Submenu Fournisseurs

Nouveaux paramètres et documentation

Dans la nouvelle version Banana Comptabilité Plus, dans le tableau Comptes, de nouvelles colonnes ont été ajoutées afin de pouvoir saisir beaucoup plus d'informations sur vos fournitures et, de nouvelles fonctions pour la clôture automatisée des factures. En outre, vous trouverez une documentation nouvelle et approfondie pour travailler de manière très professionnelle :

Nous vous recommandons de passer dès maintenant à Banana Comptabilité Plus et de profiter de ses nombreuses nouvelles fonctionnalités.

Submenu Fournisseurs

Le submenu Fournisseurs, du menu Compta2, permet de consulter les listes suivantes:

 

Logique du contrôle des factures fournisseurs

Afin que le programme puisse préparer la liste des factures émises:

  • Dans la colonne Facture du tableau Écritures il faut indiquer le numéro de la facture.
  • Dans la colonne CtDébit ou CtCrédit du tableau Écritures il faut indiquer le numéro de compte du fournisseur.

En plus, avant de commencer à enregistrer:

  • Dans le plan comptable, il faut créer des comptes et/ou des groupes de fournisseurs
  • Si l'on veut, des colonnes pour les adresses peuvent être ajoutées
  • Dans la configuration des fournisseurs, il faut indiquer le groupe des fournisseurs ou le compte général des fournisseurs.

Il faut également décider, si, dans le plan comptable, il faut avoir: 

  • Un compte pour chaque fournisseur.
    Cette modalité est nécessaire quand on a besoin de présenter la liste des factures séparées par fournisseur.
    Dans ce cas, il faut créer une ligne de groupe pour les fournisseurs et chaque compte fournisseur doit faire référence à ce groupe dans la colonne GR1 (voir ci-dessous).
  • Un seul compte où tous les fournisseurs sont enregistrés
    La liste des factures ouvertes ou échues sont pour l'ensemble des fournisseurs et non par fournisseur individuel.
     

Notes:

  • Les rapports sont basés sur les soldes en devise de base, d'éventuelles différences de change ne sont pas prises en considération.
  • La colonne "Libellé" des rapports reprend la première ligne d'écriture pour chaque facture. 
  • Pour le comptabilité sur prestation reçues (encaissées), on peut configurer un registre clients/fournisseurs avec des centres de coût.

 

Explications en détail
 

  • Configurer les comptes fournisseurs
    • Configurer le registre
    • Activer les colonnes Adresses (en option)
    • Configurer les paramètres fournisseurs
  • Enregistrer
    • Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures
    • Enregistrer l'émission de la facture
    • Enregistrer un paiement
    • Enregistrer une nôte de crédit
    • Commande Détail solde fournisseur et Ouvrir facture
  • Rapports et impressions
    • Afficher les factures ouvertes
    • Afficher les factures échues
    • Afficher les factures reçues des fournisseurs
  • Complétion automatique

 

Fichier d'exemple

 

Configurer les comptes

Configurer le registre fournisseurs

Les comptes et les groupes des fournisseurs peuvent être insérés comme des comptes ordinaires, directement dans le plan comptable. Mais il est également possible de créer une section séparée avec le registre des fournisseurs. De cette façon, dans le plan comptable seulement le total est affiché et dans le registre sont, au contraire, affichés tous les comptes des fournisseurs.

À la fin du plan comptable, il faut ajouter:

  • Une section * (en-tête)  (voir sections)
  • Une section 01 pour les fournisseurs (voir sections)
  • Les comptes fournisseurs que l'on souhaite (voir ajouter un nouveau compte). La numération des comptes est libre.

  • Les total fournisseurs est totalisé dans le groupe global 200A dans la colonne Gr. 
  • Le même numéro ou code, utilisé pour le Gr (200A), doit être configuré dans le colonne Groupe des Passifs, pour le reporter dans le total Fournisseurs du Bilan. La numération des groupes est libre (voir groupes)

Gérer le registre avec des Centres de coût

Si l'on ne veut pas que les clients soient affichés dans le bilan (par exemple, pour des écritures TVA sur l'encaissé), on peut créer des comptes clients en utilisant les centres de coût (CC3). La configuration est similiaire à celle des centres de coût des clients.

Activer les colonnes Adresses (en option)

On peut faire en sorte que dans le plan comptable des colonnes soient affichés pour y insérer l'adresse et des autres données du client:

  • Aller dans le menu Outils - Ajouter de nouvelles fonctions
  • Choisir la commande Ajouter les colonnes d'adresses dans le tableau comptes.
    (Si cette option n'est pas visible dans la liste, ça veut dire que cette fonction a déjà été activée).

Le programme ajoute dans le tableau Comptes:

  • Une vue Adresses où les colonnes ajoutées sont visibles.
  • Les colonnes qui permettent d'insérer les données d'adresse et d'autres informations.
    • Pour rendre visible une ou plusieurs de ces colonnes, également dans d'autres vues, utiliser la commande Données - Organiser colonnes.
    • Pour créer d'autres vues avec seulement certaines colonnes, utiliser la commande Organiser vues.

Sélectionner le tableau Comptes, vue Adresse et ajouter aux comptes clients ce que l'on souhaite.

Configurer les paramètres fournisseurs

  • Sélectionner la commande Compta2 - Fournisseurs - Paramètres.
  • Important: indiquer, dans "Groupe ou Compte", le groupe dans le plan comptable où les différents comptes des fournisseurs sont regroupés.
  • Pour les explications des différentes options, voir Configurations clients et fournisseurs.

 

Introduire les écritures

Afficher la colonne Facture dans le tableau Écritures

Le numéro de la facture doit être inséré dans la colonne Facture (PièceFacture) qui habituellement n'est pas visble dans le tableau Écritures.

Pour afficher (rendre visible) la colonne:

  • Sélectionner le tableau Écritures
  • Menu Données
  • Commande Organiser Colonnes
  • Activer l'option Visible pour la colonne PièceFacture

Les commandes Ouvrir lien à la Facture et Extraire lignes de la facture, décrites ci-dessous, sont associées à la colonne Facture.
 

Enregistrer une facture reçue

Enregistrer un paiement

  • Introduire la date d'écriture
  • Se positionner sur la colonne Facture, et presser la touche F2.
    La liste des factures ouvertes apparaît.

  • Sélectionner la facture désirée et presser Enter.
    Le programme complète l'écriture avec les champs Libellé, Compte Débit et le Montant.

Introduire le compte utilisé pour le paiement de la facture.

Enregistrer une nôte de crédit

Pour que le montant soit déduit de la facture intiale, il faut utiliser le même numéro de facture. Si le document de correction (par exemple, une note de crédit) présente un numéro différent, qui doit toutefois rester à disposition, il faut écrire cette référence dans une autre colonne, par exemple PièceOriginal.

Commande Extraire lignes facture et ouvrir lien à la facture

La commande Extraire lignes facture affiche les mouvements de la facture sélectionnée.

La commande est disponible en cliquant sur la petite flèche bleu en haut à droite ou avec la touche droite de la souris.

La commande Ouvrir lien à la facture établie le texte définitif dans les paramètres clients (Compta2 - Fournisseurs - Configurations - Lien à la facture).

Par exemple, si les factures ont été créées avec Winword et enregistré dans le dossier Documents, ces fichiers peuvent directement être ouverts en définissant la ligne de commande avec le texte 'C:\Users\myname\Documents\<DocInvoice>.doc' . Le programme remplace <DocInvoice> avec le contenu correspondant à la colonne et exécute la commande.

Dans la ligne de commande on peut également indiquer d'autres colonnes du tableau à l'aide de leur nom XML.

Si le message 'Fichier avec extension considérée non sécurisée' apparaît, ajouter l'extension (par exemple .doc) à travers la commande Outils - Options programme, Avancé, Extensions de fichier.

 

Rapports et impressions

Afficher les factures ouvertes

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures ouvertes par fournisseur.

Dans ce tableau, uniquement les factures qui ont un solde ouvert sont affichées.

Afficher les factures échues

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures ouvertes par date d'échéance.

Dans ce tableau, uniquement les factures qui ont un solde ouvert sont affichées, regroupées par période d'échéance.

Afficher les factures reçues des fournisseurs

Commande: Compta2 - Fournisseurs - Factures reçues des fournisseurs...  Dans ce tableau, toutes les factures qui appartiennent au registre clients ou à un seul client sont affichées