Dates et répétitions des mouvements des prévisions financières

La colonne Date

La valeur contenue dans la colonne Date est celle qui fait état de la prévision.

• Si la date est manquante, le mouvement sera compté au début de la prévision.
  Si vous demandez une prévision en indiquant une période, les montants sont comptabilisés dans la valeur du solde, au début de la période.
  Puisqu'elle n'est pas incluse dans la période, aucun montant n'est affiché dans la colonne Total.
• Dates de l'exercice comptable, fixées dans la propriété du fichier.
  Ce sont celles qui sont couramment utilisées.
  La colonne Total indique le montant total, en tenant compte des mouvements répétitifs, dans l'exercice comptable.
• Dates antérieures à la période.
  Insérez les écritures qui précèdent la période de prévision. Veillez toutefois à ce que celles-ci n'entrent pas en conflit avec les soldes d'ouverture inscrits dans le tableau des comptes.
  Puisqu'elles ne sont pas incluses dans la période, aucun montant n'est affiché dans la colonne Total.
• Dates après la période.
  Les prévisions pluriannuelles vous permettent d'indiquer les transactions pour les années à venir.
  Puisqu'elles ne sont pas incluses dans la période, aucun montant ne sera affiché dans la colonne Total.

Date de fin

Elle est utilisée en conjonction avec la répétition, pour indiquer la dernière date au-delà de laquelle il ne doit pas y avoir de répétition.

• En général, elle doit être vide.
  Si vous saisissez une date où ce n'est pas nécessaire (par exemple, la fin de l'exercice comptable), la prévision pour les années suivantes n'inclura pas cette opération.
• Pour les opérations de location.
  Indiquez comme date de fin la date à laquelle le dernier versement sera effectué.
• Pour les remboursements de prêts.
  Indiquez la date du dernier paiement prévu.
• Pour les changements de montant à dates fixes.
  Dans le cas, par exemple, où le montant d'une transaction récurrente est ajusté à certaines échéances (augmentation de salaire) :
  • Créez une ligne d'écritures avec la répétition "M" et comme date de fin, la date du dernier paiement avant l'augmentation.
  • Créez des lignes d'écritures avec la date de début, à partir du moment où l'augmentation commence.
    Si l'augmentation suit un automatisme précis et régulier, elle peut également être programmée à l'aide de formules.

Répétition

Pour les dépenses ou les recettes récurrentes, indiquez le code de répétition (voir la documentation sur les colonnes). 

• Lorsque le programme calcule la prévision, il crée des copies du mouvement, en augmentant progressivement la date et en tenant compte de la fréquence indiquée.
• S'il n'y a pas de date de fin, le programme, lors du calcul de la prévision, génère des copies internes des écritures pour toute la période de prévision indiquée au moment du rapport.
• Si la date de début est janvier, la fréquence est mensuelle :
  • Si la période de prévision est l'année, elle génère des lignes commençant en février. La première ligne est la ligne originale saisie manuellement, les 11 lignes sont automatiques, pour un total de 12 répétitions.
  • Si la période de prévision est de 10 ans, générez des lignes à partir de février. La première ligne est celle d'origine, les 119 lignes sont automatiques (11 la première année + 12 * 9 pour les années suivantes), pour un total de 120 lignes.
• Si vous souhaitez que le programme calcule automatiquement les prévisions pour les années suivantes :
  • Pour les écritures récurrentes, indiquez le code de répétition correspondant.
  • Pour les écritures qui n'ont lieu qu'une fois par an (par exemple, l'amortissement à la fin de l'année), indiquez le code de répétition "Y", afin que l'amortissement soit également calculé les années suivantes.
  • Ne saisissez pas de répétition que dans le cas où la transaction n'aura pas lieu l'année suivante..

Total de la colonne du tableau Budget

La colonne Total est calculée automatiquement et représente la somme des montants de la ligne courante avec ceux des répétitions qui tombent dans l'exercice comptable. La colonne Total est vide si les opérations ont une date antérieure ou vont au-delà de l'exercice comptable. 

Planification avec une date précise et une logique mensuelle

Dans le tableau Budget, vous saisissez les écritures prévues, en indiquant la date à laquelle elles devraient avoir lieu.

Il n'est pas toujours possible de prévoir tous les revenus et dépenses avec une précision quotidienne. Lors de l'établissement d'une prévision, il est utile dans certains cas de procéder par approximation, en raisonnant généralement sur une base mensuelle. Toutefois, il est toujours utile de suivre une certaine logique afin de pouvoir disposer de prévisions de liquidités fiables, même à court terme :

• Les écritures ponctuelles (versements en capital, investissements) sont indiquées avec la date à laquelle elles sont censées se produire.
  S'il n'y a pas de date précise, il est utile de les indiquer le 15e jour du mois au cours duquel elles sont censées avoir lieu.
• Les dépenses récurrentes qui ont une date de paiement spécifique doivent être fixées avec la date de paiement prévue et le code de répétition correspondant :
  • Les frais bancaires, les intérêts et les amortissements doivent être indiqués à la fin du mois, du trimestre ou de l'année où ils surviennent.
  • Le loyer, la date d'échéance ou la date à laquelle le paiement est attendu.
  • Salaires et charges sociales :
    • Pour le calcul et le paiement mensuel, le jour où les salaires sont payés. 
    • Pour les paiements du 13e mois, les primes ou autres, le moment où ils sont payés.
    • Paiements des avances et des ajustements des cotisations de sécurité sociale, la date à laquelle ils doivent être payés.
  • Paiements et ajustements de la TVA, la date d'échéance typique des paiements.
• Prévisions de recettes.
• La préparation des prévisions dépend du type d'entreprise.
• Si vous ne connaissez pas le jour exact, mais que vous connaissez les événements d'un certain mois, il est utile d'indiquer le 15 du mois.
  • Des recettes ponctuelles.
  • Ces derniers doivent être indiqués à la date à laquelle les revenus sont attendus ou au milieu du mois.
  • Revenus récurrents.
    A indiquer à la date à laquelle la saisie est prévue ou au milieu du mois.
  • Dans de nombreux cas, une prévision mensuelle est appropriée. Vous pouvez indiquer les recettes le 15 du mois.
    • Si le revenu est récurrent, vous pouvez l'inscrire avec la répétition mensuelle.
      Grâce aux formules, vous pouvez prédire la croissance.
    • Si vous connaissez les différences saisonnières, il est utile de disposer d'une ligne de prévision des ventes pour chaque mois,
  • Prévision de projets ou de grands ouvrages.
    S'il existe un calendrier dans lequel sont indiqués les entrées, indiquez une ligne d'écritures pour chaque revenu attendu. Il peut être approximatif en indiquant éventuellement le 15 du mois.
  • Prévisions pour les clients :
    Pour un consultant ou un comptable, qui travaille à la fois sur des anticipations et des projets, il peut être très utile d'établir une prévision de recettes détaillée pour chaque client, avec les dates prévues pour les versements. Cette prévision est également très utile pour vérifier si le client a effectivement payé.
• Coûts variables.
  • Consommation constante liée au chiffre d'affaires (par exemple, restaurant), les coûts sont indiqués avec la même date que le chiffre d'affaires. Une formule peut être utilisée pour calculer la valeur en pourcentage du chiffre d'affaires.
  • Les coûts peuvent également être liés à d'autres éléments, tels que le nombre d'employés, les locaux loués ou autres. 

Prévision avec le principe de la Caisse

Pour la planification des petites entreprises et des activités liées aux recettes (telles que les magasins, les restaurants), il est utile de raisonner avec le principe de la caisse, puis d'indiquer les recettes avec la date de quand elles auront lieu et pour les coûts, la date de quand ils seront payés.

Pour les transactions importantes, telles que l'achat d'une machine dont le paiement est différé dans le temps, il est nécessaire de saisir des écritures prévisionnelles avec des détails précis :

• Achat de la machine (comptabilisation dans les comptes actif et passif fournisseurs) avec la date d'achat.
• Paiement de la machine, avec la ou les dates (versements) auxquelles le paiement est prévu.

Prévisions selon la méthode de la comptabilité d'exercice

Dans ce cas, la date à laquelle le paiement sera effectué est prise en compte lors de la saisie des transactions.

• Les transactions en espèces.
  Celles-ci sont écrites normalement.
• Transactions avec une prévision de paiement à court terme.
  Par souci de simplicité, pour les transactions dont le paiement est attendu dans un délai d'un mois, il peut être utile d'utiliser le principe de la trésorerie.
• Paiements différés.
• Si les dates ne sont pas connues avec précision, le 15 du mois peut être utilisé.
  • Écritures avec conditions de paiement précises :
    • Au moyen d'une écriture, indiquez la date d'achat (avec la contrepartie les comptes à payer).
    • Au moyen d'autres écritures, indiquez le paiement aux dates prévues.
• Encaissements différées. 
  • Avec conditions de paiement précises, comme c'est le cas pour un projet :
    • Au moyen d'une écriture, indiquez la date de la facture et avec la contrepartie le compte client.
    • Les autres transactions indiquent le paiement à la date d'échéance.
  • Retards dans l'encaissement.
    C'est le cas lorsqu'une partie des recettes est perçue rapidement, tandis qu'un pourcentage est perçu plus tard. Vous pouvez procéder de cette manière
    • Inscrivez la recette comme une entrée en liquide.
    • À la même date, créez un mouvement qui déplace une partie de la rentrée vers le compte client.
    • A une date ultérieure, indiquez quand aura lieu l'encaissement avec une contrepartie sur le compte client. 
• Utilisation de variables pour les encaissements et les paiements différés (voir Exemple d'utilisation de variables)
  Lorsque la même valeur doit être réutilisée au moment du paiement, il devient très utile d'utiliser la formule et les colonnes variables :
  • Dans le mouvement de facturation, le montant est affecté à une variable.
  • Dans l'opération de paiement, vous saisissez la variable pour que le montant soit automatiquement repris.
  • Vous pouvez également utiliser des variables pour définir, par exemple, le pourcentage du montant à reporter.