Kenmerken van de segmenten

• Segmenten zijn rekeningen voorafgegaan door een dubbele punt ":".
• Segmentcodes kunnen bestaan uit getallen of letters.
• Er kunnen maximaal 10 niveaus van segmenten bestaan.
• Het aantal dubbele punten dat voorafgaat aan de segmentcode geeft het niveau aan.
  • :LU niveau 1 segment
  • ::P1 niveau 2 segment
  • :::10 niveau 3 segment
• Elk niveau kan een onbeperkt aantal segmenten hebben.
• De verschillende niveaus van het segment zijn onafhankelijk van elkaar.
• De segmenten hebben geen BClasses en hebben geen valuta symbool.
• De berekeningen voor segmenten worden gedaan in de basis munteenheid.
• In de transacties volgen de segmenten de debet en credit rekening.
  Het is niet mogelijk te boeken op een segment zonder een rekening te hebben.
• In de transacties kan men het minteken "-" gebruiken als scheidingsteken inplaats van een dubbele punt ":" als in Tabblad Opties van Bestandseigenschappen van het menu Bestand de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten geactiveerd is.
• Van de transacties op enkele segmenten kunnen rekeningkaarten verkregen worden.

 

Wanneer segmenten te gebruiken

Segmenten worden gebruikt om een meer gedetailleerde indeling van de kosten te hebben en ook om berekeningen te maken voor delen of afdelingen van het bedrijf.
Segmenten worden doorgaans gebruikt om Afdelingen, Operationele eenheden, Projecten, Filialen of functionele scheidingen aan te geven.

Segmenten worden gebruikt als een systematische toerekening nodig is die de transactie volgt in debet of credit.
Kostenplaatsen daarentegen worden doorgaans gebruikt voor extra catalogisering, minder gestructureerd, en als het teken van de rekening niet noodzakelijk gevolgd hoeft te worden.

Kostenplaatsen en segmenten kunnen tegelijk gebruikt worden.

Segmenten opzetten

De segmenten moeten ingesteld worden in de Rekeningen tabel, Rekening kolom, aan het eind van het rekeningschema.

• Voer een sterretje in in de Sectie kolom om de sectie te definiëren in relatie tot de segmenten
• Voer in de Beschrijving kolom de titel Segmenten in
• Voer de beschrijving van de eerste-niveau segmenten in en voer in de Rekening kolom een ":" in
  • Maak een lijst van segment van het eerste niveau door een code in te voeren voor elk van deze in de Rekening kolom voorafgegaan door ":"
  • Ga zo verder door segmenten van het tweede niveau in te voeren (en indien nodig het derde niveau), op dezelfde manier als bij het segment van het eerste niveau, met als verschil dat de segmentcodes voorafgegaan moeten worden door "::" of ":::", afhankelijk van hun niveau.

Segmentsaldo

Het segment is een onderverdeling van wat is ingevoerd op een rekening. Het segmentbedrag staat dus altijd in relatie tot een rekening en u moet een boekhoudrapport maken (van het menu Rapporten) met een onderverdeling in segmenten om het totaal van het segment te berekenen.

In het rekeningschema wordt het segmentsaldo aangegeven. Dit saldo zal nul zijn als het segment wordt gebruikt in zowel Debet als Credit rekeningen omdat de rekeningen zichzelf compenseren. Het segmentsaldo is alleen zichtbaar als het gebruikt wordt met of de Credit of de Debet rekening die verbonden is met de Winst- en Verliesrekening.

Transacties

De segmenten worden ingevoerd in de Transacties tabel gevolgd door de hoofdrekening van het rekeningsegment.

Ieder segment wordt voorafgegaan door de dubbele punt of door het minteken (-) als in Tabblad Opties van Bestandseigenschappen van het menu Bestand de optie Het minteken (-) gebruiken als separator van de segmenten geactiveerd is.

Als het rekeningschema rekeningen bevat met "-" of "_" bijvoorbeeld in de rekeningen van de klanten/leverancierslijst, kunt u niet hetzelfde symbool als segment scheidingsteken gebruiken; in dat geval moet u de betreffende optie deactiveren en het ":" symbool gebruiken.

Als op een segment dat bij meer dan één niveau hoort wordt geboekt moet het segment van het eerste niveau meteen achter de hoofdrekening worden ingevoerd gevolgd door de code van het tweede niveau.

Rapport

Rapporten van de segmenten worden verkregen met:

• Uitgebreide Balans op groepen
• Boekhoudingsoverzicht
• Rekeningkaart
• Rapport op meerdere niveaus
  Om rapporten te verkrijgen die rekeningen en segmenten combineren (bijvoorbeeld alle uitgaven van het filiaal Utrecht voor Project1) moeten de mogelijkheden van Menu Apps worden gebruikt.

Rapport onderverdeling per niveau

Geef in de Uitgebreide Balans op groepen in de Onderverdeling tab het segment niveau aan dat gebruikt moet worden. Het "lege" segment verzamelt alle bedragen die zijn geboekt zonder een segment te specificeren.

Rapport Samenvatting

Dit is een samenvatting met de totalen per segment met een mogelijke onderverdeling (indien gewenst) per periode.

In de Uitgebreide Balans op groepen wordt het segmentniveau aangegeven dat gebruikt moet worden en een mogelijke onderverdeling (indien gewenst) per periode.

Verwant document: Verscheidene projecten beheren