Utilisation du cloud avec Banana Comptabilité Plus

Dans cet article

Banana Comptabilité Plus est un programme NoCloud : il est installé sur votre ordinateur et fonctionne localement.
Vos données et vos fichiers comptables vous appartiennent exclusivement. Avec Banana Comptabilité Plus vous pouvez choisir où les sauvegarder : localement, sur des dispositifs externes, sur des systèmes en nuage tels que Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive, pour les partager avec d'autres.

Sauvegarder vos fichiers Banana sur le cloud

Banana Comptabilité Plus vous permet de sauvegarder vos fichiers en cloud en utilisant n'importe quel système de gestion de données. Une liberté de choix totale, sans frais supplémentaires.

  • Vous pouvez choisir le service en cloud que vous préférez :
    • Dropbox, Apple iCloud, Microsoft OneDrive, GoogleDrive ou tout autre service public.
    •  Votre propre cloud privé.
    • Si vous disposez déjà d'un service de cloud actif, vous n'aurez pas de frais supplémentaires à supporter.
  • Vos données comptables seront toujours accessibles.
    • Même si votre abonnement à Banana Comptabilité Plus expire, vos données resteront toujours en votre possession et accessibles.
    • Avec le plan gratuit de Banana Comptabilité Plus, vous pouvez toujours lire et imprimer le contenu des fichiers.
    • Vous pouvez conserver des copies sur tout support ou ordinateur, afin de répondre aux exigences de la loi en matière de conservation et d'archivage des données comptables.
  • Vous pouvez archivier et partager tout type de fichier :
    • Fichiers comptables
    • Les fichiers de reçus ou autres documents que vous liez aux écritures.
    • Autres fichiers Excel, Word, lettre, photo ou autres, qui sont liés à la comptabilité.
  • Vous pouvez partager vos données avec d'autres personnes :
    • Utilisez les fonctions de partage de votre fournisseur de services en cloud.
    • Plusieurs personnes peuvent accéder aux données.
    • Vous pouvez attribuer des autorisations, en lecture seule ou en écriture.
    • Les données sont accessibles directement depuis le web.
  • Vous pouvez gérer la comptabilité même si vous ne disposez pas d'une connexion Internet active.

La limite que vous avez avec Banana est que seule une personne à la fois peut modifier le même fichier comptable. Si plusieurs personnes enregistrent des modifications, il y a un conflit qui peut entraîner une perte de données. Il s'agit donc d'une solution idéale pour les petites équipes.

Configuration du service de gestion des données en cloud

Pour configurer le service en cloud, vous devez suivre les instructions données par votre fournisseur. En règle générale, la procédure est la suivante :

  • Créez un compte avec le service en cloud.
  • Installez le programme d'accès aux données en cloud sur votre ordinateur.
    • Ces données vous seront demandées pour accéder à votre compte cloud.
    • Ce programme va créer un dossier local.
    • Dans ce dossier, le programme va synchroniser vos données avec le système en cloud.
    • Lorsque vous apportez des modifications localement, celles-ci sont automatiquement répliquées sur le cloud ou sur les autres appareils auxquels vous êtes connecté.
    • Si vous ne disposez pas d'une connexion au cloud, vous pouvez toujours travailler sur vos fichiers. Lorsque vous vous reconnectez, le programme resynchronise vos fichiers.
    • Le système en cloud vous permet de spécifier les dossiers et les fichiers à synchroniser automatiquement.
    • Vous pouvez accéder à vos fichiers aussi bien depuis votre ordinateur que depuis des appareils mobiles.
  • Installer le logiciel Banana Comptabilité Plus sur votre ordinateur.
  • Dans le dossier local du service en nuage :
    • Créez le dossier de votre entreprise ou de votre comptabilité.
    • Vos données seront alors automatiquement synchronisées dans le cloud.
    • Vous pouvez créer d'autres fichiers pour d'autres entreprises ou organisations.

Partager le fichier de données avec d'autres personnes

Tous les systèmes en cloud offrent la possibilité de partager des fichiers avec d'autres, ce qui peut être utile pour une petite entreprise ou une association. Pour partager des fichiers avec d'autres personnes, la procédure est la suivante:

  • Créez un compte avec le service de cloud utilisé (il est généralement gratuit).
  • Allez dans le fichier à partager.
    • Utilisez la fonctionnalité de partage pour indiquer l'email de l'utilisateur à qui l'accès doit être accordé.
      • Vous pouvez partager avec autant de personnes que vous le souhaitez.
      • Vous pouvez attribuer des autorisations d'accès (lecture seule, écriture).
    • Tous les sous-dossiers seront également partagés automatiquement.
    • L'utilisateur peut accéder aux données :
      • A' travers l'interface web
      • En installant le client de synchronisation des données sur son ordinateur
    • Les données seront synchronisées entre les différents utilisateurs.
      • Attention : Ne pas modifier un fichier en même temps.

    Gérer plusieurs entreprises et partager les fichiers avec les clients

    Si vous gérez plusieurs entreprises, il est préférable d'organiser les dossiers pour faciliter le partage avec les autres. Nous proposons ici une organisation possible des données, vous pouvez bien sûr choisir la structure qui vous semble la plus adaptée.

    • Dans le dossier local de votre système en cloud, créez des dossiers distincts pour chacun de vos clients.
    • Pour chaque client, créez ensuite deux sous-dossiers :
      • Internal (interne)
         Où vous enregistrez les données que vous ne voulez pas partager.
      • Shared-[NomSociété]
        • Enregistrez ici les fichiers que vous souhaitez partager avec votre client.
        • Indiquez également le nom de la société, car c'est ce nom que votre client verra.
    • Partagez le fichier Shared avec votre client, en utilisant le système fourni par le service en cloud.

    L'utilisation du cloud par les comptables

    Si vous êtes comptable et que vous collaborez avec votre client pour la tenue des comptes, les systèmes en cloud peuvent vous aider à simplifier le processus.

    Vous avez généralement deux options :

    • Le client dispose de son propre service en cloud et partage ensuite les données avec vous.
    • Vous disposez d'un système en cloud sur lequel vous enregistrez les données des clients et partagez le fichier avec le client.

    Important : service de sauvegarde des données

    Travailler avec un système de synchronisation des données, c'est comme travailler avec un système de réseau. Lorsqu'un utilisateur supprime un fichier ou un dossier de son ordinateur local, le fichier ou le dossier est automatiquement supprimé du cloud. De même, si quelqu'un écrase des données, les données précédentes sont perdues.

    Il est donc important que vous disposiez d'un service de sauvegarde :

    • Vérifiez combien de temps votre fournisseur de services en cloud conserve des copies de vos données supprimées. La durée peut varier en fonction du plan que vous choisissez.
    • Le système peut également être utile pour vous protéger contre les défauts du matériel ou les attaques de ransomware.
    • Il peut être utile de disposer d'un système de sauvegarde local, qui enregistre également vos données sur le disque.
    • Un système qui empêche la suppression des données, avec des commandes simples, est préférable.

    Organiser les fichiers comptables

    Suivez les instructions détaillées pour organiser les dossiers et les fichiers comptables. Pour chaque société, créez des sous-dossiers pour retrouver facilement vos données.

    • Un sous-dossier pour les documents de base, tels que les contrats et autres documents sans date d'expiration.
    • Des sous-dossiers pour chaque année comptable, où vous enregistrez vos fichiers comptables.

    Esempio di organizzazione directory per salvare documenti digitali
    Exemple d'organisation d'un répertoire pour la sauvegarde de documents digitals

    Reçus digitals

    Les services de synchronisation des données dans le cloud fournissent également des applications pour les téléphones mobiles qui permettent de digitaliser et de synchroniser automatiquement les documents papier.

    N'oubliez pas qu'il est très efficace pour les pièces justificatives digitales :

    • Sauvegardez-les au format pdf.
    • Donnez-leur un nom commençant par la date du document, au format aaaa-mm-jj et contenant les principaux éléments.
      De cette façon, ils sont toujours en ordre et faciles à trouver dans le dossier.
      Exemple : "2022-01-31 Banana.ch facture 12345".
      De cette façon, le dossier est toujours en ordre et facile à trouver.

     

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