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Documenti con conservazione perpetua

I documenti con conservazione illimitata, o anche documenti base, sono quelli che continuano ad avere una validità e che devono essere conservati per un tempo illimitato:

  • Contratti per la presa in affitto o la concessione in affitto di un oggetto o di un bene immobile.
  • Contratti di leasing.
  • Documenti per l'apertura di un conto bancario.
  • Contratto d'assicurazione.
  • Contratto con compagnie telefoniche, gas, elettricità.
  • Accordo di commercializzazione.
  • Iscrizione a un servizio internet.
  • Contratto per l'assunzione di un dipendente.
  • Contratto d'acquisto di una proprietà immobile (terreno) o mobile (auto)

Regole per la conservazione

I documenti base devono per principio essere custoditi per i dieci anni successivi al termine del contratto, salvo che la legge preveda una scadenza diversa.

Un contratto di affitto quindi deve essere conservato per tutto il periodo di validità del contratto. Quando il contratto è decaduto, perché l'oggetto non è più in affitto o perché è stato sostituito da un altro contratto, il documento deve essere archiviato per il tempo di archiviazione fissato dalla legge. 

I termini fissati dalla legge o dal contratto

L'archiviazione dei documenti serve a comprovare l'esistenza o inesistenza di un'obbligazione o è richiesta dalla legge:

  • Obbligo di conservazione dei libri e documenti contabili. Di regola 10 anni.
  • Termine di garanzia. Termine entro il quals bisogna segnalare e richiedere la sistemazione dei difetti. Per richiedere la valere dei difetti.
  • Termine di prescrizione. Il tempo massimo che la legge prevede per un'azione legale. Il termine per esempio per richiedere presso il tribunale il pagamento di una fattura scoperta. 
  • Obblighi derivanti da normative speciali. Per esempio in ambito bancario o del notariato, sono applicabili prescrizioni specifiche.

Conservazione dei documenti con conservazione illimitata

I documenti devono essere archiviati e custoditi con cura in locali atti allo scopo.

  • Non devono essere in locali che garantiscono la conservazione.
  • Per documenti importanti è utile tenere delle copie, magari in formato digitale.

Classificatore "Documenti di base"

  • Usare un classificatore per i "Documenti base".
    Si può eventualmente usare anche delle scatole apposite per l'archiviazione. Importante è che i documenti siano facilmente reperibili.
    • Se avete tanti documenti di base è utile separarli secondo per controparte (nome dell'affittuario, società assicurativa) o per tipologia (contratti assicurativi, bancari).
    • Inserire nell'apposita separazione il contratto originale.
  • Più classificatori
    • Contratti e altri documenti relativi all'affitto. Per un'immobiliare.
    • Contratti o documenti relativi all'assunzione di personale.
    • Potete anche iniziare con un solo classificatore e poi 

Sostituzione dei documenti

Se un contratto viene sostituito è comunque necessario tenere il contratto precedente. Il documento è indispensabile nel caso ci sia una contestazione a posteriori, ci sia una revisione o si necessiti di comprovare la spesa al fisco.

Per i documenti base archiviati è utile tenere un classificatore (o una scatola per archivio).

  • Questi documenti saranno raramente consultati.

Indicare sull'etichetta documenti archiviati dall'anno 20XX, oppure contratti d'affitto o schede personale archiviati

  • Riporre i documenti in ordine di data d'archiviazione. 
  • Quando il classificatore è pieno, scrivere sull'etichetta fino all'anno 20XX.
  • Iniziare un nuovo classificatore.

Documenti con valore storico

Può essere interessante tenere traccia di alcuni elementi storici per la ditta, o che sono utili per riprendere delle idee.
Create già subito un classificatore dei documenti storici.

  • Il primo contratto d'affitto.
  • La prima fattura che avete fatto.
  • Le foto dell'inaugurazione del negozio.
  • Il DVD con il primo video promozionale.
  • La foto del primo prototipo.
  • Una copia dei volantini di vendita.

Conservazione documenti in cassette di sicurezza

Dei documenti importanti, che sono di estremo valore per la ditta e sono indispensabili per comprovare un credito, è bene custodirili in cassette di sicurezza.
Per accedere alla cassetta di sicurezza si necessita del tempo, quindi è utile tenere una copia dei documenti pressi di voi, in modo che potete facilmente consultare il contenuto.
Procedete in questo modo:

  • Prima di riporre il documenti in cassetta di sicurezza fate una copia.
  • Inserite la copia nei Documenti base, con una nota indicante che il documento originale si trova nella cassetta di sicurezza.
  • Nella cassetta di sicurezza tenete una mappetta con i documenti importanti.

Conservazione digitale

Digitalizzazione di documenti cartacei

È utile tenere delle copia anche dei Documenti base anche in formato digitale.

Potete facilmente fare delle copie e conservarli in più posti.

Dovete verificare caso per caso se è possibile sostituire un documento cartaceo con una copia digitale. Prima di buttare l'originale cartaceo dovete verificare che il documento digitalizzato abbia la medesima validità e quali sono le procedure da seguire.

Documenti originali in digitale

Ci sono selle regole di conservazione, che devono essere seguite perché i documenti abbiano validità


 

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