Organizzare i file della contabilità in locale, su rete e cloud

Con Banana Contabilità decidi tu dove tenere i tuoi dati. È utile però avere una sistematica chiara, che ti permette di trovare facilmente i tuoi dati e gestire anche i giustificativi in formato digitale.

Puoi anche gestire la tua contabilità in cloud usando Dropbox, iCloud, Onedrive, GoogleDrive o un altro sistema di condivisione dei dati. Puoi usare questo sistema anche per condividere i dati con il commercialista.

I dati salvati in un unico file

I dati della contabilità sono salvati in un file.

  • I dati di ogni contabilità sono salvati in un file.
    Di regola si tiene un file per ogni anno contabile.
  • Al file puoi attribuire il nome che desideri.
    Di regola il nome del file è composto dal nome della ditta e dall'anno contabile, seguito dall'estensione "ditta-2020.ac2"
  • Puoi salvare il file nella cartella che desideri.
    • Una cartella locale.
    • Una cartella di rete.
  • Banana Contabilità è come Excel, solo una persona alla volta può lavorare sul medesimo file.
    Dovete prestare attenzione a che altre persone non stiano lavorando sul medesimo file.
    Se lavorate su una rete locale di Window e il file è in uso riceverete un messaggio che il file è disponibile solo in lettura.
    Per altri sistemi operativi non ci sono messaggi. Bisogna essere prudenti se si lavora in più persone.
    La persona che salva i dati sovrascrive quelli precedenti. 

Creare la struttura delle cartelle

Con una struttura delle directory appropriata ti risulterà più facile gestire i file di contabilità,  i documenti digitali collegati e anche condividerla con altri.
Per creare le cartelle dovete usare le funzioni messe a disposizione del vostro sistema operativo.

Queste considerazioni ti sono utili per organizzare bene i tuoi file:

  • Se gestite più contabilità è meglio creare una cartella per ogni società.
  • Se oltre ai file di contabilità tieni anche dei documenti digitali, è meglio avere una cartella separata per ogni anno contabile. 
  • Ogni movimento della contabilità può essere collegato a un file relativo al giustificativo contabile digitale.
    I giustificativi dell'anno è meglio salvarli in una sotto cartella dell'anno corrente, così che il programma crea dei link relativi, che funzionano anche se usi dei file sincronizzati su computer diversi.
  • I documenti di base, che non perdono la validità, è meglio salvarli in una propria cartella.

La struttura delle cartelle può essere la seguente:

  • [Nome società] "Ditta"
    In questa directory crea poi le cartelle per i diversi anni contabili.
    • Base
      Sotto-cartella dove tenere documentazioni o documenti digitalizzati che non perdono mai la loro validità, come contratti d'affitto, assicurazioni.
      Puoi usare questa cartella anche per mettere il file dei Beni ammortizzabili.
    • 2022
      Sotto-cartella dove salvare il file contabile dell'anno corrente (ditta-2022.ac2), altri documenti pertinenti all'anno corrente e alla fine dell'anno il dossier pdf.
    • 2023
      Sotto-cartella dove salvare il file dell'anno successivo,
      • Giustificativi

Lavorare su una rete locale

Se la vostra ditta usa una rete locale, potete creare la struttura delle cartelle nella vostra rete locale, in modo tale che sarà accessibile a più persone.

Sulla rete locale puoi generalmente attribuire anche dei diritti di accesso, quindi limitare il numero di persone che può accedere ai dati della contabilità.

Lavorare con sistemi in cloud

Se usi Dropbox, iCloud, OneDrive, GoogleDrive o un altro servizio simile, sul tuo computer verrà creata una cartella che contiene i dati che sono sincronizzati.

Per potere lavora su più computer, non dovrai fare altro che creare nella carella dei dati sincronizzati una sottocartella con i dati della ditta, usando la struttura indicata nel paragrafo precedente. In automatico i file della contabilità e dei giustificativi saranno sincronizzati fra i diversi sistemi.

Condividere i dati con il proprio commercialista

I sistemi cloud ti permettono anche di condividere i dati con altri. Devi creare la struttura di directory come indicato sopra all'interno della directory che viene sincronizzata. Usa il comando di Dropbox per condividere la cartella con il tuo commercialista e questi potrà quindi vedere e modificare i tuoi file.

 

 

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