Exportation

Avec Banana comptabilité, on peut exporter en plusieurs formats: il est possible d'exporter uniquement les données d'un seul tableau, mais on peut également exporter tous les tableaux ensemble (fichier).

Exporter lignes

A partir du menu Données, commande Exporter lignes, le contenu d'un seul tableau peut être exporté.

Si, avant d'activer la commande, des lignes ont été sélectionnées, l'option Exporter uniquement zone sélectionnée sera activée dans la fenêtre de dialogue d'exportation.

Exporter fichier

A partir du menu Fichier, commande Exporter fichier, plusieurs tableaux peuvent être exportés en même temps.

Dans la fenêtre de dialogue Exporter Fichier, les sections suivantes sont également utilisées:

  • Celles spécifiques au type de fichier (voir formats d'exportation)
  • Inclure pour définir les tableaux et les rapports qui doivent être inclus dans l'exportation
  • Période (Comptabilité) pour définir la période
  • TVA (Comptabilité avec TVA)
  • Composition

Exporter l'Aperçu de l'impression

Dans la barre d'outils de l'aperçu de l'impression:

  • Cliquer sur la flèche à côté du bouton "Adobe PDF"
  • Choisir l'option qui correspond: 
    • Créer un PDF
    • Exporter en Html
    • Exporter en Excel
    • Copier dans le presse-papiers

Formats pour l'exportation

Pour préparer une exportation spécifique, chaque format a une ou plusieurs sections avec des options.
On peut choisir entre plusieurs formats:

  • Pdf
    Permet d'effectuer une impression en PDF de tout le contenu du fichier comptable.
  • Excel
    Pour créer en Excel des présentations, comparaisons, budgets, calculs, analyses du bilan et graphiques qui sont directement liés aux valeurs de la comptabilité.
  • HTML
    On accède à toutes les données et tous les rapports avec un simple browser Internet (Explorer, Mozilla, Opera).
    Ce format satisfait pleinement les exigences légales pour l'archivage des données comptables à long terme. 
  •  XML
    Le standard pour l'échange des données. Les données comptables peuvent être facilement lues et élaborées avec d'autres programmes ou avec des feuilles de style.
  • Exporter lignes en TXT
    Exporte les lignes du tableau en format texte.

 

Exporter en Excel

 

Nom fichier
Dans cette zone il faut insérer le nom du nouveau fichier que le programme crée pour l'exportation des données. Par contre, lorsqu'on sélectionne un fichier déjà existant avec le bouton Parcourir, le programme réécrit le fichier avec les nouvelles données.

Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier MS Excel à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation.

Options

Définir noms cellules
Avec cette option, le programme attribue, pendant l'exportation, automatiquement un nom à chaque cellule. Par exemple, la cellule qui contient le solde du compte 1000, elle reçoit le nom Accounts_1000_Balance" en Excel. Ceci permet d'identifier de façon univoque chaque cellule indépendamment de la position qu'elle occupe dans la feuille et donc de créer des rapports en Excel qui ne doivent pas être corrigés si le plan comptable est modifié.

Définir noms tableaux
Avec cette option, le programme attribue, pendant l'exportation, automatiquement un nom à la zone des cellules appartenant à un tableau. Par exemple, la zone formée des cellules appartenant au tableau Accounts est identifiée avec le nom DB_Accounts. Cette option est nécessaire si en Excel, dans la création de rapports, sont utilisées les fonctions de base de données.

Utiliser noms Xml (Anglais)
Il est possible de définir les noms des cellules dans la langue originale de la comptabilité, ou avec leur nom en anglais. Dans la langue originale, les noms seront compréhensibles aussi à celui qui ne connaît pas l'anglais, mais ils ne seront pas universels comme ceux en anglais. Avec cette option on a par exemple "Accounts_1000_Balance" au lieu de "Comptes_1000_Solde". 

Protéger tableaux
Avec cette option, le contenu des cellules est bloqué, de façon qu'il soit uniquement possible d'en modifier le format; ça empêche que, par inadvertance, les données exportées soient modifiées. On peut à n'importe quel moment enlever la protection par la commande correspondante en Excel.

 

D'autres sections

Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:

 

Résultat de l'exportation

Chaque tableau de la comptabilité est une feuille du fichier Excel

Utiliser les noms des cellules au lieu de faire référence à des lignes/colonnes:

  • Les noms montrent la valeur désirée, même quand on insère une nouvelle ligne ou colonne.
  • Les noms sont faciles à utiliser et à comprendre
    "Comptes_1000_Solde" indique le solde du compte 1000.
    "Comptes_1000_Libellé" reprend la valeur de la cellule, qui contient la description du compte 1000.
  • Les noms peuvent être utilisées dans les formules
    "=Comptes_1000_Solde" reprend la valeur de la cellule, qui contient le solde du compte 1000.
    "=Comptes_1000_Solde/1000" divise le solde du compte 1000 par 1000.
  • Avec les noms, on peut créer des liens à des fichiers différents.

Le lien à une cellule est composé du

  • Nom du fichier
  • Nom du tableau
  • Nom de la cellule

 

Inclure

Celle-ci est la section qui apparaît dans Exporter fichier; elle permet de choisir les tableaux et les rapports qui doivent être inclus.

Recontrôler comptabilité
En activant cette fonction, la comptabilité est recontrôlée avant d'être exportée.

Inclure

Contient la liste des tableaux et des rapports qui peuvent être exportés. La liste des données peut varier selon la typologie de comptabilité choisie et selon les caractéristiques du fichier.

Vue
On peut sélectionner la vue ou la composition qui doit être incluse. Cette option est disponible dans l'exportation en format PDF, Html et Xml.

Périodes

Cette groupe permet d'indiquer des options pour l'exportation des tableaux qui prévoient une période.

Comptes/Catégories
Se réfère à la sélection "Comptes par période", et indique quelle répétition par période on désire.

Résumé TVA
Se réfère à la sélection "Résumé TVA". Elle crée des résumés TVA  pour les différentes périodes indiquées.

Créer périodes pour toute l'année
Cette fonction exporte les soldes partiels pour l'année entière et non de façon limitée à la période comptable spécifiée ou à la période d'exportation sélectionnée. 

Nombre max. des périodes
Le nombre maximal possible de périodes.

 

Exporter en Html

Nom Fichier
Dans cette zone il faut insérer le nom du nouveau fichier que le programme crée pour l'exportation des données. Par contre, lorsqu'on sélectionne un fichier déjà existant par le bouton Parcourir, le programme réécrit le fichier avec les nouvelles données.

Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Html à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche mise à jour du navigateur internet.

Options création fichier

En-têtes 1, 2 et 3
Ce sont les en-têtes des fichiers.

 

D'autres sections

Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:

 

Options Html

Utiliser Feuille de Style CSS
En activant cette fonction il est possible de relier au fichier exporté une feuille de style. Le programme utilise automatiquement une feuille de style personnel définie par défaut et l'insère dans le document. 

Utiliser Feuille de Style prédéfinie
La feuille de style définie par défaut du programme est utilisée. En désactivant la case on rend automatiquement active l'option Feuille de Style Externe, avec laquelle il est possible de sélectionner le nom d'une feuille de style personnel.

Feuille de Style externe

Nom fichier
Dans le cas où une feuille de style externe est utilisée, sélectionner le nom du fichier de la feuille de style avec le bouton Parcourir.
 
Inclure feuille de style dans le fichier Html
Quand les données en format Html sont envoyées, il est nécessaire d'envoyer aussi le fichier de la feuille de style. Pour éviter d'envoyer deux fichiers séparés, en activant la case, il est possible d'insérer la feuille de style au fichier comptable Html.  
 
En activant les cases, le programme archive les données avec différents options graphiques:

  • Exporter seulement les colonnes visibles
  • Tableau avec bordures
  • Colonnes avec en-têtes
  • Maintenir saut de pages
  • Exporter comme données - les données sont exportées sans aucune formatation

 

Exporter en Xml

Nom Fichier
Insérer le nom du nouveau fichier à créer ou choisir un nom existant avec le bouton Parcourir.

Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Xml à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche mise à jour du navigateur internet.

Feuille de Style XSLT
Dans cette zone, il est possible de sélectionner la feuille de style à partir de laquelle le programme doit disposer graphiquement les données comptables. Grâce aux feuilles de style, il est possible de définir les données personnelles conformément aux impressions demandées par les autorités. Différents exemples et de plus amples informations sur les feuilles de style sont disponibles sur le site www.banana.ch.

Options

Il est possible de choisir comme options:

  • Exporter seulement les colonnes visibles
  • Inclure la liste des vues.
  • Exporter comme données

 

D'autres sections

Pour les explications des autres sections, consulter les pages internet suivantes:

Exporter lignes en Txt

Pour exporter les lignes, on part du menu Données, commande Exporter lignes. Dans la fenêtre active, les options suivantes peuvent être activées:

Nom fichier
Insérer le nom du fichier, ou en sélectionner un existant avec le bouton Parcourir.

Format
Sélectionner le format.

Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier Xml à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation. Il faut bien se rappeler que les navigateurs internet comme Mozilla et MS-Explorer utilisent un mécanisme de cache des documents. Lorsque l’exportation est effectuée pour une deuxième fois, il est possible qu’apparaisse encore la version précédente si on n’appuie pas sur la touche mise à jour du navigateur internet.

Options

Si activées, elles permettent l'exportation des données de:

  • Lignes sélectionnées uniquement
  • Seulement colonnes visibles
  • En-têtes champs
  • Unicode (Utf-8)

 

Enregistrer

Cette fenêtre est affichée quand on crée un PDF, on fait une exportation en Html ou en Excel, ou quand on procède à Copier dans le presse-papiers

Nom Fichier
Insérer le nom du nouveau fichier à créer ou choisir un fichier existant avec le bouton Parcourir.

Afficher fichier immédiatement
En activant cette case, on ouvre le programme pour l'affichage du fichier à peine créé. De cette façon apparaît immédiatement le résultat de l’exportation.