Year end closures

Closures in accounting refer to all the control operations, adjustments, and temporal delimitations carried out at the end of the year before preparing the financial statements.

Technical aspects and new year

With Banana Accounting, each fiscal year has its own separate file. Technically, there is no concept of an accounting closure:

  • When a new year begins, a new file is created using the Create New Year command
  • You can continue working simultaneously on both the new year's file and the previous year's file. Once the closure operations are completed, the updated balances are carried over to the new year's file using the Update Opening Balances command.

Use the Filter for quick verifications and corrections

To perform checks quickly, especially at the end of the year, we recommend using the Filter function. This feature allows you to filter all transactions based on a word, phrase, account, or a set of elements. The advantage of this function is that you can correct or modify transactions directly on the rows displayed by the filter, without having to scroll through the entire Transactions table to find matching entries.

For more details, please refer to the page:

Accounting check command

Banana Accounting allows you to record transactions quickly and even leave operations pending without interrupting your workflow.

The Actions > Check Accounting command performs a series of verifications, similar to re-entering the data from scratch. When errors or discrepancies are detected, they are flagged for your attention.

It is recommended to use the Check Accounting command regularly and whenever there are discrepancies or error notifications, significant changes (such as initial exchange rates, VAT codes), and especially before closing the accounts.

Verification of accounting balance correspondence

The first verification is undoubtedly to ensure that the accounting balance of the accounts matches reality. The cash account balance must correspond with the actual cash status. The balances of bank accounts, credit cards, loans, or assets must match those of the bank statements. The same applies to all other accounts that have provisions, VAT, suppliers, etc.

If there is a discrepancy, you need to identify the reason and complete either the initial balance or the transactions. 

Differences in the transactions table

In the Transactions table (Info window at the bottom), ensure that no discrepancies are reported. In addition to the functions available in the Check Accounting command, Banana Accounting Plus includes the Balance column in the Transactions table, which allows you to identify all rows where discrepancies occur. A quick scroll through the column is sufficient to immediately spot accounting differences and correct them, preventing errors from being carried over to the new year.

Differences between bank statement balances and accounting balances (CheckBalance function)

This check is essential for the accuracy of your accounting records. We recommend performing the balance verification, #CheckBalance, not only at the end of the fiscal year but also periodically at the end of each month. This helps prevent any mismatched balances from being incorrectly carried over from month to month.
Information on balance verification transactions is available on the Balance Verification transactions page.

Locking transactions

Once the verification entries have been performed, it is recommended to lock the transactions.

The Create PDF Dossier command allows you to compile all the documents of the entire fiscal year (account statements, journal, VAT reports, monthly, quarterly, and annual reports, etc.) into a single PDF file.

You can archive your accounting data by saving the accounting file and prints in PDF format. Additionally, consider making backup copies on an external hard drive.

 

Registrazioni di chiusura

Aspetti contabili

A fine esercizio, prima di passare al nuovo anno, ci sono delle operazioni contabili di chiusura da eseguire. Si tratta di registrazioni di assestamento, rettifiche di valore e conguagli relativi ai contributi del personale. Qui di seguito ricordiamo le principali:

Importare i movimenti degli stipendi nel file della contabilità
Questa operazione è prevista solo nel caso in cui gli stipendi vengano gestiti con un gestionale specifico che permette di importare i movimenti nel file di Banana Contabilità Plus.
L'importazione si esegue dal menu Azioni > Importa in contabilità > Importa movimenti con intestazione colonne.
Ricordarsi di inserire la registrazione della quota tredicesima di dicembre, se questa non viene creata dal gestionale stipendi.

Assestamento conto Delcredere
Le aziende che registrano sul fatturato, se prevedono delle perdite presunte, devono assestare il conto Delcredere.

Ammortamenti
Al 31.12 bisogna rilevare il deprezzamento dei beni mobili e immobili e valutare eventuale l'ammortamento accelerato per quei beni soggetti a una rapida obsolescenza.
Puoi utilizzare il nostro applicativo Registro beni ammortizzabili che crea in automatico le registrazioni di ammortamento e puoi riprenderli nel file della contabilità.

Assestamento magazzino
L'applicativo Magazzino permette di avere dei conteggi precisi sia per pezzi sia per valore, aiutandoti a determinare più velocemente l'assestamento del tuo magazzino.

Rilevare le fatture dei clienti e dei fornitori aperti al 31.12
Per facilitare la procedura, con la funzione delle fatture aperte per cliente e fatture aperte per fornitore puoi rapidamente rilevare i valori al 31.12.

Consumo proprio
Se nell'azienda vi è l'uso di un'auto aziendale, registrare il consumo proprio con il codice IVA appropriato.

Chiusure e dichiarazione IVA
Prima di inoltrare la dichiarazione IVA, consigliamo di utilizzare il comando Controlla Contabilità.

  • Verificare che il conto IVA in automatico dopo aver stornato il saldo nel conto IVA dovuta (IVA da pagare all'AFC) sia a zero. Nel conto IVA dovuta deve risultare l'importo da versare o l'importo a credito da ricevere.
  • Prima di inoltrare l'ultima dichiarazione IVA, visualizzare nuovamente i rendiconti IVA degli altri trimestri per controllare che gli importi versati all'AFC siano ancora corrispondenti a quelli visualizzati.
  • Utilizzare il comando del Riassunto IVA per visualizzare i vari report e creare una stampa in PDF per l'archiviazione dei dati. In caso di controlli fiscali saranno utili.

Assestare il conto Imposte alla fonte
Nel caso nell'azienda ci siano dei dipendenti soggetti alle imposte alla fonte, dopo aver conteggiato e registrato gli stipendi di dicembre, in base al conteggio inviato all'Ufficio imposte alla Fonte, registrare l'assestamento.

Rimborsi per quadri superiori
Se previsti, nello stipendio di dicembre includere l'importo previsto dalle autorità fiscali come rimborso forfettario.

Assestamento conto Privato
Verificare il saldo del conto privato. In caso di rapporti di debito/credito fra l’azienda e il/i proprietario/i (o persone vicine) registrare gli interessi attivi o passivi secondo quanto previsto dal contratto di prestito o secondo le direttive fiscali vigenti.

Assestamento conto Imposte e tasse
Verificare che gli acconti pagati durante l'anno si riferiscano all'anno in corso. I pagamenti di imposte che concernono anni precedenti, bisogna registrarli a chiusura dei relativi accantonamenti che risultano nel conto “Imposte dirette” (patrimoniale). Se il saldo degli accantonamenti non è sufficiente o è eccessivo, la differenza deve essere registrata come costo/ricavo straordinario o relativo a periodi precedenti.

Registrazione conguagli AVS/AD/IPG/AD

  • Durante l'anno, nel conto dei contributi AVS, solitamente vengono registrati gli acconti pagati alla Cassa Cantonale di Compensazione AVS (in Dare) e le quote trattenute sugli stipendi ai dipendenti (Avere).
  • Se durante l’anno gli assegni familiari pagati ai dipendenti sono stati registrati in un conto dedicato, per esempio nel conto “Contributi assegni familiari”, per riconciliare la contabilità con il conteggio di chiusura AVS e registrare il relativo assestamento si può girare il saldo di questo conto sul conto Contributi AVS/AD.

Registrare i conguagli previdenziali Lainf, Lainf complementare, LPP
Con la registrazione degli ultimi stipendi di dicembre e il pagamento delle tredicesime, occorre stampare la lista degli stipendi con l'indicazione di tutti gli stipendi lordi. Il lordo complessivo AVS devi comunicarlo alle assicurazioni del personale, che determineranno eventuali conguagli da pagare.

Inviare il file al commercialista per le chiusure

Se le chiusure e/o le verifiche vengono eseguite dal tuo fiduciario, basta inviare il file della tua contabilità creato con Banana Contabilità Plus per email oppure salvare i dati su una chiavetta USB.

  • Se il tuo fiduciario ha Banana Contabilità, basta trasmettere il file ac2 per email o tramite chiavetta usb. Puoi anche salvare il tuo file e i documenti digitali in una cartella condivisa con il tuo fiduciario su Dropbox. Non dovrai più portare dal fiduciario pesanti classeurs per la documentazione cartacea. Inoltre, il fiduciario lavorerà velocemente senza dover andare a cercare nella documentazione cartacea.
  • Se non possiede Banana Contabilità puoi creare un PDF dei dati contabili, tramite il menu File > Crea dossier PDF e trasmettere per email la documentazione. Il fiduciario ti indicherà tutte le modifiche e aggiunte da registrare per chiudere correttamente l'esercizio contabile.
    In alternativa, il tuo fiduciario può aprire il file della tua contabilità usando il piano  Free di Banana Contabilità Plus, scaricandolo dalla nostra pagina di Download. Se il tuo file ha più di 70 registrazioni non potrà aggiungere registrazioni o fare modifiche, ma potrà comunque vedere tutti i dati, ottenere il dettaglio di ogni conto con un semplice click sopra il numero di conto, ecc. e consigliarti su possibili correzioni o miglioramenti.