将云端与Banana财务会计+结合使用

在此文中

Banana财务会计+ 允许您在云端管理您的会计数据并与他人共享。

将云端与 Banana财务会计+ 结合使用的好处

通过 Banana财务会计+,您可以使用任何云数据的管理系统来将您的会计信息保存在云端中。完全自由选择,无需任何额外费用。

  • 可以选择您喜欢的云服务:
    • Dropbox、苹果iCloud、微软OneDrive、GoogleDrive或任何其它公共服务。
    • 您的私人云端。
    • 如果您已经拥有一个活跃的云服务,那么您将不会有额外的工作负担。
  • 随时可以查看您的会计数据:
    • 即使 Banana财务会计+的订阅到期,您的数据也将始终由您拥有并可访问。
    • 通过 Banana财务会计+的免费计划,您可以一直阅读和打印文件的内容。可以在相关的设备或电脑上保留副本,以符合法律对会计数据保存和存档的要求。
  • 您可以存储和分享任何类型的文件:
    • 会计文件。
    • 单据文件或其它您链接到会计业务行的文件。
    • 其它Excel、Word、信件、照片或其它与会计有关的文件。
  • 您可以与他人分享数据:
    • 使用您云供应商的共享功能。
    • 您可以让多个人访问数据。
    • 您可以分配权限,只读或写入。
    • 可以直接从网上访问数据。
  • 即使您没有有效的互联网连接,您也可以保留这些帐户。

Banana软件的局限性在于,每次只有一个人可以修改同一个会计文件。如果超过一个人想要保存修改过的内容,就会产生冲突,导致数据丢失。因此,它是小团队的理想解决方案。

设置云数据管理服务

要设置云服务,您必须按照供应商提供的说明进行操作。通常,程序如下:

  • 在云服务上创建帐户。
  • 在您的电脑上安装云数据访问程序。
    • 您将被要求提供数据以访问您的云帐户。
    • 该程序将创建一个本地文件夹。
    • 在此文件夹中,程序将与云系统同步数据。
    • 当您在本地进行更改时,它们将自动复制到您连接的云或其它设备。
    • 如果您没有云连接,您仍然可以处理文件。当您重新连接时,程序将重新同步您的文件。
    • 云系统允许您指定要自动同步的文件夹和文件。
    • 您可以从您的电脑和移动设备访问这些文件。
  • 在您的计算机上安装 Banana财务会计+软件。
  • 在云服务的本地文件夹中:
    • 为您的公司或会计创建文件夹。
    • 然后,您的数据将在云端自动同步。
    • 您可以为其它公司或组织创建其它文件夹。

与他人共享您的数据文件夹

所有云系统都提供与他人共享数据的能力,这一功能对小型企业或协会很有用。要与他人共享数据,过程如下:

  • 在您使用的云服务中创建一个账户 (通常是免费的)。
  • 转到您想要分享的文件夹。
    • 使用共享功能指示应授予访问权限的用户的电子邮件。
      • 您可以与尽可能多的人分享。
      • 您可以分配访问权限 (只读、写)。
    • 所有子文件夹也将自动共享。
  • 用户可以访问数据:
    • 通过网络界面。
    • 通过在您的电脑上安装数据同步客户端。
  • 数据将在不同用户之间同步。
    • 请注意:不要同时修改一个文件。

管理多家公司并与客户共享数据

如果您管理多个公司,最好将文件夹整理好,以方便与他人共享。在这里我们建议您一种可能的数据组织方式,您显然可以选择您认为更合适的结构。

  • 在您云系统的本地文件夹中,为您的每个客户创建单独的文件夹。
  • 为每个客户创建两个子文件夹:
    • 内部 - 您可以在其中保存不想共享的数据。
    • 共享 - [公司名称]
      • 在此处保存要与客户共享的文件。
      • 还要注明公司名称,以便您的客户可以识别它。
  • 使用云服务提供的系统与您的客户共享共享文件夹。

会计师的云使用情况

如果您是一名会计师,并且您与您的客户一起保存他们的账簿,那么云系统可以帮助您简化流程。
您通常有两种选择:

  • 客户端拥有自己的云服务,然后与您共享数据。
  • 您有一个云系统,您可以在其中保存客户数据并与客户共享文件夹。

重要:数据备份服务

使用数据同步系统就像使用网络系统一样。当用户从其本地电脑中删除文件或文件夹时,该文件或文件夹也会自动从云中删除。同样,如果有人覆盖了数据,之前的数据就会丢失。
因此,拥有备份服务很重要:

  • 检查您的云服务提供商对您删除数据的副本保留时长。持续时间可能因您选择的计划而不同。
  • 该系统还可以帮助您防范硬件缺陷或勒索软件攻击。
  • 拥有一个本地备份系统可能是有用的,它也可以将您的数据保存到磁盘上。
  • 一个通过简单的命令来防止数据删除的系统是最好的。

整理您的会计文件

按照详细的指示,更好地组织您的会计文件夹和文件。对于每个公司,创建子文件夹以方便查找您的数据。

  • 一个子文件夹用于存放基本文件,如合同和其它没有过期日期的文件。
  • 每个会计年度的子文件夹,用于保存会计文件。

保存数字文档目录组织的示例
保存数字文档目录组织的示例

数字文件

数据同步云服务也提供移动应用程序,允许您将纸质文件数字化并自动同步
请注意它对数字单据非常有效:

  • 以pdf格式保存它们。
  • 给它们起个名字,以文件的日期开头,格式为年-月-日,并包含主要内容。
    例如。"2022-01-31 Banana.ch 发票 12345"。
    这样一来,在文件夹中,它们总是按顺序排列,很容易被找到。

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