Groepen

Documentatie •
In dit artikel

Het groeperings- en totalisatie systeem

Banana heeft een heel praktisch en direct groepensysteem ontwikkeld waarmee u in de rekeningentabel alle informatie kunt opnemen die nodig is om de structuur te definiëren van de balans, resultatenrekening en andere onderdelen van de boekhouding.

Het groepensysteem is flexibel; hiermee kunt u een rekeningschema voor elk land implementeren en het tegelijk aan de specifieke behoeften van uw bedrijf aanpassen. Zowel heel eenvoudige als erg ingewikkelde schema's en presentaties kunnen worden gemaakt met meervoudige niveaus van totalisatie, voor ieder soort boekhouding.

Nog een voordeel van dit systeem is dat u de resultaten direct kunt te zien kunt krijgen. Bij iedere rekening en groep kunt u meteen het saldo zien, de mutaties en het budget. Totalen worden meteen bijgewerkt terwijl u uw bestand aanpast.

Het Banana groepen- en totalisatiesysteem is gebaseerd op het gebruik van twee kolommen van de rekeningen- en categorieëntabel:

  • Groep (TOTAAL rij)
    • Als een groep identificatie wordt ingevoerd in een rij dan wordt de rij een TOTAAL rij.
    • In deze rij worden de bedragen van de kolom Tel op in opgeteld die dezelfde identificatie bevatten.
    • Als er een groep is in een regel kan er geen rekening zijn.
  • Tel op in
    • Telt de bedragen in deze rij op in de aangegeven groep.
    • Voor iedere rij met een rekening of een groep geeft u de groep aan in welke deze regel opgeteld moet worden.
    • Het getal dat hier gebruikt wordt moet één van de getallen zijn die gedefinieerd zijn in de Groep kolom.

Met dit systeem kan een rekening getotaliseerd worden in een groepsrij, de groep in een andere groep en zo verder... om zo diverse totalisatieniveuas te creëren. Dit totalisatiesysteem is erg krachtig en flexibel, maar het kost wat tijd om er aan te wennen om het echt goed te kunnen gebruiken.

De opzet van de structuur van het rekeningschema

Het rekeningschema kan in Banana Boekhouding voornamelijk worden opgezet op twee verschillende manieren:

1. Structuur zonder subgroepen (of subtotalen).

In dit geval is de structuur erg eenvoudig. U maakt een lijst van alle rekeningen zonder subgroepen en telt alle rekeningen of categorieën op in de hoofdgroepen:

Voor Dubbel boekhouden:

  • Activa
  • Passiva
  • Uitgaven
  • Inkomsten

Voor een inkomsten/uitgaven boekhouding of Cash Manager (met categorieëntabel):

  • Inkomsten
  • Uitgaven

2. Structuur met subgroepen

De structuur is complexer. De rekeningen of categorieën van de hoofdgroepen worden verdeeld in verschillende subgroepen die op hun beurt worden opgeteld in de overeenkomstige hoofdgroepen.

Hier laten we de structuur zien van het rekeningschema met een voorbeeld van een onderverdeling in subgroepen in een dubbele boekhouding. Iedere subgroep kan op zijn beurt:

  • Activa

    • Vlottende activa
      • Contanten en equivalenten
      • Klanten
      • Voorraad
    • Vaste Activa
      • Meubilair
      • Machines en uitrusting
      • Computers, software.
  • Passiva

    • Vreemd vermogen
      • Leveranciers
      • Bank leningen
      • Andere kortetermijnschulden
      • Langetermijnschulden
    • Eigen vermogen
      • Eigen vermogen
      • Reserve fondsen
      • Overgedragen winst en verlies
      • Winst over het boekjaar

U kunt op elk moment vanuit de rekeningentabel door menu Bestand → Afdrukken of Afdrukvoorbeeld het rekeningschema of een gedeelte ervan afdrukken.
Vanuit de rekeningentabel heeft u altijd een afdruk van het controlesaldo door de weergave Transactie.

Voorbeelden van de hoofdgroepen in het Dubbel Boekhouden

Ieder boekhoudbestand model gebruikt zijn eigen totalisatiesysteem. Hierna worden de hoofdgroepen van het Dubbel Boekhouden uitgelegd.

In het Dubbel Boekhouden moet het totaal van de Debet saldi (positief) samen met de Credit saldi (negatief) een 0 (nul) opleveren.

  • De 00 is de rij waar alle bedragen bij elkaar opgeteld worden.
    • Het is de "Summa summarum" van alle Debet & Credit saldi.
    • Als de Saldi kolommen geen nul opleveren is er een Debet/Credit verschil en is er hoogstwaarschijnlijk een fout gemaakt. In dat geval is het verstandig de boekhouding te controleren (zie volgende punt).
    • In de Debet en Credit kolommen van de Transacties weergave (Rekeningentabel) staan alleen positieve bedragen, dus ook in de rij van de 00 groep zal het totaal van de transacties niet gelijk zijn aan nul.

De volgorde van de berekeningen om tot het resultaat in 00 te komen is als volgt:

  • De 1000 rekening → groep 1 (Totaal Activa) → Groep 00
  • De 2000 rekening → groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00
  • De 3000 rekening → groep 3 (Totaal Uitgaven) → Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  → Groep 206 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) → Groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00.
  • De 4000 rekening → groep 4 (Totaal Inkomsten) → Groep 02 (resultaat Winst & Verlies rekening)  → Groep 206 (Winst/Verlies van het huidige jaar in de Balans) → Groep 2 (Totaal Passiva) → Groep 00.

Het resultaat van de Winst & Verlies rekening wordt toegevoegd aan het eigen vermogen

Zoals u kunt zien in het voorbeeld wordt de Groep 02 (Winst/Verlies van de Winst & Verlies rekening) opgeteld in de groep 206 passiva (resultaat van het huidige jaar).
Met deze organisatie van de groep hebben we meerdere voordelen:

  • In het lopende jaar wordt het bedrijfsresultaat weergegeven in de balans
  • Het Totaal Passiva komt overeen met het Totaal Activa (op voorwaarde dat er geen fout in de boekhouding zit).

Voorbeeld rekeningschema in de rekeningentabel

Toevoegen of verwijderen subgroepen

  • Ga op de regel staan boven de regel waar de nieuwe groep wordt ingevoerd
  • Voeg een regel toe met het commando Bewerken → Rijen toevoegen...
  • Typ het groepsnummer in de kolom Groep , een beschrijving en het GR nummer (kolom Tel op in) waarin u deze groep opgeteld wilt hebben.

Toevoegen van een totalisatieniveau

Met dit systeem is het makkelijk om totalisatieniveaus toe te voegen.
Als we een subgroep voor de contanten & bank rekeningen willen maken:

  • Voeg een lege rij toe achter de bank rekening
    • Voer de waarde 10 in de Groep kolom in
    • Voer de waarde 1 in de kolom Tel op in in
  • Geef Tel op in 10 aan in de rekeningen 1000 en 1020
  • De volgorde voor de berekening wordt:
    De 1000 rekening → Groep 10 (contanten & bank) → Groep 1 (Totaal Activa) → Groep 00.

Voorbeeld groep toevoegen

Als u een andere subgroep "Vlottende Activa" wilt toevoegen gaat u op dezelfde manier te werk:

  • Voeg een lege rij toe boven de rij van de Totale Activa
    • Voer de waarde 11 in de Groep kolom in
    • Voer de waarde 1 in de kolom "Tel op in" in
  • Geef de 11 aan de kolom "Tel op in" in "Klanten en Goederen voor verkoop (voorraad)" rijen.

Titelrijen (met Gr)

Ook in de titelrijen is het nuttig om de Gr (de groep van de Totaalrij) aan te geven waartoe deze rij behoort.
Op deze manier wordt de titel niet afgedrukt in de uitgebreide balans op groepen wanneer de rekeningen nul zijn.

Voorbeel titelrijen in de rekeningentabel

Verwijderen van subgroepen

Als de Rekeningentabel subgroepen laat zien die niet langer nodig zijn of ongewenst kunnen deze worden verwijderd. Verwijder eenvoudigweg de rij van de subgroep en verander de "Tel op in" van elke rekening die deel uitmaakte van die subgroep.

Controleren van de structuur

Als het Rekeningschema eenmaal opgezet is voer dan het menu Actie → Boekhouding controleren commando uit. Als er fouten zijn geeft het programma daarvan een melding.

Oneindige lus fout

Deze waarschuwing verschijnt als aan Groep wordt opgeteld in een Groep van een lager niveau waardoor een oneindige lus fout wordt veroorzaakt.
Er zou een oneindige lus ontstaan als, in het voorafgaande voorbeeld, de Activa Groep (1) zou worden opgeteld in Groep 10.
Het programma zou, nadat het de Groep 1 had berekend, het bedrag in Groep 10 optellen waarna dat op zijn beurt in Groep 1 opgeteld zou worden en daarna weer in 10 zonder dat er een eind aan kwam.

Winst & Verlies Rekening met Bruto Winst

Het is ook mogelijk een Winst & Verlies Rekening te gebruiken die begint met het totale Bedrijfsresultaat en die daar de kosten van aftrekt.
Hieronder staat een voorbeeld van het Zwitserse PME Rekeningschema.

Voorbeeld Zwitsers PME rekeningschema

Uitgebreid gebruik van het totalisatiesysteem

Het totalisatiesysteem is erg flexibel:

  • Het is mogelijk zowel Groepen als Rekeningen op te tellen in een Groep
    Dit is te zien in het eerder getoonde voorbeeld waar de Groep Liquide middelen (10) en de rekeningen (1030 en 1090) worden opgeteld in de Activa.
  • Het is ook mogelijk om de groep aan titelrijen toe te kennen
    Op deze manier wordt de titel van een groep niet afgedrukt als de groep niet in de afdruk voorkomt omdat deze nul is.
  • U kunt wat voor soort nummering ook gebruiken
  • U kunt tot honderd totalisatieniveaus creëren
    • De Totaal rij kan na de rijen staan
    • De Totaal rij kan voor de rijen staan
    • De Totaal rij kan totaal ergens anders staan op een aparte plaats
      Dit wordt gebruikt om registers te maken (bijvoorbeeld een klantenregister)
  • De rekeningen en de Groepen kunnen opgeteld worden in één enkele andere Groep.
    Het is niet mogelijk één en dezelfde rekening tegelijk in twee Groepen op te tellen.
  • Dit systeem wordt ook gebruikt om de Kostenplaatsen en de Segmenten op te tellen.
    Let er echter op geen verschillende groepen te gebruiken voor normale rekeningen en voor kostenplaatsen, omdat de resulterende bedragen dan niet correct zullen zijn. 

Optelling van de Rekeningkolommen

De berekeningsprocedure telt de kolommen met bedragen op:

  • De kolommen met bedragen gedefinieerd door het systeem worden opgeteld.
  • De kolommen met bedragen toegevoegd door de gebruiker worden opgeteld.

De volgorde van de berekening

Het programma berekent de totalen op de volgende manier:

  • Zet de waardes van de kolommen met Bedragen van de Groepen op nul
  • Telt de bedragen van de Rekeningrijen in de Groepsrijen (eerst berekeningsniveau)
  • Telt het saldo van de Groepsrijen in de Groepen van een hoger niveau
    Herhaalt de bewerking totdat alle niveaus zijn berekend.

Gerelateerde Documenten

 

Tell us how we can help you better
If the information on this page is not what you're looking for, is not clear enough, or is not up-to-date, let us know.

Share this article: Twitter | Facebook | LinkedIn | Email