Nieuw bestand aanmaken

Er zijn diverse manieren om een nieuw bestand te maken:

  • vanuit een van de voorbeelden/prototypes die bij het programma geleverd worden
  • vanuit een bestaand bestand of voorbeeld (zonder het te veranderen)
    • door het bestand te kopieren m.b.v. uw operating systeem
    • door de Opslaan als opdracht te gebruiken vanuit het menu Bestand
    • door de Copie bestand creeren opdracht van het Extra menu dat u laat kiezen welke gegevens behouden moeten blijven.
    • door de Naar nieuw bestand converteren opdracht van het Extra menu; deze opdracht maakt een nieuw bestand aan met afwijkende eigenschappen maar met behoud van de bestaande gegevens.
      Deze opdracht wordt gewoonlijk gebruikt om BTW beheer of de vreemde valuta mogelijkheid toe te voegen aan een bestaand boekhoudbestand, of om de gebruikte taal te veranderen.
  • door een nieuw leeg bestand aan te maken
  • door een nieuw bestand aan te maken en de gegevens te laden van een boekhoudbestand met een afwijkende rekeningkaart.

Overgang naar een nieuw jaar

Bij de overdracht naar een nieuw jaar moet een specifieke procedure gevolgd worden om een bestand voor een nieuw jaar aan te maken en de beginsaldi over te dragen.

Parameters nieuw bestand

Bij het aanmaken van een nieuw bestand met nieuwe eigenschappen moet u de parameters van het nieuwe bestand instellen.

 

Parameters nieuw bestand

Taal
De taal die gebruikt wordt voor het aanmaken van de kopteksten voor de velden van de tabellen.

Decimaalpunten voor bedragen
Om eventuele boekhoudverschillen te vermijden, wordt voor elk bestand het aantal decimaalpunten voor bedragen vastgesteld. Gewoonlijk worden 2 decimaalpunten gebruikt, maar er zijn valuta's waar decimaalpunten niet gebruikt worden; in dat geval moet het getal "0" ingebracht worden.

Decimaalpunten voor bedragen in vreemde valuta (alleen dubbel boekhouden met meerdere valuta's)
Wanneer een boekhouding met meerdere valuta's gebruikt wordt, is het nodig ook het aantal decimaalpunten voor de bedragen in vreemde valuta vast te stellen.

Soort afronding
De bedragen worden afgerond naar de dichtstbijzijnde eenheid. In het geval men precies op een half uitkomt (bijv. 100.5 / 101.5 / 102.5 / 103.5), worden de volgende methodes gebruikt:

  • Banken (half naar even) wordt afgerond naar de dichtstbijzijnde even waarde (100 / 102 / 102 / 104).
  • Commercieel (half naar boven) wordt afgerond naar de eerstvolgende hogere eenheid (101 / 102 / 103 / 104). Meestal wordt deze methode gebruikt in de boekhouding.
  • Compatibel versie 4 Een kleine precisie wordt toegepast die in zeer speciale gevallen kan leiden tot een andere afronding.

Adresvelden in de tabel Rekeningen
Indien deze optie geactiveerd wordt, wordt de weergave Adressen gecreëerd in de tabel Rekeningen. Hierin kan men de adressen van klanten, leveranciers en leden invoeren.

Budget Tabel
Als deze optie actief is wordt een Budget tabel aangemaakt waarin de gebruiker zijn budget transacties kan invoeren.

De gebruiker kan op deze manier diverse boekhoudbestanden aanmaken, in verschillende talen, en met verschillende decimaalpunten. Om de taal of de decimaalpunten te wijzigen nà het aanmaken van het boekhoudbestand, moet het boekhoudbestand geconverteerd worden met het commando Naar nieuw bestand converteren in het menu Extra.