Certificazione dati con blockchain

Banana usa un sistema di certificazione dei dati contabili basata su tecnica che oggi viene chiamata dei blockchain (catena di blocchi). Le registrazioni possono essere bloccate e munite di marchi digitali che assicurano anche a distanza di tempo l'autenticità dei dati contabili.

Banana.ch è stata la prima ditta al mondo a usare la tecnologia blockchain in ambito contabile. Il metodo è stato depositato come brevetto nel 2002 (US Patent No. 7,020,640).

Il metodo di certificazione basato sul concatenamento dei blocchi di dati "blockchain" è considerato talmente affidabile da essere impiegato per assicurare la validità dei bitcoin e di tutte le moderne crypto-monete.

Questo metodo garantisce alti livelli d’integrità dei dati e di conformità alle normative di legge. Vedi a questo riguardo le valutazioni delle società di revisione Ernst&Young che hanno verificato nel 2002 la compatilità del sistema rispetto alle normative. Le nuove versioni del software usano il metodo di Hash SH256 e non più l'MD5 citato nei documenti.

• Ernst&Young verifica compatibilità con le norme svizzere (pdf in lingua tedesca)
  Vedi: Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio del 24 aprile 2002.
• Erns&Young verifica compatibilità con le norme germaniche (pdf in lingua tedesca)
• Securing acccounting Data (2002, pdf in inglese). Introduzione alla tecnologia blockchain utilizzata nel sosftware in Banana Contabilità. 
   

Comando blocca registrazioni

Con il comando Blocca registrazioni, i movimenti della contabilità vengono bloccati e segnati con delle cifre di controllo che permettono di verificare nel tempo che le registrazioni non siano state modificate.

• Viene verificata la validità di un eventuale blocco già esistente
• Le registrazioni fino alla data del blocco sono numerate progressivamente e bloccate. Per ogni registrazione viene calcolato il marchio digitale della riga e quello progressivo.
  Il calcolo dei marchi digitali viene fatto nella sequenza delle colonne.
• Nella contabilità viene indicato che non verranno più accettate registrazioni con data uguale o inferiore alla data blocco.
   

Data nuovo blocco (compresa)

Specificare la data fino a quando i movimenti devono essere bloccati.

Password (opzionale)

È possibile inserire una password per permettere l’eventuale sblocco delle registrazioni o per poter in seguito eseguire un nuovo blocco. Il programma, se non trova errori nelle registrazioni comprese nella data del blocco, blocca le registrazioni, calcola e assegna ad ogni riga di registrazione delle cifre e dei codici diversi per ogni riga, visualizzate nella vista Blocco.

Ultimo blocco

I dati di questa sezione vengono indicati automaticamente dal programma in base all'ultimo blocco eseguito.

Blocco valido

Viene visualizzato un "Sì" se il blocco è valido.

Data blocco

È la data dell'ultimo blocco eseguito.

Numero di blocco

È il valore inserito automaticamente dal programma nell'ultima riga della colonna BloccoNum.
Quando il blocco viene ripetuto, se il valore della riga dell'ultimo blocco rimane invariato, significa che il blocco è valido e di conseguenza i dati non sono stati modificati; se invece il valore varia viene indicato:

• (-1) se già dalla prima riga il blocco non è valido
• (-2) se ci sono delle righe che hanno il medesimo Blocco Num.

Hash progressivo

È la cifra di controllo presente nell'ultima registrazione.
 

Registrazioni: Vista Blocco

Sono visualizzate i marchi digitali e le informazioni che sono servite per la firma digitale.

• BloccoNum: il numero progressivo che distingue la riga
• BloccoImp: l'importo cumulato dei movimenti, simile al totale di fine pagina, richiesto da alcune legislazioni
• BloccoLinea: (colonna nascosta) il marchio digitale calcolato sulla base dei valori della riga.
• BloccoProgr: il marchio digitale complessivo. 

Il marchio digitale BloccoProgr

È l'elemento centrale della certificazione e usa la metodologia del blockchain.
Il marchio digitale è calcolato in base a questi valori:

• Del contenuto della registrazione attuale, compresi importi, descrizioni e descrizione del conto al momento del blocco.
• Del numero progressivo (BloccoNum)
• Del saldo cumulato (BloccoImp)
• Del marchio progressivo della registrazione perecedente (BloccoProgr).
   

Nel caso in cui i dati della contabilità dovessero subire una minima modifica (è cambiata una data, un importo) la cifra di controllo risulterà diversa.
Se la cifra rimane la medesima significa che i dati sono originali e quindi che non sono stati cambiati.
 

Verifica blocco

Con il comando Verifica blocco, il programma controlla se il blocco è valido e visualizza i dati del blocco.

• Il programma ricalcola i marchi digitali e verifica se quelli ricalcolati sono uguali a quelli abbinati alle registrazioni.
  • Se sono uguali, il blocco è considerato valido e quindi i dati sono originali.
  • Se i marchi non sono uguali, significa che i dati sono stati modificati e non sono quelli originali calcolati al momento del blocco.
     

 

Sblocca registrazioni

Il comando Sblocca registrazioni rimuove il blocco e le cifre di controllo. Se il blocco è stato dotato di password, è necessario reinserirla per procedere allo sblocco.
Volendo successivamente procedere ad un nuovo blocco, se i dati e l’ordine delle registrazioni non sono cambiati, le cifre di controllo saranno le medesime del blocco precedente, se invece sono stati modificati, le cifre di controllo cambiano.

Sblocco parziale

Quando le registrazioni sono state bloccate, è possibile sbloccarle anche solo parzialmente, partendo da una determinata data. Se nel blocco è stata inserita una password, per poter confermare lo sblocco, occorre digitare la password nell'apposita casella.
 

 

Perché lasciare sbloccare la contabilità?

In linea di principio la contabilità bloccata non si dovrebbe sbloccare. Capita che dopo il blocco ci si accorge di errori nella contabilità e della necessità di fare correzioni.
Per avere la possibilità di fare ulteriori modifiche, gli utenti tenevano una copia del file prima del blocco. Se trovavano errori ripristinavano la situazione precedente. Nel frattempo erano state fatte magari altre registrazioni, per cui spesse volte succedeva che ripristinando versioni precedenti la contabilità risultava sbagliata. Per evitare questo inutile dispendio di tempo si è deciso di mettere a disposizione il comando Sblocca registrazioni.

La certificazione non deve essere confusa con la sicurezza dei dati. La certificazione dei dati è una metodologia che assicura che i dati contabili siano originali. Per impedire che i dati vengano modificati, la metodologia è quella relativa alla sicurezza dei dati. Delle procedure per la sicurezza dei dati possono però essere implementate unicamente in un ambiente che limita l'accesso ai dati.

Se il file è completamente a disposizione dell'utente, come è quando su un PC, le persone si trovano ad avere il controllo completo dei dati. Possono quindi sostituire facilmente dei file. Con la certiticazione non si impedisce che i dati siano alterati, ma si riesce comunque a sapere se sono quelli originali.

La persona che tiene la contabilità è responsabile della contabilità e decide se una modifica è lecita o meno.
 

Organizzare la certificazione e la verifica

Una volta che i movimenti del periodo sono stati bloccati bisogna:

1. Stampare l'informazione relativa al blocco o l'ultima riga cerficata con il relativo numero di certificazione (BloccoProgr).
2. Firmare e custodire questa informazione assiema ai documenti della contabilità o in un altro luogo sicuro.

Per verificare che i dati contabili siano quelli originali:

1. Date il comando Mostra informazioni blocco.
2. Riprendete il documento dove risulta il marchio digitale di verifica.
3. Controllate se la riga identificata con il BloccoNum ha ancora lo stesso marchio digitale:
   • Se il numero corrisponde, i dati della contabilità sono i medesimi di quelli certificati
   • Se il numero non corrisponde, significa che i dati della contabilità sono stati modificati.

Banana sta sviluppando delle applicazioni  che permetteno di confrontare due file e avere indicazioni circa i dati che sono stati cambiati.
 

Sicurezza dati

La certificazione digitale assicura che i dati siano ancora quelli originali. Non impedisce però la modifica dei dati. 
È responsaiblità del contabile assicurare che i dati non siano alterati. Ogni amministrazione deve avere un'organizzazione adeguata alle proprie dimensioni e necessità.
Chi desidera fare in modo che i dati non siano alterati da persone non autorizzate, deve impiegare altre metodologie e altri strumenti, come per esempio:

• Salvare i dati su un sistema sicuro (disco di rete protetto) protetto da password.
• Tenere delle copie dei dati.
• Criptare gli archivi.
   

Archiviazione a lungo termine

Il file della contabilità contiene i dati immessi. Per aprire il file e ottenere un report o la scheda conto dovete quindi avere sempre a disposizione il programma. 

Banana Contabilità consente di esportare tutti i dati della contabilità e anche le diverse stampe in formato Pdf, Html e Xml.
L'archivio generato può essere salvato su un CD e consultato su qualsiasi computer a distanza di anni, anche da persone che non hanno Banana Contabilità.

Con Banana Contabilità Plus eviti gli errori

Per facilitare i controlli e trovare subito le differenze, nella nuova versione Banana Contabilità Plus, nella tabella Registrazioni, è stata aggiunta la colonna Saldo, dove vedi su ogni riga eventuali differenze e puoi correggere immediatamente. È una funzione molto utile per le chiusure d'esercizio.
Tanti nostri clienti l'hanno già provata e ne sono entusiasti. Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

 

Il controllo e ricalcola contabilità può essere richiamato con:

• I tasti Maiuscolo + F9 (per Windows e Mac) o Cmd + 9 (per Mac)
  Ricalcolo e controllo contabilità (primario)
• Con il comando Controlla contabilità del menu Conta1
  Con la possibilità di effettuare i controlli estesi

Se sono segnalati degli errori o differenze è opportuno correggerli.

Ricalcolo e controllo contabilità (primario)

Il ricalcola e ricontrolla contabilità esegue le seguenti operazioni

• Azzera i saldi dei conti, centri di costo e segmenti.
• Verifica e segnala se vi sono errori nelle righe delle diverse tabelle (conti,  registrazioni, codici IVA, cambi)
• Registra nuovamente tutte le operazioni come se fossero inserite a nuovo.
  • Per la contabilità multimonete ricalcola i saldi d'apertura in moneta base sulla base degli ultimi cambi.
  • Se la riga di registrazione non è bloccata, ricalcola le righe di registrazione:
    • Sono ripresi i valori IVA dalla tabella codici IVA e ricalcolati gli importi IVA.
  • Aggiorna i saldi dei conti, centri di costo e segmenti
  • Nel Libro cassa è calcolato il saldo progressivo del conto nella tabella registrazioni.
• Ricalcola i totali delle tabelle Conti e Categorie (entrate e uscite).
  • Aggiorna le colonne Differenza budget e Anno precedente.
  • Nella Contabilità multimoneta aggiorna la colonna Saldo calcolato agli ultimi cambi e la relativa differenza di cambio.

Finestra controlla contabilità (controllo esteso)

Oltre al ricalcolo e al controllo contabilità primari, vengono anche effettuati controlli supplementari.

Ricalcola contabilità ed esegui controlli estesi

È uno dei comandi più utili: tutta la contabilità viene controllata, i saldi sono ricalcolati e l'utente viene avvisato di eventuali errori.

Proprietà dati base

L'opzione è attiva per default. Il programma controlla che i dati impostati nelle proprietà file siano corrispondenti alla contabilità (esempio: data apertuta e chiusura, conto IVA, conti differenze di cambio....).

Registrazioni

Differenze registrazioni

Se l'opzione è attivata, il programma verifica se esistono delle differenze tra Dare e Avere o tra Conti e Categorie nella contabilità Entrate / Uscite.
Nella finestra Messaggi vengono indicate le righe dove esistestono delle differenze. Inoltre, il programma segnala nella finestra informativa in basso, l'importo della differenza totale (solo se ci si trova nella tabellla Registrazioni).

Includi differenze intermedie

Se l'opzione è attivata, nelle registrazioni multiple, il progamma verifica che non ci siano delle differenze tra Dare e Avere.
Molto spesso le differenze sono dovute a registrazioni incomplete o a importi errati (come nell'esempio dell'immagine sottostante, registrazione Nr. 8).

Saldi di verifica (#CheckBalance)

Attivando questo controllo, il programma segnala se il saldo indicato nella descrizione è diverso rispetto a quello contabile alla data indicata. 
Le registrazioni #CheckBalance servono per indicare che il saldo del conto a una certa data.
A fine mese, trimestre o anno è utile creare delle registrazioni #CheckBalance per i conti cassa, banca. Le registrazioni #CheckBalance sono anche utile in abbinamento al comando blocco registrazioni.
Usando le registrazioni #CheckBalance vi accorgerete se, dopo avere chiuso il periodo, si sono fatte registrazioni non corrette.

Caratteristiche delle registrazioni #CheckBalance

• Data. Deve essere la data a cui si riferisce il saldo.
• Descrizione deve contenere
  • #CheckBalance  seguita dal saldo del conto, compreso i decimali.
    #CheckBalance  -1200.00
    #CheckBalance  0.00
  • Per la contabilità multimoneta la dicitura #CheckBalance  seguita dalla sigla divisa e il saldo del conto, compreso i decimali.
    #CheckBalance  CHF -1200.00
    #CheckBalance  EUR 0.00
    #CheckBalance  -1200.00  Senza la sigla moneta il controllo viene fatto in base al saldo in moneta base.
• ContoDare indicare il conto su cui si effetta la verifica.
• Importo deve essere lasciato vuoto.

Il programma ha rilevato una differenza tra il saldo di verifica e quello del conto del file.


 

Stesso documento con date diverse

Se si attiva questa opzione, il programma avvisa se le registrazioni con uno stesso numero di documento hanno date differenti. Nelle registrazioni su più righe, dove non vi è una corrispondenza tra documento e data, il programma non è in grado di determinare correttamente la contropartita.

Conti

Struttura piano dei conti

Se l'opzione viene attivata, il programma controlla che la struttura dei gruppi sia corretta.

Presenza di differenze di cambio

Se l'opzione viene attivata, il programma controlla se ci sono delle differenze di cambio non ancora registrate.

Saldi di apertura differiscono dai saldi di chiusura anno precedente

Se l'opzione viene attivata, il programma verifica che i saldi di apertura del nuovo anno corrispondano a quelli finali dell'anno precedente.

Controlli personalizzati (Apps)

Se l'opzione viene attivata, il programma esegue dei controlli sulle funzionalità aggiunte dall'utente (Apps), per le verifiche personalizzate.

Includi controlli estesi con il tasto maiuscolo + F9

Quando viene attivata questa opzione, il programma esegue tutte le verifiche attivate nella finestra di dialogo, quando viene premendo il tasto maiuscolo + F9. Altrimenti, viene eseguito solo il ricalcolo della contabilità (nella versione Mac, maiuscolo + Cmd + 9).

 

 

Con Banana Contabilità è possibile inserire, per ogni registrazione, un link a documenti digitali salvati sul tuo computer. Puoi così dire addio ai pesanti classeur e passare ad una tenuta contabile più leggera e digitale. Vedi anche Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud.

• Predisponi una cartella dove salvare tutti i documenti digitali. Può essere la cartella dove tieni il file della contabilità, ma è meglio una sottocartella.
• Salva il file contenente i documenti delle fatture, ricevute e altro nella cartella. 
• Collega la registrazione con il documento digitale.
• Con il comando Collegamenti -> Apri collegamento (menu Conta2) puoi visualizzare il contenuto del documento digitale ogni volta che ti serve.

Colonna DocLink

La colonna DocLink della tabella Registrazioni permette di inserire un collegamento a un file esterno (normalmente la scansione della ricevuta o di una fattura).

• La colonna DocLink normalmente non è visibile.
  Per renderla visibile usa il comando Disponi colonne.
• Una volta visualizzata la colonna DocLink puoi modificare il nome del file.
• Il nome del file è relativo al file della contabilità, se i documenti sono in una sottocartella, nella colonna DocLink, il nome del file sarà preceduto dal nome della directory. 
• È possibile inserire manualmente nella cella Link anche un indirizzo internet.
  Per aprire il documento collegato, clicca su Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2, oppure clicca sul piccolo riquadro che appare nell'angolo in alto a destra della cella contenente il link.

Inserire un collegamento a un file

Il link al documento si può inserire in due modi:

• Vai sulla riga della tabella Registrazioni e dal menu Conta2, attiva il comando Collegamenti -> Aggiungi collegamento
• Seleziona il file che corrisponde al documento da collegare e clicca sul bottone Apri (il programma inserisce automaticamente il collegamento). Il programma inserisce il percorso al file digitale nella colonna DocLink, anche se questa non è visibile.

oppure:

• Nella tabella Registrazioni rendi visibile la colonna DocLink. Vedi: Disponi colonne
• Clicca sul piccolo riquadro in alto a destra della cella.
• Indica il percorso dove si trova il file e selezionalo

Modificare il collegamento

Procedi come per l'inserimento di un collegamento.

Aprire il collegamento

Ci sono due modi per aprire il collegamento:

• Posizionati sulla riga e usa il comando Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2.
• Posizionati sulla cella del DocLink e clicca sull'icona d'apertura.

Per motivi di sicurezza il programma apre solo i file con un'estensione sicura, vedere Opzioni programma -> sezione Avanzato, dal menu Strumenti).

Cancellare il collegamento

Ci sono due modi per cancellare il collegamento:

• Posizionati sulla riga e usa il comando Collegamenti -> Cancella collegamento dal menu Conta2.
• Cancella il contenuto della cella DocLink.

Gestione clienti e fornitori

Il controllo delle fatture emesse o ricevute è meglio farlo con le funzionalità del  Menu clienti, Menu fornitori.

Abbinare una scadenza a una riga di registrazione

In alternativa al sistema di gestione clienti e fornitori, o per altri scopi di controllo (molto più semplicistici),  si può inserire nella riga di registrazione anche la data di pagamento.

È una modalità operativa di controllo semplificata.

Con il comando Disponi colonne (dal menu Dati), rendere visibili le colonne DataScadenza e DataPag.

Inserire quindi nella colonna scadenza, la data di scadenza della fattura, e nella colonna pagamento la data di pagamento.

 

Comando Visualizza scadenze

Con il comando Visualizza scadenze del menu Conta2, il programma visualizza nella tabella Scadenze le righe di registrazioni che hanno una data di scadenza e nessuna data di pagamento.

Il comando Ordina registrazioni per data:

• Ordina in ordine di data crescente tutte le righe della tabella registrazioni.
  Pere registrazioni con la stessa data, mantiene la sequenza esistente.
• Cancella le righe vuote che sono inserite all'inizio.

Non vi è una funzione di riordino automatico, perché talvolta utenti scelgono di tenere le registrazioni secondo un altro ordine.