Organizzare i file e cloud

Con Banana Contabilità decidi tu dove tenere i tuoi dati.

I dati salvati in un unico file

I dati della contabilità sono salvati in un file.

  • I dati di ogni contabilità sono salvati in un file.
    Di regola si tiene un file per ogni anno contabile.
  • Al file puoi attribuire il nome che desideri.
    Di regola il nome del file è composto dal nome della ditta e dall'anno contabile, seguito dall'estensione "ditta-2020.ac2"
  • Puoi salvare il file nella cartella che desideri.
    • Una cartella locale.
    • Una cartella di rete.
  • Banana Contabilità è come Excel, solo una persona alla volta può lavorare sul medesimo file.
    Dovete prestare attenzione a che altre persone non stiano lavorando sul medesimo file.
    Se lavorate su una rete locale di Window e il file è in uso riceverete un messaggio che il file è disponibile solo in lettura.
    Per altri sistemi operativi non ci sono messaggi. Bisogna essere prudenti se si lavora in più persone.
    La persona che salva i dati sovrascrive quelli precedenti. 

Creare una cartella per la contabilità e per anno contabile

È utile salvare i file in una cartella specifica della contabilità. Sotto la vostra cartella Documenti, create quindi una cartella contabilità e salvate lì tutti i vostri file di contabilità.
Per creare nuove cartelle dovete usare le funzioni messe a disposizione del vostro sistema operativo.

Quando si gestisce una contabilità si hanno spesso anche documenti in formato digitale. Può essere quindi utile creare delle cartelle diverse per ogni anno contabile dove salvare i file:.

  • Se gestite più contabilità è meglio creare una cartella per ogni società.
  • Può essere molto utile creare una cartella per ogni anno contabile, dove raccogliere tutti i file relativi all'anno in corso. 
  • Ogni movimento della contabilità può essere collegato a un file relativo al giustificativo contabile digitale.
    I giustificativi dell'anno è meglio salvarli in una sotto cartella dell'anno corrente.
  • I documenti di base, che non perdono la validità, è meglio salvarli in una propria cartella.

La struttura delle cartelle può essere la seguente:

  • [Nome società]
    • Base
      Dove tenere documentazioni o documenti digitalizzati che non perdono mai la loro validità, come contratti d'affitto, assicurazioni.
    • 2020
      Qui viene salvato il file contabile dell'anno corrente (ditta-2020.ac2), altri documenti pertinenti all'anno corrente e alla fine dell'anno il dossier pdf.
      • Ricevute.
        Contiene tutti i file con i giustificativi digitalizzati.
    • 2021
      • Ricevute

Lavorare su una rete locale

Se la vostra ditta usa una rete locale, potete creare la struttura delle cartelle nella vostra rete locale.

Contabilità in Cloud con Dropbox, iCloud, GoogleDrive, OneDrive

Banana Contabilità è compatibile con i diversi sistemi di cloud.
Potete organizzarvi in modo tale di tenere i vostri dati contabili in cloud. Qui di seguito è spiegato il sistema di cloud, facendo riferimento a Dropbox, ma il funzionamento è il medesimo per gli altri

  • Aprite un account con il vostro sistema di cloud che preferite.
  • Istallate Dropbox sul vostro computer.
    • Verrà creata una cartella Dropbox locale (sottocartella Documenti) dove i dati sono sincronizzati con il cloud. 
    • Tutte le volte che modificate il contenuto della cartella Dropbox, aggiungendo, modificando file o directory, le vostre modifiche sono replicate sul cloud.
    • Quando cancellate un file locale è quindi cancellato anche dal cloud.
  • Istallate Dropbox su altri vostri computer.
    • Collegatevi al vostro account Dropbox.
    • Verrà creata la directory Dropbox e vi saranno copiati tutti i file che avete sul cloud.
  • Condividete i vostri file o cartelle con altri.
    Dropbox permette di rendere disponibile un file o una directory a degli altri utenti Dropbox.
    Se gestite la contabilità di un'associazione create nel vostro directory Dropbox una cartella per l'associazione e questa potete condividerla con altri membri del comitato.
    Ognuno avrà una copia di tutti i file dell'associazione.

Gestire i giustificativi Digitali

Ogni riga della tabella registrazioni può essere collegato a un documento digitale (file pdf, di immagine o altro).

Per aggiungere un collegamento

  • Menu ->Conta2->Collegamento Aggiungi.
  • Visualizzate la colonna "DokLink" e cliccate sull'icona di aggiunta collegamento. 

Per visualizzare il contenuto del documento digitale:
Il documento sarà aperto con l'applicazione predefinita.

  • Menu ->Conta2->Collegamento Apri
  • Visualizzate la colonna "DokLink" e cliccate sull'icona di apertura del file.

Digitalizzare i documenti con l'App di Dropbox o altro

L'applicativo Dropbox e altri applicativi di sincronizzazione dati per il vostro telefonino contengono delle funzione che facilitano la scansione documenti:

  • Fotografa il documento.
  • Ritaglia la zona effettiva del giustificativo (toglie le superficie esterne).
  • Propone un nome del file che inizia con la data e l'ora nel formato yyyy-mm-dd HH mm.
    È utile mantenere questa informazione, se ordinate i documenti per nome,  i vostri documenti saranno ordinati in sequenza di data.
    • Eventualmente sostituite la data con la data del giustificativo indicato.
    • Aggiungete alla data un testo descrittivo relativo al giustificativo, che vi permette di distinguerlo.
  • Vi permette di ruotare l'immagine affinché sia sempre in verticale.
  • Vi permette di salvarlo in formato pdf.

Quando salvate il file viene automaticamente sincronizzato con il vostro cloud e il vostro computer.

Potete quindi:

  • Spostate il file nella directory della vostra contabilità.
  • Aggiungere il collegamento alla vostra riga di registrazione.

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