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Nascita della pianificazione finanziaria basata sulla contabilità

Banana Contabilità è l'unico software contabile con una pianificazione finanziaria basata e che usa la metodologia contabile. Chi deve preparare piani finanziari usa generalmente programmi di foglio di calcolo come Excel.

Il tema è quindi molto nuovo e necessita di essere spiegato. Le diverse volte che ho avuto modo di presentare la pianificazione finanziaria basata sull contabilità, ho notato che aiutava molto nella comprensione esporre la nascita, le motivazioni e anche, per chi è interessato agli aspetti tecnici, le diverse problematiche di come sono state affrontate e risolte. Qui di seguito trovate una breve storia di come sono nati e sono stati sviluppati i piani finanziari integrati in contabilità.

Nel 1988 ho iniziato a sviluppare Banana Contabilità con l’idea di creare un sistema contabile semplice e professionale. Ero a quel tempo responsabile dell’amministrazione crediti di una banca e vedevo che diversi imprenditori non potevano ottenere finanziamenti perché non avevano una gestione contabile efficace e aggiornata. Per rendere più facile tenere la contabilità ho pensato di creare un software contabile che lavorava come un foglio elettronico, immediato, potente e di facile utilizzo. Questo concetto si è dimostrato vincente ed è stato sempre mantenuto. Banana Contabilità ha permesso a tanti piccoli imprenditori, associazioni e privati di avere il controllo delle proprie finanze e di fare fronte agli adempimenti fiscali. Conoscere la propria situazione finanziaria e sapere quali sono state le vendite nel periodo passato è fondamentale, ma si tratta di dati storici. Il vero controllo della propria attività si ha quando si guarda al futuro. I piani finanziari (preventivo/budget) sono gli strumenti che permettono di capire se la propria attività sarà redditizia, se ci saranno soldi a sufficienza per pagare le fatture, margini per ridurre i costi e aumentare le vendite.

Generalmente i piani finanziari sono preparati con Excel o altri programmi di foglio elettronico. Allestire e tenere aggiornati dei piani finanziari completi di Conto Economico, Bilancio e Piano della liquidità con Excel è però parecchio impegnativo, richiede molto tempo e presuppone delle conoscenze tecniche avanzate. Anche una persona molto qualificata in questo ambito, difficilmente riesce a collegare fra i loro i fogli di Conto Economico, Bilancio e Piano della liquidità. Si spreca parecchio tempo, i dati devono essere inseriti più volte. Avere una visione aggiornata e completa sul futuro della propria ditta è quindi molto difficile, e ho sempre avuto l’impressione che questa fosse la causa principale per cui molti non hanno successo e che molte ditte chiudono dopo pochi anni di attività. Ho sempre pensato che Banana Contabilità non sarebbe stato completo fintanto che non avesse dato all’imprenditore la possibilità di allestire dei piani finanziari professionali.

Allestire dei piani finanziari vuole dire preparare dei Conti Economici, Bilanci e piani delle liquidità per il futuro. Questi report sono gli stessi che si usano per valutare il passato e sono già disponibili all’interno dei programmi di contabilità. Se si fosse riusciti a utilizzare il programma di contabilità anche per preparare dei piani finanziari, si sarebbero potuti avere in automatico, per il futuro, tutti i report che si hanno per la contabilità. Senza perdere tempo a costruirsi e ad adattare i fogli di calcolo, si avrebbero avuto a disposizione tutti i dati necessari a gestire al meglio la propria ditta.

La pianificazione è però altra cosa rispetto alla contabilità. Sono sempre stato cosciente che offrire un sistema di pianificazione finanziaria all'interno di un programma di contabilità sarebbe stata una sfida notevole, avrebbe richiesto una tecnologia molto avanzata e una fase di messa a punto molto lunga. Per molto tempo ho tenuto l'idea in sospeso, ma l'obiettivo è stato sempre presente nei miei pensieri. Tutte le volte che si migliorava o si sviluppava una nuova funzione di Banana Contabilità cercavo i presupposti perché fosse già adatta o potesse servire allo scopo.

Il tema è ritornato d’attualità negli anni successivi nella crisi economica del 2008. Ho visto molte piccole imprese rimanere senza soldi e dovere chiudere. Pensavo che se avessero avuto modo di allestire una pianificazione professionale, avrebbero potuto evitare la chiusura o perlomeno prevedere la situazione e ridurre gli impatti negativi. Cominciai così a dedicare più tempo al progetto. La mia impressione era però messa in dubbio da molti professioni con cui parlavo. Anche loro consideravano importanti i piani finanziari, ma ritenevano che i fallimenti avevano dei motivi più profondi, legati a mancanza di prodotto, clienti o una concorrenza molto forte. Secondo loro Excel era più che sufficiente, non valeva la pena di sviluppare un sistema di pianificazione finanziario basato sulla contabilità.

È stato però il racconto di un mio amico a farmi pensare che il mio punto di vista poteva essere corretto. Lui aveva iniziato una nuova attività e si era trovato in difficoltà finanziarie, non perché non aveva clienti, ma al contrario perché l’attività stava avendo più successo di quanto previsto. Lui aveva deciso di mettersi in proprio all'età di 55 anni, investendo i sui risparmi nella nuova impresa. Dei professionisti l’aiutarono ad allestire il business plan e a trovare finanziamenti bancari. L’attività cominciò subito meglio del previsto, arrivarono molti clienti. Sembrava non vi fossero problemi, fino a quando, a cinque mesi dall’avvio si trovarono senza soldi per pagare le fatture e gli stipendi. L’istituto di credito era confuso dalle informazioni contrastanti e non aumentò le linee di credito. Fortunatamente riuscì a trovare la liquidità sufficiente per superare la crisi. Analizzando la situazione a posteriori, si accorse che i problemi di liquidità erano dovuti al fatto che, per servire il maggior numero di clienti, senza pensare alle conseguenze sulla liquidità, avevano assunto più persone e fatto più investimenti. Avessero avuto un piano finanziario e della liquidità aggiornato, si sarebbero accorti dell'imminente crisi di liquidità. Avrebbero potuto discuterne con la propria banca, chiedere ai fornitori degli apparecchi dei tempi di pagamento più lunghi e velocizzare l'emissione e l'incasso delle fatture.

Questa esperienza mi convinse che, grazie al il sistema di pianificazione finanziaria che avevo in mente, molti imprenditori avrebbero più facilmente potuto avere una visione del futuro ed evitare di perdere i soldi e di vedere andare in fumo gli sforzi di una vita. Decisi quindi di continuare con il progetto di integrare la pianificazione finanziaria in Banana Contabilità. Avevo avuto modo di riflettere a lungo sulla questione e nella mia mente si era cristallizzata una soluzione. L’idea era quella di inserire nella contabilità una tabella Preventivo, per dare la possibilità d'impostare una sorta di contabilità del futuro. C'erano però tanti cambiamenti da fare e tanti ostacoli da superare.

Il sistema di calcolo e di reporting della contabilità era concepito per lavorare su dati storici e doveva essere adattato per potere lavorare anche sul futuro. Avevamo già iniziato a sviluppare un nuovo motore di calcolo contabile, più flessibile e potente, che poteva anche lavorare su dati previsionali. Si necessitava di usarlo come base per tutti i calcoli. Questo cambiamento durò diversi anni, richiese molte più energie del previsto, perché si rese necessario di modificare la gran parte delle funzioni. Più volte mi venne il dubbio che stavamo sprecando il nostro tempo. Finalmente arrivò il momento che il nuovo motore di calcolo era pronto e potemmo aggiungere la tabella Preventivo e inserire dati di preventivo. Il concetto sembrava funzionare bene, si poteva ottenere il bilancio, il conto economico previsionale e le schede conto per il futuro.

Ci si rese però conto che allestire una pianificazione era molto diverso dal fare una contabilità. Avevamo investito molte energie e fatto diversi passi avanti, ma era chiaro che si era ancora molto lontani dall’obiettivo. Il progetto appariva molto complesso, avrebbe richiesto ancora molte energie e appariva possibile che i risultati previsti non sarebbero arrivati. In quel momento c'erano altri sviluppi che richiedevano la massima attenzione. Non volevo però accantonare completamente quello della pianificazione finanziaria. Decisi così di lavorarci fuori dal lavoro. Appena avevo un attimo libero, la sera, nei fine settimane e nelle vacanze mi rimettevo a studiare il problema, effettuare delle prove e sviluppare possibili soluzioni. Leggevo tutto quello che potevo sul tema e, mettendomi nei panni di chi doveva creare una nuova ditta, costruii diverse simulazioni. Maturò così l'idea di introdurre più velocemente l’inserimento dei dati della pianificazione, dando la possibilità di inserire operazioni ripetitive e formule di calcolo.

Il primo passo fu quello di inserire nella tabella Preventivo le colonne Ripetizione e Data fine e mi dedicai allo sviluppo necessario per fare in modo che il programma creasse in automatico tutti i movimenti futuri. Il sistema si rilevò molto efficace in quanto in poco tempo si riusciva a creare un piano finanziario completo e si aveva il conto economico e il bilancio previsionale e il piano della liquidità.

I risultati erano incoraggianti, ma mancava la parte più importante, dare la possibilità di avere il calcolo dei valori in automatico. Il primo passo fu quello di aggiungere delle colonne per inserire la quantità e il prezzo unitario. In questo modo le vendite potevano essere inserite con la quantità e il prezzo unitario e l’importo veniva calcolato in automatico.

Serviva però la possibilità di indicare delle formule. Questa era la parte più difficile, ma già da parecchio tempo stavamo sviluppando un sistema che permettesse di creare delle estensioni di Banana Contabilità. Si potevano creare dei programmi in Javascript per preparare report, importare dati. Javascript è un linguaggio completo, con il quale si può fare qualsiasi tipo di calcolo. Si decise di utilizzare questi sviluppi, aggiungendo nella tabella Preventivo una colonna Formula, dove era possibile inserire un’espressione in Javascript. L’integrazione non fu però semplice, perché il sistema doveva funzionare anche con le righe di ripetizione e specialmente perché quando si andava a risolvere una formula, si dovevano avere a disposizione i dati aggiornati della pianificazione fino a quel punto. Se si devono calcolare le commissioni di vendita, si necessità che la formula possa sapere quante vendite sono state preventivate. Ci volle diverso tempo per mettere a punto il tutto, ma quando riuscimmo a fare calcolare in automatico gli interessi sul movimento effettivo di un conto, capimmo che il risultato era davvero eccezionale.

L’abbinamento fra sistema di ripetizione e di calcolo era molto potente. Il programma era in grado di creare proiezioni su più anni. Si poteva allestire un piano per l’anno e poi vedere come si sarebbe evoluta l’attività in quelli successivi. Si dovette però modificare la reportistica, che si potessero presentare più anni. Ero molto contento di quanto fatto finora e mi rendevo conto che questa era la ciliegina sulla torta. Preferii però completare anche questa funzionalità, prima di presentare il prodotto. Mi ricordo che testai il sistema creando un piano di pensionamento della durata di 50 anni, completo di calcolo degli interessi, inflazione e pensioni. Tutto funzionava al meglio, potevo fare delle modifiche e vedere subito quale sarebbe stato il saldo del conto bancario all’età di cent’anni.

Tutto sembrava a posto. Era arrivato il momento di sentire cosa ne pensavano gli utenti. Abbiamo messo a disposizione queste funzionalità nella versione Experimental. I riscontri furono molto positivi e ricevemmo diversi suggerimenti interessanti, frutto dell’esperienza pratica. L’osservazione più frequente era quella legata alla necessità di un riscontro immediato quando si usavano le ripetizioni. Aggiungemmo così la colonna Totale, così quando si inserisce l’affitto mensile, si vede subito anche l’importo annuale. Facemmo inoltre in modo che la colonna Preventivo nel piano dei conti fosse aggiornata immediatamente dopo ogni calcolo. Nel piano dei Conti si poteva avere il bilancio sempre aggiornato con il saldo, il preventivo e lo scostamento.  

Rilasciammo quindi la funzionalità nel 2015, con la versione 8 di Banana Contabilità. Nei primi anni d’uso ricevemmo ulteriori suggerimenti che ci permisero di migliorare diversi dettagli. Uno di questi fu il passaggio all’anno successivo. Introducemmo la possibilità di indicare se un’operazione deve essere trasferita all’anno successivo e se la data deve essere cambiata.

In questi anni abbiamo avuto molti riscontri positivi sul fatto che l'allestimento dei piani finanziari è più semplice e che i risultati sono nettamente superiori a quelli che la persona potrebbe riuscire a ottenere con Excel. Un altro aspetto interessante della pianificazione effettuata con registrazioni di preventivo è che, l'allestimento della pianificazione è un esercizio che permette anche di imparare o migliorare le proprie conoscenze contabili. Si impara a usare il programma di contabilità, a inserire registrazioni e a capire come si legge il conto economico e il bilancio. L'imprenditore è pronto a tenere la contabilità nel momento che inizia l'attività vera e propria.

Questo mi porta a pensare che l'insegnamento dei meccanismi della contabilità potrebbe avvenire simulando la creazione di una propria nuova ditta. Invece di imparare la contabilità sulla base di dati ipotetici forniti dal docente, lo studente gioca a costruire la propria ditta e verifica tramite l'allestimento del piano finanziario come si sviluppa.

L'esperienza di questi anni mi ha però altresì portato a comprendere che non è facile fare conoscere i vantaggi di una pianificazione finanziaria integrata in contabilità. Per la maggior parte Excel sembra essere una soluzione più che adeguata, sembra non vi sia la necessità di trovare alternative migliori.
Serve quindi fare conoscere bene il funzionamento e rendere gli addetti ai lavori consapevoli dei benefici. Si tratta inoltre di sensibilizzare i potenziali utilizzatori, imprenditori che non sanno come funziona la contabilità, che vale veramente la pena di entrare nel tema, e vedere come le proprie idee vanno a concretizzarsi dal punto di vista finanziario.

 

Domenico Zucchetti, creatore di Banana Contabilità, CEO e fondatore di Banana.ch.

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