Documents corrélés 

• Commencer une Comptabilité Dépenses recettes et Livre de caisse
• Commencer une Comptabilité en partie double
• Commencer une Comptabilité en partie double avec multidevise
• Documentation des Applications Divers

Choisir le modèle de départ

Cette procédure crée un nouveau fichier à partir de modèles existants (menu Fichier, commande Nouveau.)

Groupe
Dans le groupe, il y a les différentes typologies comptables et les étiquettes. Il faut sélectionner la typologie selon le besoin. 

Fichier
Dans cette section, on peut définir les caractéristiques de la typologie choisie, en sélectionnant des options avec TVA ou avec devises étrangères.

Exemples / Modèles
Après avoir sélectionné la langue, vous trouverez plusieurs exemples/modèles déjà configurés peuvant être repris et adaptés à souhait. Toutes les données et les configurations du fichier modèle (langue, décimales) seront reprises.

Modèles en ligne

En cliquant sur le bouton vous serez renvoyés à la page internet où se trouve la liste détaillée des modèles avec la documentation correspondante.

Créer un nouveau fichier en partant d'un fichier existant

1. Ouvrir le fichier qui doit servir comme modèle.
   Celui-ci ne sera pas modifié.
2. Impartir la commande Outils -> Créer copie fichier
3. Choirsir les données quel'on veut conserver.
   Pour la comptabilité, choisir si l'on veut conservers les valeurs existantes.

      4. Enregistrer le fichier dans le dossier où l'on veut tenir les données (en général, dans le dossier Documents).

• Indiquer le nom de l'entreprise et l'année comptable dans le nom du fichier, 
  par exemple "entreprise 2017.ac2"

Télécharger et ouvrir le fichier avec Banana

Il y a plusieurs modalités pour télécharger le fichier; celles-ci varient et fonctionnent selon le navigateur internet.

• Cliquer sur le lien du fichier.
• Avec la touche droite du souris, faire apparaître le menu et choisir la commande "Enregistrer fichier"
• Ouvrir Banana et y faire glisser le fichier ou le lien du fichier.

Enregistrer le fichier sous un nouveau nom

Une fois que vous avez ouvert le modèle dans Banana, enregistrer le fichier avec "Enregistrer sous..."

• Choisir le dossier de votre choix.
  Il peut être utile de créer un dossier séparé pour la comptabilité et de créer des sous-dossiers par année pour y conserver non seulement le fichier de la comptabilité mais aussi d'autres documenst qui font référence à cette même année. 
• Indiquer le nom de l'entreprise et l'année comptable dans le nom du fichier, 
  par exemple "entreprise 2017.ac2"
  Le programme ajoute "ac2", typique pour les fichiers Banana.

Adapter le modèle

1. Modifier les Propriétés Fichier
   • L'en-tête et la période comptable.
   • L'adresse
2. Procéder avec l'adaptation du plan des comptes.
   • Insérer ses propres comptes bancaires.
   • Insérer ou modifier les comptes selon ses exigences. 
     Ceci peut aussi être fait par la suite, selon les besoins qui se présentent.

• Si vous reprenez une comptabilité existante, insérez aussi les soldes d'ouverture dans la colonne Ouverture.
• Si vous travaillez avec une comptabilité multidevise, mettre à jours les changes d'ouverture.

Avec cette commande, il est possible de convertir un fichier existant (qui reste inchangé), en un autre avec des propriétés différentes.

• Changer la langue
• Changer l'arrondi
• Changer le type de fichier. Par exemple:
  • Passer d'une comptabilité sans TVA à une avec TVA
  • Passer d'une comptabilité en partie double à une multidevise.

C'est comme si on créait un nouveau fichier vide et ensuite on reporte les données manuellement.

Les caractéristiques du fichier existant peuvent être vues avec la commande: Outils -> Info Fichier

Création et transfert de données

La commande Outils->Convertir fichier :

1. Créer un nouveau fichier du type spécifié avec les configuartions prédéfinies des colonnes
2. Transférer les données dans le nouveau fichier, procédant au conversions nécessaires
3. Enregistrer et indiquer le nom du nouevau fichier

Quand un fichier, contenant plus d’éléments, est converti dans un fichier avec moins d'informations, une partie des données sera perdue pendant la conversion. Par exemple, si on veut convertir une comptabilité avec TVA dans une comptabilité sans TVA, les données relatives aux colonnes de la TVA seront perdues dans la conversion.

Passage de la comptabilité en partie double à une comptabilité multidevise

• Faire attention que dans les Propriétés fichier le sigle de la devise soit spécifié (qui devient la devise de base)
• Choisir comme destination la comptabilité multidevise
• Le programme crée une comptabilité multidevise en reprenant des données existantes:
  • Les écritures auront des colonnes pour gérer la multidevise, comme devise la devise de base et le change 1.0000
  • Les comptes existants dans le tableau Comptes sont complétés avec le sigle Devise de base
    • Il faut ajouter les comptes prédéfinis gain et perte de change.
    • Dans les Propriétés fichier, il fait indiquer les comptes prédéfinis gain et perte de change.
  • Le tableau Changes sera vide; il faut donc y ajouter les devises et les changes pour les utiliser dans les écritures
  • Dans le tableau Comptes, les comptes en devises étrangères doivent être ajoutés.

Pour changer la devise d'un comptabilité, voir la section Comptabilité des Propriétés fichier.

Passage de la comptabilité sans TVA à une avec TVA

• Choisir comme destination une comptabilité avec TVA selon son choix
• Le programme crée une comptabilité avec les colonnes TVA en reprenant des données existantes:
  • Ajouter les comptes TVA dans le plan comptable
  • Les Propriétés fichier concernant la TVA doivent être complétées, en particulier, il faut indiquer le compte prédéfini sur lequel la TVA doit être enregistrée
  • Le tableau Codes TVA doit être complété avec les codes TVA nécessaires.
    Avec la commande Importer en comptabilité->Codes TVA, le tableau TVA d'un modèle existant (par example, un modèle avec TVA prédéfini) peut être repris.

Dialogue

• Le type de fichier sur lequel on est en train de travailler apparaît
  Pour plus d'informations sur la langue, les décimales et l'arrondi, aller dans les Propriétés fichier (menu Fichier)
• Une liste de choix possibles est ensuite énumérée.

Paramètres pour création nouveau fichier

Voir cette page pour plus de détails.

Ci-dessous nous expliquons comment procéder pour :

• passer à un plan comptable avec une numérotation différente
• reprendre et convertir les données de la comptabilité existante, y comprise les écritures.

Conversion pour la nouvelle année

Le programme fait la conversion de l'année choisie. Si vous avez déjà enregistré l'année 2014, vous pouvez convertir le fichier 2014. 
Si l'on veut commencer une nouvelle année avec un nouveau plan comptable, il y a deux possibilités (supposons que la nouvelle année soit l'année 2015):

• Convertir l'année précédente (2014) et ensuite créer la nouvelle année (2015).
  Il y aura deux fichiers pour l'année 2014 - un avec l'ancien plan comptable et un avec le nouveau plan comptable -  et un fichier pour l'année 2015 avec le nouveau plan comptable.
  Cette approche est utile si l'on veut avoir les plans comptables des deux années allignés. 
• Créer la nouvelle année (2015) et ensuite convertir le fichier 2015 avec les soldes reportés dans la nouvelle année.
  Le fichier pour l'année 2014 reste inchangé. Pour l'année 2015, il y aura un fichier intermédiaire, avec l'ancien plan comptable, mais avec les nouveaux soldes d'ouverture. 
  La conversion du fichier 2015 peut être effectuée immédiatement ou aussi après avoir inséré des écritures.

1ère étape: Créer un nouveau fichier de comptabilité

1. Créer un nouveau fichier, en sélectionnant le type souhaité.
2. Adapter le plan des comptes selon ses nécessités.

2ème étape: Ajouter les comptes correspondants

1. Dans le tableau Comptes, ajouter une nouvelle colonne Compte_1 (menu Données, commande Organiser colonnes, cliquer sur le bouton Ajouter, insérer le nom de la colonne Compte_1).
2. Pour chaque nouveau compte, insérer, dans la colonne Compte_1, le numéro correspondante de l'ancien plan de comptes.
   Si le compte reste le même, vous pouvez également choisir de ne pas l'indiquer.
3. Si l'on veut regrouper plusieurs comptes en un, insérer les comptes séparés par un point-virgule, par exemple "1000;1001".
4. Si un compte doit être sousdivisé sur plusieurs comptes, il faut toutefois procéder manuellement, voir ci-dessous.
    

3ème étape: Démarrer l'importation

Pour plus d'information, consulter également la page Importer en comptabilité et sélectionner Importer Fichier.

• Du menu Compta1, activer la commande Importer en comptabilité et sélectionner Importer Fichier
• Avec le bouton Parcourir, sélectionner le fichier de comptabilité qui contient l'ancien plan comptable
  
  
   
• Cliquer sur OK et passer à la fenêtre de dialogue suivante.
• Activer les options d'importation souhaitées.
• Activer l'option Convertir les numéros de compte, indiquant que les combinaisons de compte se trouvent dans le fichier de destination
  
  

Subdivision d'un compte en plusieurs comptes

Quand on passe à un plan comptable plus détaillé, il est probablement aussi nécessaire de subdiviser un compte sur plusieurs comptes.
Après l'importation, procéder manuellement de la manière suivante:

• Dans le plan de comptes, subdiviser les montants de l'ouverture, du budget et précédents d'un compte sur plusieurs comptes.
• Passer, une par une, les écritures avec le compte à subdiviser et attribuer le compte plus spécifique, ou créer des écritures supplémentaires si il est nécessaire de subdiviser un montant dans des montants plus détaillés.
• Procéder de la même façon pour les écritures du tableau Budget.

Résultat et possibles erreurs

Si  le programme indique des erreurs (absence de comptes ou autres), il faudra probablement annuler l'opération d'importation, compléter les combinaisons et ensuite répéter l'opération d'importation. 

Le programme, à cause du fait qu'il y a des plans de comptes différents, ne peut plus faire des vérifications approfondies automatiques pour assurer que toutes les données ont été importées et regroupées correctement. 

Il est donc important de contrôler le résultat manuellement, vérifiant que les totaux de bilan et du compte de résultat soient corrects. 

Dans la section Exemples/Modèles sélectionner la langue/nation et choisir Nouveau vide (sans données, sans plan comptable).

Dans ce cas, le fichier ne contient pas de données. Il est nécessaire de configurer le plan comptable de zéro, y compris toutes les configurations de base.

• Configurer les Paramètres pour création nouveau fichier

• Configurer les Propriétés fichier (Données de base)

• Créer la structure du plan comptable

Langue
La langue utilisée pour créer les en-têtes des champs des tableaux.

Décimales champs montants
Pour éviter les différences comptables, le nombre de décimales des champs montants est fixé pour chaque fichier. Généralement, on utilise 2 décimales. Par contre, pour certaines devises, les décimales ne sont pas d'usage et on doit ainsi introduire 0. 

Décimales montants en devise étrangère
S'il s'agit d'une comptabilité multidevise, on doit définir le nombre de décimales pour les montants en devise.

Type arrondi
Les montants sont arrondis à l’unité la plus proche. Dans le cas où on arrive à la moitié (ex: 100.5 / 101.5 / 102.5 / 103.5) on utilise les systèmes suivantes:

• Bancaire (demi au pair) est arrondi à la valeur pair la plus proche (100 / 102 / 102 / 104).
• Commerciale (demi au dessus) est arrondi à l’unité supérieure (101 / 102 / 103 / 104). Normalement, dans la comptabilité, on utilise ce système.
• Compatible version 4. On utilise une précision mineure, qui peut donner, dans des cas très particuliers, un arrondi différent.

Champs d’adresses dans le tableau comptes
Si on active la case, la vue Adresses est créée dans le tableau Comptes, dans laquelle on peut insérer les adresses des clients, des fournisseurs et des membres.

Il est ainsi possible d’avoir des comptabilités en langues différentes et avec des décimales différentes. Pour changer la langue et les décimales quand la comptabilité a déjà été créée, il faut la convertir par la commande Convertir fichier dans le menu Outils.

Tableau Budget
Si on active la case, le Tableau Budget est ajouté, dans lequel des écritures concernant ses prévisions peuvent etre insérées.

Il est ainsi possible d’avoir des comptabilités en langues différentes et avec des décimales différentes. Pour changer la langue et les décimales quand la comptabilité a déjà été créée, il faut la convertir par la commande Convertir fichier dans le menu Outils.

Cette boîte de dialogue apparaît quand le programme quitte inopinément et qu'il n'a pas été possible d'enregistrer les modifications apportées au fichier.

Quand le programme est à nouveau lancé, un message avertit que le fichier de la sauvegarde automatique (temporaire) n'a pas été supprimé, et demande donc à l'utilisateur s'il souhaite récupérer le fichier.

Vous pouvez choisir :

• Récupérer.
  • Le fichier de sauvegarde automatique est alors copié à l'endroit du fichier original.
  • Le fichier original est renommé comme indiqué dans la boîte de dialogue.
• Ne pas récupérer.
  • Sauvegarde à la fois le fichier original et le fichier de sauvegarde automatique.
  • Le programme n'avertira plus que le fichier de sauvegarde automatique existe toujours.
• Annuler
  • Préserve à la fois le fichier original et le fichier de sauvegarde automatique.
  • La prochaine fois que ce fichier sera ouvert, le programme avisera qu'il existe un fichier de sauvegarder automatique en suspend.

Les fichiers de sauvegarde automatique non récupérés sont préservés et devront être supprimés manuellement.

Interruption du programme

Si le programme est fermé normalement, une fenêtre apparaît demandant si les données modifiées doivent être sauvegardées, et le fichier de sauvegarde automatique est alors supprimé.

Le programme peut ne pas se fermer normalement pour ces diverses raisons :

• Une interruption du courant électrique ou un autre évènement qui a amené à l'arrêt du système d'exploitation.
• Un problème qui a amené à une fermeture inopinée du programme.
  • Due à un autre programme ou au système d'exploitation ou à un pilote qui a provoqué l'interruption du programme.
    Essayez de redémarrer l'ordinateur et de n'ouvrir que ce programme.
    • Un défaut du système d'exploitation ou un programme défectueux peut provoquer l'interruption de Banana.
      • Problèmes avec certains ordinateurs de la marque Dell.
    • Un défaut de l'ordinateur (erreur de mémoire)
    • Un virus ou autre problème.
  • Problème dans le fonctionnement de Banana.
    On relève le cas lorsque, répétant la même opération, le programme finit toujours par s'arrêter.
    Lorsque le programme s'arrête dans des situations complètement différentes, il est plus probable que le problème soit dû à un défaut de l'ordinateur ou du système d'exploitation (voir point précédent). 
    • Veuillez avant tout vérifier si vous avez la version la plus récente du programme.
      Procédez à l'installation de la nouvelle version. Le problème pourrait entre-temps être résolu.

Contacter le support technique

Notez les situations dans lesquelles le programme cesse de fonctionner.

• Il est important de comprendre dans quelles situations le programme cesse de fonctionner, de façon à ce que le support technique puisse trouver une solution adéquate au problème.
• Contacter le service technique :
  • Decrivez le problème et dans quelle(s) situation(s) se produit l'erreur.
  • Joignez une copie des informations principales de la configuration de votre système.
    Outils -> Options programme -> Info Système.
  • Si l'erreur apparaît en lien avec un fichier, veuillez envoyer une copie de ce fichier (en retirant les données confidentielles).

En-tête gauche et en-tête droite

Insérer des textes libres, utilisés pour mettre un en-tête aux impressions (gauche et droite). 

Date ouverture

C'est la date d'ouverture de la comptabilité (qu'on peut aussi laisser vide). Si vous insérez dans les écritures une date antérieure à la date d'ouverture insérée, le programme affiche un message d'erreur.

Date clôture

C'est la date de clôture de la comptabilité (qu'on peut aussi laisser vide). Si vous insérez dans les écritures une date postérieure à la date de clôture, le programme affiche un message d'erreur.

Devise Base

Le sigle de la devise avec laquelle est tenue la comptabilité.
Sélectionner de la liste le sigle de la devise dans laquelle est tenue votre comptabilité. Vous pouvez aussi indiquer une devise ne figurant pas dans la liste. 
Si vous changez le sigle de la devise de base, le programme change les en-têtes des colonnes des montants en devise de base par le nouveau sigle.

Dans la comptabilité multidevise il est obligatoire de préciser qu'elle est la devise de base. Elle devient ainsi la devise fonctionnelle; c'est-à-dire, la devise qui servira pour le calcul du Bilan et du Compte de Résultat. Vous pouvez aussi indiquer une devise ne figurant pas dans la liste. 

Changer le sigle de la devise de base

Si l'on change le sigle de la devise de base, le programme ne modifie pas les montants existants. Nous vous conseillons de changer la devise de base uniquement quand il n'y a pas encore de soldes d'ouverture et d'écritures dans la comptabilité.

Comptabilité SANS devises étrangères

Remplacer le sigle de la devise avec le nouveau sigle.

Comptabilité AVEC devises étrangères

• Changer la sigle de la devise dans les Propriétés fichier (du menu Fichier)
• Dans le tableau Comptes
  • Sélectionner toutes la colonne Devise
  • Utiliser la commande Rechercher et remplacer (du menu Données), y indiquant la devise précédente, la nouvelle et en activant l'option Zone de sélection seulement. Remplacer tous les sigles trouvés.
• dans le tableau Changes
  Insérer les nouveaux changes pour toutes les devises.
• Activer la commande Contrôler comptabilité (du menu Compta1)
• S'il y a des montants d'ouverture ou des écritures, il faut manuellement mettre à jour les montants et les changes.

Date de l'écriture obligatoire
Quand on active cette option et que l'on insère une écriture sans date, un message d'erreur est signalé.

Recalculer totaux manuellement (F9)
Quand on active cette option, le recalcule des groupes principaux de la comptabilité ne se fait pas automatiquement, mais en utilisant la touche F9. 

Fichier année précédente
Avec la commande Parcourir, on peut sélectionner le fichier de l'année précédente.

Smart fill avec les écritures de l'année précédente
En activant la case, le programme tient en mémoire les écritures de l'année précédente et les propose de nouveau dans le Smart Fill, durant la saisie des nouvelles écritures. 

Utiliser le signe moins (-) comme séparateur des segments  
Quand cette fonction est activée, les segments doivent être insérés avec le signe moins (-) devant le code du segment dans le tableau Écritures.  
En désactivant cette fonction, les segments doivent être indiqués avec le deux-points (:), comme dans le plan comptable. Le deux-points doit toujours précéder le code du segment. 

Enregistre (+/-) les Centres de coût comme la catégorie  
Cette fonction est seulement active dans la Comptabilité simple et dans le Livre de caisse. En activant la case, le montant est enregistré dans le centre de coût (en positif ou en négatif) comme la catégorie.
Si, par contre, cette option n’est pas activée, il faut que le centre de coût soit précédé par le signe moins pour enregistrer en négatif (-CC).

Dans cette section, les données concernant la société ou la personne dont on gère la comptabilité peuvent être saisies.

Le spiegazioni di questa sezione sono disponibili alla pagina Iniziare una contabilità multimoneta.

Le spiegazioni di questa sezione sono disponibili alla pagina Proprietà file (IVA).

Langue courante
Il y a des textes du fichier que le programme génère automatiquement (par exemple les lignes du tableau Totaux, les mouvements de la fiche de compte, l’impression des bilans formatés). Dans cette section il est possible d'indiquer la langue de ces textes (en règle générale, c'est la même que la langue de création). 

Langue de création
C'est la langue choisie et sélectionnée à la création du fichier comptable, et utilisée à l'en-tête des colonnes. Si on souhaite changer la langue de création, il est nécessaire de convertir le fichier personnel dans un nouveau fichier avec la commande Convertir fichier du menu Outils.

Propriétés Apps
Liste des propriétés activées dans le dialogue Gerer apps. Pour supprimer une App, il suffit d'enlever la propriété correspondante.

Les fichiers peuvent être protégés par un mot de passe.

Insérer un mot de passe dans un fichier qui n'en avait pas

• La case Confirmer ancien mot de passe s'affiche en gris
• Indiquer deux fois le nouveau mot de passe (Nouveau mot de passe et Confirmer nouveau mot de passe)
• Confirmer avec OK

Changer un mot de passe existant

• Insérer le mot de passe existant
• Indiquer deux fois le nouveau mot de passe
• Confirmer avec OK.

Supprimer un mot de passe

• Insérer le mot de passe existant
• Laisser les cases pour le nouveau mot de passe vides
• Confirmer aver OK.

Note

Le mot de passe ne permet pas d’atteindre un niveau élevé de protection. Pour rendre les données vraiment inaccessibles à des tiers, il faut utiliser un logiciel de cryptographie.
 

Dans cette section on peut ajouter des clés pour enregistrer des informations supplémentaires, par exemple le nom du fiduciaire qui a vérifié les écritures.

Clé
Insérer le texte de référence (ex. le nom de la personne qui gère la comptabilité). 

Valeur
Insérer la valeur relative à la clé (ex. Edouard Lebrun). 

Valeur=Clé
La touche reprend dans la case Valeur le même texte de la Clé.

Ajouter
La touche enregistre les nouvelles données insérées.

Supprimer
Cette touche élimine la Clé sélectionnée.