You are here

Boekhouding gegevens overzetten naar een nieuw rekeningschema

Hieronder leggen we uit hoe te handelen bij:

  • overgang naar een rekeningschema met een afwijkende nummering
  • het ophalen en converteren van de gegevens van een bestaande boekhouding, inclusief de transacties.

Converteren naar een nieuw jaar

Het programma converteert het bestand voor het gekozen jaar. Als u bijvoorbeeld al het jaar 2016 ingevoerd heeft kunt u het bestand van 2016 overzetten. Als u met een nieuw jaar wilt beginnen met een nieuw rekeningschema zijn er twee mogelijkheden (in het voorbeeld beschouwen we 2017 als het nieuwe jaar):

  • het vorige jaar (2016) converteren en dan een nieuw jaar (2017) aanmaken
    U heeft dan twee verschillende bestanden voor het jaar 2016 (een met het oude rekeningschema en een met het nieuwe) en een enkel bestand voor het jaar 2017 met het nieuwe rekeningschema. Deze methode is handig wanneer u beide jaren nodig hebt met hetzelfde rekeningschema.
  • het bestand voor het nieuwe jaar 2017 aanmaken en dan converteren naar het nieuwe systeem.
    In dit geval blijft het jaar 2016 onveranderd. Voor het jaar 2017 heeft u een overgangsbestand met het oude rekeningschema maar met de bijgewerkte openingssaldi. Het overzetten van het 2017 bestand kan gedaan worden meteen aan het begin maar ook nadat enkele transacties ingevoerd zijn.

Stap 1: Een nieuw boekhoudbestand aanmaken

  1. Maak een nieuw boekhoudbestand aan van het gewenste type.
  2. Pas het rekeningschema aan uw eigen wensen aan.

Stap 2: De passende rekeningen toevoegen

  1. Ga in de Rekeningentabel staan en voeg een nieuwe kolom genaamd Rekening_1 toe (menu Gegevens; klik op de knop Toevoegen van het Kolommen instellen venster en voer dan de beschrijving in voor Rekening_1);
  2. Voer voor iedere rekening in de Rekening_1 kolom de overeenkomstige rekening in het oude rekeningschema in;
    Als de rekening hetzelfde blijft kunt u ervoor kiezen deze niet aan te geven.
  3. Als meerdere rekeningen gegroepeerd moeten worden in één rekening voer dan de rekeningen in gescheiden door een puntkomma "1000;1001".
  4. Als één rekening verdeeld moet worden over meerdere rekeningen moet u handmatig verdergaan, zie hierna.

 

Stap 3: Het importeren beginnen

Voor meer informatie bekijkt u de pagina's Naar boekhouding importeren en Bestand importeren.

  • Van het menu Rapporten kies de commando's Naar boekhouding importeren en Importeren: Bestand
  • Kies het bestand met uw oude rekeningschema met de knop Bladeren

  • Bevestig door op de OK knop te klikken en ga verder met het volgende scherm
  • Stel de import opties in
  • Activeer de optie voor de bepaling van de plaats van de rekening-combinaties en geef aan dat de rekening-combinaties zich in het doelbestand bevinden.

 

Onderverdeling van een rekening in meerdere rekeningen

Wanneer men overgaat naar een meer gedetailleerd rekeningschema is het waarschijnlijk nodig een rekening onder te verdelen in meerdere rekeningen.
Ga na het importeren op de volgende manier handmatig verder:

  • Verdeel in het Rekeningschema de beginsaldi, budgetsaldi en de bedragen van vorig jaar van één rekening over meerdere rekeningen;
  • Ga door de transacties, een voor een, van de rekening die onderverdeeld moet worden en wijs deze toe aan de meer toepasselijke rekening of maak extra transacties aan als dat nodig is om een rekening in meer gedetailleerde rekeningen onder te verdelen.
  • Ga op dezelfde manier te werk voor de transacties van de Budget tabel.

Resultaten en mogelijke fouten

Als het programma fouten rapporteert (ontbreken van rekeningen of andere fouten) moet het importeren waarschijnlijk worden onderbroken en de aanpassingen compleet gemaakt; herhaal daarna het inporteren.

Omdat het programma te maken heeft met verschillende rekenschema's kan het geen uitgebreide verificaties doen en garanderen dat alle gegevens correct zijn geïmporteerd en gegroepeerd.

Het wordt daarom sterk geadviseerd om het resultaat handmatig te controleren om er voor te zorgen dat de totalen van de Balans en de Winst & Verlies rekening correct zijn.
 

Share this article: Twitter | Facebook | Email


Help ons de documentatie te verbeteren

Wijzien uit naar uw feedback om deze pagina te verbeteren.
Zeg ons welk thema beter uitgelegd dient te worden of hoe we een onderwerp kunnen verduidelijken.