在会计核算的基础上，有会计凭证和收据。
关于会计的组织形式，取决于活动的规模和文件的数量。必须根据所需来组织事物。
下面我们所列出的内容是非常有用的。

不同类型的文件
区分和组织不同类型的文件是非常重要的。

• 基本文件: 租金合同，电话订阅，法规，保险合同以及所有的签一次字，有效期为几年的文件。这些文件需要被保存在一个单独的文件夹中，其中只包含此种类型的文档。对于其中一些非常重要的文件 (例如预付定金的收据，等等)，我们建议您对其进行扫描并且把原件保存在一个安全的地方。不要在重要文件上打洞，请把它们放在透明的塑料文件夹里。这些都是您活动/公司的基础，您需要对其小心谨慎的处理。
• 与员工相关的文件: 把与个人相关的合同，保险以及其它的文件保存在单独的文件夹中是非常有用的。
  如果有大量的文件，我们建议您为每个文件夹进行分类。
• 增值税申报: 把定期要提交的不同申报进行特定的分类是很有用的 (例如按季度，每半年或每年)。对于增值税和其它一般的文件，最好将它们与基本文件存放在一起。
• 年度的会计凭证和文件: 它们是与费用或收据相关联的收据，发票或其的凭证/票据/文件。这些都要逐年分开保管。每年都需要有一个包含这类文件的文件夹。

 

会计文件
一个良好的日常秩序是必要的，以便输入会计业务以及控制公司的情况，例如现金流，债务人和债权人的总数等等。

1. 所有会计凭证或文件（收据，发票，票）通常必须至少保存十年。
2. 把会计文件按日期，与相关联的银行付款对账单或收据一起分类。
3. 在会计凭证或文件上写一个渐进的数字。此数字应当输入在文件列中，以会计为起点，您可以为会计文件定位。
4. 在年末，打印日记账的备份，并把其与会计文件放在一起。
5. 通常每年会使用新的文件夹来存放当年的会计文件。

在付款的时候开具会计发票或收据
小公司和协会仅在付款的时候在会计中输入发票 (现金方式)。

1. 把开具的发票与您已收到付款的发票分开。
2. 定期核实仍需收到付款的所持有的发票。当付款日期超过了最后的期限，发送付款提醒的通知是很有用的。不要耽误太多的时间，请您确保收到未付发票的付款。这虽然会花费时间，但却是很重要的。
3. 一旦这些发票被支付，把它们与正常的会计文件存放在一起。

销售额所开具的发票或收据
在付款和开具发票的时候发票被登记。
请也可以参阅: 客户/供应商登记。

1. 把所出具的发票和那些您已收到付款的发票分开。
2. 定期核实仍需收到付款的所持有的发票。
   当付款日期超过了最后的期限，发送付款提醒的通知是很有用的。
   不要耽误太多的时间，请您确保收到未付发票的付款。这虽然会花费时间，但却是很重要的。
3. 当您在会计文件中输入所开具的发票的时候，请在发票上做登记的信息。在发生业务行，使用 "原始文件" 列来输入发票号码。
4. 一旦这些发票被支付，请把它们移至 "已付款" 的区域，并把它们输入在会计文件中。
5. 在您输入之后，请在发票上注明会计业务 (例如使用“已核对”的标志)。

业务 / 频率

• 定期在会计文件表格内输入业务是好的 (每天，每周，每月)。
• 我们强烈建议您不要忽略对会计业务的输入，以便您总有更新的信息用来评估活动的进展。
• 通过不同的费用帐户号码，您可以轻易的了解不同费用账户的概况。
• 会计账务不仅是为了税务机关而做的。

实践中的复式记账法

学习如何管理复式记账法的主要规则基于四大类账户:

资产	资产是指企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源，账户代表的是正资产。
负债	负债是指企业过去的交易或者事项形成的、预期会导致经济利益流出企业的现时义务，账户代表的是负资产。
费用	费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。
收入	收入是指企业在日常活动中形成的、会导致所有者权益增加的、与所有者投入资本无关的经济利益的总流入 (而不是那些通过出售房地产的商品获得)。

• 该账户是一个实体，把属于同一个类别的业务金额集合起来。
• 根据会计账户业务的类别，每个账户必须注册为借方或贷方。
• 复式记账法使用借贷来取代收入和费用。

一般规则

资产

→

借

负债

→

贷

费用

→

借

收入

→

贷

• 资产，负债，费用和收入会受到连续变化的影响: 增加和减少。

增加

资产增加

→

借

负债增加

→

贷

费用增加

→

借

收入增加

→

贷

 

减少

资产减少

→

贷

负债减少

→

借

费用减少

→

贷

收入减少

→

借

 

复式记账的工具

在复式记账中使用的主要工具为:  账户表, 日记帐, 资产负债表和损益表。

账户表

这是把不同类别的业务组在一起的所有账户的列表 (例如: 现金簿，银行，购买，销售，等等)。

• 为了使用 Banana财务会计软件，用户必须用一个预定义好的会计计划，适应适当的需求，并且输入发生业务。其它的事项将由程序执行。

日记账

这是影响日常活动的所有操作的列表 (提款、存款、购买、销售、工资、租金等等)。其对应的是即使仅在纸上或在Excel中所记录的小企业的大部分业务，然后把其交给会计人员。

资产负债表

这是资产和负债的总结概述。资产和负债之间的差额代表公司的净资本额。

损益表

这是收入和费用的总结概述。余额代表了经营的结果 (利润或亏损)。

 

开始会计记账

使用 Banana财务会计软件进行会计记账的准备。

1	使用拥有账户表的会计模板。

2	使账户表适应一些要求。

3	在日记账中输入发生业务。

对于使用 Banana财务会计软件进行复试记账的用户来说，可能会对收入(销售) 和负债(启动资金) 以负数的形式出现而感到奇怪，因为通常用户们会预期销售以正数的形式出现，而费用以负数的形式出现。

复式记帐基于通常出现在两个单独列的借方和贷方原则。如果借和贷出现在了同一列，那么在数学的角度，复式记帐会预先使用负号 (-)，这样一来就能够轻易的区分借方和贷方的金额。

Banana财务会计软件完全使用复式记账的数学逻辑，因此也会用负号来表示相应的金额 (并且在打印中的红色标记可以使用户更好的区分借方和贷方的金额)。 在复式记账中呈现负数的金额 (贷方) 与以收益与费用为基础的会计核算中所指的不同。

把贷方金额标为负数的系统要比给金额添加代码的更加有效。

该系统基于简单的数学方程，该方程会保证会计核算的准确性。在1494年由Luca Pacioli (卢卡·帕西奥利) 编码的复式记账法并不是偶然的 , Luca Pacioli是意大利文艺复兴时期最杰出的数学家之一 (他曾教过达·芬奇数学)。在他的《算术、几何、比例总论》(Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita) 一书中，Luca Pacioli 不仅处理了复式记账的问题，同时也处理了其它的数学问题。

在文艺复兴时期没有电子计算器，因此他们习惯把贷方和借方的金额标示在不同的列中，结果证明这种做法更容易汇总金额。今天，由于电脑技术的普遍使用，不需要再用手动来进行计算，因此既简便正确，又拥有用户友好特征的财务会计系统才是人们所需的。

对会计数学及 Banana财务会计软件所基于的方程式感兴趣的用户来说，可能也会对下面的解释感兴趣。

借/贷

复式记账法的原则是，在运用借贷记账法记账时，对每项经济业务，既要记录一个（或几个）账户的借方，又必然要记录另一个（或几个）账户的贷方，即“有借必有贷”；账户借方记录的金额必然等于账户贷方的金额，即“借贷必相等”

借 = 贷

账户借方记录的金额必然等于账户贷方的金额，借贷之间的总差额总是零。

借 - 贷 = 0

为了能够便于区分 (当在电脑屏幕上工作时非常有用), 贷方的金额会显示为红色，并且前面会有负号。

借 + (-贷) = 0

 

两笔业务的例子	借	贷		借 + (-  贷)
现金收入	200			200
产品销售		200		-200
若干现金支付		170		-170
购买商品	100			100
办公用品	50			50
小额花费	20			20
总计	370	370		0
余额 (借 - 贷)	0			0

资产负债表和损益表

复式记账的数学预算使用两个 "账户":

• 资产负债表账户 (资产负债表)在某一时刻保持财务的状况，其是一种记录股东负债收益的记录表格，具有资产、负债和权益的恒等关系一目了然的优点。
  • 借方代表资产
  • 贷方代表负债 (总是包括股票在内)
• 损益表账户 (损失和收益) 既是编制损益表的依据，又是反映一个单位经营成果的数据载体。由于会计报表是会计核算工作的结果，是综合反映一个单位财务状况、经营成果等的书面文件，因此，从会计报表的角度来理解账户骨助于进一步把握账户的实质。
  • 借方代表费用
  • 贷方代表收入

请查看下面的例子，输入在资产负债表和损益表中业务的借贷金额。

	资产负债表			损益表
	资产	负债		费用	收入
现金收入	200
产品销售					200
若干现金支付		170
购买商品				100
办公用品				50
小额花费				20
总计	200	170		170	200
余额 (借贷之间的差额)	30			30

 

 

两列方程
借 = 贷	370 = 370
资产 + 费用 = 负债 + 收入	200 + 170 = 170 + 200
资产 - 负债 = 收入 - 费用	200 - 170 = 200 - 170
余额 = 余额	30 = 30

 

相同的业务可以用同一列来表示 (贷方为负)。

结果当然是相同的。

 

发生业务	资产负债表		损益表
现金收入	200
产品销售			-200
若干现金支付	-170
购买商品			100
办公用品			50
小额花费			20
余额 (借 - 贷)	30		-30

 

 

单列方程 (贷方为负)
借 - 贷 = 0	270 - 270 = 0
资产 + 费用 - 负债 - 收入 = 0	200 + 170 - 170 - 200 = 0
资产 - 负债 - 收入 + 费用	200 - 170 - 200 + 170 = 0
余额 - 余额 = 0	30 - 30 = 0

 

 

商业结果的方程

商业结果是资产负债表和损益表的余额 (借方 - 贷方)。

 

双列方程
资产 - 负债 = 收入 - 费用	200 - 170 = 200 - 170
资产负债表的余额 = 损益表的余额	30
资产负债表的余额 = 资产 - 负债	30

 

 

测定结果的方程 (在两列中)
利润	资产 > 负债	费用 < 收入
余额	资产 = 负债	费用 = 收入
亏损	资产 < 负债	费用 > 收入

 

在资产高于负债，收入多于费用的情况下，会存在利润。

当负债高于资产，收入低于费用的时候，会存在亏损。

 

单一列方程 (贷方为负)
资产 - 负债 - (收入 - 费用) = 0	200 - 170 - (-200 - 170) = 0
资产负债表的余额 - 损益表的余额 = 0	30 - 30 = 0
资产负债表的余额	30
损益表的余额	-30

 

 

在单列中测定结果的方程
利润	资产 - 负债 > 0	费用 - 收入 < 0
余额	资产 - 负债 = 0	费用 - 收入 = 0
亏损	资产 - 负债 <0	费用 - 收入 > 0

 

当资产负债表的余额为正，损益表的余额为负的时候，存在利润。

当资产负债表的余额为负，损益表的余额为正的时候，存在亏损。

在单列中使用符号

对双列中的数据使用符号对在纸质图书中的业务是理想的。借方和贷方的金额被写在不同的列中。总计位于页面的结尾处，在期末完成对总计和结果的计算。

电算化系统为保持账户余额不断更新提供了可能性。对于计算而言，软件通常会在单列中使用符号，从而使借方金额为正，贷方金额为负。为了能够在双列中使用符号，软件必须在资产负债表内把贷方的金额注册为负，在损益表中，把贷方的金额注册为正，把借方金额注册为负。

对于程序员来说，这个解决方案是更为复杂的，因此大部分的软件内部使用的是单列数学，在双列中加符号只用作演示或报告使用。

相反，Banana财务会计软件有系统的使用负号来指示贷方金额。在刚开始使用的时候，用户需要适应该程序，其具有线性的优点可以使用户更好的理解复式记账重要的数学基础，尤其是当需要进项更复杂的操作的时候，例如年末的利润或者增值税到期/可回收等。

对于资产负债表和损益表的报告来说，双列的逻辑更为适用。

然而，在打印出的资产负债表和损益表中，在结果中所展示的使用资产，负债，费用和收入所编辑的结果总是正数。当损益表被以标量的格式所呈现的时候 (收入减去费用), 收入为正，费用为负。