Nous présentons de manière synthétique les règles principales pour apprendre à gérer la comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double se base sur quatre catégories de comptes principaux:

Débit et crédit

La règle de Débit et Crédit représente un point ferme sur lequel toute la comptabilité en partie double tourne. 

La comptabilité en partie double utilise, au lieu des recettes et des dépenses, le débit et le crédit.

La règle générale

Les variations en augmentation

Les variations en diminution

Les instruments de la Comptabilité en partie double

La Comptabilité en partie double se base sur les instruments principaux suivants: le Plan des Comptes, le Journal, le Bilan, le Compte de résultat. 

C’est la liste de tous les comptes que regroupent les différentes catégories de mouvements
(par exemple, caisse, banque, achats, ventes, etc.)

Il énumère toutes les opérations qui influencent quotidiennement l’activité (prélèvements, versements, achats, ventes, paiement des salaires, des loyers, etc.) et ce journal correspond à la simple feuille ou à la feuille Excel qui est déjà tenue par la majeure partie des petites entreprises pour être ensuite transmise à l’expert comptable. 

C’est un schéma récapitulatif des actifs et des passifs. La différence entre les actifs et les passifs représente le montant du capital net de la société. 

C’est un schéma récapitulatif de toutes les charges et de tous les produits. Le solde représente le résultat de l’exercice (bénéfice ou perte).

Pour qui utilise la Comptabilité en partie double de Banana Comptabilité, il peut sembler étrange que les produits (ventes) et les passifs (capital propre) apparaissent en négatif; normalement, on s'y attend que les ventes apparaissent en positif et les charges en négatif.

La comptabilité en partie double est basée sur le principe de débit et crédit, qui, d'habitude, apparaissent dans deux colonnes séparées. Si les montants en débit et en crédit apparaissent dans une colonne, la mathématique de la comptabilité en partie double prévoit l'utilisation du signe négatif (-), afin que les montants en débit soient distingués de ceux en crédit.

Banana reprend complètement la logique de la comptabilité en partie double et indique donc les montants en crédit avec le signe moins (et en rouge pour faire en sorte que l'utilisateur puisse distinguer encore mieux les montants en débit et en crédit. Dans la comptabilité en partie double, les montants en négatif (crédit) n'ont pas la même signification que dans la comptabilité qui est basée sur les recettes et les dépenses. 

L'indication des montants en crédit en négatif est un système beaucoup plus efficace comparé aux autres systèmes qui ajoutent des symboles aux montants, par exemple les parenthèses, ou signes comme CR et DEB.

Ce système se base sur des simples équations mathématiques, qui assurent que la comptabilité soit correcte. Ce n'est pas par hasard que la comptabilité en partie double a en effet été codifiée par Luca Pacioli en 1494, un des plus illustres mathématiciens de la Renaissance Italienne, en même temps maître de Leonardo da Vinci. Dans son "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita", Luca Pacioli ne parle pas seulement de la comptabilité en partie double, mais aussi d'autres questions mathématiques.

Dans la période de la Renaissance, il n'y avait pas de calculatrices électronique, et on indiquait donc les montants en débit et en crédit sur des colonnes séparées, afin que les totaux fussent plus faciles à calculer. Aujourd'hui, avec les ordinateurs, il n'y pas de calculs à faire et le problème principal est celui d'utiliser un système qui est facile à comprendre pour l'utilisateur et qui est au même temps facile et linéaire.

Pour qui est intéressé à la mathématique de la comptabilité et des équations sur lesquelles Banana Comptabilité s'appuie, l'explication suivante peut être intéressante.

Débit/Crédit

La comptabilité en partie double s'appuie sur le principe que chaque mouvement doit être noté en débit et en crédit et que les montants doivent être égaux.  

Débit = Crédit

Le solde (la différence totale du débit et crédit) doit toujours être égal à zéro. 

Débit - Crédit = 0

Pour faciliter la distinction (très utile quand on travaille sur l'écran), les montants en crédit sont indiqués en rouge, précédés par le signe moins (-)  

Débit + (-Crédit) = 0

Bilan et Compte de Résultat

La mathématique de la comptabilité en partie double prévoit l'utilisation de deux "comptes".

• Compte Bilan (Bilan) qui tient note de l'état financière à un moment précis. 
  • Débit représente les Actifs
  • Crédit représente les Passifs
• Compte de Résultat (Pertes et profits) tient note de l'évolution.
  • Débit représente les Charges
  • Crédit représente les Produits

Les mouvements sont enregistrés en débit et en crédit dans les comptes appropriés du Bilan et du Compte de Résultat.

Les mêmes écritures peuvent être représentées sur une seule colonne (crédit en négatif).

Le résultat est, naturellement, identique. 

Equations pour le calcul du résultat de l'exercice

Le résultat d'exercice est le solde (Débit - Crédit) du Compte de Bilan et la Compte de Résultat. 

On a un bénéfice quand les actifs sont plus importants que les passifs et les produits plus que les charges.

On a une perte quand les passifs sont plus importants que les actifs et les produits sont moindre comparés aux charges.

Il y a un bénéfice, si le solde du Bilan est positif et le solde du Compte de résultat négatif.  

Il y a une perte, si le solde du Bilan est négatif et le solde du Compte de résultat positif.

Usage de la notation dans une seule colonne

La notation en double colonne est idéale pour les écritures dans les livres en papier.  Les montants en débit et en crédit sont inscrits dans des colonnes séparées. Les totaux sont calculés à la fin de la page et les totaux et les calculs des résultats sont faits à la fin de la période.

Les systèmes informatisés offrent la possibilité de continuellement tenir à jour les soldes des comptes. Pour le calcul, les programmes utilisent d'habitude la notation dans une seule colonne avec les montants en débit en positif et les montants en crédit en négatif. Afin de pouvoir utiliser la notation en double colonne, les programmes devraient enregistrer, dans le Bilan, les montants en crédit en négatif et, dans le Compte de résultat, enregistrer les montants en crédit en positif et les montants en débit en négatif.

Du point de vue de la programmation, cette solution est plus compliquée et donc la plupart des programmes utilisent dans le système la mathématique d'une seule colonne et seulement pour la présentation la notation en double colonne.

Banana Comptabilité utilise au contraire de façon systématique les signe moins pour indiquer les montants en crédit. Au début, l'utilisateur doit s'y habituer, mais ce système a l'avantage d'être linéaire, et permet une meilleure compréhension de la mathématique qui est la base de la comptabilité en partie double, spécialement quand des raisonnements plus complexes sont requis, comme pour l'enregistrement des amortisements, du bénéfice de fin d'année ou de la TVA due ou récupérable.

Toutefois, pour la présentation du Bilan et du Compte de résultat, la logique de la double colonne est toujours plus adaptée.

Donc, les impressions du Bilan et du Compte de Résultat qui servent à présenter les résultats, sont rédigées avec les Actifs, les Passifs, les Charges et les Produits toujours en positif, et quand le Compte de résultat est présenté en format scalaire (Produits moins Charges), les Produits sont indiqués en positif et les Charges en négatif.

A la base de la comptabilité il y a les documents et justificatifs comptables.

Le type d'organisation comptable dépend de l'activité et du volume des documents.
L'organisation doit être adaptée selon les besoins.

Ci-dessous, nous donnons une indication des solutions qui se sont prouvées d'être très utiles.

Les différents types de documents

Il est important de classer et organiser les différents types de documents:

• Documents de base: contrat de bail, abonnements (de téléphone), statuts, contrats d'assurance et chaque document qui est signé une seule fois et qui a de l'importance pour plusieurs années.
  Ces documents doivent être gardés dans un classeur séparé, avec ce genre de documents.
  Pour des documents très importants (cautions reçus, etc.) il peut être utile de faire une photocopie et de conserver l'original dans un coffre en banque ou un endroit où le document est en sécurité.
  Ne pas perforer les documents importants, mais mettez-les dans des pochettes transparentes.
  Ce classeur est la base de votre société/activité et il faut le garder avec soin.
• Documents de base concernant les employés: Contrats de travail, assurances du personnel et autres, peuvent être gardés dans un classeur séparé.
  Si la documentation devient très volumineuse, on peut utiliser un classeur par thème.
• Déclarations à la TVA: il est utile de garder un classeur séparé, avec les différentes déclarations que vous présentez régulièrement (trimestriel, semestriel, annuel) Il est mieux de tenir votre affiliation à la TVA ou d'autres documents généraux ensemble avec les documents de base.
• Justificatifs comptables de l'année: il s'agit de reçus, factures, ou autres documents, liés à une dépense ou une recette.
  Les justificatifs comptables doivent être gardés, de façon séparée, année par année. Il faut donc avoir un classeur avec les justificatifs comptable par année comptable.

Justificatifs comptables:

Un bon ordre quotidien est nécessaire pour enregistrer les opérations comptables et pour avoir la situation de la société sous contrôle, comme la liquidité, la somme des débits et crédits, etc.

1. Tous les justificatifs comptables (reçus, factures, tickets de caisse) doivent en général être conservés pour au moins 10 ans.
2. Classer et mettre en ordre par date les justificatifs comptables, ensemble avec les extraits de compte bancaires de paiement/virement appropriés.
3. Les extraits de compte doivent être tenus ensembles aux justificatifs.
4. Noter sur le justificatif (extraits et autres) un numéro progressif. Grâce à ce numéro, qui doit être inséré dans la colonne Pièce, vous pouvez trouver, à partir de la comptabilité, le document comptable.
5. A la fin de l'année, imprimer une copie du journal et conserver-le ensemble avec les justificatifs.
6. Chaque année, il faut commencer un nouveau classeur pour les justificatifs comptables.

Dans la comptabilité, il y a deux critères pour enregistrer les opérations comptables:

• comptabilité sur l'encaissée: les factures sont enregistrées seulement au moment du paiement aux fournisseurs et de l'encaissement des clients.
• comptabilité sur ce qui a été facturé: les factures sont enregistrées au moment de la réception ou de l'émission.

Les petites entreprises non assujettis à la TVA peuvent comptabiliser soit avec la première soit avec la deuxième méthode; les entreprises assujettis à la TVA doivent choisir un critère qui doit être autorisé par le Bureau de la TVA à Berne. Dans certains cas, le Bureau de la TVA peut imposer le critère qui doit être utilisé. Quand un critère déterminé a été autorisé, il n'est pas possible de le changer, au moins qu'une demande spécifique sera faite auprès de l'autorités compétentes.

Comptabilité sur l'encaissée

Les dépenses et les recettes sont relevées seulement au moment que les factures sont payées et encaissées.

1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
   Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
   Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
3. Une fois que les factures sont payées, mettez-les ensemble avec les justificatifs réguliers.

Comptabilité sur ce qui a été facturé

Les dépenses et les recettes sont relevées au moment de l'émission des factures aux clients ou de la réception des factures des fournisseurs.

Voir aussi: registre clients et fournisseurs

1. Tenir séparées les factures qui ont été émises et celles qui ont été reçues.
2. Vérifier régulièrement les factures en suspens à encaisser.
   Une fois la date d'échéance passée, il est utile d'envoyer un rappel de paiement.
   Il ne faut pas laisser passer trop de temps, occupez-vous d'encaisser les factures impayées. C'est une activité qui prend du temps, mais elle est fondamentale.
3. Quand vous enregistrer l'émission des factures en comptabilité, notez sur la facture l'enregistrement qui a été fait.
   Dans l'écriture, utilisez la colonne "PièceOriginale" pour y insérer le numéro de facture.
4. Une fois que les factures ont été payées, déplacez-les dans la section "payé" et enregistrez-les en comptabilité.
   Quand vous les avez enregistrées, notez sur le document l'enregistrement en comptabilité.

Ecritures / fréquence

• Il est utile d'enregistrer la comptabilité de façon régulière (quotidiennement, par semaine, par mois).
• Nous vous conseillons vivement de ne pas négliger les enregistrements comptables, pour avoir des données toujours mises à jour et pour pouvoir évaluer le progrès de votre activité.   
• En parcourant les différentes charges, il est facile de s'apercevoir des différentes dépenses que vous avez fait.
• La comptabilité ne se fait pas seulement pour les impôts.