dagen in te stellen.

Niveau 3 - Algemene instelling

Vervaldata voor alle klanten/leveranciers kunnen worden ingesteld via het menu Taken->Klanten->Instellingen...

Instellen van de klanteninstellingen

• Kies het commando Taken - Klanten - Instellingen...
• Geef in het veld "Groep of rekening" de groep van het Rekeningschema waarin de diverse Klantrekeningen zijn gegroepeerd.
• Voor een uitleg van de diverse opties zie Klanten- en leveranciersinstellingen.

Uitgereikte facturen aan klanten weergeven

Commando: Taken - Klanten - Uitgereikte facturen aan klanten

Deze dialoog is identiek voor zowel de menu's Klanten als Leveranciers.
Hieronder leggen we de functionaliteiten met betrekking tot klanten uit, maar deze zijn ook van toepassing op de leveranciers.

Alle klanten (leveranciers)
Toont het Klantensaldo van alle klanten die bij de groep horen die gedefinieerd is in de Klanten- en leveranciersinstellingen.

Alleen gespecificeerde klant (leverancier)
Toont het Klantensaldo van een geselecteerde klant die hoort tot de groep die gedefinieerd is in de Klanten- en leveranciersinstellingen.

De openstaande facturen weergeven

Commando: Taken - Klanten - Open rekeningen per klant

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven.

De achterstallige facturen weergeven

Commando: Taken - Klanten - Open rekeningen op vervaldatum

In deze tabel worden de facturen die een saldo ongelijk nul hebben weergegeven, gegroepeerd op vervaldatum.

De volgende dialogen zijn identiek voor zowel de functionaliteit van de klanten als van de leveranciers.
Hieronder worden de functies met betrekking tot de klanten uitgelegd, maar deze zijn ook van toepassingen op die van leveranciers.
Zolang de Groep klanten en leveranciers niet is aangegeven, zijn de menukeuzes gedeactiveerd (grijs)

Algemeen

Groep of rekening

Kies de algemene groep of rekening die de Klanten- of Leverancierslijst bevat. De groep of rekening moet al aanwezig zijn in de Rekeningentabel. Zie Instellen van het Klantenregister en Instellen van het Leveranciersregister.

Betalingstermijn van de facturen (in dagen)

Om de betalingstermijn te berekenen, gebruikt het programma in volgorde van prioriteit:

• De vervaldatum, als u deze in de transactie-rij hebt ingevoerd.
• Indien er meerdere data zijn voor hetzelfde factuurnummer, kiest het programma de meest recente datum.
• Indien het aantal dagen wordt vermeld in de kolom BetalingstermijnInDagen van de Rekeningen-tabel, wordt de datum van de transactie verhoogd met het aantal dagen.
• De datum van de transactie wordt verhoogd met het aantal dagen dat in de Klanten-instellingen dialoog is aangegeven.

Transacties van vorige (..) jaren opnemen (in jaren)

• Indien 0: het programma geeft geen facturen van het voorgaande jaar weer, maar alleen de openingssaldi van de klantenrekening
• Indien 1: het programma neemt ook de facturen van het voorgaande jaar in de klantenkaart op
• Indien 2 of meer: het programma neemt ook de facturen van de jaren daarvoor in de klantenkaart op.

Geavanceerd

Koppeling naar het factuur-document

U kunt de facturen opslaan (pdf, doc of andere) en de link invoeren in Koppeling naar het factuur-document. In de kolom Factuur van de Transacties-tabel, opent het programma het document als u het factuurnummer aangeeft, zodat u toegang krijgt tot de inhoud.

De koppeling kan bevatten:

• De XML naam <DocInvoice> of de naam van een andere kolom tussen <> (groter dan, kleiner dan tekens).
  Als u "<DocInvoice>.pdf" gebruikt en u staat op een rij met factuurnummer 100 dan probeert het programma het bestand "100.pdf" te openen. U kunt de bestandsnaam ook vooraf laten gaan door een mapnaam.
• U kunt elke bestandsextensie gebruiken. De extensie moet echter wel worden opgenomen in de lijst of extensies die als veilig worden beschouwd. (Extra-Programma opties-Advanced).
• Het is ook mogelijk een pad aan te geven voor de veldnaam die de naam bevat van het document dat moet worden geopend.

  Met de koppeling "c://Users//annelies//Desktop//klanten//facturen_2018_<DocInvoice>.pdf" en factuurnummer 10 opent het programma het bestand C:\Users\annelies\Desktop\klanten\facturen_2018_10.pdf (factuur is opgeslagen onder de naam facturen_2018_10.pdf)
• De naam van de map is relatief t.o.v. de map waar het bestand zit (als deze niet met een "//" begint).

Een factuurdocument openen

• Plaats uzelf in de Transactie-tabel, in de kolom Factuur, in de cel waar de link van het te openen document is geplaatst.
• Gebruik de rechter muisknop om het contextmenu te openen
• Gebruik het commando "Koppeling naar factuur openen"