Die Tabelle Buchungen ist bereits mit einer Reihe von Spalten und Ansichten voreingestellt.

Die Spalten der Tabelle Buchungen

Die folgenden Spalten, mit * gekennzeichnet, sind normalerweise nicht sichtbar. Um diese Spalten sichtbar zu machen, den Befehl 'Spalten einrichten' im Menü Daten verwenden.

Datum
Das Datum, welches das Programm verwendet, um die Buchung einem zeitlichen Rahmen zuzuordnen.
Das Datum muss in der Rechnungsperiode liegen, die in Eigenschaften (Stammdaten) definiert worden ist.
In Optionen kann man angeben, dass das Datum obligatorisch ist, sonst darf das Feld leer sein.
Wenn es gesperrte Buchungen gibt, meldet das Programm einen Fehler, wenn man ein Datum eingibt, das älter, als das der Sperre oder gleich wie das der Sperre ist.

*Datum Beleg
Man kann das Datum des Dokuments angeben, z.B. das Ausstellungsdatum einer Rechnung.

*Datum Valuta
Man kann das Valutadatum der Bankbewegung angeben. Der Wert wird aus einem elektronischen Kontoauszug importiert.

Beleg
Die Nummer des Belegs, fundamental für die Buchführung. Es wird empfohlen, beim Buchen auf dem Dokument eine progressive Nummer zu vermerken, so dass von der Buchung ganz einfach auf das Buchhaltungsdokument zurückgeschlossen werden kann.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt fortlaufende Werte und Buchungscodes vor, die vorher in der Tabelle 'Sich wiederholende Buchungen' eingerichtet worden sind.

Das Programm schlägt die nächste Nummer des Belegs vor, welche mit der Taste F6 übernommen werden kann.

• Numerische Nummerierung: Das Programm erhöht einfach den höchsten in der Spalte Beleg gefundenen Wert.
• Alphanumerische Nummerierung; das Programm erhöht den numerischen Endteil (nützlich, wenn man separate Nummerierungen für die Kasse oder Bank wünscht).
  Wenn C-01 eingegeben worden ist und man C schreibt, schlägt das Programm C-02 vor.
  Wenn B104 eingegeben worden ist und man B schreibt, schlägt das Programm B105 vor.
  Wenn D10-04 eingegeben worden ist und man D schreibt, schlägt das Programm D10-05 vor.

In der Tabelle Wiederholende Buchungen (Menü Buch2, Sich wiederholende Buchungen) kann man Buchungsgruppen erfassen, welche durch Eingabe eines Kennwortes/Codes in der Tabelle Buchungen übernommen werden können.

Will man im Nachhinein viele Belegnummern hinzufügen, so kann Excel hinzugezogen werden. In Excel kann man die gewünschte Anzahl Belegnummern kreieren und diese durch Kopieren und Einfügen in der Spalte 'Beleg' der Tabelle Buchungen von Banana Buchhaltung übernehmen.

*Beleg Protokoll
Eine zusätzliche Spalte für den Fall, dass den Buchungen oder Belegen eine andere Nummerierung zugeordnet werden soll.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt progressive Werte vor, wie in der Spalte Beleg.

*Belegtyp
Enthält einen Code, den das Programm benutzt, um eine Art von Buchung zu identifizieren. Wenn Sie Ihre eigenen Codes benutzen wollen, sollten Sie eine neue Spalte hinzuzufügen.

• 01 Diese Buchung wird im Bericht als Eröffnungsbuchung betrachtet und erscheint deshalb nicht in der Rechnungsperiode, sondern in den Eröffnungssaldi.
• von 10 bis 19 Codes für Rechnungen an Kunden
• von 20 bis 29 Codes für Rechnungen von Lieferanten
• von 30 bis 1000 Codes für künftige Zwecke reserviert.

*Rechnungsnummer
Die Nummer einer ausgestellten oder bezahlten Rechnung, welche zusammen mit der Funktion zur Kontrolle der Rechnungen von Kunden und Lieferanten verwendet wird.

*Beleg Original
Die auf einem Dokument vorhandene Referenznummer, zum Beispiel Nummer einer Gutschrift.

*Link zu externer Datei
Zum Eingeben eines Links zu einer externen Datei. Meist ein Buchhaltungsbeleg.
Mit dem Pfeil nach oben öffnet das Programm das Dokument.

*Externe Referenz
Eventuelle Referenznummer, von einem Programm, das diese Operation erzeugt hat. Damit eine Operation nicht zweimal importiert wird.

Beschreibung
Der Text der Buchung.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt den Text einer bereits eingegebenen Buchung oder einer Vorjahresbuchung vor, wenn die betreffende Option ausgewählt worden ist.
Wenn man Taste F6 auswählt, übernimmt das Programm die Daten der vorherigen Zeile mit gleicher Beschreibung und vervollständigt die Felder der aktuellen Zeile.

*Anmerkung
Fussnoten der Buchungen.

Konto Soll
Das Konto, welches belastet wird.
Im Konto Soll können auch Segmente eingegeben werden. Diese werden in der Regel mit einem ":" oder "-" getrennt.
Wenn man in der Liste der Konten die Taste mit dem Trennzeichen der Segmente auswählt, gelangt man sofort zum nächsten Segment. 
Wenn man hingegen die Entertaste drückt, wird die Eingabe beendet und man gelangt zur nächsten Spalte.
Die Funktion der automatischen Vervollständigung schlägt die Konten und Segmente vor. Man kann auch einen Suchtext eingeben, worauf das Programm alle Konten anzeigt, welche diesen in einer der Spalten enthalten.

*Konto Soll Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung des eingegebenen Kontos.

Konto Haben
Das Konto, welches gutgeschrieben wird. Mehr unter Konto Soll.

*Konto Haben Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung dieses Kontos.

Betrag
Der Betrag, welcher auf dem Konto Soll und Haben gebucht wird.

Die MwSt/USt-Spalten
Mehr Informationen zu den MwSt-Spalten auf Seite Buchungen der MwSt-Verwaltung.

KS1
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein "." steht.

*KS1 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

KS2
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein "," steht.

*KS2 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

KS3
Das Konto einer Kostenstelle, vor dem ein ";" steht.

*KS3 Beschreibung
Die aus dem Kontenplan übernommene Beschreibung der Kostenstelle.

*Datum Fälligkeit
Das Datum bis zu dem die Rechnung spätestens bezahlt werden muss.

*Datum Zahlung
Wird zusammen mit dem Befehl Fälligkeiten anzeigen verwendet.
Wenn man hingegen die Funktionen zur Kontrolle der Kunden- und Lieferantenrechnungen für die Bezahlung benutzen will, muss man eine Buchung für die Ausstellung der Rechnung und eine Buchung für die Bezahlung eingeben.

*Sperre Nummer, Sperre Betrag, Sperre Fortlaufend, Sperre Zeile
Siehe Funktion Buchungen sperren.

Neue Spalten hinzufügen

Mit dem Befehl Spalten einrichten können Spalten sichtbar gemacht, versteckt, in der Reihenfolge verschoben oder neue hinzugefügt werden. Oder man gibt an, dass eine Spalte nicht ausgedruckt wird.

• Die in der Tabelle Buchungen hinzugefügten Spalten werden auch in den Tabellen Sich wiederholende Buchungen, Kontoauszug, MwSt/USt-Zusammenfassung hinzugefügt werden, ohne dass sie sichtbar sind.
  Um diese Spalten in den anderen Tabellen sichtbar zu machen, muss man Befehl Spalten einrichten verwenden.
• Wird eine Spalte Betrag hinzugefügt, werden die eingegebenen Beträge im Kontoauszug zusammengezählt.

Ansichten

Wenn man eine neue Buchhaltung öffnet, werden folgende Ansichten automatisch erstellt:

• Basis es werden die wichtigsten Spalten angezeigt
• Kostenstellen es werden die Spalten 'KS1'', KS2' und 'KS3' angezeigt
• Fälligkeiten es werden de Spalten 'Fälligkeit' und 'Zahlung' angezeigt
• Sperre es werden die Spalten der Sperre angezeigt.

Mit dem Befehl Ansichten einrichten können die Ansichten personalisiert und noch eigene Ansichten erstellt werden.
Mit dem Befehl Seite einrichten kann der Druckmodus der Ansicht verändert werden.

 

 

Einfache Buchungen

Einfache Buchungen sind diejenigen, die zwei Konten betreffen. Diese geben Sie auf einer Zeile ein.
Die Belegnummer ist für jede Buchung eine andere.

 

Sammelbuchungen

Buchungen, die mehr als zwei Konten betreffen, müssen auf mehreren aufeinander folgenden Zeilen gebucht werden (keine Leerzeile dazwischen!).
Es wird ein Konto pro Zeile gebucht. Der Gegenposten für die ganze Buchung ist auf der ersten Zeile einzugeben.
Die Belegnummer ist immer die gleiche, denn es handelt sich immer um die gleiche Buchung.

Wichtig: Dasselbe gilt für das Datum; sonst kann es beim Erstellen einer Bilanz nach Periode zu Differenzen kommen.

Tabelle 'Wiederholende Buchungen'

Damit nicht immer wieder dieselben Texte geschrieben werden müssen, können in der Tabelle Wiederholende Buchungen (Menü Buch2, Befehl Sich wiederholende Buchungen) Gruppen von Buchungen erfasst und gespeichert werden, welche durch Eingabe eines Kennwortes oder Codes in der Tabelle Buchungen übernommen werden können.

Wenn man sich in der Spalte Beleg der Tabelle Buchungen befindet, schlägt das Programm das Verzeichnis der sich wiederholenden Buchungen, gruppiert nach Kennwort/Code vor. Wird eine dieser Zeilen ausgewählt, so geschieht folgendes:

• Das Programm fügt die "Sich wiederholenden Buchungen" mit diesem Kennwort/Code ein.
• Die eingefügten Zeilen werden mit Datum und anderen bereits in der Vergangenheit erfassten Werten ergänzt.
• In der Spalte Beleg wird die fortlaufende Nummer (aufgrund der bereits erfassten Werte) eingefügt.

Sich wiederholenden Buchungen erfassen

• In der Tabelle Wiederholende Buchungen werden Zeilen mit Buchungen, welche wieder verwendet werden müssen eingegeben (oder mit Kopieren und Einfügen aus der Tabelle Buchungen kopieren).
• In der Spalte Beleg das Kennwort oder den Code für die gewünschte sich wiederholenden Buchung eingeben.
  Die Zeilen mit demselben Kennwort oder Code werden zusammen übernommen (Buchungen auf mehreren Zeilen).

 

• Fortlaufende Nummerierung der Belege "docnum"
  Wird bei Buchungen eine "Beleg"-Nummerierung gewünscht, welche von der automatischen abweicht, so wird eine Zeile eingefügt, welche in der Spalte "Beleg" den Code "docnum" enthält. Für die folgenden Zeilen wird die Art Nummerierung verwendet, welche in der Spalte Beschreibung spezifiziert wird.
  • "0" falls keine automatische Nummerierung gewünscht wird
  • "1" für fortlaufende Nummerierung
  • "Kasse-1" fortlaufende Nummerierung mit Präfix "Kasse-" (Kasse-2, Kasse-3)
    Das Programm ersetzt die am Ende des Textes angegebene Zahl fortlaufend.
     
• Wird gewünscht, dass in den Vorschlägen nur eine Zeile pro Kennwort/Code angezeigt wird, so muss der Beschreibung folgendes vorangestellt werden:
  • Mit "*" wird nur diese Zeile angezeigt und keine anderen mit ähnlichem Kennwort/Code.
  • Mit "**"wird nur diese Zeile angezeigt, sie wird jedoch nicht übernommen (nur Titelzeile).
  • Mit "\*" wird ermöglicht, die Beschreibung mit einem Stern zu beginnen, ohne dass dieser als Befehl interpretiert wird.
     

Übernahme von sich wiederholenden Buchungen in der Tabelle Buchungen

• Werte in der Spalte Datum und anderen Spalten der Tabelle Buchungen eingeben, die unverändert bleiben sollen.
• In der Spalte Beleg ein in der Tabelle Wiederholende Buchungen definiertes Kennwort (Code) auswählen und mit Enter bestätigen.
  • Das Programm fügt alle Buchungen mit diesem Kennwort/Code ein und wiederholt dabei in der Spalte Datum und anderen Spalten bereits erfasste Werte.
  • In der Spalte Beleg wird die fortlaufende Nummer oder wie unter "docnum" spezifiziert eingefügt.
• Es kann auch in der Spalte Beleg der Code eingegeben und die Taste F6 gedrückt werden.
   

Buchungszeilen in 'Sich wiederholende Buchungen' kopieren

Um Zeilen der Tabelle Buchungen in die Tabelle Wiederholende Buchungen zu kopieren, wie folgt vorgehen:

• Die zu kopierenden Zeilen der Tabelle Buchungen auswählen bzw. markieren.
• Aus Menü Bearbeiten den Befehl Zeilen kopieren ausführen.
• Sich in die Tabelle 'Sich wiederholende Buchungen' begeben (Menü Buch2, Befehl Sich wiederholende Buchungen).
• Aus Menü Bearbeiten den Befehl Kopierte Zeilen einfügen ausführen.
   

Formatieren von Spalten und Ansichten

Die Tabelle Sich wiederholende Buchungen verwendet die gleichen Formate und Ansichten wie die Tabelle Buchungen.
Es ist nicht möglich, nur für die Sich wiederholenden Buchungen ein anderes, von der Tabelle Buchungen abweichendes Format zu verwenden.
Man kann jedoch in der Tabelle Buchungen eine neue Ansicht hinzufügen, neue Tabelleneinstellungen festlegen und diese Ansicht in der Tabelle der Sich wiederholenden Buchungen verwenden.
 

Um die ausgestellten Schecks zu buchen, müssen Sie in den Passiven ein neues Konto Ausgestellte Schecks einfügen.

Der Scheck wird zum Zeitpunkt der Bezahlung des Lieferanten ausgestellt. Daraufhin wird er dem Kontokorrent der Bank belastet.

Der Kontoauszug Ausgestellte Schecks nach dem Buchen.

Akontozahlung auf Kreditkarte

Bevor Sie die Vorgehensweise ausführen, stellen Sie bitte sicher, dass in Ihrem Kontenplan (Tabelle Konten) ein Konto Kreditkarten vorhanden ist, ansonsten muss es hinzugefügt werden.

Das Kreditkartenkonto wird der Gruppe oder Untergruppe der kurzfristigen Schulden hinzugefügt; falls es keine Untergruppen gibt, muss es in den Passiven aufgeführt werden.

Beispiel:

Am 10.01.2019 wurden vom Bankkonto CHF 1'000.00 auf das Kreditkartenkonto eingezahlt.

• Im Soll wird das Kreditkartenkonto eingegeben und im Haben das Bankkonto, aus welchem die Akontozahlung ausgeführt wird, eingegeben.

 

Die Kreditkartenabrechnung buchen

Nach Erhalt der Kreditkartenabrechnung müssen alle auf der Kreditkarte aufgeführten Kosten erfasst werden und der Kredit ist auf dem Kreditkartenkonto zu stornieren.

Beispiel:

Am 15.02.2019 erhalten wir die Januar-Kreditkartenabrechnung über insgesamt CHF 790.00 (Details: CHF 560.00 für Computerkauf, CHF 150.00 für Hotelspesen, CHF 80.00 für Büromaterial) (Dok.25).

• Die Buchung der Rechnung erfolgt auf mehreren Zeilen. Im Soll werden alle auf der Kreditkartenabrechnung aufgeführten Kosten, jede Kostenart auf einer separaten Zeile, gebucht; im Haben wird das Kreditkartenkonto gebucht.

 

Den Saldo des Kreditkartenkontos überprüfen

Jedes mal wenn Vorauszahlungen auf die Kreditkarte erfolgen und alle auf der Kreditkarte aufgeführten Kosten erfasst wurden, ist es notwendig zu überprüfen, ob der Saldo des Kreditkartenkontos mit der noch auf der Kreditkarte vorhandenen Verfügbarkeit übereinstimmt.

Banana Buchhaltung sieht den Import von Kreditkartentransaktionen in die Hauptbuchhaltungsdatei vor.

Um den Import durchführen zu können, sind einige Voraussetzungen erforderlich:

• Im Kontenplan muss ein Kreditkartenkonto eingerichtet worden sein.
• Das Format der Daten, welche von der Kreditkarten herausgebenden Bank zur Verfügung gestellt wird, muss mit den von Banana Buchhaltung bereitgestellten Formaten kompatibel sein.

So finden und laden Sie die benötigten Formate:

• Begeben Sie sich über Menü Buch1 → In Buchhaltung importieren → Schaltfläche Erweiterungen verwalten (bis und mit Version 9.0.4 Apps verwalten) ins Dialogfenster Banana Erweiterungen verwalten und wählen Sie Import aus.
• Wählen Sie die Bank aus, die die Kreditkarte ausgestellt hat und klicken Sie auf die Schaltfläche Installieren.  Das Format wird im Dialogfenster In Buchhaltung importieren angezeigt.

Beim Import von Kreditkartendaten und auch von Bankbewegungen ist die Erfassung von Akontozahlungen problematisch. In diesem Fall werden zwei Buchungen auf dem Kreditkartenkonto erstellt:

• Vorhandensein eines Kreditkartenkontos als Gegenkonto zu den Bankgebühren für Kreditkarteneinzahlungen.
• Vorhandensein eines Kreditkartenkontos beim Importieren von Kreditkartentransaktionen.

Um Überschneidungen zu vermeiden, wird zum Zeitpunkt des Imports das Konto Kreditkarten verwendet.

So importieren Sie:

• Buch1 → in Buchhaltung importieren → Buchungen
• Wählen Sie das von der Bank, welche die Kreditkarte heraus gegeben hat, benutzte Format aus (vorzugsweise ISO 20022 oder evtl. MT940).
• Mit Schaltfläche Blättern die von der Bank erhaltene Datei auswählen und mit OK bestätigen
• Geben Sie das Zielkonto und eventuell den Zeitraum (Anfangs- und Enddatum) ein und bestätigen Sie mit OK. Es werden alle Bewegungen in die Tabelle Buchungen importiert.
• Für jede Zeile ist das Kostenkonto einzugeben.