Con Banana Contabilità Plus eviti gli errori

Per facilitare i controlli e trovare subito le differenze, nella nuova versione Banana Contabilità Plus, nella tabella Registrazioni, è stata aggiunta la colonna Saldo, dove vedi su ogni riga eventuali differenze e puoi correggere immediatamente. È una funzione molto utile per le chiusure d'esercizio.
Tanti nostri clienti l'hanno già provata e ne sono entusiasti. Ti consigliamo di passare subito a Banana Contabilità Plus e approfittare delle molteplici novità.

Registrazioni semplici (o registrazioni su più righe)

Le registrazioni semplici sono quelle che riguardano due conti e vengono inserite ognuna su di una sola riga.
Il numero di documento è diverso per ogni registrazione.

Registrazioni composte

Le registrazioni composte, quelle che riguardano più di due conti, devono essere registrate su più righe. Si registra un conto per riga. La contropartita delle registrazioni deve essere inserita come prima riga.
Il numero di documento riportato sulle diverse righe è uguale poiché si tratta della stessa registrazione.

Nota:

Nelle registrazioni composte, le date delle righe di registrazione devono essere uguali altrimenti, in caso di calcoli per periodo, ci possono essere delle differenze contabili.

 

Tabella registrazioni ricorrenti

Per evitare di riscrivere sempre i medesimi testi, nella tabella Registrazioni ricorrenti (comando Conta2) si possono memorizzare dei gruppi di registrazioni che possono poi essere ripresi tramite un codice nella tabella Registrazioni.

Per le operazioni ripetitive si possono creare dei codici causali per la ripresa automatica dei dati.

Quando ci si trova sulla colonna Doc della tabella Registrazioni, il programma propone l'elenco delle righe ripetitive, raggruppate per codice. Se si sceglie una di queste righe:

• Il programma inserisce le righe ripetitive che hanno lo stesso codice.
• Completa le righe inserite con la data e altri valori già inseriti in precedenza.
• Inserisce nella colonna Doc un numero progressivo (in base ai valori già inseriti in precedenza)

Inserimento registrazioni ricorrenti

• Nella tabella Registrazioni ricorrenti si inseriscono (o si copiano dalla tabella registrazioni) righe di registrazione che dovranno essere riprese. 
• Nella colonna Doc inserire il codice relativo alla registrazione ricorrente.
  Le righe che avranno il medesimo codice saranno riprese assieme (registrazioni su più righe).

 

• Numerazione progressiva dei documenti "docnum"
  Se nelle registrazioni si vuole una numerazione del Doc diversa da quella automatica, inserire una riga che abbia nella colonna Doc il codice "docnum". Per le righe successive verrà usato il tipo di numerazione che è specificato nella colonna Descrizione
  • "0" se non si vuole alcuna numerazione automatica
  • "1"  numerazione progressiva
  • "cassa-1" numerazione progressiva con il prefisso "cassa-" (cassa-2, cassa-3)
    Il programma sostituisce con il progressivo il numero indicato alla fine del testo.
     
• Se nei suggerimenti si vuole che venga visualizzata solo una riga per codice, occorre far precedere la descrizione con:
  • Un "*" visualizza solo questa riga e non le altre con il codice simile.
  • Un "**"visualizza solo questa riga, ma non riprendere questa riga (solo riga di titolo).
  • Un "\*" permette di iniziare la descrizione con un asterisco, senza venir interpretato come un comando.

La tabella registrazioni ricorrenti non permette di salvare delle impostazioni di visualizzazioni proprie, ma riprende le viste e le impostazioni colonne della tabella registrazioni.

Ripresa registrazioni ricorrenti nella tabella Registrazioni

• Inserire la data e altre colonne che devono rimanere uguali
• Nella colonna Doc scegliere uno dei codici definiti nella tabella Registrazioni ricorrenti e premere Enter.
  • Il programma inserisce tutti i movimenti con il medesimo codice, ripetendo la colonna data e altri valori già immessi.
  • Nella colonna Doc viene inserito un numero progressivo  o come specificato in docnum
• Oppure indicare nella colonna Doc il codice e premere il tasto F6.

Copia righe di registrazioni nella tabella Registrazioni ricorrenti

Per ricopiare dalla tabella Registrazioni alla tabella Registrazioni ricorrenti

• Nella tabella Registrazioni selezionare le righe da copiare
• Menu Modifica -> Copia righe
• Andare nella tabella Registrazioni ricorrenti
• Menu Modifica -> Inserisci righe copiate

Formattazione colonne e Viste

La tabella registrazioni ricorrenti usa gli stessi formati e viste della tabella registrazioni.
Non è possibile avere un formato diverso solo per le registrazioni ricorrenti.
Si può però, nella tabella registrazioni, aggiungere una nuova vista, impostare la formattazione delle colonne e usare questa vista nella tabella registrazioni ricorrenti. 

 

Per registrare l'emissione di assegni bancari è necessario inserire nelle passività un conto Assegni emessi.

L'assegno viene emesso al momento di pagare un fornitore. Successivamente viene addebitato sul conto corrente bancario.

La scheda conto Assegni emessi dopo le registrazioni

Gestione clienti e fornitori

Il controllo delle fatture emesse o ricevute è meglio farlo con le funzionalità del  Menu clienti, Menu fornitori.

Abbinare una scadenza a una riga di registrazione

In alternativa al sistema di gestione clienti e fornitori, o per altri scopi di controllo (molto più semplicistici),  si può inserire nella riga di registrazione anche la data di pagamento.

È una modalità operativa di controllo semplificata.

Con il comando Disponi colonne (dal menu Dati), rendere visibili le colonne DataScadenza e DataPag.

Inserire quindi nella colonna scadenza, la data di scadenza della fattura, e nella colonna pagamento la data di pagamento.

 

Comando Visualizza scadenze

Con il comando Visualizza scadenze del menu Conta2, il programma visualizza nella tabella Scadenze le righe di registrazioni che hanno una data di scadenza e nessuna data di pagamento.

 

Collegare documenti digitali alle registrazioni

Con Banana è possibile inserire, per ogni registrazione, dei link a documenti digitali salvati sul proprio computer.

• Predisponete una cartella dove salvare tutti i documenti digitali. Può essere la cartella dove tenete il file della contabilità o una sottocartella.
• Salvate il file contenente i documenti delle fatture, ricevute e altro nella cartella. 
• Collegate la registrazione con il documento digitale.
• Con il comando Collegamenti -> Apri collegamento (menu Conta2) potete visualizzare il contenuto del documento digitale.

Colonna DocLink

La colonna DocLink della tabella registrazioni permette di inserire un collegamento a un file esterno (normalmente la scansione della ricevuta o di una fattura).

• La colonna DocLink normalmente non è visibile.
  Per renderla visibile usare la funzione  disponi colonne.
• Una volta visulizzata la colonna link potete modificare il nome del file direttamente.
• Il nome del file è relativo al file della contabilità, se i documenti sono in una sottocartella, nella colonna DocLink, il nome del file sarà preceduto dal nome della directory. 
• È possibile inserire manualmente nella cella Link anche un indirizzo internet.
  Per aprire il documento collegato, cliccare su Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2, oppure cliccare sul piccolo riquadro che appare nell'angolo in alto a destra della cella contenente il link.

Inserire un collegamento a un file

Il link al documento si può inserire in due modi:

• Andare sulla riga della tabella registrazioni e dal menu Conta2, attivare il comando Collegamenti -> Aggiungi collegamento
• Selezionare il file che corrisponde al documento da collegare e cliccare sul bottone Apri (il programma inserisce automaticamente il collegamento).
  Il programma inserisce il nome del file nella colonna DocLink, anche se questa non è visibile.

oppure:

• Nella tabella Registrazioni rendere visibile la colonna DocLink. Vedi: disponi colonne.
• Cliccare sul piccolo riquadro in alto a destra della cella
• Indicare il percorso dove si trova il file e selezionarlo

Modificare il collegamento

Procedere come per l'inserimento di un collegamento.

Aprire il collegamento

Ci sono due modi per aprire il collegamento:

• Posizionarsi sulla riga e dare il comando Collegamenti -> Apri collegamento dal menu Conta2.
• Posizionarsi sulla cella del DocLink e cliccare sull'icona d'apertura.

Per motivi di sicurezza il programma apre solo i file con un'estensione sicura, vedere Opzioni programma -> sezione Avanzato, dal menu Strumenti).

Cancellare il collegamento

Ci sono due modi per cancellare il collegamento:

• Posizionarsi sulla riga e dare il comando Collegamenti -> Cancella collegamento dal menu Conta2.
• Cancellare il contenuto della cella DocLink.

 

Certificazione con blockchain

Banana usa un sistema di certificazione dei dati contabili basata su tecnica che oggi viene chiamata dei blockchain (catena di blocchi). Le registrazioni possono essere bloccate e munite di marchi digitali che assicurano anche a distanza di tempo l'autenticità dei dati contabili.

Banana.ch è stata la prima ditta al mondo a usare la tecnologia blockchain in ambito contabile. Il metodo è stato depositato come brevetto nel 2002 (US Patent No. 7,020,640).

Questo metodo garantisce alti livelli d’integrità dei dati e di conformità alle normative di legge. Vedi a questo riguardo le valutazioni delle società di revisione Ernst&Young che hanno verificato nel 2002 la compatilità del sistema rispetto alle normative. Le nuove versioni del software usano il metodo di Hash SH256 e non più l'MD5 citato nei documenti.

• Ernst&Young verifica compatibilità con le norme svizzere (pdf in lingua tedesca)
  Vedi: Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio del 24 aprile 2002.
• Erns&Young verifica compatibilità con le norme germaniche (pdf in lingua tedesca)

Il metodo di certificazione basato sul concatenamento dei blocchi di dati "blockchain" è considerato talmente affidabile da essere impiegato per assicurare la validità dei bitcoin e di tutte le moderne crypto-monete.

Comando blocca registrazioni

Con il comando Blocca registrazioni, i movimenti della contabilità vengono bloccati e segnati con delle cifre di controllo che permettono di verificare nel tempo che le registrazioni non siano state modificate.

• Viene verificata la validità di un eventuale blocco già esistente
• Le registrazioni fino alla data del blocco sono numerate progressivamente e bloccate. Per ogni registrazione viene calcolato il marchio digitale della riga e quello progressivo.
  Il calcolo dei marchi digitali viene fatto nella sequenza delle colonne.
• Nella contabilità viene indicato che non verranno più accettate registrazioni con data uguale o inferiore alla data blocco.

 

Data nuovo blocco (compresa)

Specificare la data fino a quando i movimenti devono essere bloccati.

Password (opzionale)

È possibile inserire una password per permettere l’eventuale sblocco delle registrazioni o per poter in seguito eseguire un nuovo blocco. Il programma, se non trova errori nelle registrazioni comprese nella data del blocco, blocca le registrazioni, calcola e assegna ad ogni riga di registrazione delle cifre e dei codici diversi per ogni riga, visualizzate nella vista Blocco.

Ultimo blocco

I dati di questa sezione vengono indicati automaticamente dal programma in base all'ultimo blocco eseguito.

Blocco valido

Viene visualizzato un "Sì" se il blocco è valido.

Data blocco

È la data dell'ultimo blocco eseguito.

Numero di blocco

È il valore inserito automaticamente dal programma nell'ultima riga della colonna BloccoNum.
Quando il blocco viene ripetuto, se il valore della riga dell'ultimo blocco rimane invariato, significa che il blocco è valido e di conseguenza i dati non sono stati modificati; se invece il valore varia viene indicato:

• (-1) se già dalla prima riga il blocco non è valido
• (-2) se ci sono delle righe che hanno il medesimo Blocco Num.

 

Hash progressivo

È la cifra di controllo presente nell'ultima registrazione.

Registrazioni: Vista Blocco

Sono visualizzate i marchi digitali e le informazioni che sono servite per la firma digitale.

• BloccoNum: il numero progressivo che distingue la riga
• BloccoImp: l'importo cumulato dei movimenti, simile al totale di fine pagina, richiesto da alcune legislazioni
• BloccoLinea: (colonna nascosta) il marchio digitale calcolato sulla base dei valori della riga.
• BloccoProgr: il marchio digitale complessivo. 

Il marchio digitale BloccoProgr

È l'elemento centrale della certificazione e usa la metodologia del blockchain.
Il marchio digitale è calcolato in base a questi valori:

• Del contenuto della registrazione attuale, compresi importi, descrizioni e descrizione del conto al momento del blocco.
• Del numero progressivo (BloccoNum)
• Del saldo cumulato (BloccoImp)
• Del marchio progressivo della registrazione perecedente (BloccoProgr).
   

Nel caso in cui i dati della contabilità dovessero subire una minima modifica (è cambiata una data, un importo) la cifra di controllo risulterà diversa.
Se la cifra rimane la medesima significa che i dati sono originali e quindi che non sono stati cambiati.

Verifica blocco

Con il comando Verifica blocco, il programma controlla se il blocco è valido e visualizza i dati del blocco.

• Il programma ricalcola i marchi digitali e verifica se quelli ricalcolati sono uguali a quelli abbinati alle registrazioni.
  • Se sono uguali, il blocco è considerato valido e quindi i dati sono originali.
  • Se i marchi non sono uguali, significa che i dati sono stati modificati e non sono quelli originali calcolati al momento del blocco.
     

Sblocca registrazioni

Il comando Sblocca registrazioni rimuove il blocco e le cifre di controllo. Se il blocco è stato dotato di password, è necessario reinserirla per procedere allo sblocco.
Volendo successivamente procedere ad un nuovo blocco, se i dati e l’ordine delle registrazioni non sono cambiati, le cifre di controllo saranno le medesime del blocco precedente, se invece sono stati modificati, le cifre di controllo cambiano.

Sblocco parziale

Quando le registrazioni sono state bloccate, è possibile sbloccarle anche solo parzialmente, partendo da una determinata data. Se nel blocco è stata inserita una password, per poter confermare lo sblocco, occorre digitare la password nell'apposita casella.

Perché lasciare sbloccare la contabilità?

In linea di principio la contabilità bloccata non si dovrebbe sbloccare. Capita che dopo il blocco ci si accorge di errori nella contabilità e della necessità di fare correzioni.
Per avere la possibilità di fare ulteriori modifiche, gli utenti tenevano una copia del file prima del blocco. Se trovavano errori ripristinavano la situazione precedente. Nel frattempo erano state fatte magari altre registrazioni, per cui spesse volte succedeva che ripristinando versioni precedenti la contabilità risultava sbagliata. Per evitare questo inutile dispendio di tempo si è deciso di mettere a disposizione il comando Sblocca registrazioni.

La certificazione non deve essere confusa con la sicurezza dei dati. La certificazione dei dati è una metodologia che assicura che i dati contabili siano originali. Per impedire che i dati vengano modificati, la metodologia è quella relativa alla sicurezza dei dati. Delle procedure per la sicurezza dei dati possono però essere implementate unicamente in un ambiente che limita l'accesso ai dati.

Se il file è completamente a disposizione dell'utente, come è quando su un PC, le persone si trovano ad avere il controllo completo dei dati. Possono quindi sostituire facilmente dei file. Con la certiticazione non si impedisce che i dati siano alterati, ma si riesce comunque a sapere se sono quelli originali.

La persona che tiene la contabilità è responsabile della contabilità e decide se una modifica è lecita o meno.

Organizzare la certificazione e la verifica

Una volta che i movimenti del periodo sono stati bloccati bisogna:

1. Stampare l'informazione relativa al blocco o l'ultima riga cerficata con il relativo numero di certificazione (BloccoProgr).
2. Firmare e custodire questa informazione assiema ai documenti della contabilità o in un altro luogo sicuro.

Per verificare che i dati contabili siano quelli originali:

1. Date il comando Mostra informazioni blocco.
2. Riprendete il documento dove risulta il marchio digitale di verifica.
3. Controllate se la riga identificata con il BloccoNum ha ancora lo stesso marchio digitale:
   • Se il numero corrisponde, i dati della contabilità sono i medesimi di quelli certificati
   • Se il numero non corrisponde, significa che i dati della contabilità sono stati modificati.

Banana sta sviluppando delle applicazioni  che permetteno di confrontare due file e avere indicazioni circa i dati che sono stati cambiati.

Sicurezza dati

La certificazione digitale assicura che i dati siano ancora quelli originali. Non impedisce però la modifica dei dati. 
È responsaiblità del contabile assicurare che i dati non siano alterati. Ogni amministrazione deve avere un'organizzazione adeguata alle proprie dimensioni e necessità.
Chi desidera fare in modo che i dati non siano alterati da persone non autorizzate, deve impiegare altre metodologie e altri strumenti, come per esempio:

• Salvare i dati su un sistema sicuro (disco di rete protetto) protetto da password.
• Tenere delle copie dei dati.
• Criptare gli archivi.
   

Archiviazione a lungo termine

Il file della contabilità contiene i dati immessi. Per aprire il file e ottenere un report o la scheda conto dovete quindi avere sempre a disposizione il programma. 

Banana Contabilità consente di esportare tutti i dati della contabilità e anche le diverse stampe in formato Pdf, Html e Xml.
L'archivio generato può essere salvato su un CD e consultato su qualsiasi computer a distanza di anni, anche da persone che non hanno Banana Contabilità.