Salva i tuoi file Banana anche sul Cloud

In questo articolo

Tanti software oggi si basano e lavorano esclusivamente sul Cloud. Questo significa che per utilizzarli occorre creare un proprio conto utente e inserire le proprie credenziali di accesso, senza necessità di installazioni locali. Significa anche però che tutto ciò che viene fatto sul Cloud, inclusi i dati e i documenti dell'utente sono salvati sui server di chi offre il servizio.

Banana Contabilità Plus è un software non-Cloud

Banana Contabilità Plus è un programma NoCloud (o non Cloud): viene installato sul tuo computer e lavora localmente. Abbiamo optato per questa scelta, forse un po' contro-corrente, perché riteniamo che i dati contabili siano particolarmente sensibili. La nostra azienda non ha alcun accesso ai dati degli utenti.

Salva i dati dove vuoi

I tuoi dati e i tuoi file contabili appartengono esclusivamente a te. In Banana Contabilità, di solito ogni anno contabile costituisce un file a sé, in formato .ac2.
Con Banana Contabilità Plus puoi scegliere liberamente dove salvare i tuoi dati: localmente, su dispositivi esterni, su sistemi Cloud come Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, per condividerli con altri.

In Banana Contabilità il salvataggio dei tuoi file sul Cloud è quindi una possibilità tra le tante, una libera scelta.

Salva i tuoi file Banana sul Cloud

Banana Contabilità Plus ti permette di salvare i tuoi file anche in Cloud usando qualsiasi sistema di gestione dei dati. Totale libertà di scelta, senza alcun costo supplementare.

  • Puoi scegliere il servizio Cloud che preferisci:
    • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive o qualsiasi altro servizio pubblico.
    • Il tuo Cloud privato.
    • Se hai già un servizio Cloud  attivo non avrai oneri supplementari.
  • I dati della tua contabilità saranno sempre accessibili. 
    • Anche se il tuo abbonamento a Banana Contabilità Plus dovesse scadere, i tuoi dati rimangono sempre in tuo possesso e accessibili.
    • Con  il piano Free di Banana Contabilità Plus puoi sempre leggere i contenuti dei file.
    • Puoi tenere delle copie su qualsiasi supporto, così da soddisfare i requisiti di legge di tenuta e archiviazione dei dati contabili.
  • Puoi archiviare e condividere qualsiasi tipo di file:
    • I file della contabilità
    • I file dei giustificativi o altri documenti che colleghi alle righe di registrazione.
    • Altri file di Excel, Word, lettere, foto o altro, che sono relativi alla contabilità.
  • Puoi condividere i dati con altri
    • Usa le funzionalità di condivisione del tuo Cloud provider.
    • Puoi avere più persone che accedono ai dati.
    • Puoi attribuire dei permessi, solo lettura oppure scrittura.
    • I dati possono essere accessibili direttamente dal web.
  • Puoi tenere la contabilità anche se non hai una connessione attiva su internet.

La limitazione che hai con Banana è che solo una persona alla volta può modificare lo stesso file di contabilità. Se più persone salvano le modifiche vi è un conflitto che può risultare in perdita di dati. È dunque una soluzione ideale per piccoli teams.

Impostare il servizio di gestione dati in Cloud

Per impostare il servizio Cloud devi seguire le istruzioni fornite dal tuo provider. Di regola il procedimento è il seguente:

  • Crea l'account presso il servizio Cloud.
  • Installa sul tuo computer il programma per l'accesso ai dati Cloud.
    • Ti verranno chiesti i dati per accedere al tuo conto Cloud.
    • Questo programma creerà una cartella locale.
    • In questa cartella il programma sincronizzerà i dati con il sistema Cloud.
    • Quando fai delle modifiche localmente queste saranno replicate in automatico sul Cloud o su altri apparecchi con cui ti sei collegato. 
    • Se non hai un collegamento Cloud puoi comunque lavorare sui tuoi file. Quando ti ricolleghi, il programma risincronizzerà i file.
    • Il sistema Cloud ti permette di specificare quali cartelle e file sincronizzare in automatico.
    • Puoi accedere ai file sia dal tuo computer e sia da dispositivi mobili.
  • Installa il software Banana Contabilità Plus sul tuo computer.
  • Nella cartella locale del servizio Cloud:
    • Crea la cartella per la tua ditta o per la contabilità.
    • I tuoi dati saranno così automaticamente sincronizzati in Cloud.
    • Puoi creare altre cartelle per altre ditte o organizzazioni.

Condividere la cartella dati con altri

Tutti i sistemi Cloud offrono la possibilità di condividere i dati con altri, funzione che può essere utile per una piccola ditta o un'associazione. Per condividere i dati con altri la procedura è la seguente:

  • Crea un account con il servizio Cloud usato (di regola è gratuito).
  • Vai sulla cartella da condividere.
    • Con la funzionalità di condivisione indicha l'email dell'utilizzatore a cui deve essere concesso l'accesso.
      • Puoi condividere con il numero di persone che desideri.
      • Puoi attribuire dei permessi di accesso (solo lettura, scrittura).
    • In automatico verranno anche condivise tutte le sotto cartelle.
  • L'utilizzatore può accedere ai dati:
    • Tramite l'interfaccia web
    • Installando sul suo computer il client di sincronizzazione dei dati
  • I dati saranno sincronizzati fra i diversi utenti.
    • Attenzione: non modificare contemporaneamente un file.

Gestire più ditte e condividere i dati con i clienti

Se gestisci più ditte è meglio organizzare le cartelle per facilitare la condivisione con altri. Qui ti proponiamo una possibile organizzazione dei dati, puoi ovviamente scegliere la struttura che ritieni più adatta.

  • Nella cartella locale del tuo sistema Cloud crea delle cartelle separate per ciascuno dei tuoi clienti.
  • Per ogni cliente crea poi due sotto-cartelle :
    • Internal
      Dove salvare i dati che non vuoi condividere.
    • Shared-[NomeDitta]
      • Salva qua i file che vuoi condividere con il tuo cliente.
      • Indica anche il nome della ditta, perché così il tuo cliente vedrà questo nome.
  • Condividi la cartella Shared con il tuo cliente, usando il sistema che ti mette a disposizione il servizio Cloud.

Uso del Cloud da parte dei commercialisti

Se sei un commercialista e collabori con il tuo cliente per la tenuta della contabilità, i sistemi Cloud possono aiutarti a rendere il processo molto semplice. 

Hai generalmente due possibilità:

  • Il cliente usa un proprio servizio Cloud e poi condivide i dati con te.
  • Tu hai un sistema Cloud sul quale salvi i dati dei clienti e condividi la cartella con il cliente.

Importante: servizio di backup dei dati

Lavorare con un sistema di sincronizzazione dei dati, è come lavorare con un sistema di rete. Quando un utente cancella un file o una cartella dal suo computer locale, in automatico il file o la cartella viene cancellato  anche dal Cloud. Allo stesso modo se qualcuno sovrascrive i dati, quelli precedenti sono perduti.

È quindi importante che tu disponga di un servizio di backup:

  • Verifica per quanto tempo il tuo fornitore Cloud tiene delle copie dei tuoi dati cancellati. La durata può variare in base al piano che scegli.
  • Il sistema ti può essere utile anche per premunirti anche da difetti hardware o attacchi ransomware.
  • Può essere utile avere un sistema di backup locale, che salva i tuoi dati anche su disco.
  • È preferibile un sistema che impedisca la cancellazione di dati, con dei semplici comandi.

Organizza i file della contabilità

Segui le indicazioni dettagliate per organizzare le cartelle e i file della contabilità. Per ogni ditta crea delle sotto cartelle per ritrovare facilmente i tuoi dati.

  • Una sotto-cartella per i documenti base, come contratti e altri documenti senza scadenza.
  • Delle sotto-cartelle per ogni anno contabile, dove salvi il file della contabilità.

Esempio di organizzazione directory per salvare documenti digitali
Esempio di organizzazione directory per salvare documenti digitali

Giustificativi digitali

I servizi Cloud di sincronizzazione dei dati mettono anche a disposizione delle App per telefonini che permettono di digitalizzare i documenti cartacei e sincronizzarli automaticamente.

Ricordati che risulta molto efficace per i giustificativi digitali:

  • Salvarli in formato pdf.
  • Dar loro un nome che inizi con la data del documento, nel formato yyyy-mm-dd  e contenga gli elementi principali.
    Esempio: "2022-01-31 Banana.ch invoice 12345"
    In questo modo nella cartella sono sempre in ordine e facilmente ritrovabili.

 

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