Het Dubbel Boekhouden in de Praktijk

De belangrijkste regels om te leren hoe het Dubbel Boekhouden te beheersen zijn gebaseerd op vier hoofd boekhoud categorieën.

ACTIVA	De rekeningen die de positieve elementen van het bezit laten zien
PASSIVA	De rekeningen die de negatieve elementen van het bezit laten zien
LASTEN	De rekeningen die de uitgaven laten zien (maar niet de uitgaven die betrekking hebben op een toename van het vermogen)
BATEN	De rekeningen die de inkomsten laten zien (maar niet de inkomsten die betrekking hebben op de verkoop van vermogensgoederen)

• De rekening is een geheel dat de bedragen die bij dezelfde transactie categorie horen groepeert.
• Op elke rekening moet debet of credit geboekt worden afhankelijk van het boekhoud transactie type.
• Het Dubbel Boekhouden gebruikt debet en credit inplaats van inkomsten en uitgaven.

De Algemene Regel

ACTIVA

→

DEBET

PASSIVA

→

CREDIT

UITGAVEN

→

DEBET

INKOMSTEN

→

CREDIT

• De activa, passiva, uitgaven en inkomsten veranderen voortdurend: toenames en afnames.

De veranderingen met een toename

TOENAME IN ACTIVA

→

DEBET

TOENAME IN PASSIVA

→

CREDIT

TOENAME IN UITGAVEN

→

DEBET

TOENAME IN INKOMSTEN

→

CREDIT

 

De veranderingen met een afname

AFNAME IN ACTIVA

→

CREDIT

AFAME IN PASSIVA

→

DEBET

AFAME IN UITGAVEN

→

CREDIT

AFAME IN INKOMSTEN

→

DEBET

Instrumenten in het Dubbel Boekhouden

Het Dubbel boekhouden gebruikt de volgende hoofd instrumenten: het Rekenschema, het Journal, de Balans en de Winst en Verliesrekening.

 

Rekeningschema

Dit is de lijst van alle rekeningen die de diverse transactiecategorieën groeperen (bv kasboek, bank, inkopen, verkopen, etx.).

• Om Banana Boekhouding te gebruiken moet men eenvoudigweg een reeds voorgedefinieerde boekhouding nemen, aanpassen aan de juiste eisen en de transacties invoeren. De rest wordt uitgevoerd door het programma.

Journaal

Dit is de lijst van alle operaties die het dagelijks bedrijf beïnvloeden (opnames, stortingen, inkopen, verkopen, salarissen, rente, etc.). Dit komt overeen met wat het grootste deel van de kleine bedrijven al hebben, ook al is het maar op papier of in Excel, en wat zij dan aan de boekhouder geven.

Balans

Dit is de samenvatting van de activa en passiva. Het verschil tussen activa en passiva vertegenwoordigt het netto kapitaal van de firma.

Winst en Verliesrekening

Dit is de samenvatting van alle uitgaven en inkomsten. Het saldo vertegenwoordigt het operationele resultaat (winst of verlies).

Beginnen met de Boekhouding

Procedure om te beginnen met de boekhouding met Banana Boekhouding

 

1	Neem een bestaand boekhoudmodel met een voorgedefinieerd rekeningschema.

2	Pas het rekeningschema aan de juiste eisen aan.

3	Voer de transacties in het journaal in.

Voor de gebruiker van Banana's Dubbel boekhouden kan het vreemd lijken dat de opbrengsten/inkomsten (verkopen) en de passiva (begin kapitaal) negatief worden weergegeven terwijl men normaal verwacht dat verkopen positief worden weergegeven en uitgaven negatief.

Het dubbel boekhouden is gebaseerd op het debet en credit principe dat gewoonlijk weergegeven wordt in twee gescheiden kolommen. Als de bedragen in debet en credit in één kolom verschijnen voorziet de wiskunde van het Dubbel boekhouden in het gebruik van het minteken (-) zodat de bedragen in debet gemakkelijk onderscheiden kunnen worden van de bedragen in credit.

Banana volgt de wiskundige logica van het Dubbel boekhouden volledig en geeft daarom de bedragen met een minteken weer (en in rood afgedrukt om ervoor te zorgen dat de gebruiker de bedragen in debet en credit nog beter kan onderscheiden). In het Dubbel boekhouden hebben de negatieve bedragen (credit) niet dezelfde betekenins als in de boekhouding die is gebaseerd op inkomsten en uitgaven.

De aanduiding van de credit bedragen als negatief is een veel efficiënter systeem dan andere die codes aan bedragen toevoegen zoals CR, DEB of haakjes.

Dit systeem is gebaseerd op eenvoudige wiskundige vergelijkingen die ervoor zorgen dat de boekhouding correct is. Het is niet toevallig dat de Dubbel boekhouden methode in 1494 is uitgevonden door Luca Pacioli, één van de meest illustere wiskundigen uit de Italiaanse Renaissance (hij onderwees wiskunde aan Leonardo da Vinci). In zijn "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita" behandelde Luca Pacioli niet alleen het Dubbel boekhouden maar ook andere wiskundige problemen.

In de Renaissance bestonden geen electronische rekenmachines en daarom gebruikte men gescheiden kolommen om de bedragen in debet en credit te onderscheiden. Het resultaat was dat het makkelijker werd de bedragen op te tellen. Tegenwoordig, met computers, hoeven er geen berekeningen meer te worden gemaakt en is het voornaamste doel een gebruikersvriendelijk systeem dat tegelijkertijd makkelijk te gebruiken is en correct werkt.

De volgende uitleg kan interessant zijn voor diegenen die geinteresseerd zijn in boekhouding wiskunde en de vergelijkingen waarop Banana boekhouding is gebaseerd.

Debet/Credit

Het Dubbel boekhouden gaat uit van het principe dat iedere mutatie zowel in debet als in credit wordt genoteerd en dat de bedragen overeen moeten komen.

Debet = Credit

Het saldo (het totale verschil tussen debet en credit) moet altijd gelijk zijn aan nul.

Debet - Credit = 0

Om e.e.a. makkelijk te kunnen onderscheiden (erg handig als er met een beeldscherm gewerkt wordt) worden de bedragen in credit weergegeven in rood voorafgegaan door een minteken.

Debet + (-Credit) = 0

 

Twee transactie voorbeelden	Debet	Credit		Debet + (- Credit)
Contante inkomsten	200			200
verkoop producten		200		-200
Diverse contante betalingen		170		-170
inkoop goederen	100			100
kantoorbenodigdheden	50			50
kleine uitgaven	20			20
Totaal	370	370		0
Saldo (Debet - Credit)	0			0

Balans en Winst- / Verlies Rekening

De wiskunde van het Dubbel boekhouden voorzien in het gebruik van twee "rekeningen".

• Balans Rekening (Balans) houdt de toestand van de financiën op een zeker moment bij.
  • Debet geeft de Activa weer
  • Credit geeft de Passiva weer (hier betekent dit altijd inclusief het Eigen vermogen)
• Winst- / Verlies Rekening (Winst en Verlies) houdt de voortgang van de financiën bij.
  • Debet geeft de Uitgaven weer
  • Credit geeft de Inkomsten weer

 

	Balans			Winst/Verlies Rekening
Transacties	Activa	Passiva		Uitgaven	Inkomsten
Contante inkomsten	200
verkoop producten					200
Diverse contante betalingen		170
inkoop goederen				100
kantoorbenodigdheden				50
kleine uitgaven				20
Totaal	200	170		170	200
Saldo (verschil debet - credit)	30			30

 

 

Vergelijkingen met twee kolommen
Debet = Credit	370 = 370
Activa + Uitgaven = Passiva + Inkomsten	200 + 170 = 170 + 200
Activa - Passiva =Inkomsten - Uitgaven	200 - 170 = 200 - 170
Balans = Saldo	30 = 30

 

Dezelfde transacties kunnen weergegeven worden in één enkele kolom (credit met een minteken)

Het resultaat is, uiteraard, hetzelfde.

Transacties	Balans		Winst/Verlies Rekening
Contante inkomsten	200
verkoop producten			-200
Diverse contante betalingen	-170
inkoop goederen			100
kantoorbenodigdheden			50
kleine uitgaven			20
Saldo (debet - credit)	30		-30

 

 

Vergelijkingen met een enkele kolom (credit met een minteken)
Debet - Credit = 0	270 - 270 = 0
Activa + Uitgaven - Passiva - Inkomsten = 0	200 + 170 - 170 - 200 = 0
Activa - Passiva - Inkomsten + Uitgaven = 0	200 - 170 - 200 + 170 = 0
Balans - Saldo = 0	30 - 30 = 0

 

Vergelijkingen voor de bedrijfsresultaten

Het bedrijfsresultaat is het saldo (Debet - Credit) van de Balans en de Winst- / Verliesrekening.

Vergelijkingen dubbele kolom
Activa - Passiva = Inkomsten - Uitgaven	200 - 170 = 200 - 170
Saldo van de Balans = Saldo van Winst- / Verliesrekening	30
Saldo van de Balans = Activa - Passiva	30

 

 

Vergelijkingen voor de bepaling van het resultaat (in twee kolommen)
Winst	Activa > Passiva	Uitgaven < Inkomsten
Evenwicht	Activa = Passiva	Uitgaven = Inkomsten
Verlies	Activa < Passiva	Uitgaven > Inkomsten

 

Men maakt winst als de activa hoger zijn dan de passiva en de inkomsten meer dan de uitgaven.

Men lijdt verlies als de passiva hoger zijn dan de activa en de inkomsten minder dan de uitgaven.

 

Vergelijkingen met een enkele kolom (credit met een minteken)
Activa - Passiva - (Inkomsten - Uitgaven) = 0	200 - 170 - (-200 - 170) = 0
Saldo van de Balans - Saldo van Winst- / Verliesrekening = 0	30 - 30 = 0
Saldo van de Balans	30
Saldo van Winst- / Verliesrekening	-30

 

 

Vergelijkingen voor de bepaling van het resultaat in een enkele kolom
Winst	Activa - Passiva > 0	Uitgaven - Inkomsten < 0
Evenwicht	Activa - Passiva = 0	Uitgaven - Inkomsten = 0
Verlies	Activa - Passiva < 0	Uitgaven - Inkomsten > 0

 

Men maakt winst als het saldo van de Balans positief is en het saldo van de Winst- / Verliesrekening negatief

Men lijdt verlies als het saldo van de Balans negatief is en het saldo van de Winst- / Verliesrekening positief.

Gebruik van notatie in een enkele kolom

Notatie van de gegevens in twee kolommen is ideaal voor transacties in papieren boeken. De bedragen in debet en in credit worden genoteerd in gescheiden kolommen. De totalen worden berekend aan het eind van de pagina en de berekening van de resulaten wordt gedaan aan het einde van de boekhoudperiode.

Geautomatiseerde systemen kunnen de saldi van de rekeningen constant bijwerken. Daarom gebruikt software voor de berekeningen de notatie in een enkele kolom, met de bedragen in debet positief en de bedragen in credit negatief weergegeven. Om notatie in dubbele kolommen te gebruiken zou de software de creditbedragen in de Balans negatief moeten registreren en in de Winst- / Verliesrekening de creditbedragen positief en de debetbedragen negatief.

Voor een programmeur is deze oplossing ingewikkeld en daarom gebruikt de meerderheid van de softwarepaketten intern de wiskunde van de enkele kolom en geeft voor de presentatie de resultaten in dubbele kolommen weer.

Daarentegen gebruikt Banana Boekhouding systematisch het minteken om de creditbedragen aan te geven. In het begin moet de gebruiker aan dit systeem wennen maar het heeft het voordeel lineair te zijn en een beter begrip te geven voor de wiskunde waarop het Dubbel boekhouden is gebaseerd, vooral wanneer ingewikkelde operaties nodig zijn zoals afschrijvingen, eindejaarswinst of BTW afdracht/teruggave.

Voor de presentatie van de Balans en de Winst- / Verliesrekening is de logica van de dubbele kolommen meer van toepassing.

Daarom worden afdrukken van de Balans en de Winst- / Verliesrekening die gebruikt worden voor de presentatie van de resultaten aangepast met Activa, Passiva, Uitgaven en Inkomsten altijd positief weergegeven. De Inkomsten worden positief en de Uitgaven negatief weergegeven als de Winst- / Verliesrekening wordt gepresenteerd in een scalair formaat (Inkomsten minus Uitgaven).
 

 

Aan de basis van boekhouden staan boekhouddocumenten en bonnen.
Hoe men de boekhouding organiseert hangt af van de hoeveelheid activiteit en het aantal documenten.
Men moet de manier waarop men de dingen organiseert aanpassen aan wat nodig is.
Hieronder geven we een opsomming van methodes die bewezen hebben erg nuttig te zijn.

De diverse document soorten
Het is belangrijk om de diverse soorten documenten te onderscheiden en per soort te organiseren.

• Basis documenten: contracten voor de huur, telefoon abonnementen, statuten, verzekeringscontracten en alles dat slechts eenmaal ondertekend wordt en voor meerdere jaren vastligt. Deze documenten moeten bewaard worden in een aparte map of ordner die alleen dit soort documenten bevat. Voor sommige van deze erg belangrijke documenten (zoals bonnen van aanbetalingen, etc.) kan het nuttig zijn een fotocopie te maken en de originelen in een kluis of op een veilige plaats te bewaren. Maak geen (perforator) gaten in belangrijke documenten maar stop deze in transparante plastiek mappen. Deze ordner is basis van uw activiteit/bedrijf en u moet deze zorgvuldig behandelen.
• Documenten die betrekking hebben op medewerkers: Contracten, verzekeringen in verband met personeel en andere documenten; het is handig deze in een aparte ordner te bewaren.
  Als er veel documenten zijn adviseren we u een ordner per thema te gebruiken.
• BTW Aangiften: het is goed om een speciale ordner aan te houden met de diverse aangiften die u regelmatig indient (per kwartaal, per halfjaar of jaarlijks). Uw BTW inschrijving of andere algemene documeten kunt u beter bij de basis documenten bewaren.
• Rekeningen en documenten door het jaar heen: dit zijn bonnen, facturen of andere dingen die betrekking hebben op een uitgave of een ontvangst. Deze moeten per jaar apart gehouden worden. Per jaar moet u een ordner hebben met dit soort documenten.

boekhouddocumenten
Een goede dagelijkse regelmaat is nodig om de boekhoudkundige transacties in te voeren en om de bedrijfstoestand, zoals de geldstromen, de totalen van de debiteuren en crediteuren, etc., onder controle te houden.

1. Alle boekhouddocumenten (bonnen, facturen, kwitanties) moeten gewoonlijk minstens tien jaar bewaard worden.
2. Klassicificeer de boekhouddocumenten en berg deze op datum volgorde, samen met de gerelateerde bankafschriften of kwitantie, op.
3. Schrijf een oplopend nummer op de boekhouddocumenten (afschriften en andere). Met dit nummer, dat ingevoerd moet worden in de Doc kolom kunt u het boekhouddocument terugvinden met de boekhouding als uitgangspunt.
4. Druk een kopie van het journaal af aan het einde van het jaar en bewaar dit samen met de boekhouddocumenten.
5. Het is gebruikelijk voor ieder jaar een nieuwe ordner te gebruiken voor de boekhouddocumenten.

Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op het moment van betaling
Kleine bedrijven en verenigingen voeren de rekeningen alleen in in de boekhouding op het moment van betalen (kassa methode).

1. Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
2. Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
3. Als deze rekeningen eenmaal betaald zijn berg ze dan op met de normale boekhouddocumenten.

Ingediende rekeningen of kwitanties met een boeking op de verkopen
De rekeningen worden geregistreerd op het moment dat ze ingediend worden en op het moment van betaling.
Zie ook: Klanten/Leveranciers Registers.

1. Scheid de ingediende rekeningen van de rekenigen waarvoor u al een betaling hebt ontvangen.
2. Controleer regelmatig de rekeningen die wachten op betaling. Het is verstandig een betalingsherinnering te sturen zodra de vervaldatum voor de betaling voorbij is. Wacht hier niet te lang mee en zorg er voor dat u betaling ontvangt voor uitstaande rekeningen. Dit kost tijd maar is belangrijk.
3. Als u het indienen van de rekening invoert in de boekhouding maakt u een aantekening daarvan op deze rekening. In de transactie regel gebruikt u de "DocOrigineel" kolom om het rekeningnummer in te voeren.
4. Wanneer de rekeningen betaald zijn verhuis deze dan naar de "betaald" afdeling en voer deze in de boekhouding in.
5. Wanneer u betaald heeft markeert u dit op de rekening (bijvoorbeeld met een "vinkje").

Transacties / frequentie

• Het is verstandig om regelmatig de transacties in de boekhouding in te voeren (dagelijks, wekelijks, maandelijks).
• We raden u sterk aan om het invoeren van transacties niet te verwaarlozen zodat u altijd bijgewerkte informatie heeft en de voortgang van uw activiteit kunt beoordelen.
• Door de diverse betalingsrekeningnummers door te nemen heeft u makkelijk een overzicht over de diverse uitgaven die u gedaan heeft.
• U doet de boekhouding niet alleen voor de belastingautoriteit.