打开,保存,复制和备份

打开一个文件

磁盘上的数据被加载到内存中,可以在其中进行处理。

  • 如果会计文件在本地计算机上或者它们可以通过网络访问,那么就可以在Banana财务会计软件中被打开。
    如果它们通过电子邮件被发送,那么在打开它们之前,您需要把它们移动到一个计算机文件夹中。
  • 在同一时间只能有一个用户编辑文件。
    如果您要编辑受保护的文件或者其他用户正在使用该文件,那么为了保存您进行的更改,您需要使用另外的名字来保存该文件。
  • 在下列情况中,Banana金融财务会计软件会通知您打开了一个只读文件:
    • 该文件位于不可写的磁盘上 (CD-ROM)
    • 该文件位于临时不可写的文件夹中
    • 该文件被保护或用户没有编辑的权限
    • 该文件已被另一个用户打开
    • 该文件已被同一用户打开,但是在另外的会话中

如何查找 .ac2 文件

如果您忘记了文件所在的位置,那么您可以使用Windows资源管理器或Mac搜索功能来进行搜索。

在Windows系统的电脑上寻找您的会计文件

Banana 的会计文件拥有 .ac2 或 .sba 的扩展名。Windows的搜索工具将根据您的Windows版本而有所不同。

  • Windows 10: 单击应用程序栏上的搜索图标,然后输入“ac2”或“sba”或您的文件名,并单击文档箭头。
  • 从Explorer文件管理器中输入“* .ac2”扩展名,“* .sba”扩展名或您的文件名,并让Windows来寻找它。
  • 当您位于 Banana金融财务会计软件内的“打开”对话框时 (文件菜单 -> 打开命令), 在右上角的搜索框中输入“* .ac2”或“* .sba”扩展名,然后点击搜索的图标 ,或者选择要让Windows查找您文件的目录。

在Mac电脑上寻找您的会计文件

  • 当您位于 Banana金融财务会计软件内的“打开”对话框时 (文件菜单 -> 打开命令), 在右上角的搜索框中输入“* .ac2”,“* .sba”扩展名或者文件名称中的一部分。通过使用图标,选择要在哪里查找您的文件(在整个计算机或选定的文件夹内)。
  • 打开Finder,在搜索框中输入“ac2”或“sba”或属于文件名的单词。
  • 右键单击Finder图标,然后单击搜索,然后输入“ac2”或“sba”或属于文件名称的单词。

 

保存一个文件

使用保存另存为...的命令, 数据将被存储在硬盘上。现有的磁盘数据被替换为新的。

  • 一个用户可以在同一时间保存一个单一文件。
    在文件没有被其他用户使用的情况下,该文件可以被该用户保存。
  • 文件可以被保存在任何地方。
    您可以在首次保存文件时输入文件名和存储文件的位置,或者在“文件”菜单中使用“另存为”命令的时候输入。
    作为第一选项,Banana金融财务会计软件会建议您将我的文档文件夹作为.ac2文件的目标文件夹,但您也可以通过使用浏览进行更改。
  • 如果您正在管理不同的会计文件,我们建议您为每个公司和每个会计年度创建一个单独的文件夹。
  • 每个文件可以受密码保护。

自动保存

Banana会计软件会把您的工作自动创建和保存在以"自动保存"("autosave") 为名称开头的临时文件中。在您点击了保存键进行保存或退出程序的时候,此临时文件会被删除。如果您的电脑在您工作期间出现了死机或关机的情况,通过打开此文件来恢复您的数据是可能的。

当程序崩溃后重新打开时,会检查临时自动保存文件是否被删除,会出现一条信息,恢复自动保存的文件,询问是否要找回该文件。

工具栏菜单的基本设置命令中,可以设置 Banana财务会计软件执行此自动保存的频率。

 

会计文件 (*.ac2)

  • 不论您使用哪种操作系统,由Banana会计软件创建的文件都会有一个 "*.ac2" 的扩展名。
  • .ac2文件格式是Banana财务会计软件的特定格式。保存的时候,所有数据都会被压缩并被批量保存。
  • Ac2会计文件与不同的操作系统兼容 (Windows, Mac 和 Linux)。您可以把这个文件保存在Window的操作系统中, 然后在Mac机上将其打开和进行编辑, 之后也可以再在Linux或Windows机上将其打开。
  • 每个文件都可以电子邮件附件的形式进行发送,也可以在不同的操作系统上进行编辑,以及重新回传至发送者。
  • 会计文件与Banana软件本身是完全分开的,在Windows操作系统的扩展名为.exe。
  • Mac的安装文件以.dmg为扩展名,而Linux操作系统的则以.deb, .rmp 或 .tgz 为扩展名。

 

复制或移动会计文件

Banana财务会计软件可以将文件保存在任何被操作系统识别为可重写磁盘的驱动器上。
在不可重写的驱动器 (CD或DVD) 上,Banana财务会计软件只能读取文件。

可以移动 *.ac2 文件:

从一个文件夹到另外一个文件夹:

复制并将它们移动到新的目标文件夹中(一旦粘贴,如有必要,可以从原文件夹中删除)。

  • 使用 Windows Explorer (Windows) 或 Finder (Mac) 查找保存文件的文件夹。

从一台电脑到另一台电脑:

  • 将文件保存在U盘上,然后转移到新电脑上:
    • 在Banana财务会计软件中打开要移动的文件。
    • 文件菜单 → 另存为的命令中,选择记忆棒(U盘)作为存储地点。
    • 您也可以通过打开Windows资源管理器,将会计文件拖动到记忆棒驱动器上进行复制。
  •  将文件作为电子邮件附件发送到新的电脑上。

删除或重新命名会计文件

Banana财务会计软件没有删除或重命名文件的功能。为了做到这一点,您必须使用操作系统的相关功能 (Windows资源管理器或Mac中的Finder)。

systemsDropBox、Google Drive和其它同步系统。

Banana财务会计软件与DropBox和Google Drive等系统兼容,可以将文件与云存储服务同步。
Banana财务会计软件会覆盖*.ac2文件并删除*.ac2.bak文件。在删除的文件列表中,您可以找到*.ac2.bak文件以前的版本。

更改可视化

Banana财务会计软件的安卓版本直接与Dropbox服务器合作。如果您在电脑上进行修改,一般要等几秒钟才能在服务器上看到修改,然后才能在Banana财务会计软件的文件上看到所做出的更改。

为确保文件与计算机上的服务器正确同步,文件必须标有绿色勾选。
如果您没有看到同步符号 (绿色、红色、蓝色),您必须更新计算机上安装的Dropbox应用程序。

另一种从电脑上检查同步状态的方法是点击底部栏的Dropbox符号:

File synchronization on Dropbox or Goole Drive

此外,在安卓系统上,当您正在使用应用程序时,不会启动同步。因此,您需要先将其关闭,然后再重新打开。

警告:

Banana财务会计软件无法注意到您是否在几台电脑上同时打开和编辑文件,因此可能会出现一个人删除数据或另一个人添加新数据的情况。只有最后保存的文件副本才会被保存。
您必须注意避免不同的用户在同一时间内对同一文件进行编辑并保存的现象。


相关资料:

Enter password

When the user opens a password-protected file, a dialog box appears to enter the password. 

Enter password dialog

NOTE

When the previous year is password-protected, and you want to execute the Enhanced Balance Sheet with groups command , or resume transactions from the previous year, the programme will ask you to enter the password for the previous year.

To avoid being repeatedly asked to enter the password, one of the following steps must be taken:

  • Enter the same password also in the new year
  • Save the file after entering the password for the previous year (the password will remain stored)
    If, however, you move the new year or the previous year to a new folder, you will have to re-enter the password (this is the case if you open documents from shared folders that may have different paths from computer to computer). If the file refers to several years, e.g. 2022, 2021, 2020, ... it will be necessary to open each file (thus 2022, 2021, 2020, ...) and re-enter the password for the previous year (2021, 2020, ...) in each year, then save each file.
  • Delete the previous year file link in File and accounting properties > Options > File from previous year (this solution is only recommended if the previous year link is no longer required)

数据备份

安全副本 (备份)

Banana 财务会计软件允许您选择媒体和目录来保存您的会计文件。您可以在本地电脑、网络电脑或云端组织文件。不包括备份管理系统。

我们建议您创建外部备份副本,以弥补任何数据损失,例如由于计算机崩溃、硬盘缺陷或其它原因造成的损失。

  • 对于Mac,使用 "时间机器 "功能
  • 对于Windows,使用 "文件历史 "功能
  • Dropbox、OneDrive、iCloud、Google Drive提供了保留先前版本的可能性。

市场上还有其它程序允许您自动创建数据的备份。

.bak 文件

当保存程序成功后,Banana财务会计软件会用最新的会计数据替换现有文件的内容:

  • 数据被保存在一个临时文件中。
    只有在保存操作正确完成的情况下,保存在磁盘上的数据才会被替换成先前存在的数据。
  • 创建备份 (.bak) 的选项,来自工具栏菜单 → 基本设置的命令 → 文件处理选项,默认情况下是激活的,它会以相同的名称重命名现有文件,并添加扩展名".bak"。
    一个新的文件被创建,名称为 "文件名.ac2.bak",其中包含保存前的数据。

如果一个文件被损坏,您可以在保存前通过打开.bak文件,在Banana 财务会计中拖放或使用文件菜单 → 打开的命令来恢复该文件。

从*.bak文件中恢复数据

当出于任何原因您找不到会计文件时,可以从程序自动运行的备份副本中将其恢复。

如何操作:

  • 打开会计文件所在的文件夹。
  • 打开扩展名为.bak的文件。如果它没有出现在文件夹中,在下面的窗口中选择 "文件类型 "所有文件(*.*)。
  • 一旦文件被打开,将其保存为文件的格式。通常情况下,它被赋予与丢失的文件相同的名称。

自动保存

Banana财务会计软件会自动创建并将工作保存在一个临时的文件中。 当您保存或正常退出程序时,这个临时文件会被删除。如果电脑突然关机,可以用这个文件恢复数据。

已损坏的.ac2文件

电脑有时会出现技术问题或被病毒感染。有时,通过电子邮件发送的文件会被损坏。因此,拥有备份文件是很有用的。
如果您的文件由于技术错误而被损坏,我们的支持部门可以核实数据是否可以恢复,此项服务需要付费

 

恢复自动保存的文件

当以下对话框出现时,说明程序被非正常的关闭了,并且可能无法保存之前对文件所做的修改。

当项目再次被打开时,它可以检测到之前自动保存(临时文件)的文件还没有被取消,并询问您是否想要恢复这些文件。

autosave

您可以从以下选项中进行选择:

  • 恢复
    • 自动保存的文件被复制并且替换原有的文件
    • 原文件被重命名为对话框中所提示的名字
  • 不要恢复
    • 原文件和自动保存的文件均会被保留
    • 该项目不会再进行提示自动保存文件已被保留
  • 忽略
    • 原文件和自动保存的文件均会被保留
    • 当您下次再打开该项目时,系统依然会进行提示:发现自动保存文件中未保存的改变

这些未被恢复的自动保存文件将会被保存,并且需要被手动删除。


如果程序停止工作

如果程序被正常关闭,它将会询问是否需要保存修改,以及是否需要删除自动保存文件。

然而,程序也有可能由于以下原因被非正常地意外关闭:

  • 意外断电或者由其他程序引起的操作系统被突然停止
  • 可能导致程序崩溃的问题
    • 由于其他程序或状况导致的操作系统或驱动停止工作。
      尝试重启您的电脑,并且不要与其他程序同时进行。
    • Banana财务会计软件中的问题
      通常情况下,如果多次重复某些相同的命令会导致程序崩溃。
      如果程序在截然不同的状况下突然中断,这极有可能是由电脑的操作系统问题引起的(见上文)
      • 首先,确保您使用的是最新版本的软件;然后,及时安装更新;以上问题就会同时解决。

 

联系技术支持

检测程序中断的情形:

  • 明确程序中断的情形非常重要,这样才可以让技术人员模拟并诊断问题
  • 当您联系技术服务时:
    • 请描述如何重现问题 - 描述错误发生情形
    • 输入您的操作系统详情(您可以在工具栏菜单中的基本设置命中内的系统信息中复制)
    • 如果同样的错误总是在某个特定文件中发生,请发送一份该文件的拷贝(注意移除保密数据)

 

工作文件的本地副本

每个桌面应用程序最重要的要点之一就是保存文件的过程。用户所做的工作和输入的数据不会丢失。 万一发生电脑出现故障,我们必须将丢失的工作量减至最低。

Banana财务会计+ 中,我们引入了一种保存文件的新策略。从用户的角度来看,什么都没有改变,但是在软件内部,我们进行了一些重要的改进,以使保存文件的过程更加安全和可靠,并且针对在云驱动器和移动设备上的使用进行了优化。

如何运行

通过新的保存和恢复的过程,Banana财务会计软件将对打开的文件进行本地复制,然后您就可以在相关设备上 (电脑,移动设备,平板电脑)进行工作,直到用户保存文档为止;此时,Banana财务会计软件会将更改复制回源文件。 同时,也会定期将文档的更改保存到本地副本。

具体来说,Banana财务会计软件会执行以下操作:

  • 用户选择一个要打开的文件 (源文件)。
  • Banana 会复制源文件的本地副本。
  • Banana 锁定源文件,以防止多个用户进行更改。
  • Banana 读取本地副本。
  • Banana会定期 (在默认情况下为每2分钟) 将文档的更改保存到本地副本。
  • 当用户单击保存按钮时,Banana将文档保存至源文件。
  • 关闭文件后,Banana会解锁源文件并删除本地副本。
  • 如果应用程序无法正确关闭文件或将文件保存到原始位置 (断电等),则本地副本仍保留在用户设备上,并且在下次启动Banana时可恢复文件内容。
  • 如果文件暂时不可用 (即:文件位于断开连接的共享磁盘或U盘上),则用户可以继续工作,并将文档的更改保存到本地副本,直到文件再次可用。

本地副本既是工作文档,也被当做恢复文档。

优势

自动保存始终处于激活的状态,因此丢失的最大工作量相当于工作的最后两分钟 (在使用默认的自动恢复设置的情况下)。

对该文件的访问不需要一直可用。 即使该文件暂时不可用(即:它位于断开连接的共享磁盘或U盘上),用户也可以继续工作并将更改保存到本地副本中,直到共享磁盘再次可用为止。

本地副本未同步到云端。 因此,可以提高应用程序的性能,并将发送到云端的数据量减少到最少。

在所有操作系统上,实现过程都是相同的:Windows,macOS,iOS,Linux,Android和Webassembly,无论文件保存在何处。

恢复

在应用程序中断的情况下,本地副本保留在用户设备上。在下一次启动Banana财务会计软件的时候,该应用程序将警告用户有未保存的更改。

然后,用户可以选择以下三种可能性:

  • 打开被恢复的文件;
    然后,用户可以决定保存恢复的文件还是将其丢弃。
  • 忽略警告;
    用户将选择下次做什么。
  • 丢弃恢复的文件;
    恢复的文件将立即被丢弃。

当文件被打开,或被更改后未被传回源文件,本地副本将被存在用户的设备上。文件的本地副本仅在使用文件时才保留在用户的设备上。一旦关闭,其将被删除。

本地副本存储在系统用户数据下的隐藏文件夹中。 用户通常不需要访问此文件夹,我们也不建议您打开此文件夹。 如果我们的支持团队要求您打开此文件夹,则可以通过工具栏菜单 → 基本设置 → 高级 → 系统信息 →打开路径来访问它。

请您注意

此种执行方式:

  • 它不能替代良好的备份策略
  • 它不能替代版本控制系统

即使此新项功能非常安全和可靠,我们也不能100%保证它将始终100%无故障运行。因此,我们鼓励客户采用良好的备份策略和版本控制系统。

许多操作系统提供一些备份和版本控制功能。具体请您查看操作系统的文档。

 

与之前版本的文件相兼容

Banana财务会计软件的文件与从第5.12版开始的,以前的版本相兼容。
这意味着文件可以被任何Banana财务会计版本的软件读取和编辑。

我们尽可能地保留兼容性,以便文件可以与不同版本的程序进行交换:

  • 较新的版本实现了早期版本中没有的新功能。使用这些功能会导致不兼容。当用旧版本的程序打开文件时,会警告不要使用该文件,因为可能会出现计算错误和/或数据丢失。
  • 较新的版本提供了新的应用程序。这些不能用旧版本打开。

下面我们列出了导致不兼容的更改列表。 如果您使用这些功能,您应该将程序更新到新版本。

第10版本 (Banana财务会计+ 2020)

  • 使用新的链接列。
    新版本引入了在任何表格的每一行中可链接文档的可能性,点击数据菜单 → 链接的命令。
    在以前的版本中,这种可能性只存在于发生业务表中。可以在所有的表格中添加链接是用户强烈要求的功能;不幸的是,这是不可能实现的,因为要保持与以前版本创建文件的兼容性。如果使用了链接功能,这些文件就不再与以前的版本相兼容。
    在新版本中,在打开文件的时候,每个表格都会添加一个链接列。在发生业务表格的文件链接列中包含的数据会被复制到新列,并删除文件链接列。
     
  • 会计应用功能:
    • 使用新的部门列。
    • 使用增值税代码进行反向征收。
    • 使用付款列。
    • 使用预算表中的开始公式列。
  • 工作时间表:
    • 添加了“工作时间”,和“因生病而缺勤”列。
    • 添加了一些补充列。
  • 发票的应用程序和库存
    在以前的版本中不被支持。

第 9 版本

  • 会计应用程序:
    • 项目表格。
    • 在发生业务表里的数量列。
    • 账户和增值税代码可用小写字母写摘要。
    • 按组生成资产负债表内新添加的功能。
    • PDF存档命令的新功能。
    • 新的打印功能。
  • 工作时间表:
    在以前的版本中不被支持。

第 8 版本

  • 会计应用功能:
    • 预算表
    • 文件表格
  • 文库与收藏:
    在以前的版本中不被支持。

第 7 版本

  • 会计应用功能:
    • 修改发生业务表中的增值税基础金额。