Bei der Nettolohnverbuchung werden in der Buchhaltung ausschliesslich die Beträge erfasst, die den Mitarbeitenden tatsächlich ausbezahlt wurden. Es handelt sich um eine einfache und praktische Methode, die sich besonders eignet, wenn die Lohnabrechnung mit einer speziellen Software erstellt oder einem Treuhandbüro anvertraut wird.

Im Vergleich zur Bruttolohnverbuchung bietet diese Methode eine weniger detaillierte Übersicht über die Personalkosten, da die vom Arbeitgeber getragenen Sozialversicherungsbeiträge nicht getrennt von den den Mitarbeitenden abgezogenen Beiträgen ausgewiesen werden.

Die Bruttolöhne, die Lohnabzüge und die Sozialversicherungsbeiträge werden deshalb mit einem Lohnprogramm berechnet oder von einem Treuhandbüro ermittelt, das auch die entsprechenden Meldungen an die zuständigen Institutionen übermittelt. 
Da die jährliche AHV-Deklaration auf der Bruttolohnsumme basiert, muss diese anhand der Lohnabrechnungen des Lohnprogramms rekonstruiert und mit den Daten der Buchhaltung abgestimmt werden.

Verbuchte Positionen

Bei der Nettolohnverbuchung werden in der Buchhaltung in der Regel folgende Beträge erfasst:

• die den Mitarbeitenden ausbezahlten Nettolöhne;
• die Akontozahlungen für Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV), die monatlich oder vierteljährlich geleistet werden;
• die Prämien für Versicherungen und die berufliche Vorsorge (BVG), die in der Regel zu Beginn des Jahres oder halbjährlich bezahlt werden;
• allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnungen.

Nicht verbuchte Positionen

Bei der Nettolohnverbuchung werden folgende Positionen nicht direkt in der Buchhaltung erfasst:

• der Bruttolohn;
• die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden;
• die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen am Periodenende.

Vorteile der Nettolohnverbuchung

• Einfache Buchungsführung;
• Wenige Konten zu verwalten;
• Geringerer Buchungsaufwand.

Grenzen der Nettolohnverbuchung

• Der Bruttolohn ist in der Buchhaltung nicht ersichtlich.
• Die Lohnabzüge der Mitarbeitenden werden nicht separat ausgewiesen.
• Die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeitenden und des Arbeitgebers werden nicht getrennt ausgewiesen.

Anwendungsfälle der Nettolohnverbuchung

Die Nettolohnverbuchung empfiehlt sich, wenn die Lohnverwaltung mit einem Lohnprogramm oder durch ein Treuhandbüro erfolgt und die Buchhaltung in erster Linie der Erfassung von Zahlungen und buchhalterischen Vorgängen dient.

Sie eignet sich besonders, wenn:

• die Details zu Löhnen, Lohnabzügen und Sozialversicherungsbeiträgen ausserhalb der Buchhaltung verwaltet werden;
• die Personalkosten in der Buchhaltung nicht separat ausgewertet werden müssen;
• die Buchhaltung möglichst einfach gehalten und die Anzahl der Buchungen reduziert werden soll.

Üblicherweise verwendete Konten

Für die Nettolohnverbuchung werden in der Regel nur wenige Konten benötigt.

Aufwandskonten

• 5000 Löhne
• 5700 AHV-/IV-/EO-/ALV-Beiträge
• 5710 Beiträge an die Familienausgleichskasse
• 5720 Beiträge an die obligatorische berufliche Vorsorge
• 5730 Prämien für die Berufsunfallversicherung
• 5740 Prämien für die Krankentaggeldversicherung
• 5790 Quellensteuer

Zahlungskonten

• 1020 Bank
• ein anderes Liquiditätskonto.

Unterscheidung zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil

Bei der Nettolohnverbuchung zeigt die Buchhaltung die Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge zwischen dem Arbeitgeber- und dem Arbeitnehmeranteil nicht direkt.

Die an die Sozialversicherungen (AHV, BVG, Unfallversicherung, Krankentaggeldversicherung und weitere Einrichtungen) geleisteten Zahlungen umfassen in der Regel beide Anteile und werden als Gesamtbeträge verbucht. Deshalb lässt sich der Arbeitgeberanteil allein anhand der Buchungen nicht unmittelbar bestimmen.

Um den Arbeitgeberanteil zu ermitteln, sind folgende Unterlagen heranzuziehen:

• die Aufwandskonten für die Sozialversicherungsbeiträge;
• die vom Lohnprogramm erstellten Lohnabrechnungen.

Die Buchhaltung weist die gesamten Personalkosten korrekt aus, während die detaillierte Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms zu entnehmen ist.

Zahlung der Nettolöhne

Bei der Auszahlung der Löhne an die Mitarbeitenden  wird der tatsächlich ausbezahlte Nettolohn verbucht.

In der Tabelle Buchungen werden monatlich für jede Lohnauszahlung folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Lohnauszahlung
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5000 Löhne
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)

Periodische Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Bei der Zahlung der Akontobeiträge an die Sozialversicherungen werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5700 AHV-/IV-/EO-/ALV-Beiträge
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag der Sozialversicherungsbeiträge gemäss Akontorechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Jährliche Zahlung der Versicherungsprämien

Bei der Zahlung von Versicherungsprämien, beispielsweise für die Unfallversicherung (UVG) oder die UVG-Zusatzversicherung, werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der jährlichen Zahlung der Versicherungsprämien
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5730 Prämien für die Berufsunfallversicherung
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Zahlung der jährlichen BVG-Prämie

Bei der Zahlung der jährlichen BVG-Prämie werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der jährlichen BVG-Prämie
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5720 Beiträge an die obligatorische berufliche Vorsorge
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Zahlung der Krankentaggeldversicherungsprämie

Bei der Zahlung der jährlichen Prämie für die Krankentaggeldversicherung werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Krankentaggeldversicherungsprämie
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5740 Krankentaggeldversicherung
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Betrag gemäss Rechnung. Dieser umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Spesenvergütung im ausbezahlten Nettolohn enthalten

Ist im ausbezahlten Nettolohn eine Spesenvergütung enthalten, empfiehlt es sich, den Nettolohn und die Spesenvergütung in der Buchhaltung getrennt zu erfassen. Dadurch wird verhindert, dass das Lohnkonto durch Beträge verfälscht wird, die keinen eigentlichen Lohn darstellen.

Beispiel:

• Nettolohn: CHF 4'000
• Spesenvergütung: CHF 200
• Gesamtzahlung über die Bank: CHF 4'200

In der Buchhaltung müssen der Nettolohn und die Spesenvergütung getrennt verbucht werden. Die Erfassung erfolgt deshalb in drei Buchungszeilen.

In der Tabelle Buchungen:

• Erste Zeile – Gesamtzahlung über die Bank
  • Datum: Buchungsdatum
  • Beschreibung: Zahlung des Monatslohns
  • Soll: bleibt leer
  • Haben:Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
  • Betrag: insgesamt ausbezahlter Betrag (CHF 4'200)
     
• Zweite Zeile – monatlicher Nettolohn
  • Datum: Buchungsdatum 
  • Beschreibung: Zahlung des Monatslohns
  • Soll: Konto 5000 Löhne
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: ausbezahlter Nettolohn (CHF 4'000)
     
• Dritte Zeile – Spesenvergütung
  • Datum: Buchungsdatum
  • Beschreibung: Spesenvergütung
  • Soll: Spesenkonto (z.B. Reisespesen)
  • Haben: bleibt leer
  • Betrag: Spesenvergütung (CHF 200)

Zahlung der Quellensteuer

Wird die Quellensteuer am Ende des Quartals bezahlt, werden in der Tabelle Buchungen folgende Angaben erfasst:

• Datum: Datum der Zahlung der Quellensteuer
• Beschreibung: Beschreibung der Zahlung
• Soll: Konto 5790 Quellensteuer
• Haben: Bankkonto (z.B. 1020 Bank)
• Betrag: Vom Lohnprogramm gemäss den Vorgaben des Quellensteueramts berechneter Betrag.

Kontrolle und Überprüfung

Während des Jahres werden die Sozialversicherungsbeiträge und einige Versicherungsprämien in der Regel in Form von Akontozahlungen geleistet. Erst mit den definitiven Jahresabrechnungen oder dem Jahresausgleich wird der tatsächlich geschuldete Betrag ermittelt.

Deshalb ist es bei der Nettolohnverbuchung wichtig, während des Jahres regelmässige Kontrollen durchzuführen und zum Jahresabschluss eine sorgfältige Abstimmung vorzunehmen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite AHV-Lohnsummenabstimmung Nettolöhne.

Die Bruttoverbuchung der Löhne besteht darin, den gesamten Lohn in der Buchhaltung zu verbuchen, einschliesslich aller Lohnabzüge der Mitarbeitenden sowie der Sozialversicherungsbeiträge.

Im Gegensatz zur Nettoverbuchung der Löhne bietet diese Methode eine vollständige Übersicht über den Lohnaufwand und die Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungen.

Was wird verbucht

Bei der Verbuchung der Bruttolöhne werden monatlich folgende Positionen verbucht:

• der Bruttolohn
• die Abzüge der Mitarbeitenden (AHV, BVG, Quellensteuern usw.)
• die Sozialversicherungsbeiträge zulasten des Arbeitgebers
• die Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Versicherungen (bei Buchführung nach dem Periodenabgrenzungsprinzip)
• der ausbezahlte Nettolohn

Bei der Bruttoverbuchung der Löhne ermöglicht die Buchhaltung eine klare Unterscheidung zwischen:

• dem Anteil zulasten der Mitarbeitenden (vom Lohn abgezogen)
• dem Anteil zulasten des Arbeitgebers

Vorteile der Bruttoverbuchung der Löhne

• vollständige Übersicht über den Lohnaufwand
• höhere Transparenz in der Buchhaltung
• detaillierte Kontrolle der Abzüge und Beiträge
• korrekte Darstellung der Verbindlichkeiten 

Einschränkungen der Bruttoverbuchung der Löhne

• höhere Komplexität
• mehr Buchungen
• mehr Konten und höherer Abstimmungsaufwand

Rechnungslegungsprinzip

Die Bruttoverbuchung der Löhne folgt normalerweise dem Periodenabgrenzungsprinzip. Mit Banana Buchhaltung können die Löhne im Bruttoverfahren jedoch auch nach dem Kassenprinzip verbucht werden.
Beim Periodenabgrenzungsprinzip werden der Lohnaufwand und die entsprechenden Verbindlichkeiten in der Periode verbucht, in der sie entstehen, unabhängig vom Zahlungszeitpunkt.

Unterschied zur Nettoverbuchung der Löhne

Im Gegensatz zur Nettoverbuchung der Löhne, bei der nur die effektiven Zahlungen verbucht werden, werden bei der Bruttoverbuchung der Löhne alle Bestandteile des Lohns sowie die entsprechenden Verbindlichkeiten verbucht.

Wann die Bruttoverbuchung der Löhne verwendet werden sollte

Die Bruttoverbuchung der Löhne ist geeignet, wenn:

• eine vollständige und detaillierte Buchhaltung erforderlich ist
• der Lohnaufwand genau überwacht werden soll
• Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungen und Steuerbehörden verbucht werden müssen
• die Buchhaltung für Analysen und Reporting verwendet wird

Üblicherweise verwendete Konten

Die Bruttoverbuchung der Löhne erfordert mehr Konten als die Nettoverbuchung der Löhne.

Aufwandskonten

• 5000 Bruttolöhne
• 5700 Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber
• 5710 Beiträge Familienausgleichskasse
• 5720 Beiträge berufliche Vorsorge (BVG)
• 5730 Prämien Unfallversicherung (UVG)
• 5740 Krankentaggeldversicherung

Passivkonten (Verbindlichkeiten)

• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV)
• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG)
• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung
• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung
• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern
• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden

Zahlungskonten

• 1020 Bank
• weitere Liquiditätskonten

Arbeitgeberanteil an Sozial- und Versicherungsbeiträgen

Bei der Bruttoverbuchung der Löhne ermöglichen die Konten für Sozialversicherungsbeiträge und Versicherungsaufwand eine klare Identifikation des Anteils, der effektiv zulasten des Arbeitgebers geht.

In den entsprechenden Kontoblättern (z.B. AHV, BVG, Unfallversicherung usw.) werden verbucht:

• im Soll die gesamten Beträge gegenüber den Institutionen (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil),
• im Haben die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden.

Die Differenz zwischen diesen Beträgen entspricht dem Arbeitgeberanteil, also dem Teil, den das Unternehmen als eigenen Aufwand trägt.

Dieser Ansatz ermöglicht:

• eine klare Unterscheidung zwischen Unternehmensaufwand und den von den Mitarbeitenden getragenen Anteilen,
• eine transparente Übersicht über die Verpflichtungen gegenüber den Sozialversicherungen,
• eine genaue Kontrolle der Auswirkungen des Lohnaufwands auf das Unternehmensergebnis.

Buchhalterische Verbuchung der Bruttolöhne

Am Ende der Lohnperiode werden der Bruttolohn sowie die entsprechenden Lohnabzüge der Mitarbeitenden verbucht. Mit der Bruttoverbuchung der Löhne werden sowohl der gesamte Lohnaufwand als auch die Abzüge und die Verbindlichkeiten gegenüber Dritten verbucht.

Die Bruttoverbuchung der Löhne kann erfolgen:

• für jede einzelne Person, oder
• als Sammelbuchung, bei der jedes Konto die Gesamtbeträge aller Mitarbeitenden ausweist.

In kleinen Unternehmen mit ein oder zwei Mitarbeitenden können wiederkehrende Buchungen verwendet werden, um die Lohnverbuchung für jede Person zu automatisieren. Auf diese Weise ermöglicht die Buchhaltung eine detailliertere Darstellung des Lohnaufwands pro Person.

Das folgende Beispiel basiert auf einer Sammelbuchung, bei der jedes Konto die Gesamtbeträge ausweist, zum Beispiel:

• Bruttolöhne: Summe der Löhne aller Mitarbeitenden
• AHV: Summe der von den Löhnen abgezogenen AHV-Beiträge usw.

Beispiel:

• 5000 Bruttolöhne → Soll
• 1181 Familienzulagen → Soll
• 5700 Beiträge AHV/IV/EO/ALV → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5720 Beiträge BVG → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5730 Beiträge UVG  → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 5740 Krankentaggeldversicherung → Haben (Arbeitnehmeranteil, vom Lohn abgezogen)
• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern → Haben (vollständig zulasten der Mitarbeitenden).
  Die vom Lohn abgezogenen Quellensteuern sind vollständig an die Steuerbehörde abzuführen und stellen eine Verbindlichkeit des Unternehmens dar.
• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden → Haben

Zahlung des Nettolohns

Wenn die Löhne zum Zeitpunkt ihrer Entstehung verbucht wurden und die Zahlung später erfolgt, wird die Zahlung wie folgt verbucht:

• 2371 Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitenden → Soll
• 1020 Bank → Haben

Erfassung und Zahlung der AHV-Akontobeiträge

Monatlich oder in einem anderen regelmässigen Rhythmus erhält der Arbeitgeber vom kantonalen AHV-Amt Akontorechnungen für die zu zahlenden AHV-Beiträge. Diese Beträge umfassen auch allfällige im Lohn vorfinanzierte Zulagen für berechtigte Mitarbeitende.
Die Akontorechnung umfasst sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil.

Erfassung der Rechnung

Am 03.01.2026 wird die Rechnung für die AHV-Akontobeiträge wie folgt verbucht:

• 5700 Sozialversicherungsbeiträge Arbeitgeber → Soll
• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) → Haben

Zahlung

Am 30.01.2026 wird die Zahlung der AHV-Akontobeiträge wie folgt verbucht:
Es werden die Beiträge gemäss Rechnung bezahlt, wobei allfällige Familienzulagen oder andere Entschädigungen berücksichtigt sind.

• 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV) → Soll
• 1020 Bank → Haben

Das AHV-Konto übernimmt eine zentrale Kontrollfunktion:

• im Haben werden die Lohnabzüge der Mitarbeitenden verbucht
• im Soll die Zahlungen an die Institution

Der Saldo des Kontos entspricht somit dem Arbeitgeberanteil.

Im AHV-Kontoauszug (siehe Abbildung) werden im Soll die geleisteten Akontozahlungen und im Haben die von den Löhnen abgezogenen Beiträge verbucht. Der Saldo des Kontos entspricht somit dem Arbeitgeberanteil. Diese Darstellung ermöglicht eine einfache Überprüfung der Korrektheit der Beiträge und der geleisteten Zahlungen.

BVG-Beiträge und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen BVG-Rechnung wird der gesamte Aufwand des Arbeitgebers sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Pensionskasse verbucht.

Erfassung der BVG-Rechnung:

• 5720 Beiträge berufliche Vorsorge (BVG) → Soll
• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG) → Haben

Zahlung der BVG-Rechnung:

• 2272 Verbindlichkeiten Pensionskasse (BVG) → Soll
• 1020 Bank → Haben

Jährliche Unfallversicherungsprämien (UVG) und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen UVG-Rechnung wird der gesamte Aufwand des Arbeitgebers sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Unfallversicherung verbucht.

Erfassung der UVG-Rechnung:

• 5730 Prämien Unfallversicherung (UVG) → Soll
• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung → Haben

Zahlung der UVG-Rechnung:

• 2273 Verbindlichkeiten Unfallversicherung → Soll
• 1020 Bank → Haben

Jährliche Krankentaggeldversicherung (KTG) und Zahlung

Beim Erhalt der jährlichen Prämie für die Krankentaggeldversicherung wird der gesamte Aufwand (einschliesslich Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sowie die Verbindlichkeit gegenüber der Versicherung verbucht.

Erfassung der KTG-Rechnung:

• 5740 Krankentaggeldversicherung  → Soll
• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung → Haben

Zahlung der KTG-Rechnung:

• 2274 Verbindlichkeiten Krankentaggeldversicherung → Soll
• 1020 Bank → Haben

Zahlung der Quellensteuern

Die Quellensteuern, die von den monatlichen Löhnen der quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden abgezogen werden, müssen vom Arbeitgeber fristgerecht deklariert und bezahlt werden. Sie gehen vollständig zulasten der Mitarbeitenden.

• 2209 Verbindlichkeiten Quellensteuern → Soll
• 1020 Bank → Haben

Kontrolle und Überprüfung

Es ist wichtig, regelmässig Folgendes zu überprüfen:

• die Übereinstimmung zwischen Buchhaltung und Lohnabrechnungen
• die Salden der Verbindlichkeitskonten gegenüber den Sozialversicherungen
• die geleisteten Zahlungen

Während des Jahres werden die Sozialversicherungsbeiträge häufig in Form von Akontozahlungen geleistet.
Nach den definitiven Abrechnungen der Sozialversicherungen werden allfällige Ausgleichsbuchungen verbucht, um den Aufwand und die Verbindlichkeiten an die effektiv geschuldeten Beträge anzupassen.

Wenn die Lohnbuchhaltung nach der Nettomethode geführt wird, kann die jährliche AHV-Deklaration nicht durch einen direkten Vergleich des Lohnkontos mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse überprüft werden. Das Lohnkonto enthält die verbuchten Nettobeträge, während die AHV-Abrechnung auf der Bruttolohnsumme basiert, die vom Lohnprogramm ermittelt wird.

Um die Richtigkeit der jährlichen AHV-Deklaration sowie der übrigen Jahresabrechnungen zu überprüfen, muss deshalb die Bruttolohnsumme rekonstruiert und anhand verschiedener Abstimmungen nachvollzogen werden.

Mit der Lohnsummenabstimmung wird die Übereinstimmung zwischen folgenden Unterlagen überprüft:

• der Buchhaltung,
• den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms,
• der jährlichen AHV-Deklaration,
• den definitiven Abrechnungen der Sozialversicherungen.

Ziele der Abstimmung

Die Lohnsummenabstimmung zum Jahresende verfolgt zwei Hauptziele:

• die Bruttolohnsumme zu rekonstruieren und mit der der AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme zu vergleichen;
• die verbuchten AHV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse abzustimmen, indem das Konto 5700 AHV/IV/EO/ALV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung verglichen wird.

Erforderliche Unterlagen

Für die Lohnsummenabstimmung werden in der Regel folgende Unterlagen benötigt:

• die Buchhaltungsdatei;
• die Lohnabrechnungen;
• die jährliche AHV-Deklaration;
• die definitive Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse;
• die BVG-Abrechnungen;
• die Abrechnungen der übrigen Versicherungen (UVG, Krankentaggeldversicherung usw.).

Kontrolle der Nettolöhne

Als Erstes ist zu überprüfen, ob die an die Mitarbeitenden ausbezahlten Nettolöhne mit den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms übereinstimmen.

Die Summe der in der Buchhaltung verbuchten Nettolöhne muss mit der Summe der Nettolöhne gemäss den Lohnabrechnungen übereinstimmen.

Kontrollieren Sie zudem, dass keine Lohnbuchungen fehlen, doppelt erfasst wurden oder einer falschen Periode zugeordnet sind.

Allfällige Differenzen sind zu analysieren und zu korrigieren, bevor die Lohnsummenabstimmung fortgesetzt wird.

Rekonstruktion der Bruttolohnsumme

Um die Buchhaltung mit der AHV-Abrechnung vergleichen zu können, muss die Bruttolohnsumme rekonstruiert werden.

Die Rekonstruktion erfolgt anhand der Daten aus dem Lohnprogramm, welche die einzelnen Lohnäbzüge für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter ausweisen.

Ausgangspunkt sind die verbuchten Nettolöhne. Zu diesen werden ausschliesslich die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden hinzugerechnet, insbesondere:

• AHV-, IV-, EO- und ALV-Beiträge;
• BVG-Beiträge;
• Quellensteuer;
• weitere Lohnabzüge.

Nicht berücksichtigt werden hingegen:

• Familienzulagen;
• Spesenrückerstattungen;
• weitere Entschädigungen, die nicht zum AHV-pflichtigen Lohn gehören.

Die rekonstruierte Bruttolohnsumme muss mit der an die AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme übereinstimmen.

Kontrolle der AHV-Beiträge

Während des Jahres werden die AHV-Beiträge in der Regel in Form von Akontozahlungen entrichtet. Erst mit der definitiven Abrechnung wird der tatsächlich geschuldete Beitrag festgelegt.

Deshalb ist der Saldo des Kontos 5700 AHV/IV/EO/ALV-Beiträge mit der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse zu vergleichen.

Der Kontosaldo muss sämtliche während des Jahres geleisteten Akontozahlungen sowie allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnung umfassen. Der Gesamtbetrag muss mit den in der definitiven Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse ausgewiesenen Beiträgen übereinstimmen.

Kontrolle der weiteren Sozialversicherungsbeiträge

Dasselbe Vorgehen kann auch auf die übrigen Sozialversicherungs- und Versicherungsbeiträge angewendet werden. Dazu werden die Salden der entsprechenden Konten mit den definitiven Jahresabrechnungen der zuständigen Institutionen verglichen.

Insbesondere sollten folgende Positionen überprüft werden:

• BVG-Beiträge;
• Prämien der Unfallversicherung (UVG);
• Prämien der Krankentaggeldversicherung;
• weitere verbuchte Sozialversicherungsbeiträge oder Versicherungsprämien.

Auch bei diesen Institutionen sind allfällige Differenzen vor dem Jahresabschluss zu analysieren und zu bereinigen.

Kontrollen zum Jahresende

Am Ende des Geschäftsjahres muss die Lohnsummenabstimmung bestätigen, dass:

• die Bruttolohnsumme mit der an die AHV-Ausgleichskasse gemeldeten Bruttolohnsumme übereinstimmt;
• die verbuchten Sozialversicherungsbeiträge mit den definitiven Abrechnungen der zuständigen Institutionen übereinstimmen;
• alle Akontozahlungen sowie allfällige Nach- oder Rückzahlungen aufgrund der definitiven Jahresabrechnungen verbucht wurden;
• keine Differenzen zwischen der Buchhaltung, den Lohnabrechnungen des Lohnprogramms und den an die Sozialversicherungen übermittelten Meldungen bestehen.

Eine vollständige Lohnsummenabstimmung ermöglicht es, allfällige Differenzen vor dem Jahresabschluss zu erkennen und zu bereinigen. Gleichzeitig stellt sie die Übereinstimmung zwischen der Buchhaltung, dem Lohnprogramm und den definitiven Jahresabrechnungen der Sozialversicherungen sicher.

FAQ

Warum stimmt die in der AHV-Deklaration ausgewiesene Lohnsumme nicht mit dem Lohnkonto überein?

• Weil bei der Nettolohnbuchhaltung im Lohnkonto nur die tatsächlich ausbezahlten Nettolöhne erfasst werden, während die AHV-Deklaration auf der Bruttolohnsumme basiert.

Warum unterscheidet sich der Saldo des AHV-Kontos von den geleisteten Akontozahlungen?

• Weil während des Jahres in der Regel nur Akontozahlungen geleistet werden. Erst die definitive Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse legt den tatsächlich geschuldeten Betrag fest.

Wie wird die Bruttolohnsumme ermittelt?

• Die Bruttolohnsumme wird anhand der Daten aus dem Lohnprogramm rekonstruiert. Grundlage bilden die Lohnabrechnungen des Lohnprogramms. 

Wie wird die Bruttolohnsumme ausgehend von den Nettolöhnen rekonstruiert?

• Ausgangspunkt sind die verbuchten Nettolöhne. Hinzugerechnet werden die Abzüge zulasten der Mitarbeitenden (AHV/IV/EO/ALV-Beiträge, BVG-Beiträge, Quellensteuer und weitere Lohnabzüge). Familienzulagen, Spesenrückerstattungen sowie andere Entschädigungen, die nicht zum AHV-pflichtigen Lohn gehören, werden hingegen nicht berücksichtigt.