Inserire le fatture nelle righe di registrazione
I dati della fattura si inseriscono nella tabella Registrazioni. Per ogni nuova fattura inserire una nuova riga di registrazione.
- Indicare la data della registrazione
- Il numero fattura
- Il testo della descrizione (prodotti, servizi, consulenze...) che apparirà sulla fattura del cliente
- Nel conto Dare inserire il numero del conto cliente
- Nel conto Avere inserire la contropartita (conto Vendite, Consulenza o altro)
- Inserire l'importo
- Nei casi di assoggettamento all'IVA, inserire il Codice IVA con la percentuale IVA applicabile. Vedi Stampa fatture e gestione IVA
Fattura su più righe
Quando ci sono più elementi da fatturare (diversi articoli o prestazioni o entrambi) occorre registrare su più righe (un elemento per riga):
- Inserire una nuova riga di registrazione per ogni elemento che desideri stampare sulla fattura.
- Su ogni riga aggiuntiva, ripetere la data e il numero fattura, uguali alle righe precedenti.
Colonne base tabella Registrazioni fatture
Data
La fattura riporterà la data indicata in questa colonna. Tutte le righe che appartengono al documento devono riportare la medesima data.
Fattura
Per la gestione delle fatture deve essere indicato obbligatoriamente un numero di fattura nella colonna Fattura e un conto clienti che appartenga al partitario.
Colonne facoltative
Tipo
Nella colonna Tipo si possono definire delle righe di dettaglio, come ad esempio delle righe di totalizzazione o un termine di pagamento specifico di una fattura. Questa colonna non è visibile di default, ma occorre visualizzarla tramite il menu Dati → comando Disponi colonne e vistando la colonna DocTipo.
Quantità
È la colonna dove viene indicata la quantità della merce o del servizio venduti. Per aggiungere la colonna quantità utilizzare il menu Strumenti → Aggiungi nuove funzionalità → Aggiungi colonna Quantità nella tabella Registrazioni.
Unità
Si inserisce il genere di unità (ad esempio 'pz', 'h', 'm', 'kg').
Prezzo unità
Si inserisce il prezzo unitario riferito alla merce o al servizio. In questo caso il programma calcola automaticamente l'importo complessivo in base alle quantità inserite nella colonna Quantità.
Sconti e ribassi
Per inserire in una fattura uno sconto o ribasso, aggiungere una nuova riga e inserire:
- Data della fattura.
- Numero della fattura.
- Descrizione dello sconto o ribasso.
- Conti nelle colonne Dare e Avere. È importante invertire i conti rispetto alla registrazione di vendita.
Quando il partitario clienti / fornitori è impostato con i centri di costo e si hanno delle registrazioni con sconti e ribassi, affinché l'importo venga stornato, occorre invertire il segno dei centri di costo. - In caso di IVA indicare il codice IVA con il segno negativo, in modo tale che l'IVA venga dedotta, oppure, se presente usare il codice IVA per lo sconto e i ribassi.
Impostare lingua cliente
I layout predefiniti includono le seguenti lingue: italiano, tedesco, inglese, francese, olandese.
I testi delle fatture vengono stampati nella lingua del cliente, a condizione che questa sia impostata nella colonna Lingua (tabella Conti, vista Indirizzo).
La lingua è un codice ISO generalmente di 2 lettere minuscole (it=italiano, de=tedesco, en=inglese, fr=francese, nl=olandese).
Se per il cliente non è stata indicata la lingua viene usata quella della contabilità, definita nel menu File → Proprietà file (dati base) → Varia.
Scadenze e termini di pagamento
La scadenza di una fattura può essere impostata in modi diversi:
- Scadenza generale - stessa scadenza per tutte le fatture
Dal menu Conta2 → Clienti → Impostazioni → Generale → Scadenza fatture, indicare il periodo (in giorni) dopo il quale la fattura è considerata scaduta. Ad esempio, se la data del documento è del 10 di maggio, inserendo 10 giorni, la data di scadenza sarà del 20 maggio. - Scadenza per cliente - specifico per ogni cliente
Nella tabella Conti, è disponibile la colonna TerminePagamentiInGiorni (se non visibile, attivarla dal menu Dati → Disponi colonne). In questa colonna potete impostare il periodo (in giorni) dopo il quale la fattura è considerata scaduta. - Scadenza specifica per fattura
Nella tabella Registrazioni, vista Scadenze, è visibile la colonna Scadenza, potete indicare la data di scadenza direttamente in questa colonna. -
Testo alternativo per il termine di pagamento
Per ogni fattura è possibile definire un testo libero come termine di pagamento che sostituisce il testo della data di scadenza. Per maggiori dettagli consultare la pagina Inserimento avanzato - colonna Tipo.
Stampare fatture in altre monete
Puoi stampare fatture anche in diverse monete:
- Devi utilizzare un file di contabilità multi-moneta.
- Le fatture vengono stampate nella moneta del conto del cliente.
Se vuoi inviare fatture in monete diverse allo stesso cliente devi creare, per lo stesso cliente, dei conti in diverse monete.
Inserimento avanzato - colonna Tipo
Inserimento avanzato - colonna TipoLa colonna Tipo della tabella Registrazioni può essere usata per definire dei comandi specifici per la visualizzazione di determinati dati nella stampa della fattura.
Per utilizzare la colonna, occorre prima visualizzarla dal menu Dati → Disponi colonne, vistare la colonna DocTipo.
Inserire dei dati
Una volta visualizzata la colonna è possibile procedere con l'inserimento dei dati. Per farlo è necessario:
- Aggiungere una riga vuota dopo i dati della fattura.
- Nella colonna Data, inserire la data della fattura.
- Nella colonna Tipo, inserire il comando desiderato (vedi la tabella sottostante).
- Nella colonna Fattura, inserire il numero della fattura.
- Nella colonna Descrizione, inserire i dati che devono figurare nella fattura.
Fattura al cliente
Digitando 10: nella colonna Tipo vengono elencate tutte le opzioni possibili per personalizzare i dati della fattura.
| Dati fattura | Colonna Tipo | Colonna Descrizione |
|---|---|---|
|
Indirizzo cliente Quando si desidera un indirizzo di fatturazione diverso da quello indicato nella tabella Conti (vista Indirizzo), è possibile specificarlo utilizzando le opzioni appropriate. Su ogni riga si definisce un elemento dell'indirizzo (nome, cognome, indirizzo...). |
10:adr 10:adr:fna |
Inserire il nome |
|
Saluti Dopo la tabella dei dettagli della fattura è possibile aggiungere una riga di testo per i saluti finali. |
10:gre | Inserire il testo dei saluti |
|
Note finali Dopo la tabella dei dettagli della fattura e prima dei saluti, è possibile aggiungere una o più righe di testo per eventuali note. |
10:not | Inserire il testo delle note |
|
Parametri (avanzato) Quando si desidera stampare dati personalizzati nella fattura, è possibile utilizzare il comando apposito. È rivolto ad utenti con conoscenze di programmazione JavaScript, e permette di modificare il layout della fattura in modo da utilizzare i parametri indicati con questo comando. Per maggiori informazioni consultare Printing custom data (solo in inglese). |
10:par | Inserire i parametri personalizzati |
|
Termine di pagamento Quando si desidera indicare un testo alternativo come termine di pagamento, inserire il testo desiderato. Sulla fattua sarà riportato questo termine. |
10:ter | Inserire il testo alternativo per il termine di pagamento |
|
Titolo Quando non si desidera utilizzare il titolo della fattura predefinito è possibile specificare un titolo diverso. |
10:tit | Inserire il testo per il titolo della fattura |
|
Sottototali articoli Nella tabella dei dettagli della fattura è possibile inserire dei totali intermedi per gli articoli. |
10:tot |
Inserire il sottototale di livello 0 (tot e tot:0 è sempre di livello 0) |
Totali intermedi
Per poter inserire dei totali intermedi, occorre inserire delle righe supplementari nella tabella Registrazioni:
- Nella colonna Tipo inserire 10: e scegliere dal menu a tendina :tot, figurerà la dicitura 10:tot. Inserire ancora : e scegliere :1
- Nella colonna Descrizione inserire la descrizione appropriata al totale (es. Totale merce)
- Inserire il numero di fattura (se non viene inserito il numero di fattura, il totale non verrà stampato).
Esempio fattura con totali intermedi
Testo alternativo per il termine di pagamento
Per ogni fattura è possibile definire un testo libero come termine di pagamento che sostituisce il testo della data di scadenza.
- Inserire nella tabella Registrazione una riga supplementare con lo stesso numero di fattura
- Nella colonna Tipo occorre inserire 10: e selezionare :ter dal menu a tendina che appare, pertanto figurerà la dicitura 10:ter
- Nella colonna Descrizione inserire il testo (es. 30 giorni netto, 60 giorni ecc..).
Quando verrà stampata la fattura figurerà il valore assegnato come termine di pagamento.