Data en herhalingen in financiële budget transacties

De Datum kolom

De waarde in de kolom Datum is bepalend voor de prognose.

• Als er geen datum is wordt de transactie verwerkt aan het begin van de planning.
  Als u een prognose nodig heeft die een periode omvat worden de bedragen bij het begin van de periode verwerkt in het saldo.
  Omdat de datum niet in de periode valt wordt er geen bedrag in de kolom Totaal getoond.
• Data in de boekhoudperiode die is ingesteld in de bestandseigenschappen.
  Dit zijn de data die gewoonlijk gebruikt worden. Het totale bedrag wordt aangegeven in de kolom Totaal, waarbij rekening wordt gehouden met herhalende transacties binnen de boekhoudperiode.
• Data vóór de periode.
  U kunt transacties invoeren die voorafgaan aan de prognose periode. U moet er echter op letten dat deze niet in strijd zijn met de beginsaldi die ingevoerd zijn in de rekeningentabel.
  Omdat de datum niet in de periode valt wordt er geen bedrag in de kolom Totaal getoond.
• Data na de periode.
  Als u prognoses maakt voor meerdere jaren kunt u transacties voor het komende jaar invoeren.
  Omdat de datum niet in de periode valt wordt er geen bedrag in de kolom Totaal getoond.

De Eind datum

De einddatum wordt gebruikt in combinatie met herhaling om de laatste datum aan te geven waarop geen herhaling meer is.

• Moet in het algemeen leeg gelaten worden.
  Als u een datum invoert terwijl het niet nodig is (bijvoorbeeld het einde van de boekhoudperiode) worden de prognoses voor de volgende jaren niet meegenomen in deze bewerking.
• Voor huurtransacties.
  Geef als einddatum aan de datum waarop de betaling van de laatste termijn wordt gedaan.
• Voor de aflossing van de lening.
  Geef de laatst verwachte betaaldatum aan.
• Voor veranderingen in het bedrag op ingestelde tijdstippen.
  Bijvoorbeeld in het geval dat het bedrag van een terugkerende transactie wordt aangepast op een zeker tijdstip (salarisverhoging).
  • Maak een transactierij aan met herhalingscode "M" en als einddatum de laatste betaling voor de verhoging.
    Maak transactierijen aan met data wanneer de verhoging begint.
  • Als de verhoging een nauwkeurig en geregeld automatisme volgt kan deze ook worden geprogrammeerd met formules.

Herhalingen

Voor terugkerende uitgaven of inkomsten raden we de herhalingscode aan (zie Documentatie over de kolommen).

• Bij het berekenen van de prognose maakt het programma kopieën van de transacties en verhoogt de datum volgens de opgegeven frequentie.
• Als er geen einddatum is ingesteld genereert het programma interne kopieën van de transacties voor de hele periode van de prognose aangegeven op het moment van het overzicht bij het berekenen ervan.
  • Als de begindatum januari is is de frequentie maandelijks.
    • Als de budgetperiode een jaar is genereert het programma de rijen vanaf februari automatisch, er is dan 1 oorspronkelijk aangemaakte rij en 11 automatische aangemaakte rijen, in totaal 12 rijen.
    • Als de budgetperiode 10 jaar is genereert het programma de rijen vanaf februari automatisch, er is dan 1 oorspronkelijk aangemaakte rij en 119 automatische aangemaakte rijen (11 voor het eerste jaar + 12 maal 9 voor de volgende jaren), in totaal 120 rijen.
• Als u wilt dat het programma automatisch prognoses berekent voor volgende jaren.
  • Voor terugkerende bewerkingen geeft u de bijbehorende herhalingscode aan.
  • Voor transacties die maar één keer per jaar voorkomen (bijvoorbeeld afschrijving aan het eind van het jaar) geeft u de herhalingscode "Y" aan zodat de afschrijving ook in de volgende jaren wordt berekend.
  • Gebruik de herhaling niet, alleen als de bewerking niet in het volgende jaar gebeurt.

Kolom Totaal van de Budgettabel

De kolom Totaal wordt automatisch berekend en vertegenwoordigt de som van de bedragen in de huidige rij en de herhalingsbedragen die binnen de boekhoudperiode vallen. De kolom Totaal is leeg als de transacties een datum hebben die voor of na de boekhoudperiode valt.

Budget met vaste data en maandelijkse logica

Budgettransacties worden ingevoerd in de Budgettabel met een datum waarop deze verwacht worden.

Het is echter niet altijd mogelijk alle inkomsten en uitgaven met een dagelijkse precisie te voorspellen. Het is daarom bij het maken van een budget in sommige gevallen handig een benadering, op maandelijkse basis redenerend, te gebruiken. In ieder geval is het nuttig altijd een specifieke logica te volgen zodat betrouwbare liquiditeitsprognoses verkregen kunnen worden op korte termijn:

• Handelingen op vaste tijdstippen (kapitaaluitkering, investeringen) worden aangegeven met de datum waarop ze worden verwacht.
  Als er geen precieze datum is is het handig deze op de 15de dag van de maand waarin ze worden verwacht aan te geven.
• Terugkerende kosten die een precieze betaaldatum hebben moeten worden ingevoerd met de verwachte betaaldatum en de bijbehorende herhalingscode:
  • Bankkosten, interest, afschrijving moeten worden aangegeven op het eind van de maand, kwartaal of jaar waarin ze gebeuren.
  • Rentes op de verplichte, verwachte, betaaldatum.
  • Salarissen en sociale lasten.
    • Voor de berekening en de maandelijkse betaling, op de dag dat de salarissen worden betaald.
    • Voor een dertiende maand, bonussen of wat dan ook, op het moment dat deze worden betaald.
    • Vooruitbetalingen en aanpassingen van sociale lasten, op van de verwachte betaaldatum.
  • BTW betalingen en aanpassingen, op de geëigende verplichte betaaldag.
• Inkomsten budgettering.
  Het opstellen van prognoses is afhankelijk van het soort activiteit.
  Als u geen exacte datum weet maar u weet dat iets in een bepaalde maand gebeurt is het aan te raden de 15de van de maand te gebruiken.
  • Inkomsten op vaste tijdstippen.
    Deze moeten worden aangegeven op de datum waarop ze verwacht worden of op het midden van de maand.
  • Terugkerende inkomsten.
    Deze moeten worden aangegeven op de datum van binnenkomst of op het midden van de maand.
  • In veel gevallen is een maandelijkse prognose heel geschikt. De opbrengst kan op de 15de van de maand worden aangegeven.
    • Als de inkomsten terugkerend zijn kunnen deze ingevoerd worden als een maandelijkse herhaling. Met formules kunt u groei voorspellen.
    • Als er seizoensverschillen zijn helpt het om een verkoopbudgetrij voor iedere maand te hebben.
  • Budgettering voor projecten of omvangrijke werkzaamheden.
    Als er een rooster met bonnen is moet er een transactierij ingevoerd worden voor iedere bon. Dit kan bij benardering gedaan worden door de 15de van de maand aan te geven.
  • Prognoses voor klanten.
    Voor een consultant of commerciële adviseur, die met budgetten en projecten werkt kan het erg handig zijn om een gedetailleerde inkomstenprognose op te stellen, met verwachte betaaldagen, voor iedere klant. Deze prognose is ook erg handig om te controleren of de klant echt heeft betaald.
• Variabele kosten.
  • Vaste uitgaven die met de omzet te maken hebben (in een restaurant bijvoorbeeld) worden aangegeven met dezelfde datum als de omzet. Met een formule kunt u ook een percentage van de omzet berekenen.
  • De kosten kunnen ook worden gekoppeld aan andere elementen, zoals het aantal werknemers, gehuurde panden of andere.

Prognose met het kasbeginsel

Bij het budgetteren voor kleine bedrijven en voor contante betalingen (zoals winkels of restaurants) is het handig te werken met het kasbeginsel en vervolgens de inkomsten aan te geven met de datum waarop ze zullen worden geïnd en de kosten wanneer ze worden betaald.

Voor belangrijke dingen zoals de aankoop van een machine waarvan de betaling wordt gespreid is het echter handig budget transacties in detail in te voeren:

• Aankoop van machines (activa boeking met leveranciers) met de datum van aankoop.
• Betaling van de machines met de data waarop de betaling wordt verwacht.

Prognoses met de toerekeningsmethode

In dit geval wordt bij het invoeren van de transacties rekening gehouden met wanneer de betaling gedaan zal worden.

• Contante transacties.
  Deze worden uiteraard op de normale manier geboekt.
• Transacties waarvan verwacht wordt dat deze gedaan worden in de nabije toekomst.
  Voor de eenvoud kan het handig zijn het kasbeginsel te gebruiken voor operaties die binnen de budgetmaand, of de direct erop volgende, vallen.
• Uitgestelde betalingen.
  Als de data niet nauwkeurig bekend zijn kunt u de 15de van de maand gebruiken.
  • Transacties met precieze betalingsvoorwaarden.
    • Een boeking geeft de aankoopdatum aan met de tegenboeking op de leveranciersrekening.
    • Een van de andere boekingen geeft de betaling op de geplande datum aan.
• Uitgestelde ontvangsten.
  • Met precieze betalingsvoorwaarden, zoals in een project:
    • Een boeking geeft de datum van de rekening aan en de klantenrekening in de tegenboeking.
    • Een van de andere boekingen geeft de betaling op de geplande data aan.
  • Achterstallige betaling.
    Dit is het geval wanneer een deel van de inkomsten op korte termijn wordt ontvangen en een percentage later. Dit kan als volgt gedaan worden:
    • Voer de inkomsten in als contante ontvangsten.
    • Doe een boeking met dezelfde datum die een deel van de ontvangsten op de klantenrekening boekt.
    • Op een latere datum worden de inning aangegeven met de klantenrekening als tegenboeking.
• Gebruik van variabelen voor uitgestelde ontvangsten en betalingen. (zie Voorbeeld van variabelen gebruik)
  Als dezelfde waarde opnieuw gebruikt moet worden op het moment van de betaling kan het heel handig zijn de formulekolom en variabelen te gebruiken.
  • In de factureringstransactie wordt het bedrag toegekend aan een variabele.
  • In de betalingstransactie wordt de variabele ingevoerd zodat het bedrag automatisch wordt overgenomen.
  • Variabelen kunnen bijvoorbeeld ook worden gebruikt om het percentage van het bedrag dat wordt uitgesteld te definiëren.