Tutoriel Planification financière experts-comptables

Le Budget détaillé permet de planifier l'activité future d'un cabinet comptable en saisissant les différents mouvements prévisionnels dans le tableau Budget.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à planifier les produits provenant des clients, les encaissements et les charges du cabinet, et à analyser leurs effets sur le Compte de résultat, le Bilan et les liquidités.

Vous apprendrez également à comparer les données du Budget avec les données réelles afin d'identifier les écarts par rapport à ce qui avait été planifié.

Vidéo d'introduction

Pour voir le système en action, consultez notre vidéo :

• ▶ Vidéo Comptabilité en partie double et Budget

À qui s'adresse ce tutoriel

Ce tutoriel est destiné à la planification financière et à la tenue de la comptabilité de :

• cabinets comptables ;
• fiduciaires ;
• consultants et experts-comptables.

Vous pouvez utiliser cette méthode aussi bien pour planifier l'activité de votre cabinet que pour préparer la planification financière de vos clients, en intégrant le conseil financier à la gestion comptable.

Structure de la planification

La planification financière du cabinet comptable utilise le même plan comptable que la comptabilité.

Les mouvements prévisionnels sont saisis dans le tableau Budget et permettent d'obtenir automatiquement les valeurs prévisionnelles des comptes et les rapports correspondants.

Dans le modèle, ont notamment été planifiés :

• les produits prévus pour chaque client ;
• les encaissements prévus ;
• les charges du cabinet ;
• leurs effets sur le Compte de résultat, le Bilan et les liquidités.

Dans le tableau Comptes, la colonne Budget permet d'afficher directement les valeurs résultant de la planification.

Actifs et Passifs – Bilan

Dans la section du Bilan, vous pouvez voir dans la colonne Budget les soldes prévisionnels des comptes, y compris ceux relatifs aux liquidités et aux créances envers les clients.

Charges et Produits – Compte de résultat

Dans la section Charges et Produits, vous pouvez voir dans la colonne Budget les charges et les produits prévus ainsi que le résultat découlant des mouvements planifiés.

Tableau Budget

Le tableau Budget contient les mouvements utilisés pour établir la planification financière du cabinet.

Dans l'exemple, les produits du cabinet sont planifiés en fonction des clients et de la fréquence de facturation prévue.

Pour une planification subdivisée selon des critères supplémentaires, le tutoriel utilise également :

• les Centres de coûts/profits

Par exemple, sont prévus :

• des produits mensuels provenant de clients tels que Martin, Bernard et Dubois
• des produits trimestriels provenant d'autres clients tels que Thomas, Robert et Laurent
• un service comptable annuel de CHF 6'800
• des produits occasionnels de CHF 5'000 tous les six mois
• des produits d'intérêts annuels de CHF 250.

La colonne Répéter permet de définir la périodicité prévue. Une seule écriture peut ainsi générer la valeur annuelle totale : par exemple, les honoraires mensuels de CHF 2'500 du client Martin génèrent des produits annuels prévus de CHF 30'000.

La planification inclut également les Centres de coûts/profits afin de distinguer les différents clients et de regrouper les produits selon leur type, par exemple produits mensuels, trimestriels, annuels ou occasionnels.

Si nécessaire, vous pouvez également utiliser le Code TVA dans les mouvements prévisionnels, ce qui permet de prévoir la dette envers l'administration de la TVA ainsi que les liquidités nécessaires à son paiement.

Pour plus d'informations sur la saisie, les répétitions et les autres fonctionnalités, consultez la page Tableau Budget.

Une fois les mouvements prévisionnels saisis, Banana Comptabilité effectue automatiquement tous les calculs : il détermine les soldes des comptes et les effets sur le Compte de résultat, le Bilan et les liquidités. Il n'est donc pas nécessaire d'effectuer des calculs ou de reporter manuellement les valeurs dans les rapports.

Rapports prévisionnels et comparaison avec les données réelles

Les mouvements planifiés dans le tableau Budget sont automatiquement repris dans les rapports.

En affichant dans le même rapport Réel, Budget et Différence, vous pouvez vérifier non seulement le résultat prévu, mais également l'évolution de l'activité réelle par rapport à la planification.

Bilan

Dans le rapport, vous pouvez comparer la situation patrimoniale réelle avec celle prévue et afficher les différences correspondantes.

Dans l'exemple, le total des actifs prévu est de CHF 196'590, tandis que la valeur réelle est de CHF 189'460.50, soit une différence totale de CHF -7'129.50.

La différence est également visible dans les différents comptes. Le compte bancaire, par exemple, présente un solde réel de CHF 121'340.50 contre CHF 106'490 prévus, tandis que le compte postal présente CHF 19'210 contre CHF 45'000 planifiés.

Le rapport permet donc de comprendre non seulement si la situation patrimoniale globale est conforme au Budget, mais également quels comptes sont à l'origine des écarts.

Le bénéfice réel indiqué dans le Bilan est de CHF 34'760.50, contre un bénéfice prévu de CHF 42'890, soit un écart de CHF -8'129.50.

Compte de résultat

Le Compte de résultat permet d'identifier l'origine de l'écart du résultat.

Dans l'exemple, des produits totaux de CHF 83'050 avaient été planifiés, tandis que le montant réel s'élève à CHF 67'353, soit un écart de CHF -15'697.

La différence provient presque entièrement des produits des services professionnels : sur les CHF 82'000 planifiés, CHF 67'153 ont été enregistrés.

Les charges présentent également des différences par rapport à la planification. Les frais généraux s'élèvent à CHF 31'702.50, contre CHF 39'160 prévus. Les charges sont donc inférieures au Budget de CHF 7'457.50, compensant en partie la baisse des produits.

Le résultat final est un bénéfice de CHF 34'760.50, inférieur de CHF 8'129.50 aux CHF 42'890 planifiés.

Fiche de compte : comparaison entre réel et budget

Lorsqu'une différence apparaît dans le rapport, vous pouvez l'analyser jusqu'aux différents mouvements à l'aide de la fiche de compte.

Dans l'exemple relatif à un client, vous pouvez comparer directement :

• les mouvements réellement enregistrés
• les mouvements prévus
• les différences correspondantes.

Vous pouvez ainsi vérifier si les factures ou les encaissements prévus pour le client se sont effectivement réalisés et identifier les mouvements à l'origine de l'écart.

Le même type d'analyse peut être effectué pour les comptes, les projets, les Centres de coûts/profits et les Segments.

Pour plus d'informations sur l'installation et l'utilisation de l'extension, consultez Account Card: Current vs Budget.

En résumé

Le Budget détaillé permet de partir des différents produits et charges planifiés pour le cabinet, d'obtenir automatiquement la situation économique et patrimoniale prévue et de la comparer progressivement aux données réelles.

Vous pouvez ainsi identifier les écarts dans les rapports et, si nécessaire, les analyser jusqu'aux différents mouvements.