Formatierte Bilanz nach Gruppen

Ab Version 9.0.3 können unter Menü Datei -> Logo einrichten Einstellungen für das Logo (Breite, Höhe und Ausrichtung) vorgenommen werden sowie Kompositionen mit unterschiedlichen Einstellungen erstellt werden. Die Funktion Logo einrichten wird als vereinfachte Alternative zur Dokumente-Tabelle verwendet.

Die Formatierte Bilanz nach Gruppen (Menü Buch1) hat im Unterschied zur Formatierten Bilanz (Menü Buch1) folgende Charakteristiken:

  • Auch die Untergruppen werden detailliert angezeigt.
  • Gruppen oder Konten ausschliessen möglich (z.B. nur die Totalsumme der Gruppe anzeigen und nicht die Konten, die die Totalsumme ausmachen).
  • In Sektion Kontenplan - Sektionen kann man die Konten auswählen, die man im Ausdruck einschliessen will oder nicht.
  • Man kann für eine Periode auswählen, was für eine Unterteilung man will (z.B. im ersten Semester auswählen, ob nach Monat oder Vierteljahr).
  • Unterteilung nach Segmenten möglich.
  • ... und vieles mehr.

Zum Berechnen, Anzeigen und Ausdrucken der formatierten Bilanz nach Gruppen im Menü Buch1 den Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen auswählen. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen 'Sektionen' (siehe Auflistung links), dank denen die Parameter für den Ausdruck eingerichtet werden können.

Siehe Beispiele von Ausdrucken.
 

Häufig gestellte Fragen

  • Beim Ausschliessen der Gruppen mit Nullsaldo, bleiben die Titelzeilen der ausgeschlossenen Gruppen bestehen. Wie können diese entfernt werden?
    Sich in Sektionen begeben und die auszublendenden Titelzeilen mit Visum für Option "Aktuelle Zeile ausblenden" versehen.
  • Die Periodeanzeige soll in den Titeln der Ausdrucke nicht angezeigt werden ("1.Semester 2013"). Wie mache ich das?
    Sich in die Registerkarte Seite - Überschrift begeben und Visum der Option "Periode ausdrucken" entfernen.
  • Wenn die Titel auf dem Deckblatt zu lange sind, sollte es möglich sein, den Text auf zwei Zeilen zu unterteilen und ihn in Fett anzuzeigen. Ist das möglich? 
    Nein, es ist nicht möglich, die Schriftart der Titelseite zu ändern.
  • Gewisse Beträge sind nicht in der angegebenen Periode inbegriffen. Warum?
    Buchungen ohne Datum werden als Eröffnungsbuchungen berechnet und erscheinen nicht im Ausdruck der Erfolgsrechnung. Alle Buchungen mit Datum eingeben. 
  • Die Totalsummen der Gruppen, welche alle Konten der Klassen 3 und 4 enthalten, werden je nach Betriebsergebnis mit dem Text 'Gewinn oder Verlust' benannt. Wie kann dieser Text geändert werden?
    Sich in Sektionen begeben, die gewünschte Zeile auswählen und den ursprünglichen Text im Feld 'Alternativer Text' angeben.
  • Wenn die Option 'Vorjahr' aktiviert ist und im Vorjahr Gruppen bestehen, welche im aktuellen Jahr nicht mehr vorhanden sind, gibt es Fehlermeldungen. Wie kann dies korrigiert werden?
    Um die Bilanz mit den Daten des Vorjahres und des aktuellen Jahres auszudrucken, müssen die Gruppen des Vorjahres auch im aktuellen Jahr vorhanden sein.
  • Wie können die Vorjahrsdaten eines Langjahres angezeigt werden?
    Im Dialogfenster Formatierte Bilanz nach Gruppen ist hierfür unter "Spalten" rechts für "Bilanz" und "Erfolgsrechnung" je auf die Schaltfläche "Erweitert" zu klicken, im Dialogfenster "Spalten" auf die Schaltfläche "Einfügen" zu klicken und im Dialogfenster "Spalten ausdrucken" die Option "Prior" zu aktivieren. Die Dialogfenster sind hierauf mittels Schaltfläche "OK" zu schliessen. Im Dialogfenster "Spalten" kann bei Bedarf durch Markierung von "Prior ..." mittels Schaltfläche "Eigenschaften" die Überschrift personalisiert werden.

 

Überschrift

Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Überschrift 4
Hier den gewünschten Text eingeben, der als Überschrift für den Ausdruck verwendet wird. Der eingegebene Text erscheint auf der ersten Seite (Deckblatt) sowie auf jedem Blatt als Hauptüberschrift.

Periode ausdrucken und oder Unterteilung ausdrucken
Diese Funktion wird nur mit Angaben einer Periode aktiviert. Beim Löschen dieser Funktion, wird die Peiode nicht in den Titel der Ausdrucke angezeigt.

Seitenende

Seitenzahlen ausdrucken
Mit dieser Funktion werden die Seitenzahlen im Ausdruck einbezogen.

Datum ausdrucken
Mit dieser Option wird das Datum ausgedruckt.

Deckblatt ausdrucken
Mit dieser Funktion wird die erste Seite (Deckblatt) ausgedruckt.

Layout

Schriftgrad
Der Ausdruck wird je nach eingegebenem Grössenwert angezeigt

Seitenausrichtung
Wählen Sie aus, ob Sie die Seite automatisch, horizontal oder vertikal ausrichten wollen.

 

Logo

Ab Version 9.0.3 können unter Menü Datei -> Logo einrichten Einstellungen für das Logo (Breite, Höhe und Ausrichtung) vorgenommen werden sowie Kompositionen mit unterschiedlichen Einstellungen erstellt werden. Diese Funktion wird als vereinfachte Alternative zur Dokumente-Tabelle verwendet.

In der Druckphase der Formatierten Bilanz nach Gruppen (Menü Buch1 -> Formatierte Bilanz nach Gruppen) kann für 'Kopf- und Fusszeile' für die 'Überschrift' (mittels Schaltfläche 'Bearbeiten' und Auswahl von z.B. 'documents:logo' unter 'Logo' rechts von 'Bild' - wurde das Logo bereits auf Ausdrucken verwendet, kann unter 'Logo' anstatt 'kein' die Option 'Logo' ausgewählt werden) aller Seiten sowie für das Deckblatt ein Logo eingefügt werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten öffnet sich das Dialogfenster 'Logoformate', in welchem das Logo hinzugefügt und Einstellungen vorgenommen werden können:

 

Ränder

Oben, Unten, Links, Rechts
Ist der Abstand zwischen dem Seitenrand und dem Inhalt.

Überschrift
Ist der Abstand zwischen der Überschrift und dem Inhalt.

Seitenende
Ist der Abstand zwischen dem Seitenende und dem Inhalt.

Ränder für den Druckbereich vergrössern
Sollte der Text beim Ausdrucken die Ränder des Blattes überschreiten, können Sie diese Funktion auswählen, damit der Inhalt innerhalb der Seitenränder ausgedruckt wird.

 

Sektionen

Diese Registerkarte hängt von der Einrichtung des Kontenplans der Spalte Sektion ab.
Korrelierte Daten: Spalte Sektion im Kontenplan.

 

Wie in der Tabelle Konten

Die Einstellungen der Ansicht und des Ausdruckes der Formatierten Bilanz nach Gruppen entspricht die Einstellung derjenigen der Tabelle Konten.
Je nach Auswahl kann es Sektionen mit verschiedenen Optionen geben:

  • Sektion 1, 2, 3, 4, 01, 02, 03, 04... sind die hauptsächlichsten der Bilanz
  • Sektion Konto; die des ausgewählten Kontos
  • Sektion Gruppe; die, die sich auf die ausgewählte Gruppe beziehen

Sektion*
Wird eine Sektion (mit Sternchen gekennzeichnet) ausgewählt, sind folgende Optionen möglich:


Sektion ausblenden
Sektion auswählen, die nicht angezeigt werden soll.

Aktuelle Zeile ausblenden
Zeile auswählen, die nicht angezeigt werden soll.

Auf neuer Seite beginnen
Überschrift auswählen, die auf einer neuen Seite stehen soll und Funktion bestätigen (z.B. *ERFOLGSRECHNUNG (Seitenwechsel)). Unmittelbar nach Aktivierung der Option, wird die Bezeichnung (Seitenwechsel) gelöscht und auf neuer Seite ausgedruckt.

Alternativer Text
Einen anderen Text eingeben, falls man einen anderen für die Sektion oder die ausgewählte Zeile will.

Wird eine Sektion mit Zahlen (1,2,3,4...) oder eine Gruppe  ausgewählt, stehen noch folgende Optionen zur Verfügung:


 

Gruppe für die Prozentsatz-Berechnung (%)
Sichtbar, wenn man eine Sektion auswählt (Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag ..).
Die Gruppe, die als Basis für das Berechnen des Prozentsatzes der Konten und Gruppen der Sektion dient.

  • Von der Software bestimmt.
    Die Gruppe wird von der Software bestimmt, normalerweise die letzte Gruppe der Sektion (Totalsumme Aktiva, Passiva, Aufwand und Ertrag).
  • Gruppe vom Benutzer angegeben (aus der Liste auswählen).
    Für die Erfolgsrechnung muss man eine Gruppe angeben (z.B. Totalsumme Verkäufe).

Es ist möglich, anzugeben, auf welche Gruppe sich die %-Berechnung beziehen soll.

Zeilen mit tieferer Ebene ausblenden
Wenn man eine Gruppe und diesen Befehl auswählt, werden die Zeilen mit tieferer Ebene dieser Gruppe im Bilanzausdruck nicht angezeigt werden.

Als Konto anzeigen
Wenn man eine Gruppe und diesen Befehl auswählt, wird die Gruppe als Konto angezeigt.

 

Externer buchhalterischer Bericht

Die formatierte Bilanz nach Gruppen ausdrucken, aufgrund der Struktur eines Externen buchhalterischen Berichtes.

Datei Buchhaltungszusammenfassung
Den Externen buchhalterischen Bericht über die Schaltfläche Blättern auswählen.

Spalte Gruppierung
Spalte in welcher sich die Konten auf Gruppen des Externen buchhalterischen Berichts beziehen. Verfügbare Spalten: Gr1, Gr2, Gr, BKlasse und GrMwStUSt.

Gruppierung fehlt anzeigen
Kontrolliert, ob alle Konten einer im Externen buchhalterischen Bericht vorhanden Gruppe angehören.

Zeilen

Konten, Konten mit 0-Saldo, Konten mit Bewegung, Gruppen mit 0-Saldo, Leere Zeilen
Durch Auswahl der Optionen werden die entsprechenden Inhalte im Ausdruck angezeigt.

Spalten

Bilanz, Erfolgsrechnung und Bemerkungen

Man kann die Spalten einrichten, die man anzeigen will, für Bilanz, Erfolgsrechnung und Bemerkungen:

  • Kontonummer
  • Laufende - Saldo oder Bewegung in Basiswährung für die ausgewählte Periode oder die Unterteilung nach Periode
  • % Zeile - beinhaltet die Spalte mit dem Prozentsatz der Totalsumme (z.B. % Totalsumme Aktiva)
  • Fremdwährungen - Saldo in der Währung des Kontos für die ausgewählte Periode oder die Unterteilung nach Periode
  • Eröffnung - der Saldo am Anfang der Periode
  • Budget - Budgetbetrag für die ausgewählte Periode oder die Unterteilung nach Periode
  • Vorherige Periode - Der Betrag der vorherigen Periode im Vergleich zur ausgewählten Periode oder Unterteilung nach Periode
  • Vorjahr - Der Betrag für die gleiche Periode des Vorjahres
  • Differenz - Die Differenz des Betrags zwischen der laufenden Periode und der anderen Spalte  (Budget, vorherige Periode, Vorjahr)
  • % Differenz - Die Differenz in Prozentsatz zwischen der laufenden Periode und einer anderen Spalte (Budget, vorherige Periode, Vorjahr)
  • Year-to-date - Saldo oder Bewegung von Anfang Jahr bis zum Datum der letzten Buchung
     

Wechsel von Überschrift, Farbe oder Anzeigen weiterer Spalten

Über die Schaltfläche Erweitert können weitere Spalten hinzugefügt werden oder Einstellungen wie Spaltenüberschriften, Farben etc. verändert werden.

Spalten (Erweitert)

DB Spalten

Über die Schaltfläche Erweitert können nebst der Änderung von Spaltenüberschriften folgende Einstellungen vorgenommen werden:

  • Um eine 'Spalte im Bericht anzuzeigen', die entsprechende Option durch Visum aktivieren.
  • Um die 'Reihenfolge der Spalten' zu ändern, den Namen der Spalte mit der Maustaste verschieben oder dazu die Schaltflächen 'Nach oben' und 'Nach unten' benutzen.
  • Um neue im Bericht anzuzeigende Spalten hinzuzufügen (aus der Liste auswählen), die Schaltfläche Einfügen betätigen.
  • Um Spalten aus dem Bericht zu eliminieren, die Schaltfläche 'Löschen' betätigen.
  • Um die Einstellungen der Spalten, deren Überschriften, Farben usw. zu ändern, die Schaltfläche Eigenschaften betätigen.
     

Spalten einfügen

Einfügen / Löschen


In der Bilanz, in der Erfolgsrechnung und den Bemerkungen können Spalten, welche auf der Liste aufgeführt sind, hinzugefügt oder ungewünschte Spalten gelöscht werden. Man gelangt zu diesem Dialogfenster, indem man im Menü Buch1 den Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen auswählt, Spalten auswählt, auf Schaltfläche Erweitert (siehe auch Spalten Erweitert) klickt und danach die Schaltfläche Einfügen anklickt.

Beim Aktivieren einer oder mehrerer Optionen schliesst das Programm folgendes ein:

Spalten der Tabelle Konten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Einfügen wird die Liste aller für die Tabelle Konten definierten Spalten angezeigt.
Dadurch können alle in der Tabelle Konten vorhandenen Spalten in den Ausdruck eingeschlossen werden.

Buchhaltungsbeträge

Es handelt sich hier um die Spalten mit vom Programm aufgrund der Eröffnungssaldi und den erfassten Buchungen für den angegebenen Zeitraum oder für die Unterteilung nach Periode berechneten Beträgen.

Betrag in Basiswährung (Währung des Kontos)
Es werden auch die Salden der Konten in Fremdwährung angezeigt.

Laufende
Es werden die Salden des laufenden Jahres angezeigt.

Eröffnung
Es werden die Eröffnungssaldi angezeigt.

Vorherige (Periode)
Es werden die Salden der vorherige Periode angezeigt (nach Monat, Quartal, Semester.....).

Vorjahr
Es werden die Salden des Vorjahres angezeigt.

YTD (Year to date)
Nur für die Erfolgsrechnung möglich. Es werden die Salden anfangs Jahr bis zum Zeitpunkt der letzten Buchung angezeigt.

Budgetbeträge

Bitte sehen Sie auch die Informationen auf unserer Webseite Budget. Es handelt sich hierbei um die Spalten mit den vom Programm aufgrund der in der Tabelle Budget eingegebenen Budgetbeträgen oder den in der Tabelle Budget eingegebenen Zahlen berechneten Beträgen. Wurde die Tabelle Budget erstellt und Zeilen eingefügt, so werden für die Berechnung ausschliesslich die in der Tabelle Budget enthaltenen Daten verwendet, dies auch wenn Werte in die Spalte 'Budget' der Tabelle Konten eingegeben wurden.

Budget (Laufende Periode)
Es werden die Beträge der aktuellen Periode angezeigt, welche sich auf die eingegebenen Voraussagen beziehen.

Budget vorhergehende (Periode)
Es werden die Beträge der vorhergehenden Periode angezeigt, welche sich auf die eingegebenen Voraussagen beziehen.

Budget Vorjahr
Es werden die Beträge des Vorjahres angezeigt, welche sich auf die eingegebenen Voraussagen beziehen.

Anmerkung zum Zeitraum für die Berechnung

Das Programm kann keine Werte für Perioden berechnen, welche sich mit den verschiedenen Geschäftsjahren überschneiden oder welche nicht mit dem Anfangs- und Enddatum der Buchhaltungsdatei übereinstimmen.
Um die Vorjahressaldi zu erhalten, die über ein Kalenderjahr hinausgehen, ist im Dialogfenster 'Spalten ausdrucken - Spalten der Tabelle Konten' die Spalte Prior zu aktivieren. Diese ersetzt die Spalte Vorjahr, welche nur die Salden des Vorjahres vom 01.01.xx bis 31.12.xx anzeigt. Für das Vorgehen sehen Sie bitte unsere Webseite Formatierte Bilanz nach Gruppen.

Überschrift und Optionen (Spalten Eigenschaften)

DB Spaltenüberschrift

Überschriften

Zeile 1/ Zeile 2 / Zeile 3
Die Überschriften der Spalten können geändert werden, indem 'Text' ausgewählt und ins nun erscheinende Feld die gewünschte neue Überschrift eingegeben wird.
Wenn Sie Spalte auswählen, wird in der Überschrift der Name der ausgewählten Spalte stehen.


Optionen

Sichtbar
Ist diese Option aktiv, wird die Überschrift der Spalte angezeigt.

Nur Spalten Totalsummen anzeigen
Ist diese Option aktiv, werden nur die Beträge der Spalte Totalsummen angezeigt.

 

Farbe & Text und Hintergrund

tabcolori

Man gelangt über Schaltfläche Eigenschaften, Registerkarte Farben (Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen - Spalten, Schaltfläche Erweitert im Menü Buch1) zu diesem Dialogfenster.

Ändern
Über diese Schaltfläche kann die Farbe des Textes sowie des Hintergrundes geändert werden.

Standardfarbe
Über diese Schaltfläche kehrt man zur Default-Farbe des Textes sowie des Hintergrundes zurück.
 

Unterteilung

Im Menü Buch1, den Befehl Formatierte Bilanz nach Gruppen aufrufen und im Fenster, das sich öffnet, Unterteilung auswählen.

Keine
Es wird die ganze Periode angezeigt.

Unterteilung nach Periode
Dank dieser Funktion ist es möglich, die Daten der Periode anzuzeigen, nach Tag, Monat, zwei Monate, Vierteljahr, vier Monate, Semester, Jahr. In den Spaltenüberschiften steht die ausgewählte Periode.

Nur Segment
Es werden die Daten des ausgewählten Segments angezeigt.

Perioden für das ganze Jahr erstellen
Wenn die Rechnungsperiode nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, man aber trotzdem alle Monate anzeigen will, einfach diese Funktion auswählen.

Spalte Totalsummen
Diese Funktion erstellt eine Spalte Totalsummen der ausgewählten Perioden in der Erfolgsrechnung und in der Ansicht Totalsummen, Befehl Buchhalterischer Bericht (Menü Buch1).

Maximale Anzahl Unterteilungen
Die maximale Anzahl Perioden ist 36. In besonderen Fällen, wenn Sie sehr detaillierte Statistiken über lange Zeit wünschen, können Sie diesen Wert von Hand ändern. Sehr viele Unterteilungen können das Programm verlangsamen.

Unterteilung nach Segment
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Ihre Segmente festgelegt haben.

  • Alle auswählen - alle Optionen werden ausgewählt
  • Leer - Der Betrag, der keinem Segment zugesprochen ist, wird angezeigt
  • Unterteilung der Segmente - Jede Unterteilung hat den gleichen Namen, den man ihr im Kontenplan gegeben hat. Es werden die Daten der Unterteilung angezeigt (aufgrund der Auswahl).

Spalte Totalsummen
Wenn Sie das Feld auswählen, erhalten Sie die Totalsummen des ausgewählten Segments.

Überschrift Segment
Sie wählen aus, was als Überschrift der Spalte in den Segmenten stehen soll.

Periode

Erklärungen zu dieser Sektion finden Sie auf folgender Seite Periode.

Stilart

Stilart verwenden
Es sind verschiedene grafische Muster für eine Formatierte Bilanz nach Gruppen vorhanden. Wählen Sie dasjenige aus, das Ihnen am besten entspricht.

Eigenschaften Stilarten
Für jede Stilart können Sie für die Linien und den Hintergrund eigene Farben definieren.

Wert / Ändern... / Vordefiniert
Dank dieser Funktion können Sie die Stilart ändern oder die Standardeinrichtungen wiederherstellen.

Formatierung Linien ignorieren
Wenn diese Option markiert ist, wird die Formatierung nicht beibehalten.

Zahlenformate

Durch 1'000 teilen
Bei speziell grossen Beträgen können Sie dank dieser Funktion 3 Nullen entfernen.

Centimes anzeigen
Dank dieser Funktion können Sie die kleinsten Währungseinheiten anzeigen.

Nullbeträge anzeigen
Wenn Sie diese Funktion auswählen, können Sie entscheiden, ob Sie Nullbeträge so anzeigen wollen: 0,00 oder mit dem Symbol -,- .

Negative Zahlen
Negative Zahlen können mit Minuszeichen vor oder nach dem Betrag angezeigt werden oder mit Betrag zwischen runden Klammern. Wenn Sie negative Zahlen in roter Farbe wünschen, können Sie die entsprechende Option auswählen.

Texte

In dieser Sektion können die Texte der Überschriften ändern, die das Programm Standard im Ausdruck verwendet.

Um den Wert abzuändern, einen Doppelklick auf die zum zu ändernden 'Schlüssel' gehörende Zelle der Spalte Wert machen. Nun kann der Text geändert werden.

Anhang


In dieser Sektion können Sie Texte eingeben, die mit dem Bericht zusammen ausgedruckt werden.
 
  • Die Texte werden nach den Bilanzdaten ausgedruckt.
  • Jedes Dokument beginnt auf einer neuen Seite.

Dokumente

Hier werden alle in der Dokumente-Tabelle verfügbaren Dokumente des Typs 'Html oder Text' aufgelistet.

  • Sie können die Reihenfolge der Berichte ändern, indem Sie das Element mit der Maustaste verschieben.
  • Es werden nur Dokumente ausgedruckt, die mit einem Visum versehen sind.

Bearbeiten

Zeigt einen Texteditor an, worin Sie den Text eingeben und bearbeiten können.

Einfügen

Fügt ein neues Element ohne Text ein.
Wurde die Dokumente-Tabelle noch nicht aktiviert, wird sie vom Programm automatisch eingefügt.

Löschen

Löscht das Element und deren Inhalt.
 

Bemerkung:

  • Diese Funktion ist in früheren Versionen nicht vorhanden.
    Wird die Datei mit einer früheren Programmversion geöffnet, wird gemeldet, dass die Datei nicht vollständig kompatibel ist.
  • Wird dieser Bereich geändert und mit OK bestätigt, muss zum Abbrechen des Vorgangs die Schaltfläche Löschen mehrmals wiederholt werden.

Komposition

Erklärungen zu dieser Sektion finden Sie auf der Seite Komposition.