Save file
Banana Accounting files are not saved within the program itself, but on the drive selected by the user, just like any other file, such as Word or Excel. Banana accounting files have the extension ".ac2", while the program has the extension ".exe" (Windows), ".dmg" (Mac), or ".deb, .rpm, .run, .tgz" (Linux).
Where and how to save files
Banana Accounting files are saved on your computer or on an external drive, such as: external disk, USB stick, Google Drive, Dropbox, or other Cloud services.
To save the file, choose from the menu File > Save As:
- Open the destination folder
- Give your file a name.
By default, .ac2 files are saved in the Documents folder, but you can change the destination folder. Once you've saved the file with a name, use the Save command to save your changes. Each time you save, the previous file is overwritten.
Banana Accounting can save files to any drive that is recognized by the operating system, such as a rewritable disk. From non-rewritable media (CD or DVD), Banana Accounting can only read files.
Saving when closing the program
Every time the accounting data is updated and the work has not yet been saved, a warning message appears when closing the program:
- "The current document xxx.ac2 has been modified. Do you want to save it anyway?"
If you use the Do not Save button, all data will be lost. You must click the Save button to save your changes.
If you want automatic saving when closing files, you can activate the option from the menu:
Tools > Program Options > File Management and enable the Automatically save when you close the program option.
Make sure the data is correct, otherwise it will be saved as is.
Saving a shared file
When multiple users need to use the same file, they cannot use it at the same time. The first user to open the file can save it. The other users open the file in read-only mode.
- Only one user at a time can save the same file.
- Saving is only possible if the file is not in use by others.
Managing files for different accounting entities
To manage multiple accounting files, before saving, we recommend:
- Creating a folder for each company
- Creating a subfolder for each fiscal year.
See also: Organizing work.
Saving and recovering data in case of crash
Banana Accounting automatically saves your work in a temporary file at regular intervals. The time interval between one auto-save and the next can be customized via the menu:
This temporary file is deleted each time the file is saved normally by the user.
In the event of a computer crash or power failure, when restarting the program, if Banana detects an undeleted temporary save file, a window appears as explained on the page File Auto-Recovery.
In this window, the user has the option to confirm recovery. If accepted, the file will be opened and can then be saved manually.
Saving the file with a password
Each file saved on the device and in the selected folder can be protected by a password for added security.
Files are saved in the same way as those without a password.
File compatibility across different operating systems
Files created with Banana Accounting have the extension “*.ac2”, regardless of the operating system used. A file can be saved in Windows, opened and edited on Mac, and then reopened in Linux or Windows.
Therefore, .ac2 files are compatible with:
- Windows
- Mac
- Linux
.ac2 files can also be sent via email and opened with Banana Accounting regardless of the operating system used.
Copying or moving files
*.ac2 files can be copied or moved:
- From one folder to another
- Use Windows Explorer or Mac Finder to locate the folder where the files were saved.
- Copy and move them to the new destination folder (once pasted, if needed, they can be deleted from the previous folder).
- From one computer to another
- By sending an email (as attachments) and saving them on the new computer.
- Files can be saved on a USB stick or an external drive and then moved to the new computer:
- Open the file you want to save.
- From the File menu > Save As, select the desired destination drive.
- You can also copy by opening Explorer and dragging the file to the selected drive.
Saving to Cloud systems
Banana Accounting Plus does not have its own Cloud, but it allows you to work with your own. The program is installed on your computer and runs locally.
As for accounting files, they belong exclusively to you and you can save them wherever you want, including on services like Dropbox and Google Drive that keep files synchronized with cloud storage services.
In the cloud, Banana Accounting overwrites the *.ac2 files and deletes the *.ac2.bak file. The deleted files list in the cloud contains previous versions of the *.ac2.bak file.
Viewing changes
Banana Accounting, Android version, works directly with the Dropbox server. If you make changes on your PC, you usually need to wait a few seconds to see the updates on the server and thus in the Banana Accounting file.
To ensure that the file is properly synchronized with the server from your computer, the file should be marked with a green checkmark.
If you do not see the synchronization symbols (green, red, blue), you need to update the Dropbox application installed on your PC.
Another way to check the synchronization status from your PC is to click the Dropbox icon in the lower taskbar:
Additionally, on Android synchronization does not occur while working with the app. You need to close and reopen it.
Warning:
Banana Accounting cannot detect if files are opened and modified simultaneously on multiple computers. Therefore, it may happen that one person deletes some data while another adds new entries. Only the most recently saved copy of the file is retained. It is important to avoid working on the same file at the same time.
Deleting and renaming files
Banana Accounting does not have a delete or rename function for files; to do this, you must use the appropriate function of the operating system (Windows Explorer or Finder on Mac).
Related resources:
数据备份
安全副本 (备份)
Banana 财务会计软件允许您选择媒体和目录来保存您的会计文件。您可以在本地电脑、网络电脑或云端组织文件。不包括备份管理系统。
我们建议您创建外部备份副本，以弥补任何数据损失，例如由于计算机崩溃、硬盘缺陷或其它原因造成的损失。
- 对于Mac，使用 "时间机器 "功能
- 对于Windows，使用 "文件历史 "功能
- Dropbox、OneDrive、iCloud、Google Drive提供了保留先前版本的可能性。
市场上还有其它程序允许您自动创建数据的备份。
.bak 文件
当保存程序成功后，Banana财务会计软件会用最新的会计数据替换现有文件的内容：
- 数据被保存在一个临时文件中。
只有在保存操作正确完成的情况下，保存在磁盘上的数据才会被替换成先前存在的数据。 - 创建备份 (.bak) 的选项，来自工具栏菜单 → 基本设置的命令 → 文件处理选项，默认情况下是激活的，它会以相同的名称重命名现有文件，并添加扩展名".bak"。
一个新的文件被创建，名称为 "文件名.ac2.bak"，其中包含保存前的数据。
如果一个文件被损坏，您可以在保存前通过打开.bak文件，在Banana 财务会计中拖放或使用文件菜单 → 打开的命令来恢复该文件。
从*.bak文件中恢复数据
当出于任何原因您找不到会计文件时，可以从程序自动运行的备份副本中将其恢复。
如何操作：
- 打开会计文件所在的文件夹。
- 打开扩展名为.bak的文件。如果它没有出现在文件夹中，在下面的窗口中选择 "文件类型 "所有文件（*.*）。
- 一旦文件被打开，将其保存为文件的格式。通常情况下，它被赋予与丢失的文件相同的名称。
自动保存
Banana财务会计软件会自动创建并将工作保存在一个临时的文件中。 当您保存或正常退出程序时，这个临时文件会被删除。如果电脑突然关机，可以用这个文件恢复数据。
已损坏的.ac2文件
电脑有时会出现技术问题或被病毒感染。有时，通过电子邮件发送的文件会被损坏。因此，拥有备份文件是很有用的。
如果您的文件由于技术错误而被损坏，我们的支持部门可以核实数据是否可以恢复，此项服务需要付费。
恢复自动保存的文件
当以下对话框出现时，说明程序被非正常的关闭了，并且可能无法保存之前对文件所做的修改。
当项目再次被打开时，它可以检测到之前自动保存(临时文件)的文件还没有被取消，并询问您是否想要恢复这些文件。
您可以从以下选项中进行选择：
- 恢复
- 自动保存的文件被复制并且替换原有的文件
- 原文件被重命名为对话框中所提示的名字
- 不要恢复
- 原文件和自动保存的文件均会被保留
- 该项目不会再进行提示自动保存文件已被保留
- 忽略
- 原文件和自动保存的文件均会被保留
- 当您下次再打开该项目时，系统依然会进行提示：发现自动保存文件中未保存的改变。
这些未被恢复的自动保存文件将会被保存，并且需要被手动删除。
如果程序停止工作
如果程序被正常关闭，它将会询问是否需要保存修改，以及是否需要删除自动保存文件。
然而，程序也有可能由于以下原因被非正常地意外关闭：
- 意外断电或者由其他程序引起的操作系统被突然停止
- 可能导致程序崩溃的问题
- 由于其他程序或状况导致的操作系统或驱动停止工作。
尝试重启您的电脑，并且不要与其他程序同时进行。- 有缺陷的操作系统或者错误的程序可能会引起Banana财务会计软件的中断。
- 电脑故障(如内存错误)
- 病毒或者一些其他问题
- Banana财务会计软件中的问题
通常情况下，如果多次重复某些相同的命令会导致程序崩溃。
如果程序在截然不同的状况下突然中断，这极有可能是由电脑的操作系统问题引起的（见上文）- 首先，确保您使用的是最新版本的软件；然后，及时安装更新；以上问题就会同时解决。
- 由于其他程序或状况导致的操作系统或驱动停止工作。
联系技术支持
检测程序中断的情形：
- 明确程序中断的情形非常重要，这样才可以让技术人员模拟并诊断问题
- 当您联系技术服务时：
- 请描述如何重现问题 - 描述错误发生情形
- 输入您的操作系统详情（您可以在工具栏菜单中的基本设置命中内的系统信息中复制）
- 如果同样的错误总是在某个特定文件中发生，请发送一份该文件的拷贝（注意移除保密数据）
工作文件的本地副本
每个桌面应用程序最重要的要点之一就是保存文件的过程。用户所做的工作和输入的数据不会丢失。 万一发生电脑出现故障，我们必须将丢失的工作量减至最低。
在 Banana财务会计+ 中，我们引入了一种保存文件的新策略。从用户的角度来看，什么都没有改变，但是在软件内部，我们进行了一些重要的改进，以使保存文件的过程更加安全和可靠，并且针对在云驱动器和移动设备上的使用进行了优化。
如何运行
通过新的保存和恢复的过程，Banana财务会计软件将对打开的文件进行本地复制，然后您就可以在相关设备上 (电脑，移动设备，平板电脑)进行工作，直到用户保存文档为止；此时，Banana财务会计软件会将更改复制回源文件。 同时，也会定期将文档的更改保存到本地副本。
具体来说，Banana财务会计软件会执行以下操作：
- 用户选择一个要打开的文件 (源文件)。
- Banana 会复制源文件的本地副本。
- Banana 锁定源文件，以防止多个用户进行更改。
- Banana 读取本地副本。
- Banana会定期 (在默认情况下为每2分钟) 将文档的更改保存到本地副本。
- 当用户单击保存按钮时，Banana将文档保存至源文件。
- 关闭文件后，Banana会解锁源文件并删除本地副本。
- 如果应用程序无法正确关闭文件或将文件保存到原始位置 (断电等)，则本地副本仍保留在用户设备上，并且在下次启动Banana时可恢复文件内容。
- 如果文件暂时不可用 (即：文件位于断开连接的共享磁盘或U盘上)，则用户可以继续工作，并将文档的更改保存到本地副本，直到文件再次可用。
本地副本既是工作文档，也被当做恢复文档。
优势
自动保存始终处于激活的状态，因此丢失的最大工作量相当于工作的最后两分钟 (在使用默认的自动恢复设置的情况下)。
对该文件的访问不需要一直可用。 即使该文件暂时不可用（即：它位于断开连接的共享磁盘或U盘上），用户也可以继续工作并将更改保存到本地副本中，直到共享磁盘再次可用为止。
本地副本未同步到云端。 因此，可以提高应用程序的性能，并将发送到云端的数据量减少到最少。
在所有操作系统上，实现过程都是相同的：Windows，macOS，iOS，Linux，Android和Webassembly，无论文件保存在何处。
恢复
在应用程序中断的情况下，本地副本保留在用户设备上。在下一次启动Banana财务会计软件的时候，该应用程序将警告用户有未保存的更改。
然后，用户可以选择以下三种可能性：
- 打开被恢复的文件；
然后，用户可以决定保存恢复的文件还是将其丢弃。 - 忽略警告；
用户将选择下次做什么。 - 丢弃恢复的文件；
恢复的文件将立即被丢弃。
当文件被打开，或被更改后未被传回源文件，本地副本将被存在用户的设备上。文件的本地副本仅在使用文件时才保留在用户的设备上。一旦关闭，其将被删除。
本地副本存储在系统用户数据下的隐藏文件夹中。 用户通常不需要访问此文件夹，我们也不建议您打开此文件夹。 如果我们的支持团队要求您打开此文件夹，则可以通过工具栏菜单 → 基本设置 → 高级 → 系统信息 →打开路径来访问它。
请您注意
此种执行方式：
- 它不能替代良好的备份策略
- 它不能替代版本控制系统
即使此新项功能非常安全和可靠，我们也不能100％保证它将始终100%无故障运行。因此，我们鼓励客户采用良好的备份策略和版本控制系统。
许多操作系统提供一些备份和版本控制功能。具体请您查看操作系统的文档。