Im Folgenden erklären wir Ihnen die wichtigsten Regeln, die Sie kennen sollten, um eine doppelte Buchhaltung auf die Beine zu stellen.

Die doppelte Buchhaltung stützt sich hauptsächlich auf 4 Kategorien von Konten:

AKTIVEN	Die Konten, welche die positiven Elemente des Patrimoniums darstellen
PASSIVEN	Die Konten, welche die negativen Elemente des Parimoniums darstellen
AUFWAND	Die Konten, welche für die Kosten stehen (aber nicht solche, die einen Wertzuwachs des Vermögens erzielen)
ERTRAG	Die Konten, welche für einen Verdienst stehen (Ausnahme: Konten, welche einen Vermögensverkauf zum buchhalterischen Wert betreffen).

Das Konto ist eine Einheit von Beträgen, die zur gleichen Kategorie von Bewegungen gehört. Jedes Konto muss entweder in Soll oder Haben gebucht werden, je nachdem um was für eine buchhalterische Bewegung es sich handelt.

Soll und Haben

Das Prinzip der doppelten Buchhaltung dreht sich um Soll und Haben.

Statt der Einnahmen und Ausgaben wird in der doppelten Buchhaltung Soll und Haben gebraucht.
 

Die Hauptregel

AKTIVEN

→

SOLL

PASSIVEN

→

HABEN

AUFWAND

→

SOLL

ERTRAG

→

HABEN

 

Die Aktiven, die Passiven, der Aufwand und der Ertrag unterliegen immer grossen Schwankungen: Zunahme und Abnahme
 

ZUNAHME AKTIVEN

→

SOLL

ZUNAHME PASSIVEN

→

HABEN

ZUNAHME AUFWAND

→

SOLL

ZUNAHME ERTRAG

→

HABEN

 

Die Veränderungen, die abnehmen

VERMINDERUNG AKTIVEN

→

HABEN

VERMINDERUNG PASSIVEN

→

SOLL

VERMINDERUNG AUFWAND

→

HABEN

VERMINDERUNG ERTRAG

→

SOLL

Die Werkzeuge der Doppelten Buchhaltung

Die doppelte Buchhaltung benutzt hauptsächlich die folgenden Werkzeuge: den Kontenplan, das Journal, die Bilanz, die Erfolgsrechnung.

Der Kontenplan
Es handelt sich um die Liste aller Konten, welche die verschiedenen Kategorien von Bewegungen umfassen.
(z.B. Kasse, Bank, Einkäufe, Verkäufe, usw.).

In Banana Buchhaltung stehen Ihnen vordefinierte Kontenpläne zur Verfügung, die Sie ganz einfach den eigenen Bedürfnissen anpassen können. An den Rest denkt das Programm.

Das Journal
Die Liste aller Operationen, die in Ihrer geschäftlichen Tätigkeit regelmäßig anfallen (Geld-Abhebungen, Einzahlungen, Einkäufe, Verkäufe, Lohnauszahlungen, Bezahlung der Miete, usw.). Genau das, was viele kleine Firmen für den Steuerberater bisher auf einem Blatt Papier oder in Excel festgehalten haben.

Die Bilanz
Eine Zusammenfassung der Aktiven und Passiven. Die Differenz der Aktiven minus Passiven ist das Nettokapital.

Die Erfolgsrechnung
Eine Zusammenfassung aller Kosten und Erträge. Der Saldo ist das Betriebsergebnis (Gewinn oder Verlust).

 

Wer die doppelte Buchhaltung von Banana zum ersten mal benutzt, wird sich fragen, warum der Ertrag (Verkäufe) und die Passiven (Eigenkapital) ein Minuszeichen haben, denn normalerweise erwartet man, dass der Ertrag positiv und der Aufwand negativ ist.

Grundlage der doppelten Buchhaltung ist Soll und Haben, wofür normalerweise zwei verschiedene Spalten vorgesehen sind. Wenn Soll und Haben in der gleichen Spalte eingegeben werden, muss laut buchhalterischen Regeln, ein Minuszeichen (-) vor den Beträgen in Haben stehen.

Banana orientiert sich ganz nach den mathematischen Regeln der doppelten Buchhaltung und gibt deshalb die Beträge in Haben mit Minuszeichen an. In roter Farbe, damit Soll und Haben noch besser auseinandergehalten werden können. Denken Sie daran, dass in der doppelten Buchhaltung negative Beträge nicht dasselbe bedeuten, wie in einer Buchhaltung, die auf Einnahmen und Ausgaben basiert.

Die Beträge in Haben mit Minuszeichen zu schreiben, ist im Vergleich zu anderen Systemen (die Zeichen wie z.B. Klammern, Abkürzungen wie KR, DEB verwenden) wirkungsvoller.

Dieses System beruht nämlich auf einfachen mathematischen Gleichungen, welche die Korrektheit der Buchhaltung garantieren. Die Regeln der doppelten Buchhaltung sind 1494 von Luca Pacioli festgelegt worden, einem der berühmtesten Mathematiker der italienischen Renaissance und Meister von Leonardo Da Vinci. In seiner "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita" behandelt Luca Pacioli die doppelte Buchhaltung und andere mathematischen Fragen.

Da es in der Renaissance noch keine Computer gab, war es üblich, Soll und Haben in zwei separaten Spalten einzugeben, was das Summieren vereinfachte. Im Zeitalter des Computers hingegen besteht das Problem nicht darin, zu rechnen, denn das macht der Computer, aber es ist wichtig, ein System zu finden, das leicht verständlich und linear ist.

Im folgenden geht es um die mathematische Grundlage, auf die sich Banana Buchhaltung stützt.

Soll/Haben

Nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung muss jede Bewegung sowohl in Soll als auch in Haben stehen und die Beträge heben sich auf.

Soll = Haben
Der Saldo (die Differenz zwischen Soll und Haben) muss immer gleich Null sein

Soll - Haben = 0
Um Soll und Haben besser zu unterscheiden (nützlich wenn man am Bildschirm arbeitet), werden die Beträge in Haben rot geschrieben, mit einem Minuszeichen davor.

Soll + (-Haben) = 0
 

Zwei Buchungsbeispiele	Soll	Haben		Soll + (- Haben)
Einnahme Kasse	200			200
Verkauf von Produkten		200		-200
Verschiedene Zahlungen über Kasse		170		-170
Kauf von Waren	100			100
Unkosten fürs Büro	50			50
Kleine Ausgaben	20			20
Totalsumme	370	370		0
Saldo (Soll - Haben)	0			0

Bilanz und Erfolgsrechnung

Aus mathematischen Gründen werden in der doppelten Buchhaltung zwei "Konten" verwendet.

• Konto Bilanz (Bilanz) zeigt die Situation der Finanzen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
  • Soll steht für Aktiven
  • Haben steht für Passiven
• Erfolgsrechnung (Verlust und Gewinn) zeigt die finanzielle Entwicklung.
  • Soll steht für Aufwand
  • Haben steht für Ertrag

Die Bewegungen werden in den Konten der Bilanz (Aktiven und Passiven) und der Erfolgsrechnung (Aufwand und Ertrag) gebucht.
 

	Bilanz			Erfolgsrechnung
Buchungen	Aktiven	Passiven		Aufwand	Ertrag
Einnahme Kasse	200
Verkauf von Produkten					200
Verschiedene Zahlungen über Kasse		170
Kauf von Waren				100
Unkosten fürs Büro				50
Kleine Ausgaben				20
Totalsumme	200	170		170	200
Saldo (Differenz Soll - Haben)	30			30

 

Gleichung in zwei Spalten
Soll = Haben	370 = 370
Aktiven + Aufwand = Passiven + Ertrag	200 + 170 = 170 + 200
Aktiven - Passiven = Ertrag - Aufwand	200 - 170 = 200 - 170
Saldo = Saldo	30 = 30

Die gleichen Buchungen können in einer einzigen Spalte dargestellt werden (Haben negativ).

Das ergibt natürlich das gleiche Resultat.
 

Buchungen	Bilanz		Erfolgsrechnung
Einnahme Kasse	200
Verkauf von Produkten			-200
Verschiedene Zahlungen über Kasse	-170
Kauf von Waren			100
Unkosten für Büro			50
Kleine Ausgaben			20
Saldo (Soll -Haben)	30		-30

 

Gleichung in einer einzigen Spalte (Haben negativ)
Soll - Haben = 0	270 - 270 = 0
Aktiven + Aufwand - Passiven - Ertrag = 0	200 + 170 - 170 - 200 = 0
Aktiven - Passiven - Ertrag + Aufwand	200 - 170 - 200 + 170 = 0
Saldo - Saldo = 0	30 - 30 = 0

 

Gleichungen für das Betriebsergebnis

 

Das Betriebsergebnis ist der Saldo (Soll - Haben) vom Konto Bilanz und vom Konto Erfolgsrechnung.

Gleichung in zwei Spalten
Attiva - Passiven = Ertrag - Aufwand	200 - 170 = 200 - 170
Saldo von Bilanz = Saldo von Erfolgsrechnung	30
Saldo von Bilanz = Aktiven - Passiven	30

 

Gleichung zum Erhalten des Resultates (in zwei Spalten)
Gewinn	Aktiven > Passiven	Aufwand < Ertrag
Ausgeglichenes Ergebnis	Aktiven = Passiven	Aufwand = Ertrag
Verlust	Aktiven < Passiven	Aufwand > Ertrag

Ein Gewinn ergibt sich, wenn die Aktiven grösser sind als die Passiven und der Ertrag grösser als der Aufwand.

Ein Verlust ergibt sich, wenn die Passiven grösser sind als die Aktiven und der Ertrag kleiner als der Aufwand.
 

Gleichung in einer einzigen Spalte (Haben negativ)
Aktiven - Passiven - (Ertrag- Aufwand) = 0	200 - 170 - (-200 - 170) = 0
Saldo der Bilanz - Saldo Erfolgsrechnung = 0	30 - 30 = 0
Saldo von Bilanz	30
Saldo von Erfolgsrechnung	-30

 

Gleichung zum Feststellen des Betriebsergebnisses in einer Spalte
Gewinn	Aktiven - Passiven > 0	Aufwand - Ertrag < 0
Ausgeglichenes Ergebnis	Aktiven - Passiven = 0	Aufwand - Ertrag = 0
Verlust	Aktiven - Passiven <0	Aufwand - Ertrag > 0

Es gibt einen Gewinn, wenn der Saldo der Bilanz positiv und der Saldo der Erfolgsrechnung negativ ist.

Es gibt einen Verlust, wenn der Saldo der Bilanz negativ und der Saldo der Erfolgsrechnung positiv ist.

In einer einzigen Spalte buchen

Wenn man die Bücher auf Papier führt, ist es ideal, zwei separate Spalten für Soll und Haben zu benutzen. Die Totalsummen werden am Ende der Seite und das Betriebsergebnis am Ende der Periode berechnet.

Die Buchhaltung mit dem Computer zu erledigen, erlaubt es, mit jederzeit aktualisierten Kontensaldi zu arbeiten. Zum Rechnen benutzen die Programme normalerweise das System mit einer Spalte. Beträge in Soll positiv und Beträge in Haben negativ. Zum Arbeiten mit zwei Spalten müssten die Programme in der Bilanz die Beträge in Haben negativ buchen und in der Erfolgsrechnung die Beträge in Haben positiv und diejenigen in Soll negativ buchen.

Zum Programmieren ist diese Lösung komplizierter und deshalb benutzen die meisten handelsüblichen Programme intern eine einzige Spalte, während zum Vorzeigen das System mit zwei Spalten gewählt wird.

Banana Buchhaltung hingegen benutzt systematisch vor Beträgen in Haben ein Minuszeichen. Der Benutzer muss sich zwar daran gewöhnen, aber es erlaubt ihm, die mathematische Logik der doppelten Buchhaltung besser zu verstehen. Besonders nützlich wenn es darum geht, komplexere Aufgaben zu lösen, wie zum Beispiel das Buchen von Amortisierungen und des Gewinnes Ende Jahr oder das Buchen der Vorsteuer und der Umsatzsteuer.

Zum Vorzeigen der Bilanz und der Erfolgsrechnung ist das System mit zwei Spalten immer besser.

Im Bilanzausdruck und im Ausdruck der Erfolgsrechnung für das Vorzeigen der Resultate sind deshalb Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag immer positiv. Bei einer stufenweisen Erfolgsrechnung (Ertrag minus Aufwand) wird der Ertrag positiv und der Aufwand negativ angegeben.

 

Die Buchhaltung wird aufgrund von Dokumenten und Belegen erstellt.

Sie können selber entscheiden, wie Sie sich organisieren wollen. Das hängt auch von der Grösse Ihres Unternehmens und von der Anzahl der Dokumente ab.

Hier einige Tipps, die sich als nützlich erwiesen haben.

Verschiedene Dokumente
Es gibt verschiedene Arten von Dokumenten.

• Basis Dokumente: Mietverträge, Abbonemente (Telefon), Statuten, Versicherungspolicen und alles, was mit einer Unterschrift Gültigkeit über verschiedene Jahre hat.
  Diese Dokumente müssen in einem separaten Ordner aufbewahrt werden.
  Wenn es sich um wichtige Dokumente handelt (Garantien z.B.) kann es nützlich sein, sie zu kopieren und das Original in einem Schliessfach oder an einem anderen sicheren Ort aufzubewahren.
  Wichtige Dokumente nicht lochen, sondern legen Sie sie in durchsichtige Mappen.
  Dieser Ordner ist sozusagen das Fundament Ihres Unternehmens und Ihrer Aktivität und sollte entsprechend sorgfältig aufbewahrt werden.
• Dokumente, die Angestellte betreffen: Arbeitsverträge, Versicherungen des Personals usw. sollten in einem separaten Ordner aufbewahrt werden. Wenn es viele Dokumente sind, sollten sie sich verschiedene Ordner anschaffen und die Dokumente je nach Thematik ablegen.
• MwSt/USt-Erklärung: Legen Sie sich einen Ordner für die verschiedenen Erklärungen zu (vierteljährliche, halbjährliche, jährliche). Die anderen Dokumente, welche z.B. das Steueramt und anderes betreffen, bewahren Sie besser zusammen mit den Basis-Dokumenten auf.
• Buchhalterische Belege des Jahres: Dies sind Quittungen, Rechnungen und anderes, die mit einem Einkauf oder einem Inkasso zu tun haben Die buchhalterischen Belege werden Jahr für Jahr in einem neuen Ordner abgelegt. Für jedes Jahr haben Sie also eine Ordner mit buchhalterischen Belegen.

Buchhalterische Belege
Eine korrekte Buchführung basiert aufgrund einer sorgfältigen Verwaltung dieser Dokumente, was Ihnen alleine schon die Sicherheit gibt, immer alles unter Kontrolle zu haben (Liquidität, Kreditoren und Debitoren usw.).

1. Alle buchhalterischen Belege (Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel) müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
2. Die Belege nach Datum sortieren und zusammen mit den entsprechenden Dokumenten der Bank aufbewahren (Zahlungsüberweisungen, Gutschriften und so weiter).
3. Die Bankkontoauszüge gehören zu den Belegen.
4. Die Dokumente fortlaufend numerieren. Diese Nummer wird in die Spalte Beleg der Buchhaltung eingegeben und hilft Ihnen, bei Bedarf das buchhalterische Dokument schnell zu finden.
5. Ende Jahr drucken Sie das Journal aus und bewahren es zusammen mit den Belegen auf.
6. Jedes Jahr gibt es einen neuen Ordner für die buchhalterischen Belege.

 

Es kann nach zwei verschiedenen Richtlinien gebucht werden:

• Buchhaltung nach Inkasso: Die Rechnungen werden erst gebucht, wenn sie dem Lieferanten bezahlt, oder vom Kunden beglichen worden sind.
• Buchhaltung nach Rechnungen: Die Rechnungen werden gebucht, sobald sie eingegangen sind (Rechnungen von Lieferanten) oder ausgestellt worden sind (Rechnungen an Kunden).

Kleine Unternehmen, die nicht mehrwertsteuer/umsatzsteuer-pflichtig sind, können selber entscheiden, wie sie buchen wollen, aber die mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen vom Mehrwertsteueramt in Bern die Erlaubnis bekommen, nach einer gewissen Art und Weise zu buchen. Manchmal kann es sogar vorkommen, dass das Mehrwertsteueramt vorschreibt, wie gebucht werden soll. Wenn eine bestimmte Richtlinie einmal bewilligt worden ist, muss diese eingehalten werden und wer sie ändern will, muss beim betreffenden Amt um Erlaubnis fragen.

Buchhaltung nach Inkasso
Die Kosten werden erst erhoben, nachdem die Rechnungen bezahlt oder einkassiert worden sind.

1. Die ausgestellten und die eingegangenen Rechnungen separat aufbewahren.
2. Regelmässig kontrollieren, ob die Rechnungen bezahlt worden sind. 
   Es ist sinnvoll, sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Mahnung zu verschicken. Auf jeden Fall sollten Sie nicht zu lange damit warten, sondern sich schnell um das Einkassieren bemühen. Das ist manchmal zwar relativ aufwendig, aber es muss sein.
3. Sobald die Rechnungen beglichen worden sind, werden sie zusammen mit den anderen Belegen eingegeben.

Buchhaltung nach Rechnungen
Aufwand und Ertrag werden erhoben, sobald man dem Kunden eine Rechnung geschrieben, oder nachdem man eine vom Lieferanten bekommen hat.

Lesen Sie auch: Postenbuch Kunden/Lieferanten

1. Die ausgestellten und die eingegangenen Rechnungen separat aufbewahren.
2. Regelmässig kontrollieren, ob die Rechnungen bezahlt worden. Es ist sinnvoll, sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Mahnung zu verschicken. Auf jeden Fall sollten Sie nicht zu lange damit warten, sondern sich schnell um das Einkassieren bemühen. Das ist manchmal zwar relativ aufwendig, aber es muss sein.
3. Sobald Sie eine ausgestellte Rechnung gebucht haben, schreiben Sie auf die Rechnug, dass sie gebucht worden ist. Beim Buchen benutzen Sie die Spalte "Beleg" zum Eingeben der Rechnungsnummer.
4. Nach Bezahlen der Rechnung wird diese gebucht und am richtigen Ort abgelegt.
   Nachher sofort auf dem Dokument festhalten (z.B. mit einem Visum), dass es gebucht worden ist.

Buchungen / Häufigkeit
Am besten ist es, regelmässig zu buchen (täglich, wöchentlich, monatlich).

• Wir raten Ihnen ausdrücklich, Ihre Buchhaltung nicht zu vernachlässigen und die Daten immer auf dem aktuellen Stand zu halten und abzuwägen, wie sich Ihre Geschäftstätigkeit entwickelt.
• Indem Sie die verschieden Aufwände durchschauen, werden Sie sich über die getätigten Investitionen bewusst.
• Sie machen die Buchhaltung nicht nur für den Fiskus.