Presentiamo sinteticamente le regole principali per imparare a gestire la contabilità in partita doppia.

La contabilità in partita doppia si basa su quattro categorie di conti principali.

ATTIVI	I conti che rappresentano gli elementi positivi del patrimonio
PASSIVI	I conti che rappresentano gli elementi negativi del patrimonio
COSTI	I conti che rappresentano delle spese (ma non quelle relative all’acquisto di beni patrimoniali)
RICAVI	I conti che rappresentano dei guadagni (non quelli conseguiti con la vendita di beni patrimoniali)

Il conto è un’entità che raggruppa importi appartenenti alla stessa categoria di movimento. Ogni conto deve essere registrato in dare o in avere a dipendenze del tipo di movimento contabile.
 

Il dare e l’avere

La regola del Dare e dell’Avere rappresenta un punto fermo su cui ruota tutta la contabilità in partita doppia.

La regola generale

ATTIVI

→

DARE

PASSIVI

→

AVERE

COSTI

→

DARE

RICAVI

→

AVERE

Gli attivi, i passivi, i costi, i ricavi sono soggetti a continue variazioni: aumenti e diminuzioni

Le variazioni in aumento

AUMENTO ATTIVI

→

DARE

AUMENTO PASSIVI

→

AVERE

AUMENTO COSTI

→

DARE

AUMENTO RICAVI

→

AVERE

Le variazioni in diminuzione

DIMINUZIONE ATTIVI

→

AVERE

DIMINUZIONE PASSIVI

→

DARE

DIMINUZIONE COSTI

→

AVERE

DIMINUZIONE RICAVI

→

DARE

Gli strumenti della contabilità in partita doppia

La contabilità in partita doppia si avvale dei seguenti strumenti principali: il Piano dei Conti, il Giornale, il Bilancio, il Conto Economico.
 

Il Piano dei conti

È l’elenco di tutti i conti che raggruppano le diverse categorie di movimenti
(es. cassa, banca, acquisti, vendite ecc.).

Chi utilizza Banana Contabilità, deve semplicemente prendere un piano contabile già predefinito, adattarlo alle proprie esigenze e inserire le registrazioni. Tutto il resto viene elaborato dal programma.

Il Giornale

È l’elenco di tutte le operazioni che quotidianamente influenzano l’attività (prelevamenti, versamenti, acquisti, vendite, pagamento dei salari, degli affitti, ecc..) e corrisponde a quello che la maggior parte delle piccole ditte già tiene anche se solo su carta o su Excel, per poi consegnarlo al commercialista.

Il Bilancio

È un schema riassuntivo degli attivi e dei passivi. La differenza tra gli attivi e i passivi rappresenta l’ammontare del capitale netto dell’azienda.

Il Conto economico

È uno schema riassuntivo di tutti i costi e di tutti i ricavi. Il saldo rappresenta il risultato d’esercizio (utile o perdita).

 

A chi usa la Contabilità doppia di Banana Contabilità appare strano che i ricavi (vendite) e i passivi (capitale proprio) appaiono in negativo, normalmente ci si aspetta che le vendite appaiano in positivo e i costi in negativo.

La contabilità in partita doppia si basa sul principio del dare e avere che di regola appaiono su due colonne separate. Se gli importi in dare e in avere appaiono su una colonna, la matematica della contabilità in partita doppia prevede l'utilizzo del segno negativo (-) affiché gli importi in dare siano distinti da quelli in avere.

Banana riprende totalmente la logica matematica della contabilità in partita doppia e quindi indica gli importi in avere con il meno (e in rosso per fare in modo che l'utilizzatore possa distinguere ancora meglio gli importi in dare e in avere). Nella contabilità in partita doppia gli importi in negativo (avere) non hanno il medesimo significato della contabilità che si basa sulle entrate e uscite.

L'indicazione degli importi in avere in negativo è un sistema molto più efficace rispetto ad altri sistemi che aggiungono dei segni agli importi; per esempio la parentesi, segni come CR o DEB.

Questo sistema si basa su semplici equazioni matematiche che assicurano la correttezza della contabilità. Non è un caso che il metodo della contabilità in partita doppia sia stato proprio codificato nel 1494 da Luca Pacioli, uno dei più illustri matematici del Rinascimento italiano, maestro anche di Leonardo da Vinci. Nella sua "Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita" Luca Pacioli non ha trattato solo della contabilità in partita doppia, ma anche di altre questioni matematiche.

Nel rinascimento non c'erano i calcolatori elettronici, e quindi si usava indicare gli importi in dare e in avere su colonne separate in quanto risultava più facile fare le somme. Oggi con i computer non si devono fare i calcoli e il problema principale è quello di usare un sistema facilmente comprensibile all'utilizzatore che sia al tempo stesso facile e lineare.

Per chi è interessato alla matematica della contabilità e delle equazioni su cui poggia Banana Contabilità può essere interessante il chiarimento che segue.

Dare/Avere

La contabilità in partita doppia poggia sul principio che ogni movimento venga annotato sia in dare che in avere e gli importi devono pareggiare.

Dare = Avere

Il saldo (la differenza totale del dare e avere) deve sempre essere uguale a zero

Dare - Avere = 0

Per facilità di distinzione (molto utile quando si lavora sullo schermo) gli importi in avere sono indicati in rosso con il segno meno davanti.

Dare + (-Avere) = 0

 

Due esempi di registrazioni	Dare	Avere		Dare + (- Avere)
Entrata Cassa	200			200
per vendita prodotti		200		-200
Pagamenti diversi con Cassa		170		-170
per acquisto merci	100			100
per spese cancelleria	50			50
Piccole spese	20			20
Totale	370	370		0
Saldo (Dare - Avere)	0			0

Bilancio e Conto Economico

La matematica della contabilità in partita doppia prevede l'uso di due "conti".

• Conto Bilancio (Bilancio) tiene nota dello stato finanziario a un certo punto.
  • il Dare rappresenta gli Attivi
  • l'Avere rappresenta i Passivi
• Conto Economico (Perdite e profitti) tiene nota dell'evoluzione.
  • il Dare rappresenta i Costi
  • l'Avere rappresenta i Ricavi

I movimenti sono registrati nei conti del Bilancio (attivi e passivi) e del Conto economico (costi e ricavi).

	Bilancio			Conto Economico
Registrazioni	Attivi	Passivi		Costi	Ricavi
Entrata Cassa	200
per vendita prodotti					200
Pagamenti diversi con Cassa		170
per acquisto merci				100
per spese cancelleria				50
Piccole spese				20
Totale	200	170		170	200
Saldo (differenza dare -avere)	30			30

 

Equazione con due colonne
Dare = Avere	370 = 370
Attivi + Costi = Passivi + Ricavi	200 + 170 = 170 + 200
Attivi - Passivi = Ricavi - Costi	200 - 170 = 200 - 170
Saldo = Saldo	30 = 30

Le medesime registrazioni possono essere rappresentate su una colonna unica (avere in negativo).

Il risultato è evidentemente il medesimo.

Registrazioni	Bilancio		Conto Economico
Entrata Cassa	200
per vendita prodotti			-200
Pagamenti diversi con Cassa	-170
per acquisto merci			100
per spese cancelleria			50
Piccole spese			20
Saldo (dare -avere)	30		-30

 

Equazione singola colonna (avere in negativo)
Dare - Avere = 0	270 - 270 = 0
Attivi + Costi - Passivi - Ricavi = 0	200 + 170 - 170 - 200 = 0
Attivi - Passivi - Ricavi + Costi	200 - 170 - 200 + 170 = 0
Saldo - Saldo = 0	30 - 30 = 0

Equazioni per il calcolo del risultato d'esercizio

Il risultato d'esercizio è il saldo (Dare - Avere) del Conto Bilancio e del Conto economico.

Equazione doppia colonna
Attivi - Passivi = Ricavi - Costi	200 - 170 = 200 - 170
Saldo di Bilancio = Saldo di Conto economico	30
Saldo di Bilancio = Attivi - Passivi	30

 

Equazione per la determinazione del risultato (su due colonne)
Utile	Attivi > Passivi	Costi < Ricavi
Pareggio	Attivi = Passivi	Costi = Ricavi
Perdita	Attivi < Passivi	Costi > Ricavi

Si ha un utile quando gli attivi sono maggiori dei passivi e i ricavi maggiori dei costi.

Si ha una perdita quando i passivi sono maggiori degli attivi e i ricavi sono minori dei costi.

Equazione singola colonna (avere in negativo)
Attivi - Passivi - (Ricavi - Costi) = 0	200 - 170 - (-200 - 170) = 0
Saldo di Bilancio - Saldo conto economico = 0	30 - 30 = 0
Saldo di Bilancio	30
Saldo di Conto economico	-30

 

Equazione per la determinazione del risultato d'esercizio su una colonna
Utile	Attivi - Passivi > 0	Costi - Ricavi < 0
Pareggio	Attivi - Passivi = 0	Costi - Ricavi = 0
Perdita	Attivi - Passivi <0	Costi - Ricavi > 0

Si ha un utile se il saldo del Bilancio è positivo e il saldo del Conto economico è negativo.

Si ha una perdita se il saldo del Bilancio è negativo e il saldo del Conto economico è positivo.

Uso della notazione a colonna singola

La notazione a doppia colonna è ideale per le scritture su libri di carta. Gli importi in dare e in avere sono iscritti su colonne separate. I totali sono calcolati alla fine della pagina e il calcolo dei risultati viene fatto alla fine del periodo.

I sistemi computerizzati offrono la possibilità di mantenere costantemente aggiornato il saldo dei conti. Per i calcoli i programmi usano quindi di regola la notazione a singola colonna con gli importi in dare in positivo e quelli in avere in negativo. Per usare la notazione a doppia colonna, i programmi dovrebbero registrare in Bilancio gli importi in avere in negativo e nel conto Economico registrare gli importi in avere in positivo e quelli in dare in negativo.

Dal punto di vista della programmazione questa soluzione è più complicata e quindi la gran parte dei programmi usano internamente la matematica a colonna singola e solo per la presentazione la notazione a colonna doppia.

Banana Contabilità usa invece in modo sistematico il segno meno per indicare gli importi in avere. L'utente deve inizialmente abituarsi, ma questo sistema ha il vantaggio di essere lineare, e permette una comprensione maggiore della matematica che sta alla base della contabilità in partita doppia, specialmente quando si richiedono dei ragionamenti più complessi come per la registrazione degli ammortamenti, degli utili di fine anno o dell'Iva da versare o recuperare.

Per la presentazione del Bilancio e del Conto economico è comunque sempre più adatta la logica della doppia colonna.

Quindi le stampe del Bilancio e del Conto economico che servono alla presentazione dei risultati, sono redatti con Attivi, Passivi, Costi e Ricavi sempre in positivo e quando il Conto economico è presentato in forma scalare (Ricavi meno costi) i Ricavi sono indicati in positivo e i costi in negativo.

 

Alla base della contabilità ci sono i documenti e giustificativi contabili.

Il tipo di organizzazione contabile dipende dalla dimensione dell'attività e dal volume dei documenti.
L'organizzazione deve essere adattata alle proprie necessità.

Qui di seguito si da un'indicazione di soluzioni che si sono rilevate molto utili.

I diversi tipi di documenti

È importante distinguere e organizzare i diversi tipi di documenti:

• Documenti di base: contratti d'affitto, d'abbonamento (telefonico), statuti, contratti d'assicurazione e tutto quanto viene firmato una volta sola e ha rilevanza su più anni.
  Questi documenti devono essere custoditi in un classificatore separato.
  Per documenti molto importanti (garanzie ricevuto, ..) può essere utile fare una fotocopia e tenere l'originale in una cassetta di sicurezza o in un luogo più sicuro.
  Non bucate i documenti importanti ma metteteli in mappette trasparenti.
  Questo classificatore è la base della vostra ditta/attività e dovete tenerlo con cura.
• Documenti base relativi ai dipendenti: per i contratti di lavoro, delle assicurazioni del personale e altro è opportuno tenere un classificatore a parte.
  Se la documentazione tende ad essere voluminosa, si consiglia di utilizzare un classeur per tematica
• Dichiarazioni IVA: è utile tenere un classificatore apposito con le varie dichiarazioni che presentate regolarmente (trimestrali, semestrali, annuali). I documenti relativi all'affiliazione IVA o altri documenti generali è più utile conservarli assieme ai documenti base.
• Giustificativi contabili dell'anno: si tratta di ricevute, fatture o altro che sono legati a una spesa o a un incasso.
  I giustificativi contabili devono essere tenuti in modo separato anno per anno. Per ogni anno contabile avrete quindi un classificatore con i giustificativi contabili.

Giustificativi contabili

Un buon ordine quotidiano è il presupposto per registrare le operazioni contabili e avere sotto controllo la situazione aziendale, come la liquidità, l'ammontare dei crediti e dei debiti, ecc.

1. Tutti i giustificativi contabili (ricevute, fatture, scontrini) devono essere conservati di regola per almeno 10 anni.
2. Classificare e ordinare per data i giustificativi contabili assieme alle relative ricevute bancarie di pagamento/ bonifico.
3. Gli estratti conto devono essere tenuti assieme ai giustificativi.
4. Annotare sul giustificativo (estratti e altro) un numero progressivo. Grazie a questo numero, da inserire nella colonna Doc, riuscirete a trovare, partendo dalla contabilità, il documento contabile.
5. Alla fine dell'anno stampate una copia del giornale e conservatelo assieme ai giustificativi.
6. Ogni anno di regola si cambia classificatore dei giustificativi contabili.

In contabilità ci sono due criteri per registrare le operazioni contabili:

• contabilità sull'incassato: le fatture vengono registrate solo al momento del pagamento (fornitori) e dell'incasso (clienti).
• contabilità sul fatturato: le fatture vengono registrate al momento del ricevimento (fatture dei fornitori) e dell'emissione (fatture ai clienti).

Le piccole imprese non soggette a IVA possono contabilizzare sia con uno o l'altro metodo, mentre le imprese soggette a IVA devono scegliere un criterio che deve essere autorizzato dall'Ufficio IVA di Berna. In alcuni casi l'Ufficio IVA può imporre il criterio da utilizzare. Quando viene autorizzato un determinato criterio non è possibile cambiare, a meno che non venga fatta espressa richiesta presso le autorità competenti.

Contabilità sull'incassato

I costi e i ricavi vengono rilevati solo al momento in cui le fatture vengono pagate e incassate.

1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
   Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture non pagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Una volta che le fatture sono pagate inserirle assieme ai normali giustificativi.

Contabilità sul fatturato

I costi e i ricavi si rilevano al momento in cui si emettono le fatture verso i clienti o si ricevono le fatture dai fornitori.

Vedi anche:

tenuta partitario Clienti  e Fornitori

1. Tenere separate le fatture emesse e quelle che avete ricevuto.
2. Verificare periodicamente le fatture in sospeso da incassare.
   Appena è trascorso il termine di pagamento è utile inviare un sollecito di pagamento.
   Non lasciate trascorrere troppo tempo, preoccupatevi di incassare le fatture impagate. È un'attività che richiede tempo, ma è fondamentale.
3. Quanto registrate in contabilità l'emissione della fattura annotate sulla fattura l'avvenuta registrazione.
   Nella registrazione utilizzate la colonna "Doc. Originale" per inserire il numero di fattura.
4. Una volta che le fatture sono pagate spostatele nella sezione pagate e registratele in contabilità.
   Quando avete registrato annotare sul documento l'avvenuta registrazione in contabilità (p.es. con un visto)

Registrazioni / frequenza

• È utile registrare la contabilità con una certa frequenza (giornalmente, settimanalmente, mensilmente).
• Consigliamo vivamente di non trascurare le registrazioni contabili per avere i dati sempre aggiornati e valutare l'andamento della propria attività.
• Scorrendo i vari costi potete rendervi facilmente conto delle diverse spese che avete fatto.
• La contabilità non si tiene solo per il fisco.