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Business Intelligence per piccole imprese

Nella Business Intelligence si includono quelle attività che servono a raccogliere e analizzare informazioni utili per la ditta. I principali prodotti di Business Intelligence sono finalizzati ad analizzare, estrarre, combinare e visualizzare meglio informazioni, partendo da dati esistenti. Sono pensati per medio e grandi aziende, che hanno nei loro sistemi informatici sempre più delle grandi quantità di dati.

Nelle piccole imprese la situazione è completamente diversa, perché le quantità di dati sono limitate e spesso di scarsa qualità. Mancano i grandi quantitativi di informazioni che permettono alle moderne tecniche di analisi basate anche sull'intelligenza artificiale di individuare trend e pattern utili. Nelle piccole imprese la contabilità è poi impostata prevalentemente per fare fronte agli adempimenti, non per dare informazioni gestionali. Inoltre operazioni estemporanee, come il rimandare all'anno successivo la fatturazione o dei ritardi nei pagamenti da parte di un cliente, possono falsare le valutazioni e portare a conclusioni sbagliate.

Il sistema di Business Intelligence che Banana Contabilità ha concepito per le piccole imprese è volto a migliorare la gestione dell'impresa, introducendo una metodologia moderna di analisi e gestione, che include la pianificazione finanziaria, raccolta dei dati storici, consentendo di fare previsioni, analisi e confronti. L'obiettivo non è quello di collezionare una grande quantità, ma di completare l'esistente con informazioni puntuali che migliorano la qualità e la possibilità di essere usati a scopi pianificatori, di analisi e di gestione.

Gli elementi della Business intelligence

Il Business intelligence nelle grandi e medie aziende ha lo scopo di estrarre dai dati già esistenti delle informazioni di valore, che permettono di capire le situazioni e prendere decisioni utili. Nei sistemi informatici di queste aziende c'è una molteplicità di dati che, se opportunamente visualizzati e analizzati, sono di grande valore. Queste informazioni ci sono perché le aziende hanno dei processi già strutturati per raccogliere i dati. Nelle piccole imprese non mancano solo i dati, ma anche l'organizzazione e la metodologia. Non si tratta solo di mettere a disposizione degli strumenti, ma di spiegare e fare capire i vantaggi dei moderni sistemi di gestione.

Pianificazione finanziaria

Dal passato si può imparare, ma non si può cambiare. Se si vuole migliorare bisogna intervenire sul futuro. La contabilità guarda al passato. L'obiettivo della Pianificazione finanziaria è invece quello di guardare al futuro, di presentare quello che sarà il probabile andamento degli affari nel corto, medio e lungo termine. Sostanzialmente si tratta di allestire i report contabili tipici che si usano per valutare il passato, Conto Economico e Bilancio, anche per il futuro. L'imprenditore può così sapere in anticipo se la sua attività sarà redditizia e quale sarà il suo bilancio, attivi e passivi, alla fine del prossimo anno e di quelli successivi.

Il futuro non è mai certo, però in molti casi è facilmente prevedibile. Ci sono una serie di costi fissi di cui si conoscono già con largo anticipo quali sono gli importi (affitto, abbonamenti telefonici, leasing), altri tipi di costo possono essere stimati con una buona approssimazione (stipendi, costi dei prodotti, interessi, ammortamenti), ci sono poi altri che sono altamente variabili (spese pubblicitarie) o gli imprevisti che capitano regolarmente. Lo stesso sul lato dei ricavi, ci sono magari dei contratti già firmati, dei clienti che sappiamo ritornano con regolarità. Ci sono poi altri che sono meno sicuri, ma che si può presumere che con determinati sforzi si possa riuscire a ottenere.

La Pianificazione finanziaria integrata in Banana Contabilità permette di raccogliere tutte le informazioni che già ci sono o quelle che si possono stimare, in modo di sapere come andrà a chiudere l'anno che verrà. Non sarà preciso, ma si potrà avere una visione di quello che è davanti. Si potranno analizzare i costi e i ricavi in anticipo e prendere i provvedimenti per contenere l'uno e aumentare gli altri. Quando un'azienda deve fare importanti investimenti, la pianificazione finanziaria permette di capire se saranno sostenibili, se e di quanto dovrà aumentare la produzione perché si sia in grado di rimborsare i prestiti. Il piano finanziario da però anche dettagli sulla liquidità, permetterà di capire se ci saranno mezzi a sufficienza per rimborsare i prestiti.

Lo strumento di pianificazione è prima di tutto un sistema di raccolta dati per il futuro. Più si riesce a essere precisi e migliore saranno i piani. L'altro aspetto importante della pianificazione è però la possibilità di valutare degli scenari. Nel caso in cui si voglia acquisire una commessa importante, permetterà di vedere gli effetti finanziari conseguenti all'acquisizione di nuovi macchinari, assunzioni di altro personale. Queste informazioni permetteranno di capire con quale prezzo si riuscirà a guadagnare. Si potrà capire che effetti avrà questa commessa sulla liquidità, quando si andranno ad incassare i compensi, se ci saranno mezzi a sufficienza per fare fronte agli investimenti e quali conseguenze ci potrebbero essere se ci sono ritardi nei lavori e nei pagamenti. 

Raramente le situazioni evolvono come si prevede, ma la pianificazione permette di togliere una gran parte delle imprevedibilità. Se già da subito si vede che c'é un divario troppo ampio fra l'uscita per investimenti e l'incasso, si cercherà di concordare con il cliente il pagamento di acconti o si cercherà un credito. La pianificazione permette di sapere in anticipo già molte cose. Tutte le grandi ditte di successo hanno dei sistemi di budgeting e pianificazione finanziaria molto efficaci e precisi. Grazie a Banana Contabilità anche le piccole imprese hanno la possibilità di avere le informazioni che servono a prendere delle decisioni in merito a spese da fare o alla necessità di aumentare la cifra d'affari.  

Contabilità analitica-gestionale

La contabilità ha lo scopo di raccogliere informazioni sull'avvenuta attività. Permette di sapere come sono evoluti gli affari e qual è la situazione al momento. La raccolta dei dati contabili deve avvenire in modo che l'impresa abbia, tempestivamente, le informazioni necessarie a capire l'effettivo andamento degli affari.
Le medio e grandi imprese hanno delle raccolte date molto strutturate, con informazioni per ogni singolo cliente e fornitore, dati di vendita e di produzione in tempo reale. Sanno com'é stato l'andamento degli affari negli ultimi giorni e mesi, se ci sono state spese impreviste e qual è lo stato della liquidità e quali sono le fatture aperte da pagare.

Nelle piccole imprese la contabilità è spesso tenuta prima di tutto con lo scopo di fare fronte agli adempimenti. Il piano dei conti è strutturato per facilitare la complilazione delle dichiarazioni IVA, fiscali e civilistici. I rendiconti sono preparati di regola all'ultimo termine possibile per fare fronte agli obblighi di invio dei dati.

Lo scopo che Banana Contabilità persegue è quello di fare in modo che le piccole aziende siano in grado di fare fronte agli adempimenti e al tempo stesso di avere anche le informazioni nei modi e nei tempi che permettono di gestire al meglio la propria impresa. 

Le funzionalità di Business intelligence completano e migliorano gli strumenti di pianificazione finanziaria e di contabilità. Le stesse servono sia in sede di pianificazione che di raccolta dati contabili.

  • Piano dei Conti, il Bilancio e il Conto economico strutturati per essere di gestione aziendale.
    In sede di registrazione le entrate e uscite sono attribuiti a conti che sono di utilità a capire l'andamento della ditte e non solo per soddisfare le esigenze del fisco o civilistico.
    La flessibilità di Banana Contabilità e l'uso dei Codici IVA consente di avere delle contabilità che servono agli adempimenti fiscali e alla gestione della ditta.

Aggiunta di informazioni analitiche-gestionali

Nelle piccole imprese i problemi sono generalmente ben inquadrati, c'é la necessità più che altro di completare l'informazione con dati che permettano alla ditta di avere una visione analitica-gestionale. Per esempio, quando si stanno facendo lavori di ammodernando, è utile indicare nella registrazione anche il codice di centro di costo del progetto. Oltre ai normali resoconti contabili, si può avere il dettaglio aggiornato dei costi d'ammodernamento e verificare se sono in linea con il preventivo. Con questo sistema si possono facilmente tenere sotto controllo tutti gli elementi che richiedono un'attenzione particolare. Tanti usano Excel per fare questi controlli, ma devono impostare dei fogli appositi e reinserire gli stessi dati già introdotti in contabilità. Capita poi che non si trovi il tempo di tenerli aggiornati, così nel frattempo le spese sono già fuori controllo. Avere un sistema contabile che permette di aggiungere informazioni per l'analisi e il controllo di gestione è molto utile.

Il sistema di pianificazione finanziaria di Banana Contabilità è integrato in contabilità e funziona allo stesso modo. In sede di preventivo si può anche già attribuire il centro di costo, segmento e quant'altro necessario. Con degli sforzi minimi, si ha un controllo preciso sia a livello di preventivo, consuntivo e di confronto. Nessun altro software o pochi software nelle grandi aziende mettono a disposizioni sistemi simili, e non certo con questa facilità d'uso.

  • Centri di costo o profitto.
    È possibile attribuire le entrate e uscite, non solo ai conti di contabilità principali.
    Parallelamente ai dati di Bilancio e Conto economico, si possono avere delle informazioni di dettaglio, relativamente a un progetto, ai clienti, o fornitore, venditore.
    Sono molto flessibili, si possono impostare liberamente, quando servono. Si possono impostare fino a tre livelli ognuno con un numero illimitato di centri di costo e profitto.
    Gli stessi report disponibili per i normali conti della contabilità, sono anche disponibili per i centri di costo e profitto.
  • Segmenti.
    È possibile completare i conti principali indicando in modo sistematico la succursale o settore a cui l'entrata o la spesa deve essere attribuita.
    Si può avere quindi il Bilancio e il Conto Economico di ogni succursale o settore.
    Si possono avere fino a 10 livelli di segmenti.
  • Aggiunta di ulteriori informazioni.
    • Nelle registrazioni o nel preventivo ci sono diverse colonne predisposte per codificare informazioni supplementari. Per esempio, per le fatture, oltre alla data di scadenza si può indicare la data del probabile pagamento.
    • In tutte le tabelle si possono aggiungere colonne, per codificare qualsiasi informazione possa essere utile.
    • Si possono applicare dei colori alle righe. 
      È un modo semplice, ma molto efficace di mettere in evidenza informazioni importanti. A distanza di tempo, quando si rientra in contabilità si può andare immediatamente ai punti in sospeso o che in un qualche modo richiedono attenzione.

Confronto e analisi 

La pianificazione finanziaria e la contabilità danno dati di informazioni sull'azienda . È però unendo i due sistemi che si riesce a fare il grande balzo. Confrontando valori di preventivo e consuntivo, analizzando gli scostamenti, si può capire se la ditta è sulla strada giusta. Si può già sapere quali conseguenze avrà la diminuzione della cifra d'affari, se sarà magari necessario diminuire dei costi, se ci potranno essere dei problemi di liquidità. 

I confronti si possono fare anche per i dati analitici-gestionali.

Banana Contabilità ha concepito la pianificazione finanziaria integrata nella contabilità, perché i dati sono sempre allineati e disponibili immediatamente. Si sa cosa si è previsto e qual è stato il risultato. Con pianificazioni esterne, fatte con fogli elettronici si devono copiare e incollare i dati e non sempre vi è una corrispondenza esatta.

Banana Contabilità, con l'approccio integrato, la Business Intelligence fa un salto di qualità notevole, grazie al fatto che si possono fare confronti nel modo più efficace, veloce e semplice possibile.

 

Strumenti di presa di conoscenza e analisi dei dati

Dal momento che le informazioni sono codificate, si può facilmente prendere conoscenza delle informazioni.

  • Bilancio e Conto economico con i dati previsionali, quelli di consuntivo e eventuali scostamenti.
  • Piano della liquidità basato sui dati previsionali.
  • Analisi settoriali, per centri di costo e profitto, o per segmento.
    Anche in questo caso si può lavorare sia sui dati di previsione, quelli di consuntivo, con i relativi scostamenti.
  • Dettaglio.
    Per ogni conto, centro di profitto o segmento si può avere il dettaglio di tutte le operazioni, sia di preventivo che di consuntivo.
    Tutti gli elementi possono essere approfonditi con precisioni sia in sede di budget che di dati effettivi.
  • Evoluzione grafica.
    Con un colpo d'occhio si vedono le tendenze e si hanno, per ogni conto, gruppo, centro di costo o profitto, i confronti grafici fra preventivo, consuntivo e anno precedente.
  • Esportazione dei dati.
    I dati possono essere esportati e rielaborati con Excel o altri strumenti.

Business Intelligence per il terzo settore (imprese sociali)

Il termine business intelligence connota tutte le attività volte a capire meglio la situazione finanziaria e i processi aziendali. Per gli enti del terzo settore non vi è l'obiettivo di non fare profitti, ma fornire dei prodotti e servizi utili e validi a una serie di destinatari o utenti. Hanno uno scopo sociale, ma al pari delle aziende, anche gli enti del terzo settore hanno limitazioni finanziarie e sono confrontati con problemi gestionali e necessitano di sistemi informativi di supporto alle decisioni. Le metodologia di raccolta e analisi dei dati promossi dalla Business intelligence si applicano di conseguenza.

Banana Contabilità offre la possibilità anche agli Enti del terzo settore di dotarsi di un sistema di gestione professionale, completo di pianificazione finanziaria, contabilità e business intelligence.

Business Intelligence con gestione separata

Banana Contabilità è concepito per permettere all'imprenditore di avere una visione completa del passato, presente e futuro della propria azienda. Unendo contabilità e pianificazione finanziaria e dando la possibilità di strutturare e completare le informazioni in modo utile all'analisi e al reporting, si migliora di molto le capacità dell'azienda di migliorarsi ed essere più redditizia. 

Ci sono molti casi in cui la ditta ha già una gestione contabile propria, che però non permette di avere le informazioni necessarie ai fini della conduzione aziendale.

  • Il sistema non mette a disposizione uno strumento valido e integrato di pianificazione finanziaria.
  • La tenuta contabile è affidata all'esterno.
    Non si ha accesso ai dati o questi sono disponibili tardivamente, quando servono per gli adempimenti fiscali.
  • Il sistema contabile interno è concepito per fare fronte agli adempimenti.
    Non è possibile o è molto difficile completare i dati con informazioni che servono alla gestione.
  • Il Bilancio e il Conto economico non sono strutturati per capire come evolvono le vendite per prodotto, settore o altro. 
    I raggruppamenti servono a rendere facile il riempimento delle caselle dei molteplici moduli fiscali, imposta sui redditi e IVA.
  • Vengono raccolti solo dati parziali che impediscono di avere una visione complessiva della ditta.
    Per esempio vengono raccolti solo i dati dell'IVA o di Conto economico o si usa il principio di cassa e non quello di competenza.
  • Sono inclusi solo i costi che sono deducibili fiscalmente. Vengono a mancare, completamente o solo in parte (aliquote massime di ammortamento) quelle spese legate all’attività che non sono detraibili o che non possono essere incluse, come lo stipendio del proprietario.
  • Non figurano tutta una serie di operazioni escluse per via dell’ottimizzazione fiscale. Si rimanda l’emissione della fattura di lavori effettuati per evitare di versare immediatamente l’IVA o per tenere basso il risultato dell’anno.
  • I rendiconti sono preparati con molto ritardo, per ottemperare alle scadenze fiscali e non quando servirebbero per capire la situazione e prendere decisioni.

Ovviamente l'azienda deve mantenere lo strumento che gli consente di fare fronte agli adempimenti. Implementare però un sistema che serve sia da Business Intelligence, sia per fare fronte agli adempimenti può risultare troppo impegnativo e non sempre è la soluzione giusta.
Per le piccole imprese che hanno una mole piuttosto ridotta di informazioni e che hanno dei regimi fiscali molto particolari, non basati su dei sistemi di contabilità complete di tutti gli strumenti, può essere vantaggioso avere due sistemi paralleli. Uno per la parte fiscale e civilistica, l'altro per la gestione dell'azienda, completo di pianificazione finanziaria, contabilità e tenere un sistema di pianificazione finanziari, e per fare fronte nel coche incorpora pianificazione finanziaria, raccolta dati contabili e business intelligence. I vantaggi di questo approccio sono diversi:

  • La tenuta contabile ai fini degli adempimenti si semplifica, perché i dati gestionali sono gestiti separatamente.
  • La tenuta contabile ai fini del controllo di gestione risulta molto semplice, più veloce e più flessibile.
  • La pianificazione finanziaria è più semplice perché è possibile concentrarsi sugli aspetti gestionali.
  • È più facile organizzare centri di costo e profitto e settori dell’azienda.
  • Se cambiano le necessità si può adeguare la struttura senza preoccuparsi degli aspetti fiscali.
  • Se ci sono errori si può correggere, senza incorrere in sanzioni.
  • La tenuta contabile a scopi interni può essere affidata anche a persone che non sono preparate sugli aspetti fiscali e sui cambiamenti delle normative.
  • È più facile importare dati da estratti bancari.

Dopo qualche anno in cui si è fatta esperienza raccogliendo e analizzando i dati in modo separato, si hanno elementi per capire quali sono le informazioni più importanti. Si può valutare con maggiore cognizione se continuare separatamente o tenere una gestione unificata.

 

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