Pour commencer à travailler avec le Livre Caisse, procédez comme suit:

• Téléchargez le programme Banana Comptabilité 8
• Installez Banana Comptabilité 8, en y insérant la clé de licence.

Créer une nouvelle comptabilité

• Ouvrir le programme et du Menu Fichier, cliquez sur la commande Nouveau
• Sélectionnez le Groupe dépenses / recettes et pour Fichier, sélectionnez Livre de Caisse (avec ou sans TVA)
• Selon la langue et la nation, veuillez choisir un des modèles préconfigurés

Banana met à disposition des modèles déjà configurés:
Vous pouvez télécharger:

• Depuis le programme - sélectionnez la langue/pays et choisissez la modèle qui vous convient
• En cliquant sur le bouton Modèles en ligne - vous pouvez accéder à notre site internet dans les pages Apps, où sont publiés tous les modèles des plans comptables disponibles gratuitement. Il est possible de faire une recherche détaillée, en insérant la langue, le pays et la catégorie d'activité (Entreprise, Association, Indépendant...).

Configurer les Propriétés Fichier

Configurez vos propres données dans les Propriétés fichiers (Données de base) et sauvez le fichier en cliquant Enregistrez sous...

Insérer le solde initial du compte

Dans le Livre de caisse, dans le tableau Compte, insérez le compte à gérer et dans la colonne Ouverture, insérez le solde initial. Avec le passage à la nouvelle année , avec la commande Créer Nouvelle année du menu Compta2, le solde d'ouverture sera automatiquement reporté.
Il n'est pas possible d'insérer plus qu'un compte.

Personnaliser le Tableau Catégories

Dans le tableau Catégories vous pouvez personnaliser les catégories des dépenses et recettes pour répondre à vos besoins. Pour ce, il est possible de:

• changer les numéros de catégories
• changer le libellé
• éliminer des catégories
• ajouter des catégories
• insérer des sous-groupes
• éliminer des sous-groupes

Tous les soldes des catégories déterminent le résultat d'exercice (gain ou perte) et pour cette raison, en début d'année, il ne doit pas y avoir de solde.

Ajouter de nouvelles catégories

Si vous avez besoin d'ajouter de nouvelles catégories dans un groupe déjà existant, procédez de la manière suivante:

• Insérez des lignes vides (menu Edition, commande Insérer ligne) avant la ligne du Groupe totalisation
• Insérez dans la colonne Catégories le numéro ou le sigle de la catégorie
• Insérez la description pour identifier la catégorie
• Insérer dans la colonne GR, le même Gr des autres catégories appartenant au même Groupe de totalisation.

Ajouter des sous-groupes

Pour ajouter de nouveaux sous-groupes, veuillez procéder comme suit:

• Insérez des lignes vides (menu Edition, commande Insérer Lignes) dans la zone où vous désirez insérer le nouveau sous-groupe.
• Dans la dernière ligne vide insérez dans la colonne Groupe un numéro ou un sigle pour la totalisation (dans l'exemple 31 - Autres recettes)
• Insérez la description pour identifier le nouveau sous-groupe
• Insérez dans la colonne GR le Groupe de totalisation (dans l'exemple 3 - Total recettes)

Eliminer des catégories ou des sous-groupes

Pour éliminer des catégories ou des sous-groupes il faut sélectionner les lignes avec les catégories et le sous-groupe à éliminer et exécuter la commande Supprimer lignes du menu Edition.

Ecritures

Dans le tableau Ecritures on peut insérer les dépenses et les recettes, en indiquant la catégorie à laquelle est attribuée la dépense ou la recette.

Pour accélérer l'insertion des Ecritures

Pour accélérer l'insertion des écritures vous pouvez utiliser les fonctions suivantes:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées auparavant.
• la fonction des Ecritures répétées (menu Compta2) qui permet de mémoriser un tableau réservé pour les écritures répétées
• l'importation des données directement des extraits bancaires ou postaux

Ecritures avec TVA

Pour pouvoir enregistrer des opérations avec la TVA il faut:

• Du menu Fichier, commande Nouveau, choisir comptabilité Dépenses / Recettes - Livre de caisse avec TVA
• Choisir un des Modèles déjà préconfigurés selon le pays.
  Pour les écritures avec la TVA, veuillez consulter la page Ecritures.

La fiche Catégorie ou Groupe

La fiche catégorie ou groupe permet d'obtenir une liste complète des mouvements comptables correspondant à la même catégorie ou au même groupe.

• Pour ouvrir une fiche catégorie ou d'un groupe cliquez sur la cellule où se situe le numéro du compte, catégorie ou groupe et encore un clic sur le petit symbole qui se trouve en haut à droite de la cellule.
• Pour ouvrir plusieurs fiches catégories ou d'un groupe il faut sélectionner la commande Fiches de compte du menu Compta1
• Pour mettre à jour les fiches de catégories ou d'un groupe, suite à des modifications dans le tableau Ecritures, vous devez cliquer sur le symbole bleu, les deux flèches circulaires, qui se trouvent en haut à droite de la fiche.

Fiches catégorie par période

Pour voir les fiches catégorie avec les soldes se référant à une période précise, cliquez sur menu Compta1, commande Fiche comptes/catégorie, et dans la section Période activez Période Spécifiée

Pour de plus amples informations consultez la page Période

Imprimer les fiches catégorie

Pour imprimer une fiche catégories, il suffit de voir la fiche de n'importe quel tableau (Compte ou Ecritures) et de lancer l'impression du menu Fichier.

Pour imprimer différentes fiches ou toutes les fiches, cliquez sur menu Compta1, commande Fiches Comptes/catégories et sélectionnez les fiches de compte/catégorie que vous désirez imprimer. 
Le filtre présent dans la fenêtre permet de sélectionner automatiquement toutes les catégories, centres de coût, segments, groupes, etc..

Pour de plus amples informations veuillez consulter la page Fiche de Compte

Rapport Formaté

Pour voir le Rapport formaté et le Rapport formaté par groupes, cliquez sur menu Compta1 et ensuite sur la commande Rapport formaté ou Rapport formaté par groupes. Des rapports par période sont aussi possibles.

• Le Rapport formaté affiche toutes les comptes et les catégories sans d'éventuels sous-groupes
• Le Rapport formaté par groupes affiche tous les comptes et les catégories aussi avec les sous-groupes.

Archivage des données en PDF

A la fin de l'année, quand toute la comptabilité a été complétée, corrigée et revue, il est possible d'archiver toutes les données comptables avec la commande Créer dossier PDF, du menu Fichier.

Le Budget

Avant de commencer une année comptable, il est possible de élaborer un budget des dépenses et des prévisions des recettes, de façon à tenir la situation économique et financière sous contrôle. 

La budget peut être configuré de deux manières:

1. Dans le tableau Catégorie, colonne Budget. Pour chaque catégorie indiquez le montant du budget annuel.
   Dans ce cas, lorsque vous élaborez le Budget du menu Compta1, commande Rapport formaté par groupes, la colonne du budget rapporte les montants qui se réfèrent à l'année entière.
2. Dans le tableau Budget qui s'active du menu Outils, commande Ajouter de nouvelles fonctions.
   Dans ce tableau vous pouvez insérer tous les budgets dépenses et recettes avec des écritures. Au cas où vous activez ce tableau, la colonne Budget du tableau Comptes est automatiquement désactivée.
   Dans ce cas, vous pouvez configurer un budget détaillé qui tient compte des possibles variations durant l'année et les diverses périodes de l'année

.

 

Informations immédiates

Dans les tableaux Comptes et Catégories s'affichent immédiatement les soldes de tous les comptes, les dépenses et les recettes.
Après chaque écriture individuelle, les soldes sont automatiquement mis à jour et il n'est pas nécessaire de faire appel à des rapports pour tenir la situation sous contrôle, mais il suffit simplement de se positionner sur le tableau Comptes et Catégories.

Impressions avancées

Toutes les impressions s'exécutent du menu Compta1, où se trouvent les fonctions pour les différentes impressions:

• Journal - Commande Journal par période. On peut ainsi afficher et imprimer toute la  période ou une période déterminée.
   
• Fiche de compte, catégorie ou groupes - Commande Fiche de comptes / catégorie. Vous pouvez sélectionner toutes les fiches ou une sélection.
  Dans la section Période vous déterminez la période et dans la section Option vous pouvez activer différentes options à inclure ou exclure de l'impression. La section Composition permet de mémoriser les configurations des impressions avec différentes options pour pouvoir ainsi les reprendre sans devoir répéter chaque fois les configurations particulières de l'impression. 
   
• Rapport formaté - Commande Rapport formaté. Vous pouvez imprimer aussi par période et inclure dans l'impression différentes options et même proposer des compositions.
   
• Rapport formaté par groupes - Commande Rapport formaté par groupes. Permet aussi d'imprimer par période, et d'inclure dans l'impression différentes options ainsi que de proposer des compositions
   
• Rapport comptable - Commande Rapports Comptables. Dans le tableau des Comptes le rapport avec les options requises s'affiche. Il est possible alors d'opter pour des rapports par période, même de les comparer avec des périodes ou des années précédentes; chaque période peut avoir des subdivisions et peuvent aussi mémoriser les compositions.

Exemple d'impression pour un Rapport formaté par groupes

 

Les écritures sont introduites dans le Tableau Ecritures

Pour des explications concernant les colonnes dans le Tableau Ecritures du Livre de caisse, veuillez consulter la page Ecritures (Comptabilité Dépenses / Recettes). 

Pour chaque opération insérez:

• la date
• le numéro de la Pièce
• la description
• Le montant de la dépense ou de la recette
• la catégorie relative à la dépense ou à la recette présente dans le tableau Catégorie
• Au cas où les écritures seraient déjà soumises à la TVA, insérez dans la colonne Cod. TVA, le code de la TVA.
  La liste des codes TVA se trouve dans le tableau Codes TVA.

Accélérer l'introduction des Ecritures

Pour accélérer l'introduction des écritures on peut utiliser:

• la fonction de l'introduction automatique des données qui permet de reprendre automatiquement des données déjà insérées préalablement.
• la fonction des Ecritures répétées (menu Compta2) qui permet de mémoriser un tableau réservé pour les écritures répétées

Exemples d'écritures sans TVA

Exemples d'écritures avec TVA

Fiche de catégorie

Après avoir inséré les écritures, pour afficher les mouvements d'une catégorie, il suffit de faire un clic sur la petite flèche bleue présente dans chaque cellule.

Dans la Fiche de catégorie, la présentation des mouvements est très similaire à celle du tableau Ecritures.
Si vous ajoutez de nouvelles écritures ou si vous effectuez des changements (toujours dans le tableau Ecritures), il est possible de mettre à jour la fiche d'une catégorie en cliquant sur le symbole Mettre à jour (flèche bleue arrondie, située sur la partie droite de la fenêtre).