Gestire i giustificativi contabili in formato digitale

Con Banana Contabilità puoi fare a meno della carta, puoi infatti tenere tutti i giustificativi (fatture, ricevute e altro) in formato digitale. Le righe di registrazioni possono essere collegate al file pdf o altro che contengono le ricevute e con un semplice click puoi visualizzare il contenuto.

Creare una cartella per i documenti digitali

È utile avere una cartella apposita dove mettere tutti i giustificativi in formato digitale (pdf e altro), vedi Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud).
Per trovare facilmente i documenti è opportuno anche usare sempre lo stesso metodo per dare il nome ai file digitali.

  • Nella cartella dove tieni il file della contabilità, crea una sotto cartella con il nome "giustificativi".
    • Usando una sottocartella i link nella registrazione saranno relativi al file, così che potrai aprire il collegamento anche usi il sistema di sincronizzazione su computer e sistemi operativi diversi.
    • È meglio che ci sia una cartella di giustificativi solo per un anno.
    • Se vuoi avere più cartelle di giustificativi, crea delle sottocartelle nella directory "giustificativi".
  • Tutte le volte che ricevi un giustificativo in formato digitale o lo digitalizzi tu, spostalo in questa cartella.
    • È consigliabile che il nome del file inizi con "anno-mese-giorno+cliente o fornitore + tipo documento".
      In questo modo i file saranno messi in automatico in ordine progressivo e ti sarà più facile gestirli.
      • 2022-01-15-TIM-fattura.pdf
      • 2022-01-31-Rossi Marco-fattura.pdf
    • Per la data è meglio usare quella del giustificativo, quindi della fattura, ricevuta apposta sul documento stesso.
    • Nella cartella, tutti i documenti risulteranno ordinati nella sequenza di data e saranno facilmente rintracciabili.
  • Quando inserisci una registrazione collegala a un documento digitale, tramite il comando Menu ->Conta2->Collegamento Aggiungi.
  • Per visualizzare, con l'applicazione predefinita, il contenuto del documento digitale,
    • Posizionati sulla riga di registrazione che ti interessa.
    • Menu ->Conta2->Collegamento Apri
    • Visualizzate la colonna "DokLink" e cliccate sull'icona di apertura del file.

Scansionare i documenti con l'App di Dropbox o altro

Le app per gli smartphone di Dropbox e altri applicativi di sincronizzazione dati, oltre a permettervi di condividere i file, consentono anche di fare la scansione di ricevute e salvarle direttamente in formato pdf.Rispetto alla semplice foto, ritagliano i contenuti, usano il formato pdf e permettono di inserire più documenti nello stesso file.

  • Avvia l'applicativo Dropbox (altri sistemi hanno funzioni equivalenti, che potrai facilmente scoprire sul tuo telefonino).
  • Usa il comando "Scansiona documento" .
  • Fotografa il documento.
    Per facilitare il ritaglio automatico, inserisci la ricevuto in una mappetta trasparente che contiene un foglio colorato o nero. 
  • Nell'anteprima hai a disposizione diversi comandi
    • Se necessario usa il comando Ruota l'immagine in modo che sia in verticale.
    • Puoi aggiungere un'altra pagina, ripetendo la scansione.
  • Scegli il formato pdf.
  • Dai il nome del file usando la data che leggi sul giustificativo.
    Se non hai una tua sistematica, usa il formato anno-mese-giorno, il nome della controparte e un'eventuale osservazione (2022-01-15-TIM-fattura.pdf".
  • Quando il file viene sincronizzato sul tuo computer.
    • Copialo nella directory dei giustificativi della contabilità.
    • Vai sulla registrazione e aggiungi il link

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