Om met uw Inkomsten & Uitgaven boekhouding te beginnen gaat u als volgt te werk:

• Download de Banana Boekhouding 8 software
• Installeer Banana Boekhouding 8 software en voer uw licentiecode in.

Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

• Activeer vanuit het menu Bestand het commando Nieuw
• Kies Boekhouding inkomsten & uitgaven groep en het Boekhouding inkomsten & uitgaven bestand met of zonder BTW
• Kies een model dat overeenkomt met uw taal en land.

Banana levert kant en klare modellen.
U kunt downloaden:

• Vanuit het programma - selecteer de taal / land en kies het model dat het beste bij u past
• Door op de knop Online modellen te klikken heeft u toegang tot onze internet Apps pagina waar alle bestaande boekhouding modellen gratis beschikbaar zijn. U kunt gericht zoeken door taal, land en soort activiteit te selecteren (soort bedrijf, non-profit, privé, ...).

Bestandseigenschappen instellen

Stel uw gegevens in met het commando Bestands- en boekhoudingseigenschappen... (menu Bestand) en sla het bestand op met een eigen naam.

De Rekeningentabel aanpassen

In de Rekeningentabel kunt u de vermogensrekeningen aanpassen aan uw eigen behoefte:

• U kunt de rekeningnummers aanpassen
• U kunt de beschrijving aanpassen
• In de kolom Opening moet u de beginsaldi invoeren

Denk erom dat voor Passiva rekeningen (bijv. uitgaven) de beginsaldi voorafgegaan moeten worden door het minteken (-). Deze bewerking hoeft alleen maar uitgevoerd te worden als u Banana Boekhouding software voor het eerst gebruikt. Daarna wordt het beginsaldo automatisch overgeheveld aan het eind van het jaar bij het aanmaken van een nieuw jaar (menu Taken, commando Nieuw jaar aanmaken).

De Categorieëntabel aanpassen

In de Categorieëntabel voert u de baten (winst/inkomsten) en lasten (uitgaven/kosten) categorieën in waarbij u voor iedere een code, een beschrijving en de groep waar deze bijhoort aangeeft. De Categorienummers en-beschrijvingen kunt u aanpassen indien gewenst.
De categorieën hebben geen beginsaldo, en mogen dit ook niet krijgen, aan het begin van het jaar om het resultaat van het boekjaar te bepalen.

Transactiestabel

In de Transactiestabel worden de dagelijkse inkomsten en uitgaven transacties ingevoerd waarbij de rekening wordt aangegeven waarop de boeking gedaan wordt en de categorie waarvoor de uitgave gedaan is of inkomsten ontvangen zijn.

In de kolommen die van toepassing zijn:

• Voer de datum in
• Voer het documentnummer in dat handmatig is toegewezen aan het papieren document. Hiermee kunt u documenten makkelijk terugvinden wanneer de boekingstransactie is ingevoerd.
• Voer een beschrijving in
• Voer in de Inkomsten kolom het bedrag van de inkomsten in
• Voer in de Uitgaven kolom het bedrag van de uitgaven in
• Voer in de kolom Rekening het rekeningnummer in (dit moet een bestaande rekening in de Rekeningentabel zijn, bijvoorbeeld Bank)
• Voer in de kolom Categorie de inkomsten of uitgaven categorie in (dit moet een bestaande categorie in de Categorieëntabel zijn, bijvoorbeeld Contributies)

Sneller invoeren van transacties

Om het invoeren van uw transacties te versnellen kunt u gebruiken:

• de Smartfill functie die ingevoerde gegevens automatisch aanvult met gegevens die al eens eerder ingevoerd zijn.
• de Terugkerende transacties functie (menu Taken), die gebruikt wordt om terugkerende transacties op te slaan in een aparte tabel.
• het importeren van electronische bankafschriften of transacties.

Transacties met BTW

Om transacties met BTW in te voeren gaat u als volgt te werk:

• Kies van het menu Bestand het commando Nieuw en kies Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
• Kies een van de bestaande modellen voor uw land van de Inkomsten/Uitgaven boekhouding met BTW
  Zie ook de Transacties pagina over het invoeren van transacties met BTW.

Transacties over meerdere rijen

Transacties over meerdere rijen, of Samengestelde transacties, zijn transacties waarin meer dan twee rekenigen betrokken zijn en inkomsten/uitgaven op meerdere rekeningen of categorieën (bijvoorbeeld als u verschillende facturen betaald van de bankrekening). In dit geval moet u de transactie in meerdere rijen invoeren:

• In de eerste rij voert u het totale bedrag in van inkomsten of uitgaven en de rekening waar dit bedrag vanaf gaat of bijkomt
• In iedere volgende rij voert u het bedrag van de inkomsten of uitgaven in en het toepasselijke categorienummer in de categoriekolom.
  Ieder bedrag wordt apart geboekt in een verschillende rij. Als alle losse inkomsten en uitgaven rijen zijn ingevoerd mogen er geen verschillen zijn.

De Rekeningenkaart

Met de Rekeningenkaart heeft u een komplete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde rekening of dezelfde groep.

• Om een rekeningkaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het rekeningnummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere rekeningkaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechterbovenkant van de rekeningkaart.

De categoriekaart

Met de Categoriekaart heeft u een complete lijst van boekingen die betrekking hebben op dezelfde categorie.

• Om een categoriekaart te openen klikt u eenmaal op de cel met het categorienummer en dan eenmaal op het blauwe pijltje dat in de rechterbovenhoek van de cel staat.
• Om meerdere categoriekaarten tegelijk te openen moet u het commando Rekeningkaarten van het menu Rapporten uitvoeren.
• Om rekeningkaarten bij te werken, nadat er veranderingen in de Transactiestabel gemaakt zijn, klikt u op de twee circelvormige pijlen aan de rechterbovenkant van de rekeningkaart.

Rekeningkaarten per periode

Om een rekeningkaart met rekeningsaldi op bepaalde data te openen klik u op Rapporten in het menu, Rekeningkaarten... en dan op Geselecteerde periode in de tab Periode om de door u gekozen periode in te voeren.

Zie de pagina Periode voor meer informatie.

De Rekeningkaarten afdrukken

Om een Rekeningkaart af te drukken, opent u deze vanuit de Rekeningen-, Categorieën- of Transactiestabel en begint u het afdrukken vanuit het menu Bestand.

Om diverse of alle Rekeningkaarten af te drukken, klik op menu Rapporte, kies Rekeningkaarten en kies de Rekeningen die u wilt afdrukken. Met het filter in het venster kunt u kiezen voor alle rekeningen, kostenplaatsen, segmenten, groepen, etc.

Zie de pagina Rekeningkaarten voor meer informatie.

Uitgebreide rekening

Om de Uitgebreide Rekening en de Uitgebreide Rekening op groepen te bekijken kiest u in het menu Rapporten het commando Uitgebreide Rekening of de Uitgebreide Rekening op groepen. U kunt ook overzichten per periode maken.

• De Uitgebreide Rekening laat alle rekeningen en categorieën zien zonder enige subgroepen
• De Uitgebreide Rekening op groepen laat alle rekeningen en categorieën zien met subgroepen.

Archiveer gegevens als PDF

Aan het eind van het jaar, wanneer de boekhouding afgesloten is kunt u alle boekhoudkundige gegevens opslaan met het commando Pdf bestand aanmaken... van het menu Bestand.

Het Budget

Voordat u met uw boekjaar begint kunt u een budget aanmaken met uw geschatte uitgaven en inkomsten om controle te hebben over de financiele en economische toestand van uw bedrijf.

Het budget kan op twee manieren ingesteld worden:

• Met de Budget kolom van de Categorieëntabel. Voor iedere rekening wordt het jaarbudget aangegeven.
  In dit geval, als u het budget opvraagt met het commando Uitgebreide rekening op groepen van het menu Rapporten, laat de Budget kolom de bedragen zien die betrekking hebben op het hele jaar.
• Met de Budgettabel, die u handmatig activeert met het commando Nieuwe functies toevoegen van het menu Extra.
  In deze tabel worden alle schattingen ingevoerd als budgettransacties voor inkomsten en uitgaven. Wanneer u deze tabel activeert wordt de Budget kolom van de Rekeningentabel automatisch gedeactiveerd.
  In de Budgettabel kunt u een gedetailleerd budget instellen dat rekening houdt met mogelijke veranderingen gedurende het jaar en in verschillende periodes van het jaar.

Zie ook: Transacties, Uitgebreide rekening.

Vermogens rekeningen worden ingevoerd in de Rekekingentabel. In het Kasboek wordt één rekening ingevoerd (contanten, bank, ...); in de Inkomsten/Uitgaven boekhouding worden meer rekeningen ingevoerd (contanten, bank, klanten, leveranciers, ...). Rekeningen die met uitgaven te maken hebben moeten een minteken (-) voor de bedragen van de beginsaldi hebben.

Groepen:

In het voorbeeld hieronder, in de Rekeningen-tabel, zijn alle rekeningen gegroepeerd in Groep 1 (Totaal vermogen). De Activa rekeningen worden samengeteld met de Passiva rekeningen en het verschil bepaalt het netto vermogen.

De kolommen van de Rekeningentabel:

Sectie
Voer een ster in om een verandering van sectie aan te geven. Bijvoorbeeld, om het Totale Vermogen te scheiden van Kostenplaatsen.
De waardes die ingevoerd worden in de kolom Sectie worden gebruikt bij de presentatie van de Uitgebreide rekening op groepen.
Zie ook de pagina Secties voor meer informatie.

Groep 
Bedragen worden opgeteld voor de categorieën die dezelfde GR hebben. Ze zijn de basis voor de totalisatie.

Rekening
Voer het getal of de afkorting van de rekening die beheert moet worden (contanten, bank).

Beschrijving
Voer de beschrijving in voor de rekening.

Gr
Voer een waarde in die de categorie aangeeft die bij een specifieke groep hoort.

Opening
Het invoeren van een rekekingsaldo is alleen nodig als een nieuw bestand wordt geopend of als Banana Boekhouding 8 software voor de eerste keer gebruikt wordt. Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Beginsaldo

Bij de eerste keer dat Banana Boekhouding 8 software wordt gebruikt en een nieuw bestand wordt aangemaakt moeten de beginsaldi handmatig worden ingevoerd in kolom Opening van de Rekeningentabel.

Saldi voor Passiva rekeningen moeten ingevoerd worden met een minteken (-).
Bij het aanmaken van een nieuw jaar worden de saldi automatisch ingevuld.

 

In de Categorieëntabel worden de categorieën ingevoerd in twee hoofdgroepen, die op hun beurt subgroepen kunnen bevatten. De hele verzameling categorieën bepaalt de winst of verlies voor de boekhoudperiode.

Grouperingen:

In het voorbeeld hieronder zijn twee hoofdgroepen en een groep voor het totaliseren:

• Groep 3 - Het totaal van de Categorieën die een 3 in hun Gr kolom hebben (totaal inkomsten)
• Groep 4 - Het totaal van de Categorieën die een 4 in hun Gr kolom hebben (totaal uitgaven)
• Groep 00 - Het totaal van de groepen 3 en 4 (totaal inkomsten en Uitgaven) die het resultaat bepalen voor de boekhoudperiode.

De kolommen van de Categorieëntabel:

Sectie

Voer een ster in in de rij die de titel bevat, om een verandering van sectie aan te geven, die wordt weergegeven in de uitgebreide rekening op groepen. (In ons voorbeeld staat de ster in rij met de titel "Bedrijfsresultaat").

Als andere secties dan Inkomsten en Uigaven nodig zijn, zoals Kostenplaatsen en Winstcentra, kan een andere ster ingevoerd worden op de betreffende titelrij. Zie ook de pagina Secties voor meer detail en informatie.

Groep 
Voer een code (getal of woord) in dat identiek is aan degene ingevoerd voor iedere categorie in de Gr kolom. De totalen voor iedere categorie die hoort tot dezelfde Gr worden dan opgeteld (in ons voorbeeld: Groep 3 telt de Inkomsten categorie op en groep 4 de Uitgaven categorie).

Beschrijving
Voer een beschrijving in voor de gerelateerde Inkomsten of uitgaven Categorie.

Gr
Iedere Categorie heeft een code waarmee de totalen voor de betreffende Groep bepaald worden (in ons voorbeeld alle categorieën voor Inkomsten zijn Gr3 omdat deze worden opgeteld in Groep 3, Totale Inkomsten).

Inkomsten
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Uitgaven
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.

Saldo
Deze geblokkeerde kolom laat het saldo zien van de transacties met inkomsten en uitgaven. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt na iedere boeking.
 

Onmiddelijke informatie

Rekening-saldi, inkomsten en uitgaven kunnen direct bekeken worden in de Rekeningen- en Categorieën tabellen.
Na het invoeren van elke transactie worden de saldi automatisch bijgewerkt. Het is niet nodig een rapport af te drukken om de situatie onder controle te hebben, u kunt gewoon de Rekeningen- of Categorieën tabel consulteren.

• Journaal - commando Journaal op periode. U kunt de gehele, of een specifieke, periode opvragen.

• Rekening-/Categorie kaarten commando. U kunt alle kaarten opvragen of een selectie aangeven.
  Voer de gewenste periode in in het tabblad Periode; in het tabblad Opties kunt u verschillende opties aktiveren die al dan niet in de afdruk opgenomen moeten worden. Configuraties voor de afdruk kunnen opgeslagen worden via het tabblad Compositie zodat ze op elk gewenst moment opgevraagd kunnen worden zonder dat u opnieuw alle instellingen opnieuw moet invoeren.

• Uitgebreide rekening commando.  De Uitgebreide rekening kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Uitgebreide rekening op groepen commando. De Uitgebreide rekening op groepen kan ook voor een specifieke periode gedefiniëerd worden en verschillende opties kunnen opgenomen worden; er kunnen ook verschillende composities aangemaakt worden.

• Boekhoudingsoverzichten commando. Het rapport met de gevraagde opties wordt weergegeven in de Rekeningen tabel. U kunt rapporten per periode aanmaken, met of zonder vergelijking met vorige jaren of vorige periodes; elke periode kan ondervedelingen bevatten en ook hier kunt u composities opslaan.

Afdrukvoorbeeld van een Uitgebreide Rekening op Groepen

 

 

 

 

Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

De transacties worden ingevoerd in de Transactiestabel.
Voer voor iedere transactie de datum, document nummer, beschrijving, bedrag van inkomsten of uitgaven, rekening en categorie in.

• Inkomsten/Uitgaven: het bedrag dat binnenkomt of eruit gaat.
• Rekening: voer een van de vermogensrekeningen in (kas, bank, klanten, veveranciers,...).
• Categorie: voer een inkomsten of uitgaven categorie in.

Sneller transacties invoeren:

Om het invoeren van de transacties sneller te doen verlopen, kunt u gebruik maken van:

• de functie van het Auto-aanvullen bij het invoeren van gegevens; deze maakt het mogelijk automatisch gegevens, die reeds eerder zijn ingevoerd, op te halen
• de functie van de Terugkerende transacties die het mogelijk maakt de terugkerende transacties in een daarvoor bestemde tabel op te slaan
• Het importeren van transacties van een bank-rekeningafschrift.

 

Voorbeelden van transacties zonder BTW

 

De kolommen van de Transactiestabel

Datum
De datum van de inkomende of uitgaande transactie

Doc
Hier een documentnummer invoeren. Gewoonlijk gebruikt men hetzelfde documentnummer dat toegekend is aan het "papieren document". Dit maakt het mogelijk ook na lange tijd gemakkelijk het document terug te kunnen vinden.

Beschrijving
Hier een beschrijving invoeren om de inkomende of uitgaande transactie te identificeren.

Inkomsten
Het inkomende bedrag invoeren.

Uitgaven
Het uitgaande bedrag invoeren

Rekeningen
Hier de vermogensrekeningen invoeren (kas, bank, postbank, klanten, leveranciers, etc).

Categorie
Hier de inkomsten- of uitgaven-categorie invoeren, gedefibiëerd in de Categorieën-tabel.

Voorbeelden van transacties met BTW

Bijkomende kolommen

Afhangend van het gekozen type Inkomsten & Uitgaven boekhouding (namelijk met of zonder BTW), zijn er bijkomende kolommen voor het invoeren van de BTW gegevens.

BTW-code
De BTW-code ingeven die betrekking heeft op een verkoop of een aankoop.De ingevoerde code moet aanwezig zijn in de BTW-codes tabel.

Voor de beschrijving van de andere BTW kolommen, zijn er meer details beschikbaar op de pagina Transacties. 

Om het invoeren gemakkelijker te maken, kunt u in de Rekening- en Categoriekolom van de Transactiestabel tekst invoeren voor de rekening of categorie die u zoekt, in plaats van het invoeren van het nummer van de rekening of categorie.
De software toont u de lijst van alle rekeningen en categorieën waar de ingevoerde tekst in voorkomt. Met de Pijl-omlaag toets kunt u in de lijst het gezochte item aanwijzen en selecteren door op Enter te drukken.

Om, na het invoeren van de transacties, de boekingen op een rekening of een categorie te laten zien klikt u op het blauwe symbooltje in rekening/categorie cel (rechterbovenhoek van de geselecteerde cel).

Rekening- en categoriekaart

De weergave van de transacties in de rekening- of categoriekaart lijkt erg op die van de Transactiestabel. Wanneer u nieuwe transacties invoert of veranderingen maakt (altijd in de Transactiestabel) kunt u de rekening/categoriekaart bijwerken door op het Tabel vernieuwen teken (ronde blauwe pijl) aan de rechterkant van het scherm te klikken.

 

 

U kunt automatisch overgaan naar het Nieuwe Jaar op de volgende manieren:

• Open het bestand van het zojuist beeindigde jaar en klik op het Nieuw jaar aanmaken commando... van het menu Taken
• Bevestig de Basis gegevens van de Bestands- en boekhoudingseigenschappen
• Sla het bestand op met een nieuwe naam.

Het programma gaat automatisch verder:

• De rekening (als het Kasboek is) of de rekeningen (in het geval van Boekhouding inkomsten & uitgaven) nemen de beginsaldi over
• De categorieën worden overgedragen zonder een beginsaldo omdat u vanaf nul start, om zo het bedrijfsresultaat van het Nieuwe Jaar te bepalen.