You are here

Facturen aanmaken

Banana Boekhouding facturen: nieuwe functionaliteit Banana 9

In Banana Boekhouding 9 software worden facturen die naar klanten gestuurd moeten worden aangemaakt op basis van de boeking die aan de factuur ten grondslag ligt. Deze methode verschilt van alle andere boekhoudprogramma's waar in de regel de factuur wordt aangemaakt voordat de boeking gedaan wordt.

Hoe een nieuwe factuur aan te maken

  1. Geef een rekening aan voor iedere klant in het Rekeningschema (Rekeningentabel), met het adres en andere klantgegevens.
    Voor het geval dat u klanten heeft met verschillende nationaliteiten kunt u een andere taal instellen om voor iedere klant facturen aan te maken. (Zie ook hoe de taal voor iedere klant in te stellen). Als u geen specifieke taal instelt voor uw klant wordt de factuur afgedrukt in de taal waarmee het bestand is aangemaakt (Menu Bestand -> Bestands- en Boekhoudingseigenschappen -> tabblad Andere).
  2. Voer de rijen met transacties in de Transactiestabel in die de regels van uw factuur vormen.
    • Geef de datum van de transactie en het factuurnummer. Deze waardes moeten worden herhaald voor andere rijen die bij dezelfde factuur horen.
    • Geef de debetrekening van de klant aan.
    • Geef de tegenrekening aan (Verkopen, Consultancy of andere) en het bedrag.
    • Er kan ook een BTW code aangegeven worden om het percentage aan te geven dat van toepassing is op de transactie.
  3. Het Facturen afdrukken commando (menu Taken > Klanten) toont een voorbeeld van de factuur waarvoor de gegevens van de Rekeningentabel en de factuurrijen van de Transactiestabel worden gebruikt.

In welk bestand moet u de facturen beheren?

Er zijn twee oplossingen:

Direct facturering in het boekhoudingbestand

De boekingen van de facturen worden direct in het boekhoudbestand van het bedrijf gedaan.
Deze methode wordt aanbevolen wanneer de facturen geboekt moeten worden in uw boekhouding op het moment dat ze worden verstuurd.

  • Vastgoed bedrijven die de huur voor het hele jaar boeken aan het begin van het jaar.
  • In het algemeen voor iedereen die een boekhouding voert op basis van verstuurde/ontvangen facturen.
  • Er is een direct verband tussen de boekingen op de rekeningen en de inhoud van de facturen.

Het invoeren van boekingen en het afdrukken van uw facturen voorkomt mogelijke fouten bij de overdracht van informatie. Accurate kennis van de boekhouding is nodig voor het aanmaken van de facturen.

Met simpel Kopiëren/Plakken kunt u eenvoudig gelijksoortige facturen aanmaken. Bijvoorbeeld om een zelfde soort factuur aan te maken voor alle leden van een vereniging kunt u de rijen van de eerste factuur aanmaken en daarna het rekeningnummer van de andere leden in de rijen van de andere facturen veranderen (plakken). Indien nodig kunt u rijen aanmaken in Excel en deze plakken in Banana.

Het aanpassen van het bestaande boekhoudbestand om facturen in te voeren en af te drukken

  1. In het menu Bestand -> Bestands- en boekhoudingseigenschappen... kunt u uw bedrijfsadres en gegevens invullen die gebruikt worden als de kop van de factuur.
  2. In de Rekeningentabel kunt u uw klanten/leveranciers register instellen en u kunt uw klantinstellingen beheren via het menu Taken -> Klanten -> Instellingen.
  3. U kunt ook de adressen van uw klanten toevoegen, altijd in de Rekeningentabel in de Adres weergave. Als de Adres weergave niet bestaat kunt u deze toevoegen met het menu Extra -> Nieuwe functies toevoegen... commando Adreskolommen toevoegen in de Rekeningentabel.
  4. Voeg één of meerdere rijen van de factuur toe in de Rekeningentabel gebruikmakend van de rekening in het klantenregister en geef het factuurnummer aan in de kolom Factuur; als deze niet wordt weergegeven kunt u deze zichtbaar maken met het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens.
  5. Er zijn extra kolommen beschikbaar als u meer details nodig hebt (Hoeveelheid, Prijs, Eenheid) en deze kunnen worden geactiveerd met het menu Extra -> Nieuwe functies toevoegen... commando -> Kolom 'Items' toevoegen in de Transactiestabel instellen. Hetzelfde kan gedaan worden voor de kolom Type; als deze niet wordt weergegeven kunt u deze zichtbaar maken met het commando Kolommen instellen van het menu Gegevens.
  6. Voor het gebruik van het bedrijfslogo op de factuur of op de afdruk, zie de paragraaf "Logo op de factuur of op de afdruk" van de pagina Tabel Documenten.

Als u nog geen boekhoudbestand heeft aangemaakt Maak dan in Banana Boekhouding een boekhoudbestand aan of open een bestaande. Wanneer u een nieuw boekhoudbestand aanmaakt met het commando Nieuw van het menu Bestand, treft u enkele voorbeeld modellen aan met een klanten/leveranciers register. De boekhoudingstypes die het aanmaken van facturen ondersteunen zijn de Dubbel-boekhouden en de Inkomsten & Uitgaven boekhouding (beide kunnen toegepast worden met BTW en vreemde valuta opties).

 

Afzonderlijk bestand alleen voor facturering

Een nieuw bestand wordt aangemaakt, helemaal gescheiden van het boekhoudbestand, waarbij in het Rekeningschema alleen de rekeningen voor het beheer van klanten en voor de facturatie worden ingevoerd. Voer de transacties voor uw facturering in.

Deze methode wordt aanbevolen als:

  • Facturen alleen geboekt worden wanneer het bedrag ontvangen is. Het bedrag wordt alleen geboekt wanneer de factuur betaald is.
  • Een gescheiden beheer van facturering vereist is. Zoals bijvoorbeeld in het geval van contributies voor een vereniging.

Hoe een apart bestand aan te maken om de facturen te beheren

  • Download het invoices_nl.ac2 voorbeeld bestand, open het en pas het aan naar uw wensen.
    Als een alternatief kunt u beginnen met een willekeurig bestaand model en het aanpassen voor het gebruik met facturen zoals eerder aangegeven.

Kolommen van de Transactietabel specifiek voor facturen

Datum
De factuurdatum wordt in deze kolom vastgelegd. Alle rijen die bij de factuur horen moeten dezelfde datum hebben.

Factuurnummer
U moet een factuurnummer invoeren (kolom Factuurnummer) en een rekening uit het klantenregister (Debet/Credit kolommen). Alleen cijfers zijn toegestaan [0-9].

Extra kolommen:

Type
In de kolom Type kunnen rijen worden aangeduid als een specifieke regel in de factuur, bijvoorbeeld voor het totaliseren of betaalcondities. Zie de pagina TypeDoc Kolom voor voorbeelden.

Hoevd. (Hoeveelheid)
U kunt de hoeveelheid van het product invoeren. Als dit niet zichtbaar is kan deze kolom worden geactiveerd met het menu Extra -> Nieuwe functies toevoegen... commando -> Hoeveelheid kolom in Transactiestabel instellen.

Eenheid
U kunt uw eenheid invoeren (bijvoorbeeld stk. voor stuks, kg, etc).

Prijs/Eenheid
U kunt hier uw prijs per eenheid invoeren voor de service of de goederen. Het programma rekent dan automatisch het totale bedrag uit gebaseerd op de hoeveelheid in de Hoeveelheid kolom.

 

Uw facturen afdrukken

Na het invoeren van de factuur in uw Transactiestabel,

 

  • Klik op OK om een voorbeeld van uw factuur te zien
  • Beschikbare Modellen kunnen gebruikt worden via de Laat meer details zien knop van het Facturen afdrukken menu.

Voorbeeld factuur
 

De taal van de factuur voor iedere klant definiëren

Zoals eerder aangegeven moet u de Adres weergave zichtbaar hebben in de Rekeningentabel om de facturen aan te kunnen maken (en afdrukken). In de Adres weergave zijn er diverse kolommen die betrekking hebben op de klantgegevens: Naam, Adres, Tel, ... een van deze kolommen is de Taal kolom.
Als de Taal kolom leeg is gebruikt het programma de taal van de aanmaaktaal om facturen af te drukken (menu Bestand -> Bestands- en Boekhoudingseigenschappen -> tabblad Andere)

Als er een specifieke taalcode in de Taal kolom staat gebruikt het programma de aangegeven taal voor het afdrukken van de facturen voor die specifieke klant. Op deze manier kunnen facturen in verschillende talen afgedrukt worden voor verschillende klanten.

Het is ook mogelijk voor iedere taal voorgedefinieerde teksten in te stellen die worden getoond aan het eind van de factuur, bijvoorbeeld een begroeting of bankgegevens (voor meer informatie zie de pagina Facturen afdrukken).

Nuttige bronnen:

Share this article: Twitter | Facebook | Email


Help ons de documentatie te verbeteren

Wijzien uit naar uw feedback om deze pagina te verbeteren.
Zeg ons welk thema beter uitgelegd dient te worden of hoe we een onderwerp kunnen verduidelijken.