Met Banana Boekhouding Plus vermijdt u fouten

Om de controles te vergemakkelijken en onmiddellijk de verschillen te vinden, is in de nieuwe versie Banana Boekhouding Plus, in de Transacties-tabel, een Saldo kolom toegevoegd, waar u eventuele verschillen op elke rij kunt zien en onmiddellijk kunt corrigeren. Dit is een zeer nuttige functie voor de afsluiting van het boekjaar.
Veel van onze klanten hebben het al geprobeerd en zijn er enthousiast over. Wij raden u aan onmiddellijk over te stappen op Banana Boekhouding Plus en te profiteren van de vele nieuwe functies.

Eenvoudige transacties

Eenvoudige transacties hebben te maken met twee rekeningen (een Debet rekening en een Credit rekening) en worden ingevoerd in één enkele rij. Iedere transactie heeft zijn eigen document nummer.


 

Samengestelde transacties

Samengestelde transacties waarbij op meer dan twee rekeningen geboekt wordt moeten ingevoerd worden in meerdere rijen. De gebruiker moet één rekening per rij gebruiken. De tegenrekening voor de hele transactie moet ingevoerd worden in de eerste rij.
De documentnummers die ingevoerd worden in de diverse rijen zijn hetzelfde omdat we met één en dezelfde transactie te maken hebben.

Let op:
In samengestelde transacties moeten de data in de transacties hetzelfde zijn omdat er anders verschillen in de boekhouding ontstaan bij berekeningen per periode.

Terugkerende Transacties tabel

Om het herschrijven van steeds weer dezelfde teksten te voorkomen is het mogelijk transactie groepen op te slaan in de Terugkerende transacties tabel (menu Taken). Deze groepen worden aangegeduidt met een code en kunnen opgehaald en ingevoerd worden in de Transacties tabel door de overeenkomstige code in te voeren.

Als men in de Doc kolom staat stelt het programma de lijst van terugkerende transacties voor, gegroepeerd per code, als één van deze codes wordt geselecteerd:

• het programma voert de terugkerende rijen in die dezelfde code hebben
• het programma vult de ingevoerde rijen aan met de datum en andere gegevens die eerder ingevoerd zijn
• het programma voert het volgnummer in de Doc kolom in (gebaseerd op eerder ingevoerde gegevens)

Terugkerende transacties invoeren

• U moet de transactierijen die regelmatig opgehaald moeten worden invoeren in de Terugkerende transactie tabel (of deze copiëren vanuit de Transacties tabel).
• Voer de code die bij de terugkerende transacties groep hoort in de Doc kolom in.
  Rijen met dezelfde groep code worden samen opgehaald (transactie in meerdere rijen).

• Oplopende nummering van documenten "docnum"
  Als u, tijdens het ophalen van terugkerende transacties, een Doc nummer wilt anders dan het automatische, moet u een rij aanmaken met de code "docnum" in de Doc kolom en de tekst die u wenst en de Beschrijving kolom. Voor de volgende rijen wordt de tekst gespecificeerd in de Beschrijving kolom toegepast in de Doc kolom bij het ophalen van de transacties.
  • "0" als geen automatische nummering gewenst is
  • "1" oplopende nummering
  • "kas-1" oplopende nummering met het voorvoegsel "kas-" (kas-2, kas-3)
    Het programma vervangt het nummer aan het eind van de tekst door het oplopende nummer.
     
• Als u wilt dat het programma maar één rij per code voorstelt moet de beschrijving voorafgegaan worden door:
  • Een "*": laat alleen deze rij zien en niet de andere met dezelfde code.
  • Een "**" laat alleen deze rij zien maar haalt deze niet op (alleen titel rij).
  • Een "\*" laat de gebruiker de beschrijving starten met een ster zonder dat dit wordt geïnterpreteerd als een commando.

De Terugkerende transacties naar de Transactions table ophalen

• Voer de datum en de informatie van de andere kolommen in die niet gewijzigd moeten worden
• Kies in de Doc kolom een van de codes die gedefinieerd zijn in de Terugkerende Transacties tabel en druk op Enter.
  • Het programma voert de transacties met dezelfde code in waarbij het de gegevens kolom en andere reeds ingevoerde waardes herhaalt.
  • In de Doc kolom wordt een oplopend nummer ingevoerd of niets zoals gespecificeerd in het docnum.
• Of geef de code op in de Doc kolom en druk op F6.

Transactie rijen copiëren in de Terugkerend Transacties tabel

Om rijen vanuit de Transacties tabel te copiëren in de Terugkerende transacties tabel:

• Selecteer in de Transacties tabel de rijen die gecopieerd moeten worden;
• Menu Bewerken -> Rijen copiëren commando;
• Ga in de Terugkerende transacties tabel staan;
• Menu Bewerken -> Gekopieerde rijen invoegen commando.

To enter issued bank checks, the user needs to insert an Issued checks account in the Liabilities. 

The check is issued at the moment of paying a supplier and later on is being debited from the Bank current account.

The Issued checks account card after the transactions.  

Klanten & Leveranciers Beheer

We raden u aan om het Submenu Klanten en het Submenu Leveranciers te gebruiken om facturen die verstuurd of ontvangen zijn te beheren.

Verbind een vervaldatum aan een transactie

Als een alternatief voor klanten en leveranciers beheer, of voor een eenvoudiger controle, kunt u de betaaldatum ook invoeren in de transactie rij.

Dit is een manier van werken die vereenvoudigde controle toelaat.

Met het Kolommen Instellen commando (van het menu Gegevens) moet u de Verv. Datum en de Bet. Datum kolommen zichtbaar maken.

Daarna voert u de verval datum van de factuur in de Verv. Datum kolom in en de betaaldatum van de factuur in de Bet. Datum kolom

Verval data laten zien

Het programma laat de transactie rijen zien die een verval datum maar geen betaaldatum hebben met het commando Verval datums weergeven.

DocLink Kolom

De Koppeling kolom (Transactie tabel) maakt het mogelijk een koppeling naar een extern bestand te maken (doorgaans een scan van een bon of een factuur).

• De Koppeling kolom is doorgaans niet zichtbaar.
  Om deze weer te geven gebruikt u de Kolommen instellen functie.
• Zodra de Koppeling kolom zichtbaar is kunt u de bestandsnaam direct invoeren.
• De bestandsnaam is relatief t.o.v. het boekhoudbestand; als de documenten zich in een sub-folder bevinden wordt de bestandsnaam in de Koppeling kolom voorafgegaan door de mapnaam.
• Het is ook mogelijk om een web adres handmatig in de Koppeling cel in te voeren.
  Om het gekoppelde document te openen: klik op het Open link commando van het menu Taken of klik op het kleine vierkant dat verschijnt in de rechterbovenhoek van de cel die de koppeling bevat.

Een koppeling naar een bestand invoeren

Er zijn twee manieren om een koppeling naar een document in te voeren:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling toevoegen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Selecteer het bestand dat overeenkomt met het document dat gekoppeld moet worden en klik op de Open knop; het programma voegt de koppeling dan automatisch toe.
  Het programma voert de bestandsnaam in Koppeling kolom in zelfs als deze niet zichtbaar is.

OF

• Geef de Koppeling kolom weer in de Transacties tabel. Zie Kolommen instellen.
• Klik op het kleine vierkant in de rechterbovenhoek van de cel.
• In het Openen venster dat verschijnt selecteer het bestand en druk op de Openen knop.

De koppeling aanpassen

Ga op dezelfde manier te werk als bij het invoeren van een nieuwe koppeling.

Koppeling openen

Er zijn twee manieren om een koppeling te openen:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling openen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Ga op de Koppeling cel staan en klik op het icoontje om de koppeling te openen.

Uit veiligheidsoverwegingen opent het programma alleen bestanden die als veilig beschouwd worden, zie Programma Opties -> Geavanceerd van het menu Extra.

Koppeling verwijderen

Er zijn twee manieren om een koppeling te verwijderen:

• Ga op de rij in de Transacties tabel staan en activeer het Koppeling verwijderen commando van het menu Taken -> Koppelingen;
• Verwijder de inhoud van de Koppeling cel.

Digitale certificatie

Banana gebruikt een digitaal certificatie systeem voor de boekhoudgegevens gebruikmakend van de technologie die nu blockchain genoemd wordt. Transacties kunnen geblokkeerd worden en gemarkeerd met digitale codes die kunnen garanderen dat, zelfs na vele jaren, de boekhoudgegevens authentiek zijn. Deze codes maken het de gebruiker mogelijk de garantie te geven dat de boekhoudgegevens niet veranderd zijn.

Banana.ch was het eerste bedrijf ter wereld dat de blockchain techniek in het boekhouden gebruikte. Deze methode (US Patent No. 7,020,640) werd in 2002 ontwikkeld en gepatenteerd.

Deze methode garandeert één van de hoogste niveaus van gegevens integriteit en overeenstemming met internationale wetsvoorschriften. U kunt de volgende evaluaties van het accountantsbedrijf Ernst&Young, dat de overeenstemming met de wettelijke vereisten heeft geverifieerd, bekijken. De nieuwe versies van de Banana Boekhouding software gebruiken niet meer de MD5 methode (die genoemd wordt in de documentatie) maar de Hash SH256 methode.

• Ernst&Young, compatibility check to Swiss legislation (pdf in het Duits)
  Zie ook: Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschaftsbücher, 24.04.2002 (in het Duits)
• Ernst&Young, compatibility check to German legislation (pdf in het Duits)

Deze methode gebaseerd op het blockchain berekeningsysteem wordt als zo betrouwbaar beoordeeld dat het wordt gebruikt om de geldigheid van de bitcoin en alle ander moderne versleutelde munteenheden vast te stellen.

Het transacties blokkeren commando

Met het Transacties blokkeren commando van het menu Taken worden de boekhoudtransacties geblokkeerd en gemarkeerd met contolecodes waarmee jarenlang gecertificeerd kan worden dat de transacties niet veranderd zijn.

• De geldigheid van een mogelijk reeds bestaande blokkering wordt geverifieerd
• De transacties tot de blokkeringsdatum worden oplopend genummerd en geblokkeerd. Voor iedere transactie worden de digitale code van de rij en de daarop volgende berekend.
  De berekening van de digitale codes wordt gedaan in de volgorde van de kolommen.
• In de boekhouding wordt aangegeven dat transacties met een datum eerder dan of gelijk aan de blokkeringsdatum niet langer worden geaccepteerd.

Datum van nieuwe blokkering (inclusief)
Specificeer de datum tot wanneer de transacties worden geblokkeerd.

Wachtwoord (optioneel)
Het is mogelijk een wachtwoord in te voeren om de transacties te deblokkeren of om een nieuwe blokkering in te stellen in de toekomst.
Als het programma geen fouten vindt in de transacties binnen het blokkeringstijdvak dan blokkeert het de transacties, berekent individuele nummers en codes en kent deze toe voor iedere rij van de transacties, die bekeken kunnen worden in de Blokkeren weergave van de Transactietabel.

Laatste blokkering
De gegevens van de volgende velden worden automatishc ingevuld door het programma gebaseerd op de laatst uitgevoerde blokkering.

Blokkering geldig
Een "Ja" wordt getoond als de blokkering geldig is.

Datum blokkering
De datum van de laatst uitgevoerde blokkering wordt getoond.

Nummer blokkeren
Dit is de waarde die automatisch door het programma wordt ingevoerd in de laatste rij van de Blok.Num kolom.
Wanneer de blokkering wordt herhaald en de waarde van het laatste rij blokkeringsnummer is niet veranderd dan is blokkering geldig en zijn de gegevens niet veranderd; als echter de waarde is veranderd laat het programma de volgende codes zien:

• (-1) als de blokkering ongeldig is vanaf de eerste rij
• (-2) als er rijen zijn die hetzelfde Blokkeringsnummer hebben.

Progressieve hash
Dit is de controle code die aanwezig is in de laatste transactie.

BLokkeren Weergave

Alle digitale codes worden getoond samen met alle informatie die het programma heeft gebruikt om de digitale handtekening aan te maken.

• Blok.Num: het oplopende nummer dat de rij indentificeert
• Blok.Bedr.: het cumulatieve totaal van de transacties, overeenkomstig het totaal aan het eind van de pagina zoals vereist door sommige nationale regelgevingen
• Blok.Regel (verborgen kolom): de digitale code berekend volgens de rij waardes.
• Blok.Progr: de globale electronische handtekening.

De digitale code Blok.Progr (Progressief blokkeren)
Dit is het belangrijkste element van de certificatie; het gebruikt de blockchain methode.
De digitale code wordt berekend met de volgende waardes:

• De inhoud van de huidige boeking ten tijde van de blokkering, inclusief bedragen, beschrijving en de rekeningnaam
• Het oplopende nummer (Blok.Num)
• Het cumulatieve saldo (Blok.Bedr.)
• De progressieve code van de voorafgaande boeking (Blok.Progr).

Als de boekhoudgegevens zelfs de kleinste verandering ondergaan (bijvoorbeeld een datum of een bedrag wordt veranderd) dan is de digitale code anders. Als het contrrolenummer hetzelfde blijft betekent dit dat de gegevens origineel zijn en dus niet veranderd.

Blokkerings info

Met het Transacties -> Blokkeringsinfo tonen commando van het menu Taken verifieert het programma de geldigheid van de blokkering en toont de blokkeringsgegevens.

• Het programma herberekent de digitale controle codes en verifieert of deze overeenkomen met de codes die betrekking hebben op de transacties.
  • Als de codes overeenkomen wordt de blokkering als geldig beschouwd en zijn de gegevens dus origineel
  • Als deze niet overeenkomen betekent dit dat de gegevens zijn veranderd en dat dit niet de originele gegevens zijn die berekend werden ten tijde van de blokkering.

Transacties vrijgeven

Het Transacties vrijgeven commando verwijdert de blokkering en de controle codes. Als de blokkering werd ingesteld met een wachtwoord dan is het nodig het wachtwoord in te voeren om de blokkering te verwijderen.
De controlenummers zullen hetzelfde zijn als die van de eerdere blokkering. als u de transacties later weer wilt blokkeren, en ze niet veranderd zijn; de controlenummers zullen echter anders zijn als er gegevens veranderd zijn.

Gedeeltelijke blokkering

Het is zelfs mogelijk transacties gedeeltelijk te deblokkeren vanaf een specifieke datum. Als de blokkering werd ingesteld met een wachtwoord dan is het nodig het wachtwoord in te voeren om de blokkering te verwijderen.

Waarom de boekhouding deblokkeren?

In principe zou de geblokkeerde boekhouding niet moeten worden gedeblokkeerd. Het zou echter kunnen dat u fouten vindt in de boekhouding na de blokkering en dat u het nodig vindt correcties te maken.
Om de mogelijkheid te hebben door te gaan met veranderingen bewaarden gebruikers een kopie van het bestand van voor de blokkering. Als ze dan fouten vonden herstelden ze de vorige situatie. Intussen werden er misschien andere transacties gedaan waardoor het kon gebeuren dat het herstellen van de vorige versie van de boekhouding fout ging. Om deze onnodige tijdsverspilling te vermijden werd besloten het Transacties vrijgeven commando beschikbaar te stellen.

De certificatie moet niet verward worden met dataveiligheid. De certificatie van gegevens is een methode die verzekert dat de boekhoudgegevens origineel zijn. Om te voorkomen dat gegevens veranderd worden is deze methode gerelateerd aan dataveiligheid. Dataveiligheid procedures kunnen echter alleen geïmplementeerd worden in een omgeving die de toegang tot de gegevens beperkt.

Als het bestand volledig beschikbaar is voor de gebruiker, zoals wanneer het op een PC staat, heeft men volledige controle over de gegevens. Men kan dus bestanden gemakkelijk vervangen. Met certificatie kan men niet voorkomen dat gegevens veranderd worden maar het maakt het wel mogelijk dat u weet of de gegevens origineel zijn.

De persoon die de boekhouding doet is verantwoordelijk en beslist of een verandering toegestaan is.

Het organiseren van de certificatie en de gegevens verificatie

Nadat u de transacties van de periode hebt geblokkeerd moet u:

• De blokkeringsinformatie afdrukken of de laatste gecertificeerde transactierij met met zijn specifieke certificatienummer (Blok.Progr.) afdrukken.
• Deze informatie ondertekenen en opslaan in de boekhoud documentatie of op een andere veilige plaats.

Om te controleren dat de boekhoudgegevens de originele zijn moet u als volgt te werk gaan:

1. Voer het Blokkeringsinfo tonen commando uit.
2. Pak de documentatie erbij die het digitale controle getal laat zien
3. Controleer of de rij in het Blok.Num nog steeds hetzelfde digitale controlegetal heeft

• Als het getal overeenkomt zijn de boekhoudgegevens hetzelfde als de gecertificeerde
• Als het getal niet overeenkomt betekent het dat de boekhoudgegevens zijn veranderd.

Banana werkt aan de ontwikkeling van programma's waarmee twee bestanden vergeleken kunnen worden en die een indicatie geven dat gegevens zijn veranderd.

Dataveiligheid

Digitale certificatie garandeert dat de gegevens nog steeds de originele zijn. Het voorkomt niet de verandering van gegevens.
Het is de verantwoordelijkheid van de boekhouder ervoor te zorgen dat de gegevens niet veranderd worden. Iedere administratie moet overeenkomstig zijn grootte en benodigdheden georganiseerd worden.
Zij die er zeker van willen zijn dat de gegevens niet veranderd worden door onbevoegde personen moeten andere methodes en gereedschappen toepassen zoals:

• Sla de gegevens op een veilig systeem, beschermd met een wachtwoord, op (beschermde netwerk drive).
• Bewaar kopiëen van de gegevens.
• Versleutel archieven.

Lange termijn archivering

Het boekhoudbestand bevat de ingevoerde gegevens. Om het bestand te openen en een rapport of een rekeningkaart weer te geven moet u het programma tot uw beschikking hebben.

Banana Boekhouding heeft de mogelijkheid om alle boekhoudgegevens te exporteren, ook de afdrukken naar bestand, in Pdf, Html en Xml formaat.
Dit bestand kan opgeslagen worden op een CD en geopend worden op elke computer, ook na vele jaren, zelfs door personen die niet de Banana Boekhouding software hebben.