Invoeren van de factuurgegevens

Factuurgegevens worden ingevoerd in de Transactietabel. Gebruik een nieuwe rij voor iedere factuur.

  • Voor de datum in voor uw transactie.
  • Het factuurnummer.
  • De tekst die u invoert in de kolom Beschrijving (product, diensten, consulting, ...) verschijnt op de factuur aan uw klant.
  • Voer het klantnummer in de kolom Debet in.
  • Voer de tegenrekening in de kolom Credit (Verkopen rekening, consulting kosten, etc.) in.
  • Voer het Bedrag in.
  • In een boekhouding met BTW voert u uw BTW code in met het bijbehorende BTW percentage.

Facturen over meerdere rijen

Als er meerdere onderdelen zijn in uw factuur (verschillende items of diensten, of beide) moet u deze op aparte regels invoeren (één onderdeel per rij):

  • Gebruik een nieuwe rij om ieder item dat u wilt laten verschijnen bij het afdrukken van uw factuur.
  • Gebruik gelijke datums en factuurnummer voor iedere rij.

printen van factuur met meerdere regels

Basis kolommen voor facturen in de Transactietabel

Datum
De datum van de factuur staat in deze kolom. Alle rijen van deze factuur moeten dezelfde datum hebben.

Factuur
Om de facturen te beheren moet u een factuurnummer invoeren in de kolom Factuur en een rekeningnummer dat bij het klantenregister hoort.

Extra kolommen

Type
In de kolom Type kunt u specifieke rijen definiëren zoals een totalisatierij of een speciale betalingsvoorwaarde voor een factuur. Deze kolom is standaard niet zichtbaar maar moet zichtbaar gemaakt worden met het commando menu Gegevens → Kolommen instellen en dan Doctype kolom aanvinken.

Hoeveelheid
De hoeveelheid geleverde goederen en diensten wordt in deze kolom ingevoerd. Om de hoeveelheid kolom toe te voegen gebruikt u menu Extra → Nieuwe functies toevoegen... → Adreskolommen toevoegen in de Rekeningen tabel.

Eenheid
Voer hier de eenheid van het geleverde in (bijvoorbeeld 'kilo', 'uur', 'mtr', 'kg').

Eenheidsprijs
Voer de prijs per eenheid in voor goederen en diensten. Het programma berekent automatisch het resulterende bedrag met uw invoer in de kolom Hoeveelheid.
 

Kortingen en reducties

Om een korting of teruggave in een factuur in te voeren voegt u een nieuwe rij toe en typet daar in:

  • Factuur datum.
  • Factuur nummer.
  • Beschrijving van de korting of teruggave.
  • Rekeningen in de debet en credit kolommen. Het is belangrijk om de rekeningen om te keren in vergelijking met de verkooptransactie.
  • In geval van BTW geeft u de BTW code aan met het minteken zodat de BTW wordt afgetrokken, of, indien aanwezig, gebruikt u de BTW code voor korting of teruggave.

factuur instellen met korting

 

Taal van de klant instellen

De standaard formaten ondersteunen de volgende talen: Italiaans, Duits, Engels, Frans, Nederlands.

Factuur teksten worden afgedrukt in de taal van de klant als deze is ingesteld in de kolom Taal (Rekeningentabel, Adresweergave).
De taal is een ISO code van in het algemeen 2 kleine letters (Engelstalige link) (it=Italiaans, de=Duits, en=Engels, fr=Frans, nl=Nederlands).

Wanneer geen taal is aangegeven voor de klantenrekening wordt de taal van de boekhouding gebruikt, zoals ingesteld in menu Bestand → Bestands- en boekhoudingseigenschappen... → tabblad Andere.

taal van de klant instellen voor afdruk facturen

Vervaldata en betalingsvoorwaarden

De vervaldatum van een factuur kan op verschillende manieren ingesteld worden:

  • Algemene vervaldatum - gelijke vervaldatum voor alle facturen
    Kies menu Taken → Klanten → Instellingen → Algemeen → Betalingstermijn van de facturen,  geef de periode (in dagen) waarna de factuur als vervallen wordt beschouwd. Bijvoorbeeld, als de datum van uw document 10 mei is en u voert een waarde van 10 dagen in dan is de vervaldatum 20 mei.
  • Vervaldata per klant - specifiek voor iedere klant
    In de Rekeningentabel is een kolom Dagen beschikbaar (als deze niet wordt weergegeven maakt u deze zichtbaar via menu Gegevens → Kolommen instellen...)
    De periode (in dagen) waarna de factuur beschouwd wordt als vervallen kunt u in deze kolom instellen.
  • Specifieke data per factuur
    In de Transactiestabel kunt u met de Vervaldata weergave de Verv. Datum kolom weergeven.

  • Alternatieve tekst voor de vervaldatum
    Het is mogelijk een vrije tekst te definiëren als betalingsvoorwaarde voor iedere factuur die de tekst van de vervaldatum vervangt. Zie  De factuur aanpassen - Kolomopties Type voor meer informatie.

 

Facturen in andere valuta's afdrukken

U kunt facturen ook afdrukken in verschillende valuta

  • U moet een vreemde valuta boekhoudbestand gebruiken.
  • Facturen worden afgedrukt in de valuta van de klantenrekening.
    Als u facturen in verschillende valuta naar dezelfde klant wilt sturen moet u rekeningen in verschillende valuta aanmaken voor dezelfde klant.

De factuur aanpassen - Kolomopties Type

De factuur aanpassen - Kolomopties Type

De kolom Type in de Transactiestabel kan gebruikt worden om commando's te definiëren die nodig zijn om specifieke gegevens voor uw factuur af te drukken.
Om de kolom weer te geven vinkt u TypeDoc aan via menu Gegevens → Kolommen instellen....

Gegevens invoeren

Zodra de kolom wordt weergegeven, kunt u doorgaan met het invoeren van uw gegevens. U moet:

  • Een lege rij toevoegen na de Datum van de factuur.
  • De datum van de factuur invoeren in de kolom Datum.
  • De vereiste parameter invoeren in Type kolom (zie de tabel hierna).
  • Het factuurnummer invoeren in de kolom Factuur.
  • De gegevens die op de factuur afgedrukt moeten worden in de kolom Beschrijving.

Factuur aan de klant

Door 10: in de Type kolom in te typen worden alle mogelijke beschikbare opties om gegevens van uw factuur aan te passen weergegeven.

Factuur gegevens Kolom Type kolom Beschrijving

Klant adres

Als een ander adres dan het adres gedefinieerd in de Rekeningentabel nodig is kan het gespecificeerd worden door de juiste opties te gebruiken.

Geef elementen van het adres aan in aparte rijen (voornaam, achternaam, adres...).

10:adr

10:adr:fna
10:adr:lna
10:adr:bna
10:adr:str1
10:adr:str2
10:adr:str3
10:adr:cod
10:adr:cit
10:adr:sta
10:adr:cou

 

Voer voornaam in
Voer achternaam in
Voer naam van het bedrijf/organisatie in
Voer regel 1 van het adres in
Voer regel 2 van het adres in
Voer regel 3 van het adres in
Voer de postcode in
Voer de plaats in
Voer de provincie in
Voer het land in
 

Groet

Na de details van de factuur kunt u een regel met een groet aan het eind toevoegen.

 10:gre Voer uw groet in

Eindopmerkingen

Een of meer rijen met opmerkingen kunnen ingevoegd worden na de details van de factuur en voor de groet.

 10:not Voer uw opmerkingen in

Instelling (geavanceerd)

Als u gepersonaliseerde gegevens wilt afdrukken op de factuur kunt u de van toepassing zijnde instelling gebruiken.

Deze optie is bedoeld voor gebruikers met kennis van JavaScript programmering. Hiermee kunt de layout van de factuur veranderen door de instellingen te gebruiken die via dit commando aangegeven worden.

Voor meer informatie zie de pagina over Aagepaste gegevens afdrukken (Engelstalig).

 10:par Voer uw aangepaste gegevens in

Betalingsvoorwaarden

Indien u een andere tekst voor de betalingsvoorwaarden wilt aangeven voer dan de gewenste tekst in. Deze wordt weergegeven op de factuur.

 10:ter Voer de alternatieve tekst voor de betalingsvoorwaarde in.

Titel

Als u de standaard factuurtitel niet wilt gebruiken kunt u aan andere kiezen.

 10:tit Voer uw tekst voor de factuurtitel in

Subtotaal items

In de tabel met factuurgegevens kunt u de subtotalen voor de artikelen invoeren.

10:tot

10:tot:0
10:tot:1
10:tot:2

 

Voer niveau 0 subtotaal in
Voer niveau 1 subtotaal in
Voer niveau 2 subtotaal in

Subtotalen

Om subtotalen in te voegen moet u extra rijen in de transactietabel toevoegen:

  • Voer 10 in de Type kolom in; kies :tot uit het uitklapmenu, 10:tot wordt weergegeven. Kies of type :1 in
  • Voer een toepasselijke beschrijving in de kolom Beschrijving in (bijvoorbeeld Totaal goederen)
  • Voer het factuurnummer in (als het nummer ontbreekt wordt het totaal niet afgedrukt).

facturen met subtotalen invoeren

Voorbeeld van een factuur met subtotalen.
Een factuur met subtotalen afdrukken

Alternatieve tekst voor betalingsvoorwaarden

Het is mogelijk uw eigen omschrijving te definiëren voor betalingsvoorwaarden voor iedere factuur. Deze vervangt de bestaande tekst voor de vervaldatum.

  • Voeg een extra regel met hetzelfde factuurnummer in de transactiestabel in.
  • Type 10: in de kolom Type en kies :ter van het uitklapmenu,
  • Voer in de kolom Beschrijving uw tekst in (bijvoorbeeld 30 dagen, 60 dagen, etc. ..).

Als de factuur wordt afgedrukt wordt de waarde weergegeven die als betalingsvoorwaarde is toegekend.
 

Anoniem (niet gecontroleerd)