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组织与整理您的会计文件

在会计核算的基础上,有会计凭证和收据。
关于会计的组织形式,取决于活动的规模和文件的数量。必须根据所需来组织事物。
下面我们所列出的内容是非常有用的。

不同类型的文件
区分和组织不同类型的文件是非常重要的。

  • 基本文件: 租金合同,电话订阅,法规,保险合同以及所有的签一次字,有效期为几年的文件。这些文件需要被保存在一个单独的文件夹中,其中只包含此种类型的文档。对于其中一些非常重要的文件 (例如预付定金的收据,等等),我们建议您对其进行扫描并且把原件保存在一个安全的地方。不要在重要文件上打洞,请把它们放在透明的塑料文件夹里。这些都是您活动/公司的基础,您需要对其小心谨慎的处理。
  • 与员工相关的文件: 把与个人相关的合同,保险以及其它的文件保存在单独的文件夹中是非常有用的。
    如果有大量的文件,我们建议您为每个文件夹进行分类。
  • 增值税申报: 把定期要提交的不同申报进行特定的分类是很有用的 (例如按季度,每半年或每年)。对于增值税和其它一般的文件,最好将它们与基本文件存放在一起。
  • 年度的会计凭证和文件: 它们是与费用或收据相关联的收据,发票或其的凭证/票据/文件。这些都要逐年分开保管。每年都需要有一个包含这类文件的文件夹。

 

会计文件
一个良好的日常秩序是必要的,以便输入会计业务以及控制公司的情况,例如现金流,债务人和债权人的总数等等。

  1. 所有会计凭证或文件(收据,发票,票)通常必须至少保存十年。
  2. 把会计文件按日期,与相关联的银行付款对账单或收据一起分类。
  3. 在会计凭证或文件上写一个渐进的数字。此数字应当输入在文件列中,以会计为起点,您可以为会计文件定位。
  4. 在年末,打印日记账的备份,并把其与会计文件放在一起。
  5. 通常每年会使用新的文件夹来存放当年的会计文件。


在付款的时候开具会计发票或收据
小公司和协会仅在付款的时候在会计中输入发票 (现金方式)。

  1. 把开具的发票与您已收到付款的发票分开。
  2. 定期核实仍需收到付款的所持有的发票。当付款日期超过了最后的期限,发送付款提醒的通知是很有用的。不要耽误太多的时间,请您确保收到未付发票的付款。这虽然会花费时间,但却是很重要的。
  3. 一旦这些发票被支付,把它们与正常的会计文件存放在一起。


销售额所开具的发票或收据
在付款和开具发票的时候发票被登记。
请也可以参阅: 客户/供应商登记

  1. 把所出具的发票和那些您已收到付款的发票分开。
  2. 定期核实仍需收到付款的所持有的发票。
    当付款日期超过了最后的期限,发送付款提醒的通知是很有用的。
    不要耽误太多的时间,请您确保收到未付发票的付款。这虽然会花费时间,但却是很重要的。
  3. 当您在会计文件中输入所开具的发票的时候,请在发票上做登记的信息。在发生业务行,使用 "原始文件" 列来输入发票号码。
  4. 一旦这些发票被支付,请把它们移至 "已付款" 的区域,并把它们输入在会计文件中。
  5. 在您输入之后,请在发票上注明会计业务 (例如使用“已核对”的标志)。


业务 / 频率

  • 定期在会计文件表格内输入业务是好的 (每天,每周,每月)。
  • 我们强烈建议您不要忽略对会计业务的输入,以便您总有更新的信息用来评估活动的进展。
  • 通过不同的费用帐户号码,您可以轻易的了解不同费用账户的概况。
  • 会计账务不仅是为了税务机关而做的。

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